關(guān)于知識管理促進企業(yè)檔案管理思考

在知識管理背景下，企業(yè)檔案管理也要向知識管理模式創(chuàng)新發(fā)展。作為重要知識來源，企業(yè)檔案是實現(xiàn)知識價值的首要條件，也對企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)保護有一定的實踐意義。本文以知識管理視角下，如何完善和拓展企業(yè)檔案管理，創(chuàng)新檔案管理技術(shù)流程及強化智能化服務(wù)意識做出淺析。

知識管理；企業(yè)檔案管理；優(yōu)化思考

市場經(jīng)濟形勢下，知識信息化發(fā)展尤為重要。企業(yè)檔案作為技術(shù)創(chuàng)新、科研創(chuàng)新、企業(yè)生產(chǎn)創(chuàng)新的真實記錄，實現(xiàn)科學化、標準化的意義不言而喻。因此，企業(yè)要實現(xiàn)知識化管理，應(yīng)該強化職能意識，完善管理職能、積極向智能化服務(wù)邁步。

一、傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

檔案管理作為重要的信息資源，對企業(yè)發(fā)展有重要推進意義。在服務(wù)現(xiàn)實記錄歷史的同時，已經(jīng)通過數(shù)字化技術(shù)實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)瀏覽和網(wǎng)絡(luò)檢索。但傳統(tǒng)檔案管理無法適應(yīng)經(jīng)濟時代發(fā)展，沒有從根本上轉(zhuǎn)變觀念，沒有實現(xiàn)真正意義上的信息化數(shù)字化。因此，從形式上認知檔案管理，才能發(fā)揮其應(yīng)有的作用。首先，企業(yè)對檔案工作不夠重視，不能認識到檔案管理工作的重要性。在企業(yè)改革過程中，檔案機構(gòu)往往是被重點淘汰的對象。其次，檔案管理工作經(jīng)費不足，不僅工作人員沒有積極性，還導致管理工作落后于信息時代發(fā)展。最后，缺乏系統(tǒng)性管理，導致檔案與電子文件管理不當。在企業(yè)重組過程中，檔案資料由于沒有統(tǒng)一的管理，導致資料分散，材料利用率較低，難以推動企業(yè)發(fā)展。

二、企業(yè)檔案管理與知識管理

作為新管理概念，知識管理是建立在以知識為主的基礎(chǔ)上，合理利用檔案資源提升內(nèi)部知識識別、收集運用能力，通過合理的共享機制，實現(xiàn)企業(yè)智慧提高和競爭能力。同時，知識傳播獲取、儲存共享的目的就是為企業(yè)創(chuàng)新添加原動力，實現(xiàn)收益最大化成本最小化。

（一）知識管理在企業(yè)檔案中的作用

作為企業(yè)活動的記錄者，隱性知識是企業(yè)檔案管理的主題，也是企業(yè)知識資源的核心組成部分，有助于企業(yè)檔案共享傳遞。當知識有了傳遞過程，才有應(yīng)用價值。隨著知識應(yīng)用范圍擴大，檔案價值也隨之擴大。如：發(fā)生知識產(chǎn)權(quán)糾紛時，企業(yè)檔案可以有效保護知識產(chǎn)權(quán)。同時，企業(yè)檔案反應(yīng)出整體企業(yè)文化，不僅具備一定的知識框架，也成為企業(yè)價值觀和企業(yè)戰(zhàn)略的一部分。

（二）知識管理是企業(yè)檔案工作心方向

順應(yīng)經(jīng)濟時代發(fā)展要求，檔案管理工作也要實現(xiàn)以知識經(jīng)濟為主的現(xiàn)代化技術(shù)管理體系。作為社會系統(tǒng)中占據(jù)主導地位的知識管理，有提升企業(yè)核心價值和競爭力等優(yōu)勢，知識管理從促使企業(yè)檔案管理創(chuàng)新，在一定程度上使傳統(tǒng)操作方式向現(xiàn)代化技術(shù)轉(zhuǎn)換，為企業(yè)深度發(fā)掘知識價值。

（三）知識管理是企業(yè)檔案管理必然趨勢

企業(yè)檔案管理拓展實現(xiàn)智能化服務(wù)，也能看成是知識管理的重要組成部分。檔案人員的身份也從保管員向知識保護者咨詢者轉(zhuǎn)換。因此，企業(yè)檔案管理者應(yīng)積極投身于優(yōu)化館藏資源的工作中，合理利用數(shù)字化手段，完善檔案館數(shù)字化建設(shè)。對于現(xiàn)今企業(yè)檔案管理技術(shù)來說，信息化發(fā)展是不然之路，實現(xiàn)智能化服務(wù)可以通過知識導航、知識庫建設(shè)實現(xiàn)。同時，工作人員素質(zhì)也是提升檔案分析處理能力的關(guān)鍵。

三、知識管理視角構(gòu)建檔案管理模式

面對挑戰(zhàn)和機遇，檔案管理應(yīng)該適應(yīng)知識經(jīng)濟，為知識經(jīng)濟服務(wù)，發(fā)揮經(jīng)濟時代檔案管理的作用。作為典型的顯性知識，檔案管理符合知識管理規(guī)律，也是企業(yè)檔案管理發(fā)展的必然趨勢。企業(yè)檔案管理實施知識管理能讓資源得到一定程度上的優(yōu)化，解決了不切實際的分類問題，也能讓“知識類檔案”減少了處理錯誤的機會，實現(xiàn)檔案管理上的統(tǒng)一創(chuàng)新。

（一）構(gòu)建檔案知識資源管理目標

隨著信息化發(fā)展，檔案管理者思想也要不斷改變，其目的在于檔案知識資源信息化、資源化，更有利于搜索、查詢、分類保存。充分分析管理決策過程，設(shè)立訂閱機制，對未來知識型文檔設(shè)計模板，方便員工收集獲取知識資源。同時，構(gòu)建并配備支持員工考試及事務(wù)工作相對應(yīng)的分類知識庫，使員工充分了解制度形式和制度環(huán)境。依托網(wǎng)絡(luò)資源，實現(xiàn)分等級的訪問權(quán)限。

（二）集中化構(gòu)建知識資源庫系統(tǒng)

知識檔案管理的目標是集資源庫收集、資源庫委托、應(yīng)用功能系統(tǒng)等功能與一身。知識資源管理方案可以設(shè)計為知識資源管理中心和知識資源管理團隊，推進和完善知識資源管理體系。

（三）企業(yè)實施檔案知識資源管理的必要條件

由于檔案知識資源管理步驟明確，包括制度調(diào)查、軟硬件完善以及技術(shù)資源和人才資源，首先要制定實施目標，以一定的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施作為核心前提建立保障體系及檔案知識管理機制。

四、結(jié)束語

綜上所述，檔案知識資源管理開展過程中，包括管理制度、管理技術(shù)、人才素質(zhì)以及軟硬件技術(shù)等。作為一項系統(tǒng)性的工程，首先要以充足的檔案知識保證管理順利進行。轉(zhuǎn)變觀念和方法推動數(shù)字化檔案管理建設(shè)，是促進知識管理和檔案管理的最終發(fā)展方向。

[1]張樺.企業(yè)檔案管理的目標必須鎖定在為企業(yè)改革和發(fā)展的服務(wù)上[J].城建檔案,2003,10 (03):056-058.

[2]張斌,徐擁軍,褚峻.知識資源管理:企業(yè)檔案工作改革的新思路[J].中國檔案,2004,06(10): 102-104.

[3]李翠屏.知識管理環(huán)境下企業(yè)檔案工作創(chuàng)新的思考[J].工會論壇(山東省工會管理干部學院學報),2008,04(04):042-044.