信息化環(huán)境下離退休工作檔案管理的有效措施

隨著時代的進步和社會經(jīng)濟的發(fā)展，我國人口老齡化問題比較嚴重，離退休人員越來越多，那么就需要做好離退休工作檔案管理工作。傳統(tǒng)的檔案管理模式在實踐過程中逐漸暴露出來了一系列的問題和不足，在信息化環(huán)境中，需要積極地應(yīng)用先進的科學(xué)技術(shù)，做好離退休工作檔案管理的工作。本文簡要分析了信息化環(huán)境下離退休工作檔案管理的有效措施，希望可以提供一些有價值的參考意見。

信息化環(huán)境；離退休工作；檔案管理

離退休工作檔案包括諸多方面的內(nèi)容，如：離退休人員管理服務(wù)過程中形成的各種文字和音像資料以及個人信息檔案、健康檔案等等，對離退休工作檔案進行完善的構(gòu)建，可以促使服務(wù)管理得到有效的改進，適應(yīng)如今老齡化社會發(fā)展的需要。

一、離退休人員工作檔案管理中存在的一些問題

（一）基礎(chǔ)設(shè)施比較的薄弱

通過相關(guān)的調(diào)查數(shù)據(jù)可以發(fā)現(xiàn)，在管理離退休人員工作檔案的過程中，在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面存在著問題，無法與現(xiàn)代檔案建設(shè)管理的工作需求所滿足。主要表現(xiàn)為沒有較好的工作環(huán)境，很多地區(qū)沒有專門的庫房來存放資料，大多都是在辦公室或者是臨時租賃場所散放資料，沒有將有效的防火防水措施給應(yīng)用過來，這樣就容易損壞檔案資料。

（二）制度保障比較的缺乏

在管理企業(yè)離退休人員工作檔案的過程中，管理機制不夠科學(xué)。在具體實踐中，依然是由原來單位來管理離退休人員的工作檔案，沒有向當(dāng)?shù)厣鐣Ｕ瞎芾聿块T及時移交，社保機構(gòu)和企業(yè)分別管理參保資料和退休檔案，這樣就無法準確把握信息，雙方的溝通交流也會受到較大的影響。如果在不同的單位存放一個人的社保資料，采用了不同的管理方法手段，那么它的合法權(quán)益就無法得到保障。

（三）人員素質(zhì)需要進一步提升

如今企事業(yè)單位在深入的進行改革，將經(jīng)濟效益作為核心考慮內(nèi)容，對檔案管理沒有產(chǎn)生足夠的重視，這樣檔案管理的工作質(zhì)量就無法得到保證。部分員工認為沒有做好檔案管理工作，對于自身的升職和加薪也是不受影響的。特別是離退休人員的檔案管理，相關(guān)部門和管理人員更是沒有對其產(chǎn)生重視，隨處安放檔案資料，依然將傳統(tǒng)的手工管理方式給應(yīng)用了過來，這樣就會出現(xiàn)諸多的問題。

二、信息化環(huán)境下離退休工作檔案管理的有效措施

（一）加快檔案系統(tǒng)數(shù)字資源建設(shè)，促使檔案數(shù)據(jù)的安全得到保證

隨著科學(xué)技術(shù)的給性能和進步，就需要大力發(fā)展檔案管理的信息化，要大力建設(shè)檔案系統(tǒng)數(shù)字資源，將現(xiàn)有的各類資源給充分利用起來，數(shù)字化處理各種檔案信息，并且在專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)中保存，這樣就可以以數(shù)字資源的形式來開展離退休工作檔案管理工作。我國檔案管理信息化建設(shè)起步比較的晚，依然是采用傳統(tǒng)的管理方式來管理文檔、圖紙和聲像資料，這樣查閱難度就得到了加大，保管方面也存在著不足。那么在今后的離退休工作檔案管理中，就需要投入足夠的人力資源、物力財力資源，數(shù)字化轉(zhuǎn)換檔案信息，以便提升離退休檔案管理的質(zhì)量。

（二）強化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

要想對離退休工作檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施進行不斷的完善和改進，經(jīng)費問題是首先需要考慮的，那么就需要積極尋求政府財政部門的支持，通過一系列的方式來對資金難題進行解決。企業(yè)也需要積極的配合，相關(guān)的社會力量也需要參與進來，對資金進行多渠道的籌措，促使檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)得到強化。解決了資金問題之后，就可以對企業(yè)離退休人員檔案管理中心進行構(gòu)建，統(tǒng)一集中管理各個單位各個部門的企業(yè)退休人員的檔案資料，促使查詢和管理效率得到提升。其次按照現(xiàn)代化的標準來對庫房進行構(gòu)建，將基本的檔案管理設(shè)備和溫度控制器等配備過來，做好日常管理工作。最后是對退休人員檔案管理數(shù)據(jù)庫進行構(gòu)建，在其中輸入離退休人員的個人信息，促使聯(lián)網(wǎng)操作得到實現(xiàn)，將綠色通道提供給離退休人員的社會化管理中。

（三）完善制度保障措施

要對立法工作進行強化，科學(xué)管理離退休人員的工作檔案，相關(guān)的檔案管理行政部門也需要嚴格執(zhí)行相關(guān)法律，將依法治檔給堅持下去，在國家檔案管理中加入相關(guān)的工作，規(guī)范相關(guān)工作。結(jié)合相關(guān)的法律規(guī)定，要對各項規(guī)章制度不斷完善，規(guī)范化退休人員的檔案移交工作。具體來講，對檔案接收工作進行規(guī)范，構(gòu)建相關(guān)的規(guī)章制度，來更加規(guī)范的登記、整理、移交和錄入操作檔案管理工作，比如在登記的過程中，需要逐一登記要件內(nèi)容，在驗收的過程中，需要認真的核對。

三、結(jié)語

通過上文的敘述分析可以得知，隨著時代的發(fā)展，政府對于離退休老年人產(chǎn)生了足夠的重視，通過檔案管理工作，來保障離退休工作人員的基本生活權(quán)益，對企業(yè)退休人員社會化管理服務(wù)平臺進行努力構(gòu)建，積極的應(yīng)用先進的科學(xué)技術(shù)，提升離退休工作檔案管理的質(zhì)量和效率。

[1]劉曉梅.企業(yè)離退休人員檔案管理和服務(wù)的思考[J].群文天地,2012,2(4):123-125.

[2]劉青.企業(yè)退休人員人事檔案管理工作探析[J].黑龍江檔案,2012,2(2):99-101.

[3]王立寧.對企業(yè)離退休人員檔案管理和服務(wù)的思考[J].中國高新技術(shù)企業(yè),2008,2(12): 44-47.