何靜

摘 要：本文從國企人事檔案管理的角度出發(fā)，運用檔案管理的相關(guān)理論，綜合分析了國企人事檔案管理發(fā)展過程中存在的問題，并提出相關(guān)的對策與建議。通過分析得出：國企人事檔案管理工作應(yīng)該走信息化和動態(tài)管理的道路。

關(guān)鍵字：國企；人事檔案管理；完善

1 引言

進入21世紀，知識在經(jīng)濟發(fā)展過程中越來越重要，整個社會已經(jīng)進入知識時代、高新技術(shù)時代、全球一體化時代，人本管理的時代。在社會所有資源中，人力資源是知識時代首要資源，人力資源管理與企業(yè)人事檔案管理有直接的聯(lián)系。

國有企業(yè)不僅是社會主義公有制的主要表現(xiàn)形式，也是社會主義基本經(jīng)濟制度的主要體現(xiàn)特征，它在中國特色社會主義事業(yè)中，對經(jīng)濟、政治、文化等各個領(lǐng)域都發(fā)揮著不可替代的巨大作用，是中國社會長治久安的主要經(jīng)濟基礎(chǔ)。

當(dāng)前，有人認為：人事檔案管理工作在國企中所起的作用正漸漸的淡化，員工在工作崗位上與檔案之間的聯(lián)系也漸漸減弱。原因一：因為多數(shù)國企對于員工能力的評價不僅僅局限于人事檔案所記載的內(nèi)容；原因二：人才的流動越來越快，越來越多的人成為“社會人”，注重工資福利的心理淡化，在這樣的情況下，檔案作用已經(jīng)不這么明顯。本人認為這種看法有點片面性，人事檔案管理工作應(yīng)該被國企重視，國有企業(yè)人事檔案記錄每一個員工的個人基本資料、社會關(guān)系以及業(yè)務(wù)能力等內(nèi)容，與員工工資待遇、社會勞動保證等有直接的關(guān)系，此外人事檔案是國有企業(yè)人事部門和組織部門內(nèi)部選聘員工的主要依據(jù)?？傊?，國有企業(yè)人力資源管理的水平受人事檔案管理的水平的影響，做好人事檔案管理是國有企業(yè)可持續(xù)健康發(fā)展的基本途徑。

基于此背景，本文針對國企人事檔案管理的現(xiàn)狀，如國企人員基數(shù)大，檔案管理工作負責(zé)化的同時，找出國企人事檔案管理過程中存在的問題，并根據(jù)存在問題，提出國企人事檔案管理發(fā)展對策與建議，希望通過本文的研究對于國企人事檔案管理工作有所幫助。

2 國企人事檔案管理存在問題分析

近年來，為了適應(yīng)市場規(guī)律，國企積極進行了大范圍的改革，國企在管理方面取得了很大的進步，尤其是人事檔案管理工作取得的進步最大，但是進步的同時也存在一定的問題，具體問題如下：

2.1 檔案管理意識不強

當(dāng)前，我國國企將過多的精力放在生產(chǎn)經(jīng)營管理、企業(yè)形象的塑造等方面，很少關(guān)注企業(yè)的內(nèi)部管理，特別是不太重視企業(yè)人事檔案管理工作。多數(shù)管理人員包括高層管理人數(shù)和人事檔案管理部門檔案管理意識不強，其原因在于他們認為人事檔案管理工作不會給企業(yè)帶來實際的收益，因此，不必花過多的時間和精力在人事檔案管理工作上。這種檔案管理意識直接制約了我國國企人事檔案管理工作的開展。

2.2 人事檔案管理制度不完善

當(dāng)前，國企人事檔案管理制度不完善、不科學(xué)、不合理的問題日漸凸顯，很多國企人事檔案管理正處于人工和經(jīng)驗管理階段，此狀況直接影響了人事檔案管理的效率，直接阻礙了國企人事檔案管理的發(fā)展，越來越不能滿足國企人事檔案管理工作的需要。

2.3 人事檔案管理的人員水平參差不齊

國企人事檔案管理的人員水平參差不齊，有研究生學(xué)歷的，有本科學(xué)歷的，也有?？埔韵聦W(xué)歷的，很多管理人員檔案管理知識匱乏，并且缺乏專業(yè)管理能力，這影響了管理工作的效率，此外人事檔案管理人員不能夠定期參加培訓(xùn)，能力得不到提高，這也影響了國企人事檔案管理水平的提高。

2.4 人事檔案內(nèi)容陳舊、簡單

當(dāng)前，很多國企業(yè)的人事檔案材料里面只記錄了員工的姓名、年齡扥基本資料，這樣的檔案材料已經(jīng)不適應(yīng)新時代檔案管理的發(fā)展。并且檔案歷史材料很多，現(xiàn)有材料出現(xiàn)缺失現(xiàn)象，這種人事檔案無法為用人單位晉升和輪崗提供依據(jù)。反映員工工資、職務(wù)評聘、工作業(yè)績的材料卻沒有收集完整，這直接造成人事檔案的完整性。

當(dāng)然，現(xiàn)階段國企的用人更加的靈活，勞務(wù)派遣、短期招聘的現(xiàn)象經(jīng)常出現(xiàn)，國企常常會忽視這部分員工檔案材料的管理工作。

2.5 人事檔案管理仍停留在手工的傳統(tǒng)管理階段

20世紀90年代以后，計算機的迅速興起直接推動了信息技術(shù)的發(fā)展，全球進入了信息化革命時代。信息化水平可以作為衡量一個國家或者地區(qū)綜合實力的重要標志，其高低不僅僅影響企業(yè)的競爭力，還影響國家的競爭力，信息化水平高，會促進企業(yè)和國家的發(fā)展。

在信息化時代，國企人事檔案管理仍然停留在手工的傳統(tǒng)管理階段，管理工作跟不上時代的步伐，手工的傳統(tǒng)管理工作和信息化管理工作相比，效率低下，并且材料在保管過程中極容易損壞。在國企檔案轉(zhuǎn)遞過程中，紙質(zhì)版的材料在傳遞過程中過程復(fù)雜，丟失現(xiàn)象時常發(fā)生，這種情況都不利于國企人事檔案的管理，信息化管理可以幫助國企在人事檔案管理過程中實現(xiàn)無紙化管理，效率很高。

3 國企人事檔案管理的改進和發(fā)展

3.1 加大宣傳力度，增強檔案管理意識

人事檔案管理工作不被重視的現(xiàn)象出現(xiàn)在很多國有企業(yè)，改變這種狀況，首先從思想上下手，讓管理者了解人事檔案管理的重要性，得到領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，加大對人事檔案管理的資金投入，改善人事檔案管理的硬件和軟件設(shè)施，讓其增強人事檔案管理意識。

3.2 國企應(yīng)實現(xiàn)動態(tài)的人事檔案管理

國企在人事檔案管理應(yīng)該實現(xiàn)動態(tài)性，檔案材料應(yīng)該及時的更新和補充，此外員工在查閱自己人事檔案的時候應(yīng)該注意查閱流程，不僅僅要為員工查閱檔案提供方便，還應(yīng)該注意保密工作。此外，還應(yīng)該將一些員工獲獎狀況加入檔案里面，以便人事部門和組織部門在內(nèi)部選聘員工時候有依可循。

3.3 加強國企人事檔案管理人員的培訓(xùn)

若實現(xiàn)國企人事檔案管理的信息化，需要高素質(zhì)的檔案管理人才。人事檔案管理信息化、電子化的最終決定因素是人。鑒于國企人事檔案管理員工素質(zhì)的參差不齊的情況，所以需要加強國企人事檔案管理人員的培訓(xùn)工作。

國企人事檔案管理人員的培訓(xùn)工作主要包括業(yè)務(wù)技能的培訓(xùn)和基礎(chǔ)理論的培訓(xùn)。檔案管理人員不僅僅要掌握檔案學(xué)的相關(guān)理論，還應(yīng)該熟練掌握檔案管理的各種業(yè)務(wù)技能，包括檔案管理的方法、管理技巧、信息化檔案管理的操作等等。

3.4 國企人事檔案管理應(yīng)實現(xiàn)信息化

手工的傳統(tǒng)人事檔案管理缺乏快速、高效的信息化管理的先進的理念。人事檔案管理的信息化已經(jīng)成為人事檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。國企應(yīng)該重視人事檔案管理的信息化，加大信息化建設(shè)滿足企業(yè)競爭和業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，國企可以購買開發(fā)檔案管理的軟件，即人事檔案管理信息系統(tǒng)，此外還應(yīng)該實現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)，這樣企業(yè)之間就能夠通過網(wǎng)絡(luò)收集、追蹤管理檔案信息，信息化檔案管理可以提升國企人事檔案管理工作的效率。

4 總結(jié)

人事檔案管理工作是一項基礎(chǔ)性很強的工作，需要人事檔案管理人員付出勞動和耐心，隨著信息時代的來臨，國企人事檔案管理工作需要作出一定調(diào)整和變化，這要求國企人事檔案人員不斷的學(xué)習(xí)與實現(xiàn)才能做好這項工作。

綜述，人事檔案涉及每一個人的一生，不僅僅對個人非常重要，還對整個社會非常重要，國企人事檔案管理工作應(yīng)該走信息化和動態(tài)管理的道路，這樣的管理模式才能促進國企人事檔案管理工作更好的發(fā)展。

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