方有軒 董燕秋 劉 建 朱昌創(chuàng)

淺談如何更加有效地標(biāo)識(shí)Excel模版數(shù)據(jù)的校驗(yàn)結(jié)果

方有軒 董燕秋 劉 建 朱昌創(chuàng)

（中國移動(dòng)（深圳）有限公司，深圳 518040）

本文通過在使用Excel電子表格進(jìn)行數(shù)據(jù)校驗(yàn)的應(yīng)用場景中，對(duì)現(xiàn)在校驗(yàn)結(jié)果標(biāo)識(shí)的主要做法所存在的缺點(diǎn)進(jìn)行分析，提出了對(duì)電子數(shù)據(jù)表格的校驗(yàn)結(jié)果更加有效的標(biāo)識(shí)方法。

數(shù)據(jù)校驗(yàn)；電子表格

1．引言

Excel是微軟辦公套裝軟件的一個(gè)重要的組成部分，它可以進(jìn)行各種數(shù)據(jù)的處理、統(tǒng)計(jì)分析和輔助決策操作。由于其完善強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理能力，Excel成為目前應(yīng)用最為廣泛的數(shù)據(jù)載體，應(yīng)用于管理、統(tǒng)計(jì)財(cái)經(jīng)、金融等眾多領(lǐng)域的各類信息系統(tǒng)中進(jìn)行數(shù)據(jù)傳遞。在數(shù)據(jù)傳遞過程中，由于需要大量的人為參與數(shù)據(jù)的制作、修改、查詢等，為能夠提高數(shù)據(jù)的匯總和處理效率，通常采用Excel預(yù)定義模版的方式對(duì)數(shù)據(jù)的格式和屬性進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)范。定義了模版之后，在開展數(shù)據(jù)采集傳遞的活動(dòng)中，通過設(shè)計(jì)基于模版的數(shù)據(jù)校驗(yàn)程序來實(shí)現(xiàn)對(duì)Excel數(shù)據(jù)的有效性檢查。

2．基于模版的Excel數(shù)據(jù)校驗(yàn)方法分析

在使用Excel進(jìn)行數(shù)據(jù)的傳遞活動(dòng)中，基于預(yù)定義模版的數(shù)據(jù)檢驗(yàn)活動(dòng)主要分為兩種，前校驗(yàn)和后校驗(yàn)。

前校驗(yàn)又稱為實(shí)時(shí)校驗(yàn)，即通過設(shè)置Excel的宏腳本和office插件的方式在Excel的使用過程中對(duì)錄入的數(shù)據(jù)進(jìn)行即時(shí)的校驗(yàn)。對(duì)發(fā)現(xiàn)不符合模版固定校驗(yàn)規(guī)則的數(shù)據(jù)進(jìn)行違法信息的反饋。該校驗(yàn)方法廣泛地應(yīng)用于財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的處理過程中，通過該方法可以在數(shù)據(jù)源的操作上杜絕不符合預(yù)定義校驗(yàn)規(guī)則的數(shù)據(jù)，從而提高數(shù)據(jù)錄入的準(zhǔn)確率。但該方法由于需要在數(shù)據(jù)編輯過程中加載腳本程序，難以做到對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行全面的系統(tǒng)校驗(yàn)，且往往受限于固定版本的office編輯工具，所以該方法是不可靠的，在數(shù)據(jù)校驗(yàn)的過程中往往作為補(bǔ)充或協(xié)助手段進(jìn)行使用。

后校驗(yàn)，即在Excel數(shù)據(jù)完成之后通過第三方程序?qū)xcel文件數(shù)據(jù)進(jìn)行解析遍歷并按照預(yù)定義的模版規(guī)則對(duì)所錄入的數(shù)據(jù)進(jìn)行全面校驗(yàn)檢查的活動(dòng)，對(duì)發(fā)現(xiàn)不符合預(yù)定義檢驗(yàn)規(guī)則的數(shù)據(jù)進(jìn)行違法數(shù)據(jù)的反饋。該校驗(yàn)通常發(fā)生在數(shù)據(jù)完成后或?qū)?shù)據(jù)提交給下一活動(dòng)前，例如將線下的Excel數(shù)據(jù)提交到信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中。由于該活動(dòng)全面和后檢查把關(guān)的方式，在使用Excel進(jìn)行數(shù)據(jù)傳遞的過程中往往是不可或缺的。

后校驗(yàn)的方法由第三方校驗(yàn)程序?qū)πｒ?yàn)規(guī)則進(jìn)行控制，模版數(shù)據(jù)校驗(yàn)步驟主要包括以下五個(gè)方面：

(1)模版校驗(yàn)，即Excel文件表結(jié)構(gòu)校驗(yàn)，通過解析Excel文件的模版數(shù)據(jù)，判斷模版文件的合法性，從而決定是否進(jìn)行下一步操作。

(2)數(shù)據(jù)解析，第三方應(yīng)用程序通過Excel文件的解析規(guī)則按照預(yù)定義的模版結(jié)構(gòu)提取Excel的表格數(shù)據(jù)。

(3)按照預(yù)定義的模版校驗(yàn)規(guī)則對(duì)解析的表格數(shù)據(jù)進(jìn)行全面的遍歷和檢查，并記錄檢查結(jié)果。

(4)數(shù)據(jù)處理，按照需求對(duì)檢驗(yàn)完成的數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，例如將合法數(shù)據(jù)按照錄入的要求將系統(tǒng)錄入信息系統(tǒng)。

(5)校驗(yàn)結(jié)果反饋，例如將違法的信息以及違反規(guī)則的準(zhǔn)確信息反饋給用戶，如圖1。

圖1 某信息系統(tǒng)Excel模版數(shù)據(jù)導(dǎo)入反饋結(jié)果

3．如何讓檢驗(yàn)結(jié)果變得更加有效實(shí)用

目前基于預(yù)定義模版進(jìn)行數(shù)據(jù)檢驗(yàn)活動(dòng)的兩種主要方式對(duì)比如下：

表1 前檢驗(yàn)和后檢驗(yàn)特點(diǎn)對(duì)比

由于前校驗(yàn)應(yīng)用的局限性和不可靠性，在Excel模版數(shù)據(jù)校驗(yàn)的過程中其往往只作為補(bǔ)充或協(xié)助手段進(jìn)行使用。而后檢驗(yàn)應(yīng)用的主要缺點(diǎn)表現(xiàn)為在檢驗(yàn)錯(cuò)誤數(shù)據(jù)的處理工作上。如圖1所示，檢驗(yàn)結(jié)果反饋信息雖然十分詳細(xì)準(zhǔn)確，但在需要人為的進(jìn)行大數(shù)據(jù)量的處理面前，其不可避免地需要在Excel和反饋信息中間進(jìn)行頻繁的切換來進(jìn)行違法數(shù)據(jù)的逐條對(duì)比和修正，而在數(shù)據(jù)處理過程中不可避免地又會(huì)產(chǎn)生新的錯(cuò)誤數(shù)據(jù)。因此，如何讓用戶從數(shù)據(jù)對(duì)比修改工作中解放出來，成為后檢驗(yàn)工作重點(diǎn)解決的問題。

本文提出通過更加直觀直接的信息反饋來解決目前后校驗(yàn)應(yīng)用所存在的問題，即單元格高亮標(biāo)識(shí)定位錯(cuò)誤位置，單元格注釋反饋校驗(yàn)結(jié)果。在Excel模版數(shù)據(jù)校驗(yàn)過程的第四個(gè)步驟數(shù)據(jù)處理部分，通過對(duì)出錯(cuò)的單元格進(jìn)行高亮信息和注釋信息的添加，將出錯(cuò)的單元格進(jìn)行直觀的標(biāo)識(shí)，并將解析重組的數(shù)據(jù)進(jìn)行Excel數(shù)據(jù)重寫，在第五個(gè)校驗(yàn)結(jié)果反饋步驟，以Excel的形式對(duì)校驗(yàn)進(jìn)行反饋，從而使用戶可以準(zhǔn)確直觀地進(jìn)行數(shù)據(jù)的修正，如圖2所示：

圖2 精確高亮標(biāo)識(shí)檢驗(yàn)結(jié)果

4．總結(jié)

通過在作者參與的項(xiàng)目中進(jìn)行實(shí)際的驗(yàn)證，使用Excel進(jìn)行單元格精確高亮的標(biāo)識(shí)校驗(yàn)結(jié)果，消除了在進(jìn)行數(shù)據(jù)逐條修改而頻繁進(jìn)行界面切換的煩惱，極大地降低用戶的消極情緒，提高了Excel模版數(shù)據(jù)的處理效率和準(zhǔn)確率。

Discussion on the Identification of Excel Template Data Validation

Fang Youxuan Dong Yanqiu Liu Jian Zhu Changchuang
(China Мobile(Shenzhen)Co.,Ltd,Shenzhen 518040)

tract】 Through the application of Excel spreadsheet data verification,this paper analyzes the shortcomings in the existing verification results,and proposes the more effective verification method.

words】 data validation;spreadsheet

方有軒，男，江蘇連云港人，本科，軟件開發(fā)工程師，研究方向：軟件工程。