淺析人事檔案管理如何與時俱進

隨著科學技術的發(fā)展進步以及相關人事制度的變革，人事檔案管理中存在的問題逐漸凸顯起來。人事檔案包含著個人身份、學歷以及相關簡歷，個人工資待遇、社會勞動保障和組織關系緊密相連，是記錄一個人的人生軌跡的重要依據(jù)，也是一個人的切身利益的強有力的保障，對于人才資源的開發(fā)和利用也起著重要的參考作用。

人事檔案管理；問題；與時俱進

一、目前人事檔案管理的狀況

1.人事檔案管理人員變更頻繁，致使檔案管理工作環(huán)節(jié)薄弱，工作斷斷續(xù)續(xù)，給檔案工作和檔案移交工作造成了很大障礙，同時也影響了檔案管理人員的主動性。

2.有些職工人事檔案由多個部門管理，職責分工交叉重疊，對職工人事檔案管理的要求也不一樣。

3.職工人事檔案的內(nèi)容不夠詳細，職工人事檔案管理沒能夠正確充分反映出職工的個人經(jīng)歷、技術專長、技術職稱、愛好、特長等內(nèi)容。有些企業(yè)，尤其是私營企業(yè)的領導以為檔案沒用處，不給新錄用的職工建立人事檔案，職工新增的內(nèi)容不能及時歸檔，導致職工的檔案資料不準確、完整，導致職工不能按時退休、不能按時晉升職稱。

4.職工人事檔案管理人員的創(chuàng)新性不強隨著社會進步與技術發(fā)展，知識經(jīng)濟不斷發(fā)展，科學技術在各大行業(yè)之中不斷發(fā)揮著重要的作用。而當下的事業(yè)單位的人事檔案管理工作也需要不斷發(fā)展變化以應對時代發(fā)展的需要。其中不斷出現(xiàn)的新事物和新問題，都要全新技術應用加以解決。

二、人事檔案管理的現(xiàn)狀產(chǎn)生原因

1.當前社會和各類媒體對《檔案法》的宣傳十分有限，開展的檔案管理的宣傳活動及其少，導致企業(yè)獲得職工人事檔案管理知識的渠道狹窄，提高人事檔案意識的途徑太少。

2.我國目前的人事檔案大多數(shù)是靜態(tài)的資料描述，注重歷史性和過去時的反映，不能很好地及時地反映當前職工的個人能力，在建立過程中信息收集方面透明度不高，職工很少能有機會了解到自己的檔案信息，使職工忽視自己的人事檔案在工作中所發(fā)揮的作用。

3.很多檔案管理人員檔案知識面窄，檔案管理知識結構不合理，缺乏創(chuàng)新精神。當前的企業(yè)人事檔案管理處于經(jīng)驗管理和收工管理階段，這種管理越來越不能滿足實際檔案工作的需要。

三、現(xiàn)代社會發(fā)展的趨勢，對職工人事檔案管理工作的要求

1.人事檔案管理工作是檔案工作的重要組成部分，應該體現(xiàn)企業(yè)文化、為建立企業(yè)核心價值體系服務。

2.增強服務意識，為職工提供服務利用。從企業(yè)的選人到用人、留人、育人的主要途徑是職工人事檔案所提供的信息，所以人事檔案管理人員要端正好態(tài)度，擺正位置，增強服務意識，改變長期以來的被動式服務，積極主動地為企業(yè)提供信息服務。

3.保管和利用好職工人事檔案是檔案管理部門的主要任務。一方面，要認真貫徹職工人事檔案管理的工作標準，對職工人事檔案進行規(guī)范化管理，明確分工和考核標準，保持良好的利用秩序。另一方面，采取備份保存制度，逐步將紙質形式轉變?yōu)殡娮游募?，發(fā)揮計算機技術在職工人事檔案開發(fā)、利用中的優(yōu)勢。

四、順應社會發(fā)展需求，使職工人事檔案管理與時俱進的對策

1.建立科學合理的職工人事檔案管理制度。在職工人事檔案管理工作中，要及時把不適應新形勢、新情況、新任務的規(guī)章制度進行改革，建立起新的、科學合理的職工人事管理制度。對人事檔案收集歸檔要及時、準確、完整。

2.利用計算機網(wǎng)絡信息技術對職工人事檔案的內(nèi)容進行分類，逐漸建立職工人事檔案與養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、失業(yè)保險、再就業(yè)等系統(tǒng)化管理體系。通過科學化、規(guī)范化的職工人事檔案管理為企業(yè)提供便利的服務，充分發(fā)揮人社部門的職能服務，提高辦事效率。要提高工作效率就需要對人事檔案實行計算機輔助管理利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代設備和現(xiàn)代技術將檔案資料整理輸入計算機通過相應的技術處理將文字、圖片、聲像等資料轉變成數(shù)據(jù)資料實現(xiàn)人事檔案紙質與數(shù)據(jù)格式并存。

3.全方位分析職工人事檔案，不放過職工人事檔案中的學歷水平、工資級別、技術專長、專業(yè)職稱、職業(yè)性質、工作實績、發(fā)明創(chuàng)造、獎懲、個人愛好、特長等；人事部門可依據(jù)人事檔案中的詳盡資料及時職工進行溝通，掌握職工各方面的最新動態(tài)，聽取員工的想法和意見，對職工提出個人發(fā)展等方面的建議。

4.加強人員培訓，提高人員素質，引進高素質的職工人事檔案管理工作方面的人才。加強人事檔案管理人員運用現(xiàn)代信息技術的學習和培訓，使其適應新形勢下的新要求，從傳統(tǒng)的管理方法向現(xiàn)代化轉變，實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理。不斷加強現(xiàn)有檔案人才培養(yǎng)及引進高層次檔案專業(yè)人才補充企業(yè)人才隊伍，從而為企業(yè)發(fā)展提供源源不斷的動力。

五、結束語

職工的人事檔案是記錄個人學習、工作、工資變動、參加各項社會保險情況等原始資料，是證明個人學識水平、文化程度、工作年限、工作技能、功過獎懲和企業(yè)用人評判的重要依據(jù)。所以為了維護好職工切身利益、享受好各項福利待遇，應做好職工人事檔案管理工作。現(xiàn)代的人事檔案管理工作需要與時俱進，有創(chuàng)新意識，要注重檔案管理工作的科學性和透明性并實現(xiàn)管理的信息化，這樣才能夠更有效的解決好管理過程中存在的問題。

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