盧秀英

(四川農(nóng)業(yè)大學 檔案館，四川 雅安 625014)

所謂服務型社會，是指所有部門或行業(yè)，所有生產(chǎn)或消費的運行、管理與經(jīng)營等均在服務的標準下以服務為理念、以服務為手段、以服務為形式、以服務為目的方能取得成功的這樣一種社會類型。在這里，服務成為衡量當代社會的運行標準，服務貫穿于整個社會運行之中[1]。檔案工作的本質就是服務,提供利用是基礎。因此在服務型社會中檔案人員所應該具備的素質是指檔案工作者在檔案工作崗位上所應具備的專業(yè)知識、業(yè)務技能以及各種素養(yǎng)的總稱。檔案人員的素質直接影響檔案工作的效率、質量和水平，影響檔案文化的發(fā)展。檔案作為記錄歷史、傳承文明、服務社會、造福人民的一項重要工作。為了適應現(xiàn)今的服務型社會,檔案人員必須緊隨社會的發(fā)展,不斷提高自身素質。

1 檔案人員素質的現(xiàn)狀分析

1．1 缺乏憂患意識

檔案管理人員由于工作性質和職場環(huán)境的影響往往安于現(xiàn)狀，對工作缺乏主動性、前瞻性、創(chuàng)造性，對自身工作未來的發(fā)展缺乏憂患意識。但隨著科學技術的進步、管理方式多元化的出現(xiàn)給檔案管理人員的傳統(tǒng)觀念帶來巨大沖擊：

1．1．1 科學技術進步的沖擊

隨著科學技術的迅猛發(fā)展，計算機技術的廣泛應用。資源共享，虛擬檔案和“無界墻”檔案館的出現(xiàn)。檔案管理工作遠不能適應時代的發(fā)展，不能適應現(xiàn)代化管理和科學發(fā)展的需要。這就使檔案管理職能和工作環(huán)節(jié)面臨重大挑戰(zhàn)。首先，未來檔案館的作用將由檔案的保管基地和利用中心轉化為檔案信息控制管理中心，其管理對象由案卷實體轉向信息內容。檔案人員也不再是整天埋首庫房，而是通過操作計算機及網(wǎng)絡來管理動態(tài)的檔案信息，維護其在運轉和利用中的安全性、完整性和可靠性，履行一個信息管理員的職責。其次，檔案的手工管理方式越來越顯得無能為力，難以適應信息化的要求，取而代之的是檔案管理的標準化、自動化和現(xiàn)代化。另外，由于計算機應用技術和網(wǎng)絡技術的透明程度較高，檔案部門必須采用各種技術手段防止檔案信息被刪改、破壞及非法利用。先進知識的嚴重短缺需要檔案管理人員充滿憂患意識，不斷學習各種專業(yè)知識,不斷完善自我，充實自我才能與時俱進。

1．1．2 檔案管理方式的多元化對傳統(tǒng)管理觀念的沖擊

目前，許多檔案館的檔案管理仍采用傳統(tǒng)的手工管理方式，自動化程度不是很高。一方面，是因為檔案管理人員業(yè)務素質差，沒有為學校的發(fā)展提供高質量、高水平的主動服務，檔案人員素質制約了檔案現(xiàn)代化管理。另一方面，是由于計算機等先進的技術設備極少進入檔案部門，現(xiàn)代信息技術手段，如高校數(shù)據(jù)庫、校園網(wǎng)絡等沒有切實應用到高校檔案管理工作中。另外，長期以來檔案管理方式主要以行政為主，根本沒納入法制管理、科學管理軌道。從庫藏來看，科研、具有時代信息、具有特色的歷史檔案、科技含量高的檔案所占比例很小，教學、行政管理方面的較多。這些狀況的改變就需要檔案管理人員摒棄傳統(tǒng)落后的觀念，學習先進的科學技術和管理方法，密切關注學科前沿的學術發(fā)展動向，增強自身的危機意識，不斷提高自身實力，真正融入到數(shù)字時代中去。

1．2 缺乏溝通能力

服務型社會中服務是一切工作的靈魂，而“溝通”是做好服務的關鍵?，F(xiàn)在檔案管理人員在工作中嚴重缺乏溝通能力，主要表現(xiàn)在：第一，不能很好的與領導溝通，領導無法全面了解檔案工作的具體情況，看不到檔案館的作用，意識不到檔案館存在的重要性，導致檔案館得不到領導重視。第二，檔案宣傳工作力度不夠，與兼職檔案員溝通少，很多制度流與形式、檔案工作不到位造成檔案收集不完整，整理不規(guī)范，從源頭上就不能保證檔案工作的質量。第三，與利用者溝通受阻。管理人員缺乏“換位思考”的理念，對工作沒有認真負責的態(tài)度，在服務型社會中“溝通”是服務的主要形式，而檔案工作提供服務是主要工作內容。因此，保證“溝通”渠道的暢通是做好一切工作的基礎。

1．3 缺乏工作熱情，引起職業(yè)倦怠

檔案工作是一項基礎性工作。它相比其他職業(yè)，更具枯燥性、復雜性、繁瑣性。而有一些單位重業(yè)務重發(fā)展，卻忽視了對檔案管理人員的重視。由于經(jīng)費和管理體制問題，檔案人員缺少培訓、進修的機會，知識落后，檔案工作缺乏先進科學的管理模式，在職稱評定、工資待遇上也體現(xiàn)出不平衡，難免產(chǎn)生失落感。因此，檔案工作人員更易產(chǎn)生職業(yè)倦怠。對檔案工作喪失熱情對前途感到無望、情緒煩躁、易怒，對人和事漠不關心。工作態(tài)度消極、對檔案管理工作沒耐心、敷衍了事甚至經(jīng)常出錯、對從事檔案工作的意義和價值評價下降，由于個人能力得不到發(fā)揮，人的創(chuàng)造性發(fā)揮不出來，很難出成果，沒有成就感。

2 檔案人員素質提高的對策

2．1 加強人員的職業(yè)培訓、培養(yǎng)理性的超前意識和具有一定的創(chuàng)新能力的高素質人才

2．1．1 加強人員培訓，提高整體素質

首先，提高領導干部的檔案意識。高校應配備有強烈責任心、思維具有前瞻性的領導干部。其次，加強計算機專業(yè)人才的配備。檔案現(xiàn)代化管理離不開網(wǎng)絡和計算機知識的應用，無論是電子文件的歸檔和管理，還是館藏檔案的數(shù)字化轉換、檔案的網(wǎng)絡利用等，都離不開計算機知識和檔案知識的有機結合。第三，加強對在職檔案管理人員的培訓。檔案現(xiàn)代化管理不能只靠計算機人員去完成。檔案部門除配備計算機專業(yè)人員外，還應提高在職人員的計算機操作技能和網(wǎng)絡知識的應用水平，有針對性地對他們進行培訓，采取有力措施，保證培訓的效果。

2．1．2 培養(yǎng)理性的超前意識

檔案館應預先制訂出中長期計劃，有效規(guī)避風險，有意識的培養(yǎng)檔案管理人員的超前意識。超前意識是憂患意識的理性表征，而憂患意識是在深刻領悟客觀事物復雜性、文明進步非線性基礎上的一種理性自覺，一種防患于未然的積極的心理醞釀和理智謀劃，同時也包含著對事物的未來發(fā)展趨勢和發(fā)展道路所作的合理預見和科學判斷。這種思維實際上意味著對事物發(fā)展的超前應對，是一種典型的超前意識的表現(xiàn)。

2．1．3 培養(yǎng)創(chuàng)新意識

檔案管理屬于知識管理，檔案工作者不僅要有憂患意識也要有創(chuàng)新意識，而創(chuàng)新也是所有知識管理者追求的直接目標[2]。管理創(chuàng)新是實現(xiàn)知識的轉換和社會財富轉化的過程。檔案管理必須利用自身優(yōu)勢，充分開發(fā)檔案信息資源，將關注的焦點從信息轉移到知識上，從知識存儲轉移到知識服務上。檔案管理創(chuàng)新就是為了最大程度地實現(xiàn)知識的轉換，將檔案事業(yè)各構成要素更緊密地結合起來，綜合運用各種知識尋求成功的管理經(jīng)驗與規(guī)律，最大限度地滿足知識經(jīng)濟對檔案信息的需求。

2．2 創(chuàng)造良好的溝通環(huán)境、提高管理人員的溝通能力

這種溝通分為三個方面：第一，是與上級領導和上級檔案部門的溝通，檔案工作是一項綜合性工作，沒有領導的重視和支持，工作很難正常開展。這一矛盾的解決，就需要依靠檔案工作人員積極努力，在工作中出成果出績效，引起領導的關注。同時定期與領導溝通，反映具體問題，爭取合理的人員配備、必要的設備、充足的經(jīng)費是發(fā)展檔案工作的基礎。第二，是檔案管理人員與利用者之間的溝通。檔案人員的素質、服務態(tài)度、專業(yè)知識的熟練程度都直接影響檔案的利用率。現(xiàn)在高校除了要做好“教書育人”更多的要做好“服務育人”“管理育人”“環(huán)境育人”要做好這些都與檔案人員本身的服務質量密切相關。在服務中實現(xiàn)自身價值，在檔案的利用過程中贏得公眾的認可和信任，獲得重視和支持。第三，是檔案管理人員與平行部門溝通。檔案館的各種檔案都來源于各個平行部門，各部門具體負責各個部門材料的收集、整理、歸檔、信息錄入等基礎工作。因此，溝通、協(xié)調、宣傳的效果直接影響檔案工作質量。這就要求檔案人員要從辦公室的紙堆中走出來，深入到各部門中去開展各種宣傳，與相關人員及時溝通?！皽贤ā背鲆粋€“和諧”檔案工作氛圍，把高校檔案工作推向新的高度。

2．3 加強自我修養(yǎng)，提高管理人員自身的人格魅力

注重細節(jié)，平凡做起，檔案工作非常具體、工作量大、業(yè)務工作多且繁雜，還要去適應現(xiàn)代化檔案管理方法，又難以出成績。久而久之就會產(chǎn)生職業(yè)倦怠[3]，因此，檔案管理人員要樹立正確的職業(yè)觀，保持積極向上的良好心態(tài)、增強自信心、客觀的認識自我，調整自我認知、學會駕馭壓力、合理調整情緒、增進人際溝通，建立和諧的人際交往氛圍。檔案工作是一項服務性很強的工作，它又不同于一般的服務性工作。它雖然不能通過服務對象直接創(chuàng)造服務價值，客觀存在的服務價值也不明顯，但它是檔案館管理面向社會、面向最廣大民眾的一個最直接也是最主要的窗口[4]。因此，檔案管理人員保持一顆平常心尤為重要，只有保持了一顆平常心，才能平心靜氣的面對檔案管理單一枯燥而又復雜、細致、繁瑣的日常工作。同時檔案人員還要具有嚴謹細致的工作作風，強烈的事業(yè)心，高度的責任感。在服務方式上，變被動服務為主動服務，單一形式服務方式為多形式的服務方式。在服務過程中，檔案人員扎實的基礎知識、良好的服務能力、深厚的學術修養(yǎng)、胸懷全局的大氣、淡泊名利的底氣、文化修養(yǎng)的才氣形成獨有的人格魅力，這種人格魅力能夠產(chǎn)生特有的吸引力和感召力，從而提高服務的質量、提升服務型社會的品質。

綜上所述，在服務型社會形態(tài)下，服務是工作方式、服務是宗旨、服務是目的。充分提高檔案人員的服務水平、服務能力。最大限度的滿足社會發(fā)展對檔案利用的需求，最終實現(xiàn)檔案資源利用率的最大化，是檔案管理工作的最高目標。

［1］孫希有.服務性社會來臨[M].中國社會科學出版社，2010.

［2］彭波.論檔案管理人員的職業(yè)素質[J].邊疆經(jīng)濟與文化，2006（4）.

［3］王云慶，苗壯.現(xiàn)代檔案管理學[M].青島出版社，2002．

［4］鄭惠萍.高校檔案館員倦怠探究[J].焦作大學學報，2009（3）.