高校新建檔案館功能建設(shè)研究

本文以高校新建檔案館功能為研究對(duì)象，介紹了新時(shí)期高校檔案館應(yīng)具備的各種功能，為將要建設(shè)和已經(jīng)開(kāi)始建設(shè)檔案館的高校提供一些借鑒和參考。

高校；新建檔案館；功能建設(shè)

隨著我國(guó)高等教育事業(yè)的發(fā)展，目前很多高校都建設(shè)了具備自身館藏特色的檔案館。各高校檔案館在建設(shè)之初，除了要考慮到檔案館建筑結(jié)構(gòu)的實(shí)用性外，還要考慮到檔案館功能建設(shè)的科學(xué)性。要建成一個(gè)現(xiàn)代化、多功能、適于高校教學(xué)、科研、管理和發(fā)展的檔案館，要具備以下功能：

一、儲(chǔ)藏功能

高校檔案館的第一功能就是對(duì)高校各部門在教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)中生成的一切具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料進(jìn)行保管和儲(chǔ)藏。

（一）實(shí)現(xiàn)儲(chǔ)藏功能的空間要求

高校新建檔案館首先要保證檔案庫(kù)房、辦公區(qū)域及閱覽區(qū)域三部分獨(dú)立分開(kāi)，再根據(jù)在校生的人數(shù)達(dá)標(biāo)檔案庫(kù)房面積。新建檔案館的高校應(yīng)根據(jù)自身的情況按比例增加檔案館庫(kù)房使用面積，并預(yù)留出足夠的檔案庫(kù)房空間，以備未來(lái)發(fā)展之用。

（二）實(shí)現(xiàn)儲(chǔ)藏功能的對(duì)象要求

高校檔案館管理的對(duì)象就是高校各個(gè)部門在工作中所產(chǎn)生的各種類別和載體的檔案，主要包括黨群、行政、教學(xué)、科學(xué)研究、產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開(kāi)發(fā)、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、出版、外事、財(cái)會(huì)共計(jì)十個(gè)類別。另外，聲像載體檔案也是高校檔案的重要組成部分。高校檔案工作者要將檔案收集齊全，并按照全宗管理原則，對(duì)其進(jìn)行科學(xué)的整理和保管。

（三）實(shí)現(xiàn)儲(chǔ)藏功能的數(shù)字化要求

高校檔案館要進(jìn)一步完善館內(nèi)的數(shù)字資源，加快檔案數(shù)字化進(jìn)程。首先，要逐步完成對(duì)原有紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，另外，還應(yīng)采用先進(jìn)的數(shù)字化檔案管理軟件，對(duì)新生成的檔案進(jìn)行數(shù)字化歸檔，逐步實(shí)現(xiàn)信息存儲(chǔ)數(shù)字化、信息傳播網(wǎng)絡(luò)化、信息資源共享化、利用服務(wù)多元化。

二、宣傳教育功能

《高等學(xué)校檔案管理辦法》明確指出：高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)充分挖掘檔案資源，采取多種形式，積極開(kāi)展檔案宣傳工作，以豐富大學(xué)文化和大學(xué)精神文明建設(shè)的內(nèi)涵。而高校檔案館的宣傳教育功能主要包括兩個(gè)方面：

1.高校檔案館要對(duì)檔案館本身進(jìn)行宣傳介紹，包括館舍結(jié)構(gòu)、館藏情況、功能介紹、規(guī)章制度、軟硬件設(shè)施、服務(wù)指南、檔案法規(guī)、工作動(dòng)態(tài)等等，并在學(xué)校校園網(wǎng)主頁(yè)上設(shè)立檔案館專欄，并通過(guò)設(shè)置各種鏈接讓師生們對(duì)本校檔案館及檔案工作有一個(gè)全面的了解。

2.高校檔案館肩負(fù)著對(duì)學(xué)校的歷史和現(xiàn)狀進(jìn)行宣傳的重任。有條件的高校可以在檔案館的基礎(chǔ)上創(chuàng)建校史館，使之成為愛(ài)國(guó)主義教育和校史教育的重要陣地，將高校檔案館變成愛(ài)國(guó)主義的教育研究中心，增強(qiáng)廣大學(xué)生和教師對(duì)學(xué)校的了解和熱愛(ài)。

三、服務(wù)功能

高校檔案館的服務(wù)功能是通過(guò)提供利用檔案，為學(xué)校的各項(xiàng)教學(xué)、科研及管理工作服務(wù)得以實(shí)現(xiàn)的，這也對(duì)高校檔案工作者提出了更高的要求。

（一）創(chuàng)新檔案服務(wù)理念

高校檔案工作者要強(qiáng)化主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，認(rèn)真研究利用者的利用方向，由原來(lái)的實(shí)體管理向信息開(kāi)發(fā)和服務(wù)方向轉(zhuǎn)移，提供內(nèi)容豐富的檔案信息資源為高校的各項(xiàng)工作服務(wù)。

（二）豐富高校檔案館館藏，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，提高館藏質(zhì)量

高校檔案部門必須加大檔案收集力度，逐步建成門類齊全、結(jié)構(gòu)合理、具備自身館藏特色的高校檔案館，以滿足學(xué)校乃至社會(huì)對(duì)檔案館的利用。

（三）加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代館藏資源的共享

利用計(jì)算機(jī)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)服務(wù)手段的現(xiàn)代化，使利用者能快速、準(zhǔn)確、便捷地查找到所需檔案信息，提高檔案的查全率和查準(zhǔn)率。

（四）提高檔案工作者的素質(zhì)

高校檔案工作者要進(jìn)一步提高理論水平和業(yè)務(wù)能力，提供優(yōu)質(zhì)咨詢服務(wù)，努力探索高校檔案服務(wù)創(chuàng)新途徑，為師生及社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

四、編研開(kāi)發(fā)功能

高校檔案館的編研開(kāi)發(fā)功能是以高校檔案館館藏的檔案信息為編輯研究對(duì)象，以學(xué)校和社會(huì)對(duì)檔案信息的利用需求為目的，通過(guò)研究各種載體的檔案內(nèi)容，對(duì)檔案信息進(jìn)行甄選、鑒別、研究、編輯，最終生成各種具有參考價(jià)值的文獻(xiàn)資料，最終滿足學(xué)校教學(xué)、科研、管理的利用需求，為學(xué)校和社會(huì)提供信息支持和利用。

1.各高校要加強(qiáng)檔案編研方面的人力資源建設(shè)。檔案工作者要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，苦練內(nèi)功，強(qiáng)化技能，不斷提高編研工作水平。

2.各高校要立足于本校檔案資源，充分利用檔案館館藏檔案資料，挖掘有用信息，實(shí)現(xiàn)對(duì)高校檔案資源的深層次開(kāi)發(fā)。

3.各高校要提高編研產(chǎn)品的質(zhì)量。編研產(chǎn)品的選題要從學(xué)校的實(shí)際出發(fā)，緊貼學(xué)校中心工作，撰寫出具有較高理論水平和實(shí)用價(jià)值的檔案編研精品。

五、學(xué)習(xí)功能

高校檔案館的學(xué)習(xí)功能是依托檔案館的以上四種功能提出的，是以上四種功能的延伸和升華，也是高校文化屬性的一種體現(xiàn)。

1.高校檔案館要經(jīng)常性地舉辦各種主題的檔案展覽和檔案編研成果展覽，使參觀者能直觀地汲取到有用信息并身臨其境感受到檔案的價(jià)值，從而提高檔案的保護(hù)意識(shí)。

2.定期舉辦檔案知識(shí)講座，對(duì)在校師生進(jìn)行信息檢索、利用等相關(guān)內(nèi)容的培訓(xùn)，使高校檔案館真正成為高校的信息中心以及師生交流的平臺(tái)，進(jìn)一步拓展了檔案館傳播知識(shí)和開(kāi)展社會(huì)文化教育等多種功能。

六、總結(jié)

綜上，高校檔案館的儲(chǔ)藏功能是基礎(chǔ)，宣傳教育功能是重點(diǎn)，服務(wù)功能是中心，編研開(kāi)發(fā)功能是關(guān)鍵，學(xué)習(xí)功能是拓展。高校檔案館的此五種功能相互支撐，相互促進(jìn)，共同構(gòu)建了一個(gè)全方位、多元化的高校檔案館功能體系。新建檔案館的高校要開(kāi)發(fā)好檔案館的各項(xiàng)功能，為高校的教學(xué)、科研、管理服務(wù)，更好地發(fā)揮高校檔案館的作用。