談縣級(jí)檔案部門怎樣做好重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作

重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案是建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施全過程的真實(shí)記錄，對(duì)以后查考利用具有十分重要的作用。重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案的前期控制、中期監(jiān)督和后期驗(yàn)收是做好重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的有效手段。項(xiàng)目檔案的前期控制是做好項(xiàng)目檔案的前提。中期監(jiān)督指導(dǎo)是做好項(xiàng)目檔案的關(guān)鍵。后期檢查驗(yàn)收是做好項(xiàng)目檔案的保證。重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案是一項(xiàng)系統(tǒng)龐大的工作，需要各部門齊抓共管，通力配合，密切協(xié)作，才能有效地保證項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，從而不斷提高項(xiàng)目檔案的科學(xué)化管理水平。

項(xiàng)目檔案；前期控制；中期監(jiān)督；后期驗(yàn)收

重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案是建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施全過程的真實(shí)記錄，對(duì)以后查考利用具有十分重要的作用。所以，做好建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作就顯得尤其重要。同時(shí)，由于重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案具有專業(yè)性強(qiáng)、時(shí)間跨度大、形成數(shù)量多的特點(diǎn)，做好重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作尤其不易。本文從重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案的前期控制、中期監(jiān)督和后期驗(yàn)收，談?wù)勗鯓幼龊弥攸c(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作。

一、前期控制

項(xiàng)目檔案的前期控制是做好項(xiàng)目檔案的前提。2006年國(guó)家檔案局、國(guó)家發(fā)改委聯(lián)合發(fā)布的《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》規(guī)定，重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目是指各級(jí)政府發(fā)展改革部門和具有投資管理職能的經(jīng)濟(jì)（貿(mào)易）部門進(jìn)行竣工驗(yàn)收的固定資產(chǎn)項(xiàng)目，這類項(xiàng)目竣工后，檔案的驗(yàn)收工作由同級(jí)檔案行政管理部門組織驗(yàn)收，并且實(shí)行重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案分級(jí)驗(yàn)收的原則。即：縣級(jí)地方檔案行政管理部門負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)的重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案的竣工驗(yàn)收工作。重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案的前期控制主要包括重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的勘察、論證、環(huán)評(píng)、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、立項(xiàng)到正式開工前的這一階段檔案的控制，是重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案的一個(gè)重要組成部分。所以，要做好這一階段的檔案控制工作，檔案行政管理部門應(yīng)該積極主動(dòng)介入，與發(fā)改、經(jīng)貿(mào)等部門加強(qiáng)聯(lián)系溝通，及時(shí)了解掌握重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目名單及基本情況，以便對(duì)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目有一個(gè)初步的了解。檔案行政管理部門可以根據(jù)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目名單確定工作量，及時(shí)制定工作計(jì)劃。同時(shí)，還可以根據(jù)項(xiàng)目名單，及時(shí)與建設(shè)單位進(jìn)行溝通接觸，對(duì)項(xiàng)目的參建單位、工程量、開工日期有一個(gè)初步的了解，便于下一步指導(dǎo)項(xiàng)目文件材料的歸檔工作。在項(xiàng)目立項(xiàng)后，及時(shí)開展初期階段產(chǎn)生文件材料的全面收集積累工作，主要包括項(xiàng)目立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)過程中形成的文字、圖表、照片、聲像材料。為日后做好重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作打下基礎(chǔ)。

二、中期監(jiān)督

項(xiàng)目檔案的中期監(jiān)督指導(dǎo)是做好項(xiàng)目檔案的關(guān)鍵。重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目中期監(jiān)督是指重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目從開工到項(xiàng)目檔案驗(yàn)收前這一階段檔案工作的監(jiān)督。按照2003年山東省檔案局、山東省發(fā)展計(jì)劃委員會(huì)發(fā)布的《山東省重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記辦法》的有關(guān)規(guī)定，重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案在開工6個(gè)月內(nèi)、項(xiàng)目檔案預(yù)驗(yàn)收1個(gè)月內(nèi)報(bào)送《項(xiàng)目及項(xiàng)目檔案和資料情況動(dòng)態(tài)表》和《項(xiàng)目檔案預(yù)驗(yàn)收情況表》，便于檔案行政管理部門控制項(xiàng)目及項(xiàng)目檔案工作的進(jìn)展和變化情況。地方檔案行政管理部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)項(xiàng)目和項(xiàng)目檔案的進(jìn)展情況及時(shí)開展重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案執(zhí)法檢查。實(shí)地察看建設(shè)單位對(duì)項(xiàng)目建設(shè)各個(gè)環(huán)節(jié)的文件材料收集歸檔情況，包括可行性研究及任務(wù)書、設(shè)計(jì)文件、項(xiàng)目管理文件、施工文件、監(jiān)理文件等收集是否齊全。對(duì)檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)要求建設(shè)單位進(jìn)行督導(dǎo)整改。建設(shè)項(xiàng)目單位檔案管理人員也要跟蹤服務(wù)，監(jiān)督指導(dǎo)各參建單位在建設(shè)過程中形成的文件材料的載體和書寫材料、蓋章、簽字要符合規(guī)范，音像資料要保證載體的有效性等。

三、后期驗(yàn)收

項(xiàng)目檔案的后期檢查驗(yàn)收是做好項(xiàng)目檔案的保證。根據(jù)《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》的規(guī)定，重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收應(yīng)當(dāng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收3個(gè)月之前完成。檔案行政管理部門在收到項(xiàng)目建設(shè)單位報(bào)送《重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收申請(qǐng)表》后，按照有關(guān)程序，組織有關(guān)單位和人員進(jìn)行檔案竣工驗(yàn)收。對(duì)檔案驗(yàn)收合格的項(xiàng)目出具驗(yàn)收意見，對(duì)檔案驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目，及時(shí)提出整改意見，并組織復(fù)驗(yàn)。在建設(shè)項(xiàng)目竣工后，項(xiàng)目建設(shè)單位檔案人員要及時(shí)指導(dǎo)參建單位的專兼職檔案人員向項(xiàng)目建設(shè)單位檔案管理人員移交檔案，建設(shè)單位檔案管理人員要對(duì)文件的成套性、完整性和案卷質(zhì)量進(jìn)行審查，確認(rèn)無誤解后，雙方清點(diǎn)，并辦理移交手續(xù)妥善保管。

總之，重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案是一項(xiàng)系統(tǒng)龐大的工作，需要發(fā)改部門、經(jīng)貿(mào)部門、項(xiàng)目建設(shè)單位、施工企業(yè)齊抓共管，通力配合，密切協(xié)作，才能有效地保證項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。地方檔案行政管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目建設(shè)單位和參與單位的專兼職檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。項(xiàng)目建設(shè)單位也要根據(jù)自身特點(diǎn)，結(jié)合實(shí)際，加強(qiáng)對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案人才的培養(yǎng)，制定完善的激勵(lì)考核機(jī)制，不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，充分發(fā)揮各方面人才優(yōu)勢(shì)，注重項(xiàng)目檔案的過程控制，不斷探索項(xiàng)目檔案管理工作的新方法，及時(shí)總結(jié)項(xiàng)目檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，提高項(xiàng)目檔案的科學(xué)化管理水平。

[1]國(guó)家檔案局,國(guó)家發(fā)展和改革委員會(huì).重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法[Z].2006.

[2]山東省檔案局,山東省發(fā)展計(jì)劃委員會(huì).山東省重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記辦法[Z],2003.

[3]薛偉.淺談企業(yè)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作管理現(xiàn)狀與對(duì)策[J].山東檔案,2014.3.