文 / 杜軍 曲英濤 劉振廣 陳亮

哈爾濱工程大學：校園E繳費點亮智慧校園

文 / 杜軍 曲英濤 劉振廣 陳亮

數(shù)據(jù)更新不及時、信息共享程度低、流程不規(guī)范等都使學費收繳工作效率大打折扣，我校自主開發(fā)的“教育收費信息化協(xié)同管理平臺”很好地實現(xiàn)了學生數(shù)據(jù)信息的互聯(lián)互通，有效提升工作效率。

學生專業(yè)的調(diào)配、學籍的變化、學費的減免、住宿的變動及申請入學貸款等都與教育收費息息相關(guān)，這些信息一旦發(fā)生了變動，學生的收費項目和額度也要隨之進行相應(yīng)的調(diào)整。因此，收費工作不僅僅只關(guān)系到財務(wù)處一個部門，還涉及到招就處、學工處、后勤、教務(wù)處、研究生院及各院系等多個部門，教育收費信息化協(xié)同管理平臺為各部門的協(xié)同與配合提供了媒介。

圖1 教育收費信息化協(xié)同管理平臺登錄界面

平臺規(guī)劃——三大原則明確建設(shè)思路

為了減少教育收費工作各個環(huán)節(jié)的人工操作，通過在招生、報到、學籍注冊、選課、開題等開展教學活動的各個關(guān)鍵環(huán)節(jié)進行有效的控制，實現(xiàn)繳費工作的信息化，提高各個相關(guān)部門的工作效率，教育收費信息化協(xié)同管理平臺建設(shè)主要秉承以下建設(shè)思路：

1.創(chuàng)新工作理念，優(yōu)化工作流程。教育收費工作任務(wù)復雜而繁重、涉及部門多。借助信息化的手段，創(chuàng)新工作理念，通過整合業(yè)務(wù)工作流程，搭建數(shù)據(jù)平臺，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，構(gòu)建信息化和網(wǎng)絡(luò)化的跨部門業(yè)務(wù)流程，消除人工操作，實現(xiàn)統(tǒng)一制約的工作流程，全面提高工作效率，開創(chuàng)教育收費管理工作的新局面。

2.實施信息技術(shù)，提高工作效率。通過學生報到信息、學費減免信息、貸款信息、國防生信息、學籍異動信息、繳費信息、住寢信息等相關(guān)數(shù)據(jù)的交換和共享，改變傳統(tǒng)學校催繳費工作模式，實現(xiàn)各個部門的溝通協(xié)調(diào)與信息共享，方便財務(wù)處、學生處、教務(wù)處、研究生院、各院系等部門及時了解學生欠費情況，方便管理者對全校催繳費工作進行全面監(jiān)管和掌控。

3.堅持以人為本，提升服務(wù)內(nèi)涵。學費是學校收入的重要來源之一，但也是學校為學生提供服務(wù)的重要體現(xiàn)，只有全面統(tǒng)計、監(jiān)控全校收繳費狀況，才能統(tǒng)籌布局，實現(xiàn)所有學生的學習無后顧之憂，及時為部分經(jīng)濟困難的學生提供幫助，建立和完善各類獎助學金制度，盡最大可能緩解經(jīng)濟困難學生的經(jīng)濟負擔。

圖2 教育收費信息化協(xié)同管理平臺業(yè)務(wù)流程

平臺功能——四大模塊實現(xiàn)“人性化”繳費

平臺的學生應(yīng)用模塊、院系應(yīng)用模塊、管理部門應(yīng)用模塊、平臺應(yīng)用模塊整合了全校的教務(wù)數(shù)據(jù)、研究生數(shù)據(jù)、后勤數(shù)據(jù)、招生數(shù)據(jù)、財務(wù)數(shù)據(jù)等信息，通過數(shù)據(jù)交換平臺實現(xiàn)了信息共享。

教育收費信息化協(xié)同管理平臺涉及的部門有：信息化處、學生工作處、財務(wù)處、教務(wù)處、研究生院、后勤集團、各院系、學生等。

平臺采用多種數(shù)據(jù)傳遞方式，根據(jù)數(shù)據(jù)實時性要求，將數(shù)據(jù)傳遞分為實時傳遞和定時傳遞兩種，如圖2所示，平臺間傳遞的數(shù)據(jù)有學生基本信息、交費信息、住寢信息、學籍信息、學費減免信息、貸款信息等。平臺所需的所有數(shù)據(jù)完全通過學校共享數(shù)據(jù)庫進行采集與傳遞，確保了數(shù)據(jù)的權(quán)威、準確、實時、全面。

學生應(yīng)用模塊

學生可通過該模塊中的“學生基本信息”、“申請學費緩繳”、“申請學費減免”、“申請學費貸款”4個子模塊，及時查看到個人一卡通報到、交學費寢費、學籍異動及學籍注冊、學費減免情況、學費貸款等相關(guān)情況，也能實時掌握個人申請的學費緩繳、減免及貸款的審批情況。這一模塊在及時準確地傳遞了繳費信息的同時，也“人性化”地考慮到了經(jīng)濟困難同學的負擔，通過向?qū)W生及時提醒繳費情況、學籍注冊情況、學費減免及貸款手續(xù)辦理情況，很好地提升了學校教育收費工作的服務(wù)內(nèi)涵。

院系應(yīng)用模塊

在院系應(yīng)用模塊中，各個院系管理人員可以通過“學生注冊信息查詢”、“學生基本信息查詢”、“學生繳費信息查詢”對學生進行信息查詢。實施信息技術(shù)，提高工作效率。通過“一卡通”拍卡信息、學生報到信息、緩繳信息、減免信息、貸款信息、國防生信息、體優(yōu)生信息、學籍異動信息、學費信息、住寢信息等相關(guān)信息的數(shù)據(jù)交換和數(shù)據(jù)共享，改變傳統(tǒng)學校催繳費工作模式，實現(xiàn)各個部門的溝通協(xié)調(diào)與信息共享，方便財務(wù)部門、學生部門、教務(wù)部門、研究生院、各院系等部門了解學生欠費情況，方便領(lǐng)導對全校催繳費工作進行全面監(jiān)管和掌控。

管理部門應(yīng)用模塊

該模塊包含的“學生信息管理”、“學生注冊信息查詢”、“學生繳費信息查詢”等內(nèi)容能夠幫助部門理人員對所有相關(guān)學生信息進行數(shù)據(jù)維護與管理，并對所有已注冊的學生根據(jù)設(shè)定條件進行信息查詢，了解繳費信息、減免信息、貸款信息、緩解信息、住寢信息、學籍異動信息動態(tài)等，實現(xiàn)繳費信息的實時共享和快速同步，提高了繳費各個控制環(huán)節(jié)的工作效率，對各部門工作起到輔助決策的積極作用，全面提升了高校教育收費工作的管理水平，同時促進了學生收費管理辦法的變革，對指導以后的教育收費管理工作起到積極的推動作用。

平臺應(yīng)用模塊

在平臺應(yīng)用模塊中，學校信息化處的工作人員通過“部門管理”、“角色編輯”、“用戶管理”、“數(shù)據(jù)管理”等功能完成對各部門及各類數(shù)據(jù)的管理與維護，并實現(xiàn)關(guān)鍵業(yè)務(wù)信息的歷史存檔與備份。在數(shù)據(jù)使用上，嚴格控制數(shù)據(jù)訪問權(quán)限，數(shù)據(jù)流通采用數(shù)據(jù)交換平臺實現(xiàn)，避免業(yè)務(wù)平臺間數(shù)據(jù)直接讀取。

平臺亮點——兩大優(yōu)勢助推高效繳費

教育收費信息化協(xié)同管理平臺實現(xiàn)了校園E繳費，其自身的兩大優(yōu)勢推動了使學校的教育收費工作更加規(guī)范、有序、高效。

平臺的優(yōu)勢之一在于提升了學校教育收費工作的管理水平，可以根據(jù)學生繳費情況進行合理分工和有效制約，從而促進收費工作高效運轉(zhuǎn)；信息數(shù)據(jù)的共享性是平臺的另一優(yōu)勢，數(shù)據(jù)共享可以使參與學生繳費工作的各部門實時、準確、全面獲取學生與繳費相關(guān)的基本信息，對工作起到輔助決策的積極作用。

教育收費信息化協(xié)同管理平臺實現(xiàn)了學校催繳費的工作的信息化，減輕了學生未按期足額繳費的狀況，消除了催繳費各個環(huán)節(jié)的人工操作，實現(xiàn)繳費信息的實時共享和快速同。平臺運行以來，在有效提升教育收費管理工作效率的同時，也促進了學生繳費的主動性，使惱人的收費工作變得容易了。

（作者單位為哈爾濱工程大學）