王海巖 趙玉梅 （吉林省展覽館 130000）

會(huì)展業(yè)檔案管理工作模式探討

王海巖 趙玉梅 （吉林省展覽館 130000）

會(huì)展業(yè)是區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展和交流的重要平臺(tái)和“窗口”。在日益發(fā)展的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中，它一直在起著不可替代的作用。然而會(huì)展業(yè)基本建設(shè)中，檔案管理工作滯后問題一直較為突出，在一定程度上制約和影響了會(huì)展業(yè)在經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的作用。隨著黨的十八大勝利召開，作為東北老工業(yè)基地之一的吉林，經(jīng)濟(jì)發(fā)展必將有長足的進(jìn)步，那么，會(huì)展業(yè)檔案管理工作如何適應(yīng)新形勢(shì)，解決新問題，更好地為吉林經(jīng)濟(jì)、為現(xiàn)代化服務(wù)，是我們需要認(rèn)真研究解決的重要課題。

一、會(huì)展業(yè)檔案管理的特點(diǎn)及其管理現(xiàn)狀

（一）形成時(shí)間短，信息量大，收集整理困難。一次會(huì)展活動(dòng)從確定到實(shí)施，往往只有一兩個(gè)月時(shí)間，而展期僅僅幾天甚至幾個(gè)小時(shí)。會(huì)展檔案不可能象傳統(tǒng)的文書檔案、歷史檔案那樣按部就班的歸檔。而是爆炸式產(chǎn)生，轟然消失。由于參展單位幾十家、上百家，遍布全國或周邊國家，一旦展期結(jié)束，人去樓空，線索或聯(lián)系難以保持，極易產(chǎn)生收集難，整理難，銜接難的現(xiàn)象，為有效利用檔案帶來很大困難。

（二）會(huì)展檔案管理人員多為兼職或兼管。目前，會(huì)展檔案工作主要是部門立卷，受人員編制、場(chǎng)地影響，普遍沒有專門的檔案室，少有專職檔案管理人員。而兼管或兼職檔案人員無論在時(shí)間分配和專業(yè)技能方面都不能滿足立卷工作需要，而專業(yè)檔案人員又無法對(duì)其進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，形成了收集歸檔立卷工作的薄弱環(huán)節(jié)。

（三）條塊分割，自成體系。改革開放以來，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，會(huì)展業(yè)發(fā)生了很大變化。各種會(huì)展中心、展館、公司由于所有制不同，隸屬關(guān)系不同，處于各自為戰(zhàn)，互不往來的狀況。會(huì)展檔案資源的缺失，不規(guī)范、不流動(dòng)、不共亨，大大地制約了檔案的服務(wù)作用，降低了其應(yīng)有的地位。

此外，與其它業(yè)界一樣，存在著檔案管理工作難以產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)回報(bào)，造成少數(shù)當(dāng)權(quán)者的認(rèn)識(shí)誤區(qū)，閑時(shí)重要，忙時(shí)無關(guān)緊要，投資排不上號(hào)等等。

鑒于上述特點(diǎn)和管理現(xiàn)狀，筆者認(rèn)為，必須解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，與時(shí)俱進(jìn)，探索出符合新時(shí)期的會(huì)展業(yè)檔案管理模式，使其社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益都得到充分發(fā)揮。

二、積極探索切合實(shí)際的會(huì)展業(yè)檔案管理工作模式

（一）提高認(rèn)識(shí)，更新觀念

1.堅(jiān)持依法治檔，完善管理制度。將會(huì)展業(yè)檔案管理工作納入法制化軌道是當(dāng)前實(shí)現(xiàn)其規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化的前題。檔案部門和從業(yè)人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》和黨、國家有關(guān)檔案工作條例、文件，在此基礎(chǔ)上，進(jìn)一步完善檔案管理的規(guī)章制度。對(duì)區(qū)域內(nèi)規(guī)模較大，辦展較多的展覽公司，依據(jù)《檔案法》和有關(guān)規(guī)定，對(duì)其檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)，沒建立的建立，建立的進(jìn)行規(guī)范。

2.堅(jiān)持宣傳教育，提高檔案意識(shí)。企事業(yè)單位主要負(fù)責(zé)人及相關(guān)人員的檔案意識(shí)強(qiáng)弱，直接影響著檔案工作基本建設(shè)發(fā)展。很多事實(shí)證明，領(lǐng)導(dǎo)是否重視及實(shí)實(shí)在在的支持，是搞好檔案工作的關(guān)鍵。為此，檔案部門應(yīng)認(rèn)真總結(jié)工作中直接關(guān)乎單位發(fā)展的檔案利用效果和產(chǎn)生的效益，舉辦匯報(bào)會(huì)，成果展，檔案知識(shí)競(jìng)賽等方式，制造影響，搞好宣傳。對(duì)兼職兼管人員，積極組織培訓(xùn)日，學(xué)習(xí)周或到標(biāo)準(zhǔn)化檔案館參觀見學(xué)，從上到下，全面提高相關(guān)人員的檔案意識(shí)和創(chuàng)新動(dòng)力。

（二）建立網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)

立足于省市展覽協(xié)會(huì)，將各種類型的會(huì)展中心，展覽公司，展覽館聯(lián)系在一起，形成區(qū)域內(nèi)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。根據(jù)各自的展覽優(yōu)勢(shì)和市場(chǎng)份額收集到的信息，建立的檔案進(jìn)行無償或微利的交流、利用和共享，逐步形成會(huì)展業(yè)檔案網(wǎng)，使檔案服務(wù)與區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展的大局相結(jié)合，相匹配，產(chǎn)生應(yīng)有的社會(huì)效益。

（三）完善工作流程

首先，全面系統(tǒng)地收集歸檔是一項(xiàng)既專業(yè)性強(qiáng)，又細(xì)致、繁瑣的工作，要做好這個(gè)工作僅靠少數(shù)專業(yè)檔案人員是難以勝任的。必須對(duì)辦展的兼管人員進(jìn)行培訓(xùn)，提出具體要求，明確具體的的收集范圍，材料的質(zhì)量、內(nèi)容、歸檔的時(shí)間等。掌握分類、立卷，規(guī)范整理的起碼要領(lǐng)。對(duì)音像、圖表、照片、實(shí)物的選擇，儲(chǔ)存、歸類、上交的方式都必須具體明確，扎扎實(shí)實(shí)做好前期準(zhǔn)備工作。

其次，加強(qiáng)對(duì)辦展人員進(jìn)行及時(shí)指導(dǎo)，保持動(dòng)態(tài)聯(lián)系。最大限度地避免各參展單位個(gè)人因不了解檔案部門的歸檔要求，對(duì)歸檔材料進(jìn)行毀損、處理，遺棄的弊端。要不定期進(jìn)行跟蹤指導(dǎo)，對(duì)缺失原件、涂改圖表等問題進(jìn)行檢查糾正。

再次，及時(shí)組織驗(yàn)收檢查。要在撤展的同時(shí)，從檔案的真實(shí)性、完整性、規(guī)范性等方面嚴(yán)格檢查，及時(shí)進(jìn)行拾遺補(bǔ)缺，分類立卷，爭(zhēng)取符合歸檔要求。來不及收集的極個(gè)別材料，撤展后要與相關(guān)參展單位建立聯(lián)系，要求其進(jìn)行及時(shí)糾正、補(bǔ)充，直至符合歸檔要求。

（四）加強(qiáng)專職隊(duì)伍建設(shè)，提高綜合素質(zhì)

會(huì)展業(yè)檔案管理部門工作人員擔(dān)負(fù)著兼職兼管檔案人員和參展單位資料人員的培訓(xùn)、指導(dǎo)及驗(yàn)收檔案的工作。擔(dān)負(fù)著區(qū)域內(nèi)會(huì)展檔案網(wǎng)的開發(fā)，利用管理和創(chuàng)新等工作。要適應(yīng)上述工作，一要具備一定水平的文書工作知識(shí)，熟悉公文處理辦法，能夠鑒別歸檔文字材料的質(zhì)量；二要熟練掌握信息化管理手段，包括互聯(lián)網(wǎng)、數(shù)據(jù)庫、信息管理，在文本加工、圖像處理、網(wǎng)頁制作上，達(dá)到熟練操作水平。三要具備豐富的知識(shí)結(jié)構(gòu)，對(duì)政治、軍事、文化、歷史、地理等知識(shí)領(lǐng)域都要一定程度上掌握，同時(shí)，也要對(duì)會(huì)展知識(shí)進(jìn)行培訓(xùn)，使其能更專業(yè)，有效地指導(dǎo)、管理會(huì)展檔案工作。