郝春紅+安小米+錢澄+董宇

摘要：采用資產(chǎn)管理視角研究數(shù)字科研檔案管理，通過(guò)典型案例研究方法深入分析了英國(guó)數(shù)據(jù)資產(chǎn)框架DAF（data asset framework， DAF）的最佳實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，在此基礎(chǔ)上提出了對(duì)我國(guó)數(shù)字科研檔案資產(chǎn)管理的主要借鑒及加強(qiáng)我國(guó)數(shù)字科研檔案有效管理的建議。

關(guān)鍵詞：數(shù)字科研檔案科研檔案管理資產(chǎn)管理

一、引言

ISO/IEC 27000：2012中對(duì)資產(chǎn)的定義是：對(duì)組織機(jī)構(gòu)有價(jià)值的任何事物。包括信息、軟件、硬件、服務(wù)、人員及其技能知識(shí)和無(wú)形的名聲等。[1]科研檔案是科研人員的勞動(dòng)成果和智慧結(jié)晶，是反映科學(xué)研究活動(dòng)的真實(shí)記錄，是重要的科研信息資源儲(chǔ)備形式。它是組織機(jī)構(gòu)的重要經(jīng)濟(jì)資源，具有明顯的資產(chǎn)屬性。在信息化背景下，采用資產(chǎn)管理視角研究數(shù)字科研檔案管理具有重要意義。從理論上看，便于發(fā)現(xiàn)數(shù)字檔案價(jià)值的動(dòng)態(tài)變化規(guī)律，適應(yīng)性地保存有價(jià)值的科研檔案，防止資產(chǎn)的流失，為數(shù)字科研檔案的流向和歸屬提供理論依據(jù)。從實(shí)踐上看，資產(chǎn)管理有利于充分發(fā)揮信息技術(shù)帶來(lái)的信息化管理優(yōu)勢(shì)，將有價(jià)值的數(shù)字科研檔案捕獲登記，利用數(shù)字化管理平臺(tái)對(duì)數(shù)字科研檔案資產(chǎn)進(jìn)行全程化管理和審計(jì)跟蹤。這樣不僅可以提高機(jī)構(gòu)的科研檔案管理效率，還可以實(shí)現(xiàn)數(shù)字科研檔案資產(chǎn)的升值、保值和增值，使其價(jià)值得到最大化實(shí)現(xiàn)。

在國(guó)外，數(shù)字科研檔案的存在形式多種多樣，在當(dāng)前數(shù)字化環(huán)境中，其最主要的存在形式是數(shù)據(jù)。國(guó)外采用大文件概念，科研文件的概念包括科研檔案，科研檔案僅是其中需要永久保存部分[2]。目前國(guó)內(nèi)也有學(xué)者開(kāi)始重視對(duì)科研文件的管理。有的從科研文件管理法規(guī)角度分析，得出我國(guó)在科研檔案管理方面出臺(tái)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范比較少，科研計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理方面的規(guī)范為空白的結(jié)論，揭示出我國(guó)科研檔案管理不佳的現(xiàn)狀[3]。面對(duì)國(guó)家層面科研檔案管理制度缺失的現(xiàn)狀，也有學(xué)者借鑒國(guó)外科研檔案管理模式，構(gòu)建了我國(guó)科研檔案管理模型，并提出綜合集成管理的解決方案[4]，但研究中仍缺少專門針對(duì)數(shù)字科研檔案有效管理的具體實(shí)踐方案。本文旨在分析國(guó)外數(shù)字科研檔案資產(chǎn)管理最佳實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，提出加強(qiáng)我國(guó)數(shù)字科研檔案有效管理的建議。

二、英國(guó)數(shù)據(jù)資產(chǎn)管理框架案例分析

選擇英國(guó)數(shù)據(jù)資產(chǎn)框架（data asset framework， DAF）作為典型案例研究的理由是，它不僅提出了數(shù)據(jù)資產(chǎn)管理的整套方法論體系，還開(kāi)發(fā)了具體的管理工具，應(yīng)用廣泛，積累了一定的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，對(duì)數(shù)字檔案資產(chǎn)管理實(shí)踐具有一定的示范性。數(shù)據(jù)資產(chǎn)框架的核心是數(shù)據(jù)審計(jì)框架，數(shù)據(jù)審計(jì)框架是DAFD（Data Audit Framework Development）項(xiàng)目的研究成果。DAFD項(xiàng)目（2008.4.1-2008.9.30）是JISC（Joint Information Sys？ tems Committee）倉(cāng)儲(chǔ)項(xiàng)目（Repositories Pro？ gramme）的子項(xiàng)目，由格拉斯哥大學(xué)（University of Glasgow）的HATII（The Humanities Advanced Technol？ ogy and Information Institute）主持，在DCC（Digital Cu？ ration Center）協(xié)助下開(kāi)展[5]。數(shù)據(jù)審計(jì)對(duì)數(shù)據(jù)資產(chǎn)進(jìn)行審查，審計(jì)結(jié)果保存在管理工具的一個(gè)組件寄存器中，寄存器中存儲(chǔ)數(shù)據(jù)資產(chǎn)清單，登陸寄存器就可以利用數(shù)據(jù)資產(chǎn)。

（一）數(shù)據(jù)資產(chǎn)框架研究方法及工具

英國(guó)數(shù)據(jù)資產(chǎn)框架的主體是高等教育機(jī)構(gòu)科研部門的領(lǐng)導(dǎo)及研究者，其客體是高等教育機(jī)構(gòu)產(chǎn)生的科研檔案。它主要采用的研究方法是結(jié)構(gòu)性訪談和問(wèn)卷調(diào)查，主要工具是資產(chǎn)審計(jì)軟件[6]。問(wèn)卷調(diào)查是通過(guò)機(jī)構(gòu)相關(guān)人員了解數(shù)據(jù)資產(chǎn)基本情況的有效方式，而訪談可以獲得更為詳細(xì)的信息。調(diào)查問(wèn)卷主要包括兩方面：一是個(gè)人信息，二是科研及科研數(shù)據(jù)具體信息，如數(shù)據(jù)類型、數(shù)據(jù)大小、數(shù)據(jù)所有權(quán)、數(shù)據(jù)重要程度、數(shù)據(jù)保管期限、是否經(jīng)常更新、備份、是否有數(shù)據(jù)專門保管人以及是否制定正式數(shù)據(jù)資產(chǎn)管理計(jì)劃等。訪談主要包括五個(gè)方面：研究中會(huì)產(chǎn)生哪些數(shù)字化資料？這些資料如何產(chǎn)生并保管？在管理過(guò)程中曾遇到哪些問(wèn)題？所在單位的電子文件管理現(xiàn)狀與需求如何？數(shù)字化資源管理及服務(wù)有哪些要求？

開(kāi)發(fā)的數(shù)據(jù)資產(chǎn)審計(jì)軟件主要包含兩個(gè)元素：一個(gè)是關(guān)于數(shù)據(jù)資產(chǎn)政策及管理實(shí)踐的問(wèn)卷調(diào)查；另一個(gè)是數(shù)據(jù)資產(chǎn)登記簿，每條數(shù)據(jù)資產(chǎn)記錄都包括內(nèi)容、技術(shù)及獲取三方面信息[7]。

（二）數(shù)據(jù)審計(jì)框架具體實(shí)施流程

數(shù)據(jù)審計(jì)框架是一種適用于各種類型機(jī)構(gòu)及其數(shù)據(jù)的自審計(jì)方法。ISO/IEC 27034-1：2011中對(duì)審計(jì)的定義是：獲取證據(jù)并客觀地評(píng)估以確定其測(cè)量指標(biāo)達(dá)到要求的符合程度的系統(tǒng)的、證明性過(guò)程[8]。本文中數(shù)據(jù)審計(jì)正是對(duì)數(shù)據(jù)資產(chǎn)的一種客觀評(píng)估的過(guò)程，也是數(shù)據(jù)資產(chǎn)管理的有效手段和工具。它的具體內(nèi)容及實(shí)施流程如表1所示。

（三）數(shù)據(jù)審計(jì)框架審計(jì)指標(biāo)及指標(biāo)間關(guān)系

數(shù)據(jù)審計(jì)框架的審計(jì)指標(biāo)主要體現(xiàn)在表1中提到的三張表：Form1，F(xiàn)orm2，F(xiàn)orm3。這里的指標(biāo)名稱主要基于ISO15836都柏林核心元素集以及機(jī)構(gòu)的具體實(shí)際[9]。

Form1是在機(jī)構(gòu)同意審計(jì)后，對(duì)其審計(jì)部門進(jìn)行前期調(diào)研后形成的簡(jiǎn)要信息表，其內(nèi)容主要由審計(jì)人填寫。Form1主要涉及三個(gè)類別信息：審計(jì)單位基本情況、數(shù)據(jù)管理基本情況和審計(jì)活動(dòng)基本情況，其中“數(shù)據(jù)管理基本情況”主要是了解審計(jì)單位宏觀層面的數(shù)據(jù)管理，包括法律依據(jù)、管理責(zé)任人及管理預(yù)算，從而獲得機(jī)構(gòu)數(shù)據(jù)管理的規(guī)范程度，問(wèn)責(zé)制度及投入成本信息。

Form2主要是針對(duì)數(shù)據(jù)資產(chǎn)而制定，在初步了解審計(jì)單位所有文檔后開(kāi)始填寫，并根據(jù)訪談和問(wèn)卷答案完成，其主要目的是羅列審計(jì)單位數(shù)據(jù)資產(chǎn)并將其分類，主要記錄資產(chǎn)的基本內(nèi)容，管理人員及資產(chǎn)地址，從而便于迅速定位，了解檔案資產(chǎn)內(nèi)容。此外資產(chǎn)分類依據(jù)主要有三點(diǎn)：利用率越高，更新頻率越高，對(duì)外提供服務(wù)能力越高的數(shù)據(jù)資產(chǎn)價(jià)值越大。利用率高表示其對(duì)機(jī)構(gòu)現(xiàn)有研究很有作用，更新頻率高表示數(shù)據(jù)資產(chǎn)在不斷完善，對(duì)外提供服務(wù)能力高表示數(shù)據(jù)資產(chǎn)影響力很大。在Form2中十分重要的數(shù)據(jù)資產(chǎn)，還需通過(guò)訪談其相關(guān)責(zé)任人進(jìn)一步了解其管理狀況，并根據(jù)訪談答案完成Form3。endprint

Form3中的指標(biāo)主要涉及六大類問(wèn)題：what， why， who， where， when， how，即數(shù)據(jù)資產(chǎn)是什么，為什么要管，由誰(shuí)管，在哪兒管，管到什么時(shí)候和怎么管?；卮饠?shù)據(jù)資產(chǎn)是什么的問(wèn)題：主要是為了獲取數(shù)據(jù)資產(chǎn)的基本信息，如名稱、數(shù)據(jù)類型、摘要、擁有者等；回答數(shù)據(jù)資產(chǎn)為什么要管的問(wèn)題：主要是獲取數(shù)據(jù)資產(chǎn)的原始背景信息，如來(lái)源，利用頻率和產(chǎn)生原因等；回答數(shù)據(jù)資產(chǎn)由誰(shuí)管的問(wèn)題：主要獲取數(shù)據(jù)資產(chǎn)所有權(quán)信息，如創(chuàng)建者，管理者，用戶權(quán)限信息等。獲得這些信息有重要作用：數(shù)據(jù)資產(chǎn)形成者、主題、生成日期及使用權(quán)限，這些是重復(fù)利用數(shù)據(jù)資產(chǎn)的關(guān)鍵信息；數(shù)據(jù)資產(chǎn)原始目的、來(lái)源及使用頻率是背景內(nèi)容信息，有助于幫助機(jī)構(gòu)確認(rèn)資產(chǎn)價(jià)值，比如數(shù)據(jù)使用和更新頻率越高，價(jià)值越大；數(shù)據(jù)來(lái)源在某些領(lǐng)域可能十分關(guān)鍵，如考古學(xué)和表演藝術(shù)這類無(wú)法再生的事物，收集這方面的信息有助于找出管理中的薄弱環(huán)節(jié)；回答數(shù)據(jù)資產(chǎn)在哪兒管的問(wèn)題：主要獲取數(shù)據(jù)資產(chǎn)的存儲(chǔ)地址；回答數(shù)據(jù)資產(chǎn)管到什么時(shí)候的問(wèn)題：主要獲取數(shù)據(jù)資產(chǎn)的保管期限和備份歸檔等保管信息，這兩類信息有助于明確機(jī)構(gòu)數(shù)據(jù)管理的規(guī)范程度?；卮饠?shù)據(jù)資產(chǎn)怎么管的問(wèn)題：主要獲取數(shù)據(jù)資產(chǎn)技術(shù)信息，如文件類型，數(shù)據(jù)資產(chǎn)管理軟硬件平臺(tái)要求及其管理成本，數(shù)據(jù)類型和格式將揭示保管的復(fù)雜性，管理成本有助于揭示其管理現(xiàn)狀。它們是數(shù)據(jù)資產(chǎn)管理這個(gè)大系統(tǒng)中的組成元素，互相配合以完整地審計(jì)單位的數(shù)據(jù)資產(chǎn)管理情況，并根據(jù)審計(jì)結(jié)果提出改進(jìn)單位數(shù)據(jù)資產(chǎn)管理的具體解決方案。

在數(shù)據(jù)審計(jì)框架完成后，JISC又資助了四個(gè)試點(diǎn)項(xiàng)目對(duì)上述審計(jì)框架進(jìn)行測(cè)試和宣傳，各機(jī)構(gòu)在審計(jì)完成后分別以測(cè)試報(bào)告的方式提交了反饋信息[10]。項(xiàng)目組隨后根據(jù)測(cè)試結(jié)果開(kāi)發(fā)了數(shù)據(jù)審計(jì)軟件。數(shù)據(jù)審計(jì)框架于2008年10月1日在英國(guó)科學(xué)院（British Academy）召開(kāi)新聞發(fā)布會(huì)，宣布正式投入使用。這在數(shù)據(jù)管理領(lǐng)域引起了廣泛討論，主要是考慮如何把這個(gè)工具嵌入到機(jī)構(gòu)現(xiàn)有科研工作流程以及對(duì)科研工作者的培訓(xùn)中。該數(shù)據(jù)審計(jì)框架的應(yīng)用對(duì)象為辦公室人員、檔案人員、圖書管理員、計(jì)算機(jī)人員和科研人員，應(yīng)用最多的領(lǐng)域?yàn)橛?guó)高等教育機(jī)構(gòu)的科研檔案管理。

三、英國(guó)數(shù)據(jù)資產(chǎn)框架對(duì)我國(guó)的主要借鑒

（一）主要借鑒

1.數(shù)據(jù)資產(chǎn)框架構(gòu)建了一整套數(shù)字資產(chǎn)審計(jì)制度，可以防止數(shù)字科研檔案資產(chǎn)的流失。審計(jì)框架規(guī)定了審計(jì)的必須條款，這些條款明確了審計(jì)的內(nèi)容，并使其制度化。它有助于鑒定機(jī)構(gòu)科研檔案的重要程度，定位機(jī)構(gòu)所有數(shù)據(jù)資產(chǎn)，統(tǒng)計(jì)機(jī)構(gòu)所擁有的數(shù)據(jù)資產(chǎn)總量，同時(shí)數(shù)據(jù)資產(chǎn)的創(chuàng)建人及管理人員信息都進(jìn)入審計(jì)軟件，便于明確檔案資產(chǎn)的所有權(quán)關(guān)系，從而建立有效的問(wèn)責(zé)制度，防止檔案資產(chǎn)的流失。

2.數(shù)據(jù)資產(chǎn)框架建立了數(shù)字科研檔案風(fēng)險(xiǎn)管理的機(jī)制。機(jī)構(gòu)內(nèi)數(shù)字科研檔案資產(chǎn)的主要風(fēng)險(xiǎn)在于管理和利用。該項(xiàng)目組通過(guò)訪談和調(diào)查問(wèn)卷方法調(diào)查機(jī)構(gòu)人員，從而獲得機(jī)構(gòu)數(shù)據(jù)管理信息，這兩種方法簡(jiǎn)單易行，能夠有效找出機(jī)構(gòu)數(shù)據(jù)管理存在的問(wèn)題；機(jī)構(gòu)人員的利用不善會(huì)導(dǎo)致數(shù)字科研檔案資產(chǎn)的泄露，侵犯相關(guān)責(zé)任人的知識(shí)產(chǎn)權(quán)，而數(shù)據(jù)資產(chǎn)框架的全程審計(jì)制度，能夠建立有效的問(wèn)責(zé)制度。風(fēng)險(xiǎn)管理的關(guān)鍵在于掌握信息。數(shù)據(jù)審計(jì)框架能夠提供數(shù)據(jù)資產(chǎn)信息，可能影響數(shù)據(jù)資產(chǎn)管理和利用的信息，并分析可能發(fā)生的事故以及這些風(fēng)險(xiǎn)之間的聯(lián)系。由此，機(jī)構(gòu)可以制定有效政策來(lái)預(yù)防并控制這些風(fēng)險(xiǎn)。

3.數(shù)據(jù)資產(chǎn)框架提供了數(shù)字科研檔案高效管理的信息技術(shù)手段，開(kāi)發(fā)并應(yīng)用審計(jì)軟件可以促進(jìn)數(shù)據(jù)的獲取和利用。數(shù)據(jù)審計(jì)軟件工具是一個(gè)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)資產(chǎn)并提供共享的平臺(tái)。數(shù)據(jù)審計(jì)可以了解數(shù)據(jù)的價(jià)值并鑒定其利用狀態(tài)，從而起到使數(shù)據(jù)升值的功能，促進(jìn)其利用。這樣，研究者們對(duì)他人的成果有所了解，有助于合作研究。與此同時(shí)審計(jì)軟件（寄存器）還對(duì)數(shù)據(jù)具有長(zhǎng)期保存的功能，有利于數(shù)據(jù)的長(zhǎng)期獲取，并有助于研究者們進(jìn)行縱向比較研究。數(shù)據(jù)的有效獲取及長(zhǎng)期利用，有利于提升研究單位的研究地位。

（二）關(guān)于加強(qiáng)我國(guó)數(shù)字科研檔案資產(chǎn)管理的建議

借鑒英國(guó)數(shù)據(jù)資產(chǎn)框架實(shí)踐，數(shù)字科研檔案資產(chǎn)管理的核心在于對(duì)數(shù)字科研檔案建立審計(jì)管理制度和風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制并采用信息化管理手段實(shí)現(xiàn)高效管理。筆者據(jù)此提出我國(guó)數(shù)字科研檔案資產(chǎn)管理的建議方案如圖1所示：

首先，成立一個(gè)數(shù)字科研檔案資產(chǎn)管理聯(lián)盟組織，成員至少包括科研人員、科研管理人員、檔案人員和信息技術(shù)人員。這個(gè)資產(chǎn)管理聯(lián)盟可以是組織內(nèi)部常設(shè)機(jī)構(gòu)或臨時(shí)新組織，也可以是由外部專業(yè)人員組成的臨時(shí)性組織。

其次，選取特定的研究機(jī)構(gòu)，比如大學(xué)作為研究對(duì)象，通過(guò)前期訪談，調(diào)查問(wèn)卷等方法來(lái)了解其機(jī)構(gòu)數(shù)字科研檔案的管理情況，然后根據(jù)調(diào)查結(jié)果構(gòu)建一個(gè)類似于數(shù)據(jù)審計(jì)框架的數(shù)字科研檔案審計(jì)模型，主要包括兩項(xiàng)預(yù)期成果，一個(gè)是數(shù)字科研檔案資產(chǎn)清單，另一個(gè)是數(shù)字科研檔案管理報(bào)告。

再次，選取三到四個(gè)科研機(jī)構(gòu)，對(duì)審計(jì)模型進(jìn)行試點(diǎn)實(shí)驗(yàn)。根據(jù)被審計(jì)單位試驗(yàn)的結(jié)果，審計(jì)組織內(nèi)技術(shù)人員開(kāi)發(fā)并改進(jìn)科研檔案審計(jì)軟件，審計(jì)軟件主要包括兩個(gè)組件，一個(gè)是審計(jì)問(wèn)卷，另一個(gè)是寄存器，寄存器主要用來(lái)存儲(chǔ)數(shù)字科研檔案資產(chǎn)審計(jì)信息，以提供數(shù)字科研檔案共享和利用的功能。

最后，數(shù)字科研檔案資產(chǎn)管理聯(lián)盟組織將功能成熟的審計(jì)軟件投入推廣應(yīng)用，并根據(jù)科研機(jī)構(gòu)應(yīng)用反饋，不斷改進(jìn)，從而實(shí)現(xiàn)科研機(jī)構(gòu)數(shù)字科研檔案的有效管理。

*本文為中國(guó)人民大學(xué)研究品牌項(xiàng)目（項(xiàng)目批準(zhǔn)號(hào)：10XNI01）的研究成果之一。

注釋：

[1] ISO/IEC 27000：2012 Information technology—Security techniques—Information security managementendprint

[2]安小米.國(guó)外科研文件和檔案管理研究[J].北京檔案，2007（5）：40-41.

[3]王新才，陳荷艷.國(guó)家科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)思考[J].檔案學(xué)通訊，2013（2）：84-88.

[4]安小米.面向知識(shí)管理的國(guó)家科研項(xiàng)目文件管理體系：模式分析與模型構(gòu)建[J].圖書情報(bào)工作，2011（14）： 97-102.

[5] DAFD final report[R]. （2009-1-15）[2013-10-11]. http：//www.data-audit.eu/docs/DAFDfinalreport.pdf.

[6] DAF Implementation Guide， （2009- 10） [2013-10-11]

http：//www.data-audit.eu/docs/DAF_Implementa？ tion_Guide.pdf.

[7] Online tool [DB/OL]. [2013- 10- 11]. http：// www.data-audit.eu/tool.

systems—Overview and vocabulary[S].]https：//www. iso.org/obp/ui/#iso：std：iso-iec：27000：ed-2：v1：en：term：2.4.

[8] ISO/IEC 27034- 1：2011 Information technolo？ gy—Security techniques—Application security—Part 1： Overview and concepts[S]. https：//www.iso.org/obp/ui/#iso：std：iso-iec：27034：-1：ed-1：v1：en：term：3.11.

[9] Jones， S.， Ross， S.， and Ruusalepp， R.， Data Audit Framework Methodology， draft for discussion， version 1.8，（2009-5-16）[2013-10-11]. http：//www.data-audit.eu/ DAF_Methodology.pdf.

[10] DAF lessons learned， 2008.[2013-10-11]. http：// www.data-audit.eu/docs/DAF_lessons_learned.pdf.

作者單位：中國(guó)人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院endprint