摘 要：我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，帶動(dòng)各行各業(yè)的進(jìn)步，為保障企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，有效保存有價(jià)值的信息資料，企業(yè)需引進(jìn)新型的科學(xué)技術(shù)，提高對(duì)科技檔案的管理效率，通過(guò)科技檔案為企業(yè)發(fā)展提供管理依據(jù)，提高科技檔案管理的信息化程度。因此，本文通過(guò)對(duì)檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行研究，探討信息化管理的具體途徑和措施。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；科技檔案；信息化

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，“科技是第一生產(chǎn)力”這一認(rèn)識(shí)已深入人心，產(chǎn)品所包含的技術(shù)含量已成為市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的重要指標(biāo)。在產(chǎn)品技術(shù)開(kāi)發(fā)的過(guò)程中生成的產(chǎn)品技術(shù)文件通常記錄了整個(gè)開(kāi)發(fā)過(guò)程的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，是品質(zhì)追溯、技術(shù)更新的重要依據(jù)，是科技企業(yè)的重要財(cái)富。隨著企業(yè)的發(fā)展，包括產(chǎn)品技術(shù)檔案在內(nèi)的科技檔案的數(shù)量隨之增加，提高企業(yè)科技檔案利用效率的需求日益迫切，信息化管理由此應(yīng)運(yùn)而生。利用先進(jìn)的信息管理技術(shù)，提高對(duì)科技檔案的管理效率已成為眾多大型企業(yè)的重要管理手段。

1 企業(yè)科技檔案管理的傳統(tǒng)管理方式

目前，我國(guó)企業(yè)中仍有相當(dāng)數(shù)量的企業(yè)對(duì)科技檔案實(shí)行傳統(tǒng)的管理方式，其中普遍隱含如下的缺陷：

1.1 管理方式過(guò)于傳統(tǒng)

傳統(tǒng)的檔案管理方式操作流程通常是對(duì)企業(yè)內(nèi)部的技術(shù)文件由業(yè)務(wù)部門(mén)到檔案部門(mén)手工進(jìn)行收集、整理、保管、鑒定到利用，雖然管理有序，卻不能保證收集完整性，無(wú)法擴(kuò)大科技檔案的利用率。而一些管理者也尚未意識(shí)到信息技術(shù)對(duì)科技檔案管理的意義，導(dǎo)致企業(yè)規(guī)模不斷擴(kuò)大，科技檔案管理卻依然停留在早期水平，無(wú)法滿足企業(yè)對(duì)科技檔案的需求。

1.2 缺乏有效的服務(wù)手段

在企業(yè)技術(shù)文件管理方面，延續(xù)以往的服務(wù)手段，利用信息技術(shù)對(duì)文件進(jìn)行編碼、打印、整理，僅完善了內(nèi)部管理手段，既不能將需管理的文件有效收集，實(shí)行企業(yè)內(nèi)部共享，又不能保障企業(yè)有效利用文件資源，由此，導(dǎo)致企業(yè)可能產(chǎn)生的重復(fù)開(kāi)發(fā)，技術(shù)發(fā)展效率降低，一部分資源被浪費(fèi)，失去了科技檔案重要的憑證和情報(bào)功能，降低企業(yè)服務(wù)手段的科學(xué)化，失去了進(jìn)一步開(kāi)發(fā)文件管理帶來(lái)效益的機(jī)會(huì)。

1.3 無(wú)法提高服務(wù)的主動(dòng)性

無(wú)法保障企業(yè)科技檔案主動(dòng)服務(wù)，主要是指其文件管理的局限性，文件的使用方式被動(dòng)，通常利用門(mén)檻高，手續(xù)復(fù)雜，不能實(shí)現(xiàn)全體人員文件資料的共同分享。另外，除了企業(yè)認(rèn)定的嚴(yán)格禁止外泄和交流的科技檔案外，在允許公開(kāi)的前提下，科技檔案的信息化管理可以加快行業(yè)內(nèi)技術(shù)的共同進(jìn)步，實(shí)現(xiàn)全行業(yè)生產(chǎn)力水平的提升。

2 企業(yè)科技檔案信息化管理途徑

針對(duì)我國(guó)企業(yè)科技檔案管理的現(xiàn)狀，結(jié)合企業(yè)科技檔案管理的信息化發(fā)展，以科技檔案管理的實(shí)際為出發(fā)點(diǎn)，提出以下檔案管理信息化的管理途徑。

2.1 利用信息系統(tǒng)優(yōu)化科技檔案的收集整理

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)與信息技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)需要加快推進(jìn)科技檔案的信息化建設(shè)，根據(jù)自身情況建立相適應(yīng)的信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)科技檔案實(shí)體的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理[1]。首先企業(yè)應(yīng)當(dāng)增加對(duì)科技檔案管理的資金投入，購(gòu)置技術(shù)軟件載體和硬件載體，滿足信息化管理的基本需求，這里需要強(qiáng)調(diào)的是因?yàn)殡娮游募奶厥庑再|(zhì)，在購(gòu)置設(shè)備時(shí)必須考慮備份設(shè)備，如有條件實(shí)現(xiàn)異地備份為最佳。鑒于電子文件的保存、法律風(fēng)險(xiǎn)等現(xiàn)存因素，可對(duì)文件實(shí)行雙軌制管理，即同時(shí)存在紙質(zhì)文檔和電子文檔兩種形式。文件可在收集整理鑒別后利用掃描、刻錄和轉(zhuǎn)碼等方式，將科技檔案的信息迅速轉(zhuǎn)化為電子版，錄入到信息系統(tǒng)中；也可以實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)審批從文件的產(chǎn)生源頭即實(shí)現(xiàn)電子化，這樣操作的優(yōu)點(diǎn)是覆蓋范圍廣，收集的完整性及效率都大大提高，既環(huán)保又節(jié)約空間。企業(yè)可根據(jù)業(yè)務(wù)需要對(duì)科技檔案分類(lèi)并選擇相應(yīng)的儲(chǔ)存方式，統(tǒng)一文件格式，提高科技檔案的歸檔管理效率。例如：在信息系統(tǒng)中，設(shè)置相應(yīng)的分區(qū)，將不同類(lèi)型的科技檔案放置在不同分區(qū)內(nèi)，便于查詢(xún)和借閱。信息化并不意味著紙質(zhì)檔案被完全替代，紙質(zhì)的科技檔案依然有著重要意義，對(duì)其管理依然不可松懈，可與電子管理接軌，實(shí)行相應(yīng)的分類(lèi)方式及順序保管，提高管理效率。

利用信息系統(tǒng)優(yōu)化科技檔案的利用

無(wú)論管理方式發(fā)生何種改變，實(shí)現(xiàn)有效利用始終是檔案管理的最終目的。當(dāng)科技檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理后，利用的可操作性就變強(qiáng)了。考慮到現(xiàn)行的科技檔案涉及到諸多企業(yè)的核心價(jià)值，管理者可甄選有參考價(jià)值的科技檔案實(shí)現(xiàn)有選擇、有針對(duì)性的共享，對(duì)文件的使用方式可以按需求分為閱讀、下載等多種方式，通過(guò)權(quán)限設(shè)置控制用戶(hù)的使用級(jí)別，通過(guò)系統(tǒng)記錄追溯使用者的使用情況，通過(guò)對(duì)文件加密來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)下載后的文件跟蹤，這樣既可提高利用率，又可防止文件外流造成的企業(yè)損失。信息化除了帶來(lái)利用的便捷，也使統(tǒng)計(jì)變得容易和準(zhǔn)確，通過(guò)系統(tǒng)設(shè)計(jì)，可按需要隨時(shí)調(diào)取統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，使管理者更輕易的掌握企業(yè)技術(shù)發(fā)展現(xiàn)狀。當(dāng)然，保證科技檔案的實(shí)時(shí)有效性是這一切利用的前提，因此檔案管理部門(mén)須保證文件的實(shí)時(shí)更新及數(shù)據(jù)維護(hù)

2.2 豐富企業(yè)科技檔案管理的服務(wù)手段，提高服務(wù)主動(dòng)性

實(shí)現(xiàn)科技檔案管理信息化必須借助相關(guān)的服務(wù)手段，首先補(bǔ)充相應(yīng)的技術(shù)設(shè)備，并對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行定期維護(hù)和完善，實(shí)現(xiàn)更人性化的系統(tǒng)管理；其次需加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有管理人員信息化服務(wù)手段的培訓(xùn)，促使其必須掌握一定的信息技術(shù)和操作技能，例如：定期對(duì)其進(jìn)行信息化管理手段的培訓(xùn)、考核，定期維護(hù)科技檔案；此外，需培養(yǎng)人才隊(duì)伍，建議企業(yè)可招聘綜合性的檔案管理人才，確保企業(yè)內(nèi)部檔案管理隊(duì)伍的職業(yè)技能，通過(guò)綜合性的工作人員，提高企業(yè)對(duì)科技檔案資源的利用，保障信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)適應(yīng)性。

企業(yè)科技檔案管理服務(wù)的主動(dòng)性，是信息化管理的主要目的，促進(jìn)科技檔案的開(kāi)發(fā)、利用和共享[2]。首先提高服務(wù)主動(dòng)性，即是將科技檔案信息化管理放在首位，避免檔案資源受到利用限制，利用信息化的管理手段，保障科技檔案對(duì)內(nèi)服務(wù)的主動(dòng)性，積極通過(guò)信息手段，滿足企業(yè)工作人員對(duì)科技檔案的需要。傳統(tǒng)工作人員借閱檔案時(shí)，必須通過(guò)嚴(yán)格的流程，基于信息技術(shù)的介入，工作人員可直接利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，查閱所需要的檔案材料，下載到客戶(hù)終端，如手機(jī)、平板，不受時(shí)間和區(qū)域的限制；其次是提高科技檔案對(duì)外服務(wù)的主動(dòng)性，促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部科技檔案與同行企業(yè)之間的交流、分享，分享同時(shí)，企業(yè)可吸取外部技術(shù)文件的精華，作為本企業(yè)技術(shù)分享的對(duì)象，一方面吸收外部企業(yè)科技檔案信息化管理的方式，另一方面吸收外部企業(yè)的技術(shù)內(nèi)容，促進(jìn)企業(yè)進(jìn)步；最后深化檔案管理部門(mén)服務(wù)的主動(dòng)性，即通過(guò)對(duì)企業(yè)一定時(shí)期內(nèi)運(yùn)營(yíng)的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，找出有價(jià)值的科技檔案，在企業(yè)內(nèi)部傳遞，為企業(yè)尋找創(chuàng)造效益的機(jī)會(huì)。這些都對(duì)檔案管理部門(mén)提出了更高的要求，檔案管理部門(mén)必須具備專(zhuān)業(yè)的眼光和技術(shù)，以時(shí)刻滿足企業(yè)的需求。

2.3 企業(yè)科技檔案信息化管理的意義

企業(yè)科技檔案信息化的管理具備較深的意義，主要是保障企業(yè)檔案管理的質(zhì)量。第一，管理信息化可為企業(yè)的發(fā)展提供檔案依據(jù)，科技檔案中包含各類(lèi)有價(jià)值的信息，利用信息化的手段，將其有效控制和存儲(chǔ)，為企業(yè)提供發(fā)展的基礎(chǔ)保障；第二，通過(guò)科技檔案信息化的管理，對(duì)企業(yè)形成監(jiān)管意義，科技檔案形成于企業(yè)的運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，是企業(yè)運(yùn)營(yíng)成果的代表，管理人員在進(jìn)行整理和管理同時(shí)，即是再次核實(shí)企業(yè)開(kāi)發(fā)過(guò)程，避免其中出現(xiàn)錯(cuò)誤，既可以保障企業(yè)運(yùn)營(yíng)質(zhì)量，又可以提高科技檔案管理的效率。

3 結(jié)束語(yǔ)

企業(yè)科技檔案管理的信息化，不僅是現(xiàn)代化社會(huì)企業(yè)發(fā)展的趨勢(shì)，更是企業(yè)自身的需要，通過(guò)信息化的科技檔案管理，保障企業(yè)內(nèi)部科技檔案的秩序化和科學(xué)化，避免出現(xiàn)科技檔案混淆、丟失的現(xiàn)象，更是提高企業(yè)內(nèi)部科技檔案的利用效率，可見(jiàn)：對(duì)企業(yè)科技檔案實(shí)行信息化的管理，著實(shí)提高企業(yè)運(yùn)營(yíng)質(zhì)量和效益，提升其在社會(huì)中的競(jìng)爭(zhēng)力。

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作者簡(jiǎn)介

閔筱鋆（1983-）女，漢，本科，主要研究方向：技術(shù)文件歸檔電子化管理。