信息化
——新時期檔案管理的發(fā)展趨勢

信息化檔案管理發(fā)展趨勢的提出與實踐，是我國社會發(fā)展的必然要求，也是社會科技不斷進(jìn)步的必然產(chǎn)物。它的使用有利于提高檔案管理工作的整體水平以及管理工作的工作效率，滿足社會發(fā)展的需要，促進(jìn)檔案管理事業(yè)科學(xué)穩(wěn)步發(fā)展。本文分析了高新技術(shù)時代檔案管理信息化發(fā)展的必要性以及做好檔案管理信息化所采取的措施，旨在促進(jìn)我國檔案管理事業(yè)順應(yīng)時代的發(fā)展，進(jìn)而帶動社會的發(fā)展與進(jìn)步。

檔案管理；信息化；必要性

當(dāng)前，隨著社會的飛速建設(shè)與發(fā)展，我國的檔案管理出現(xiàn)了信息容量龐大、保存難度不斷提高等問題，而檔案管理工作的信息化出現(xiàn)滿足了社會發(fā)展的需要?；诖耍P者結(jié)合自身經(jīng)驗，就新時期實現(xiàn)檔案管理信息化的必要性以及做好檔案管理信息化發(fā)展所應(yīng)采取的措施做出了如下的分析與探討。

一、新時期檔案管理信息化發(fā)展的必要性

（一）檔案管理信息化的重要含義

檔案管理工作反映的是一個國家、一個企業(yè)的歷史風(fēng)貌。檔案管理的信息化發(fā)展是社會快速發(fā)展的步伐賦予檔案管理部門新的職責(zé)。檔案管理信息化即指運用檔案信息資源的數(shù)字化以及管理過程的網(wǎng)絡(luò)化，通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的加工和傳輸，實現(xiàn)檔案信息資源的共享，以達(dá)到信息資源合理配置和充分使用的效果。

（二）檔案管理信息化發(fā)展的必要性

1.電子檔案的使用為檔案管理的轉(zhuǎn)型提出新的要求。目前，在大多數(shù)的檔案管理工作中，電子檔案憑借自身使用方便、易儲存、安全性能好等優(yōu)勢逐漸取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。它的出現(xiàn)一方面提高了檔案管理人員對管理工作的效率，另一方面，管理的信息化為資料查詢者提供了便捷的信息查詢方式，從而節(jié)省了大量的時間。隨著電子檔案的使用，我國對檔案管理的工作提出了向信息化發(fā)展的新的要求。

2.傳統(tǒng)的檔案分類方法無法順應(yīng)時代發(fā)展的需要。以往，在檔案管理分類時，通常使用的是簡單的分類模式，無法做到信息使用的最大化以及具體問題具體分析。對此，為了順應(yīng)時代發(fā)展的步伐和信息化的進(jìn)步，必須將傳統(tǒng)的檔案管理方法進(jìn)行創(chuàng)新與發(fā)展，將檔案管理融入信息化管理中，通過使用不同的信息標(biāo)志，對信息進(jìn)行合理科學(xué)的分類，這樣可以使檔案信息管理更加的合理、規(guī)范。

3.檔案管理工作重心從收集保管向開發(fā)利用的轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)的檔案管理工作注重的是保存和保密，使用次數(shù)相對電子檔案來說很少。而在信息化不斷發(fā)展的環(huán)境中，檔案管理工作除了保存檔案之外最主要的使利用資料。檔案管理的信息化發(fā)展改變了檔案資料的利用方式，彌補(bǔ)了傳統(tǒng)檔案使用效率低的缺陷，并且能夠使檔案信息通過網(wǎng)絡(luò)等平臺進(jìn)行查看和利用，為查詢者提供更為方便的檔案信息查詢服務(wù)。

二、新時期檔案管理信息化發(fā)展的策略

（一）轉(zhuǎn)變思想觀念，樹立信息化管理意識

隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，檔案管理工作越來越受到廣大受眾的重視，在產(chǎn)生巨大變化的同時，也獲得了一定的成效，在檔案管理理念以及管理模式上也發(fā)生著極大的改變，檔案管理工作正逐步向著信息化的方向發(fā)展。為了順應(yīng)時代發(fā)展的步伐，檔案管理工作人員要努力改變傳統(tǒng)的檔案管理思想，加強(qiáng)自身對檔案信息化管理意識，不斷提高自己的工作質(zhì)量和自身的綜合素質(zhì)以及專業(yè)技能。只有當(dāng)檔案管理工作人員的整體素質(zhì)提高了，檔案管理信息化的發(fā)展步伐才能更為的穩(wěn)定和迅速。因為檔案管理工作人員素質(zhì)的提高，是資源管理信息化發(fā)展工作的重點和保障，是檔案管理信息化穩(wěn)定發(fā)展的前提和基礎(chǔ)。

（二）加強(qiáng)電子文件歸檔管理，提高檔案信息化管理水平

不同類型的檔案文件有著不同的檔案管理要求。對各種不同類型載體的檔案資源（比如：紙質(zhì)檔案、錄音、視頻以及照片等）進(jìn)行信息化處理與轉(zhuǎn)換時，需要落實各類電子文件的積累、注明、歸檔等工作，以保證所記錄的電子文件真實、完整、有效、可靠。同時，管理人員在工作中要制定合適的電子檔案管理方法，以保證電子檔案的安全性和有效性，從而促進(jìn)檔案信息化管理水平的提高。

（三）提高現(xiàn)代化管理手段，實現(xiàn)檔案資源共享

目前，檔案管理方式從傳統(tǒng)的管理向現(xiàn)代化信息管理不斷轉(zhuǎn)變。對此，檔案管理工作要圍繞國家、企業(yè)、工作部門的工作重點以及所關(guān)注的熱點來收集信息、提供信息。隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的高速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)據(jù)化的檔案管理逐漸取代了紙質(zhì)檔案管理，檔案信息的運用也隨著社會的發(fā)展產(chǎn)生了極大的改變。因此，在開展現(xiàn)代化管理工作時，要慎重選擇和推廣規(guī)范化的檔案管理軟件，既要保證電子檔案的安全，又要為更多的使用者提供信息，實現(xiàn)資源共享。

三、結(jié)束語

總之，社會需要發(fā)展，傳統(tǒng)的管理方法與時代快速發(fā)展的步伐相結(jié)合會產(chǎn)生許多不適應(yīng)的地方。檔案管理信息化是新時期檔案管理工作的重要發(fā)展趨勢，也是傳統(tǒng)管理方法的創(chuàng)新和發(fā)展。因此，檔案管理工作者要轉(zhuǎn)變自身思想觀念，樹立信息化管理意識，提高檔案信息化管理水平，實現(xiàn)檔案資源的有效利用，以促進(jìn)我國檔案管理事業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展。

[1]彭坤賢.試析新時期檔案管理的信息化轉(zhuǎn)型[J].城建檔案,2013(12).

[2]趙萬輝.高科技時期檔案管理信息化的管理措施探討[J].黑龍江史志,2014(01).