新時期人事檔案管理信息化建設研究

檔案是社會經濟發(fā)展的基礎性戰(zhàn)略資源，人事檔案管理是人力資源管理的重要組成部分。近幾年來，隨著信息技術的飛速發(fā)展，使得加強人事檔案管理信息化建設迫在眉睫。因此，本文則重點探討新時期人事檔案管理信息化建設途徑，以望起到拋磚引玉的作用。

人事檔案管理；信息化；建設

人事檔案管理作為國家社會公共信息管理的重要組成部分，是國家選拔培養(yǎng)干部、評審公務員、調節(jié)人員編制、擬定人才流動計劃與政策的關鍵依據，只有與時俱進加強隊伍建設，做好制度完善，才能夠為各項工作的順利開展提供便利。近年來，隨著經濟快速發(fā)展和人才流動等原因，人檔分離、棄檔情況時有發(fā)生，因此導致諸如死檔、廢檔問題比比皆是，增加了檔案管理的難度。因此，應深入分析問題的基礎上尋找一條合理的解決道路，以利于人事檔案工作管理。

一、人事檔案管理現狀

（一）管理意識有待增強

由于過去傳統觀念影響和檔案工作本身的保密性與封閉性，使得在與時俱進提升認識方面略有不足，認識上的欠缺和限制使得管理上容易出現漏洞，易造成問題的產生，在工作中改革與創(chuàng)新力也略有欠缺。正是由于缺乏組織領導，思想認識不強，導致人事檔案丟失現象嚴重，不利于后期的開發(fā)利用。

（二）信息化程度欠缺

從當前來看，人事檔案管理缺乏自動化，大多人事檔案為紙張形式的原件或復印件。其中有的人事檔案使用次數較多，磨損較厲害，加上保存時間較長，損壞較嚴重；大多為手寫，經過時間的洗禮，字跡逐漸模糊，已難以辨認；部分影像資料由于保存時間長，其中的數據已丟失，對后期的利用造成影響。因此，需要實現信息化建設管理。

（三）人員素質有待提升

人事檔案管理本身的專業(yè)性和特殊性要求管理人員必須能夠熟練掌握各類檔案知識與技能，雖然現今人才吸納步伐加快，但是在更新換代方面仍舊壓力巨大，受人員不足、素質參差不齊等原因影響，在管理工作方面心力不足，造成諸多問題。人事檔案工作目前管理由老中青三代共同努力，雖然一定程度上改革了管理現狀，但是很多部分人才斷層、專業(yè)高素質人才缺乏的現狀并非一天可改，由此決定了人事檔案管理完善的長久性與必然性。

二、人事檔案管理信息化建設途徑

（一）增強管理意識

人事檔案管理人員應轉變管理意識，摒棄傳統管理理念，將人事檔案管理實現信息化網絡化作為管理目標，達到資源共享的目的。同時，加強組織領導，將其管理納入到單位發(fā)展的一項基礎內容中，作為戰(zhàn)略性工作來進行，并制定切實可行的檔案管理方案，加以規(guī)劃與建設。成立相應的組織，明確各個組織人員的職責，精心設計組織任務，將人事檔案管理工作落到實處。若有突發(fā)事件時，充分利用現有的攝像監(jiān)控技術，及時知會，根據單位的用人守法誠信記錄實施分類監(jiān)管。

（二）實現信息化建設

首先，高清掃描。購買先進專業(yè)掃描儀、高倍數碼相機，實現兩者聯合應用，重要是處理單位內部掃描儀不能夠處理的文件，可采用高倍數碼相機起到補充作用。根據檔案管理實際情況，選擇對色彩要求較高的掃描儀，可減少資源的浪費。同時按照文件的正確順序，結合色彩的不同給予區(qū)別處理。一般情況下，應按照黑白二值文件、灰度文件、全色文件來進行處理。其次，圖像處理與儲存。當完成人事檔案的掃描工作后，進行圖像處理，將其儲存在檔案數據庫中。應做好人事檔案圖像的篩選工作，將有問題的檔案挑選出來，并利用圖像處理的技術對有問題的圖像加以修改，做好標記，后重新掃描，提高檔案信息的利用率。對于人事檔案的裁邊一般采用色彩模式，將多余的白邊去除掉，縮小圖像文件內的容量，進而減少電子檔案的存儲空間。再次，建立數據庫。當人事檔案轉換為圖像后，應建立相應的數據庫，進而提供網絡查詢，實現資源共享。在此過程中由專業(yè)人員來建立，并予以完善。最后，還應做好人事檔案管理的信息安全工作及信息備份工作，在文件格式的選擇上建議使用PDF格式，避免數據內容的隨意刪改；做好計算機的安全防護工作，防治病毒侵犯。

（三）探索檔案資源利用價值

在檔案管理中，應用檔案服務其他部門工作提供切實支持是檔案資源開發(fā)利用的一個重要方面，要與包括公安、司法、工商、民政、銀行、稅收等部門在內的有關單位做好信息鏈接，發(fā)揮信息共享的優(yōu)勢，完善檔案社會信用體系的構建。另外，還要加強補充檔案的收集與管理，尤其是干部人事檔案方面，要加強對其政治思想、業(yè)務能力、工作績效、道德品質等方面資料的收集，確保及時反映個人狀況，為干部人事管理服務。

（四）提高人員管理水平

一方面，加強道德素質的提高。應在日常工作中加強監(jiān)督管理，逐步增強管理人員的責任意識、法律意識，樹立“愛崗敬業(yè)、服務群眾、嚴格管理”的觀念，并嚴格遵守檔案的法律法規(guī)，確保檔案內容正確性，不得擅自利用權力查閱檔案或泄露檔案內容。另一方面，加強檔案管理人員業(yè)務素質的提高。通過定期或不定期的培訓人事檔案管理，或派遣本單位人事檔案管理人員到附近單位學習，進而將外單位的先進檔案管理方法引入到本單位中。同時開展現代信息技術培訓，學習網絡化管理理論知識，掌握網絡化管理技術與手段，進而提高管理效率。通過以上途徑，最終提高人事檔案管理人員的綜合素質，真正做好檔案管理工作，使人事檔案發(fā)揮應有的作用。

總而言之，人事檔案作為重要戰(zhàn)略資源，在人事派遣上具有重要作用。當前信息網絡水平的不斷提升，使得人事檔案管理信息化建設符合當前檔案管理趨勢。因此，本文通過轉變檔案管理意識、實現信息化建設、提高檔案資源利用價值、提高管理人員水平幾方面加以分析，旨在提高人事檔案管理水平。

[1]朱廣會.新時期人事檔案管理信息化建設問題探析[J].價值工程,2010,29(6):81-81.

[2]甘秋歌.人事檔案信息化建設探究[J].黑龍江史志,2013,(23):74-76.