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        國企檔案隊(duì)伍現(xiàn)狀與思考

        2014-03-10 12:07:25黃宗凱
        檔案管理 2014年2期
        關(guān)鍵詞:隊(duì)伍檔案管理工作

        黃宗凱

        黨的十八屆三中全會(huì)明確指出:要深化干部人事制度改革,建立集聚人才體制機(jī)制,充分發(fā)揮人民群眾積極性、主動(dòng)性、創(chuàng)造性,鼓勵(lì)地方、基層和群眾大膽探索,及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。因此,在全面深化改革中加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè),充分發(fā)揮每個(gè)人的主觀能動(dòng)性,也將是一項(xiàng)尤為重要的內(nèi)容。那么,如何加強(qiáng)企業(yè)檔案隊(duì)伍建設(shè),推進(jìn)企業(yè)檔案工作發(fā)展,必將成為檔案部門一個(gè)無法回避的新課題。

        1 檔案隊(duì)伍的現(xiàn)狀

        中原油田自1994年6月起,在全國率先建立起了“專業(yè)化管理、區(qū)域化服務(wù)”的檔案管理體制,油田檔案事業(yè)也得到了前所未有的發(fā)展。1995年以來,油田檔案館曾連續(xù)四屆榮獲“全國檔案工作先進(jìn)(優(yōu)秀)集體”稱號(hào),先后榮獲“中國石化檔案工作先進(jìn)單位”及“河南省檔案工作示范單位”等多項(xiàng)榮譽(yù)稱號(hào)。20年過去了,當(dāng)初326人的隊(duì)伍,現(xiàn)在只有182人,但是案卷卻從100多萬卷增加到360余萬卷(件)。工作壓力大、后勁不足成為制約油田檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的重要因素,主要表現(xiàn)在五個(gè)方面:

        1.1 結(jié)構(gòu)老化,活力不足。企業(yè)定員逐年核減,內(nèi)部人員流動(dòng)緩慢,只能靠退休、調(diào)離實(shí)現(xiàn)自然減員,檔案隊(duì)伍呈現(xiàn)年齡結(jié)構(gòu)老化的局面。由于年齡的原因,多數(shù)人喜歡平淡安逸的生活,工作活力明顯不足。

        1.2 人才斷檔,接替不足。一是專業(yè)人才斷檔。由于受經(jīng)營成本控制的影響,人才引進(jìn)嚴(yán)重受限,尤其是油田非主干專業(yè)人員的引進(jìn)更是少之又少。中原油田檔案管理處自2000年接收兩名大學(xué)生后,十幾年再未分配大中院校學(xué)生,至2012年經(jīng)過多方協(xié)調(diào)后才新接收兩名院校學(xué)生,專業(yè)人才短缺。二是中層干部斷檔。由于油田實(shí)行了女50歲、男55歲退出現(xiàn)職領(lǐng)導(dǎo)崗位的干部用人制度,因此,以女性占主導(dǎo)地位的檔案部門,女干部自然遞減比例遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于其他部門。油田檔案管理處的女員工占到員工總數(shù)的89%,特別是一些人員相對(duì)較少的檔案室,目前半數(shù)以上的檔案室是由一名“70后”的室主任,帶領(lǐng)著幾個(gè)“60后”,甚至“50后”的老同志在工作。

        1.3 思想固化,創(chuàng)新不足。經(jīng)過近20年的歷練,一些當(dāng)初的檔案新兵幾十年形成的經(jīng)驗(yàn)?zāi)J?、工作?xí)慣、思維定式早已固態(tài)化,即便還存在著不完善的地方,他們也不再太愿意聽取他人的意見,創(chuàng)新并超越自己更是十分困難。在中原油田從事檔案工作二三十年以上員工達(dá)到近40人,這些人雖然有著自己一套特有的工作經(jīng)驗(yàn),是企業(yè)檔案寶貴人才資源,但也存在因循守舊、安于現(xiàn)狀、創(chuàng)新不足問題。

        1.4 工作量大,配備不足。按照國家檔案局每萬卷檔案配備1名專職檔案人員的規(guī)定,中原油田專職檔案人員配備明顯不足。目前,油田有各類檔案資料360多萬卷(件),而現(xiàn)有專職檔案人員僅182人。過去主要是手工整理工作量大,裝訂案卷、抄寫目錄、擬寫卷名等,而現(xiàn)在檔案保管的工作內(nèi)容復(fù)雜,電子整理工作量超過實(shí)體整理量,紙質(zhì)文件材料與電子文件雙套制,規(guī)范整理、數(shù)據(jù)錄入、目錄打印、原文掛接等,遠(yuǎn)比過去繁雜了很多。另有一些施工企業(yè)工作流動(dòng)性很大,專職檔案人員配備嚴(yán)重不足,加之工程項(xiàng)目檔案整理工作量繁雜,只能實(shí)行業(yè)務(wù)外包,委托檔案整編公司進(jìn)行整理,造成前期整理與后期保管銜接不暢。

        1.5 比例失調(diào),更新不足。一是男女比例失調(diào)。在國有企業(yè),檔案隊(duì)伍大多是女多男少,女性員工在檔案部門是主體,注重細(xì)節(jié)忽略宏觀,造成性格差異上的不足。二是員工層次失衡。受歷史原因的影響,文化程度低的人較多,有從操作崗位轉(zhuǎn)行的,有科班出身的,有部隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)的,有研究生,也有初中生,原始身份差異較大,存在著思維、知識(shí)、專業(yè)、修養(yǎng)、素質(zhì)等方方面面的差別與距離,致使專業(yè)知識(shí)、專業(yè)技能的更新參差不齊。如,有的員工是計(jì)算機(jī)專業(yè)畢業(yè)的,有的電腦基本操作都不會(huì)。這些員工無論從接受新生事物的能力上,還是具體工作,都有著很大差異,知識(shí)更新無法統(tǒng)一推進(jìn)。

        2 企業(yè)檔案隊(duì)伍建設(shè)的幾點(diǎn)建議

        檔案管理是企業(yè)管理工作的重要組成部分,檔案隊(duì)伍更是企業(yè)員工隊(duì)伍中不可或缺的成員之一。因此,加強(qiáng)企業(yè)檔案隊(duì)伍建設(shè),不僅是檔案部門自己的事情,也是企業(yè)人力資源工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容。面對(duì)深化企業(yè)改革的新形勢(shì),總結(jié)過去經(jīng)驗(yàn),著眼長遠(yuǎn)發(fā)展,筆者認(rèn)為,國有企業(yè)檔案隊(duì)伍建設(shè)應(yīng)從五個(gè)方面加以改進(jìn)。

        2.1 營造創(chuàng)業(yè)干事的良好環(huán)境。企業(yè)檔案是企業(yè)寶貴的無形資產(chǎn),保管好、利用好這些檔案,就是留住了企業(yè)的昨天,也為創(chuàng)造企業(yè)的明天提供了資源保障。因此,要把檔案工作當(dāng)成企業(yè)不可缺少的一項(xiàng)事業(yè),盡量把它做好、做大、做精,讓更多的人了解、理解、喜歡檔案,形成蒸蒸日上的事業(yè)氛圍。只有這樣,人們才能覺得檔案工作有意義,檔案事業(yè)前途光明,使越來越多的人愿意把青春和汗水奉獻(xiàn)給蘭臺(tái)。再者,要保護(hù)好檔案人員的切身利益,提高其薪酬待遇,提高其社會(huì)地位,讓大家有歸屬感、榮譽(yù)感、自豪感,始終保持創(chuàng)業(yè)干事的信心、決心和勇氣。

        2.2 保持隊(duì)伍結(jié)構(gòu)的合理性。企業(yè)檔案隊(duì)伍建設(shè),如同檔案一樣,是一項(xiàng)連續(xù)性的工作,要有計(jì)劃、有步驟地進(jìn)行。檔案隊(duì)伍結(jié)構(gòu)一定要合理,呈循序漸進(jìn)式,要從年齡、職別、性別、專業(yè)、層次等幾個(gè)方面綜合考慮,制定出人員最佳配置方案,提交人力資源部門進(jìn)行定崗、定員。一是堅(jiān)持傳統(tǒng)的“老中青”配置,一個(gè)5人的檔案室,最佳比例是“1∶2∶2”。二是要進(jìn)行“傳幫帶”,當(dāng)好“伯樂”。注意培養(yǎng)年輕干部,給他們一個(gè)平臺(tái),從專業(yè)技能、綜合素養(yǎng)、未來發(fā)展等方面加以鍛煉,建立個(gè)人主觀愿景和組織培養(yǎng)目標(biāo)相結(jié)合的方案,讓他們學(xué)有目標(biāo)、干有勁頭,這樣才能更好地發(fā)揮出每個(gè)人的潛質(zhì)。三是要做好檔案隊(duì)伍后續(xù)力量意見書,繪制模擬后備人才庫,建立人才缺失報(bào)警機(jī)制,以“一拖二”的方式,即一個(gè)崗位有兩個(gè)后續(xù)力量的準(zhǔn)備,相互間傳遞壓力、互相促進(jìn),又能避免青黃不接的現(xiàn)象。

        2.3 搭建員工素質(zhì)提升的平臺(tái)。要從關(guān)注員工成長入手,給員工創(chuàng)造一切學(xué)習(xí)提升的條件和機(jī)會(huì),搭建成才的多個(gè)平臺(tái),進(jìn)行“寶塔式”的培養(yǎng),即初期廣泛學(xué)、中期定目標(biāo)、后期促成長。一是“撒網(wǎng)式”培養(yǎng)。采取學(xué)歷教育、崗位培訓(xùn)等形式,多渠道地進(jìn)行檔案管理知識(shí)、實(shí)用操作技能、相關(guān)專業(yè)知識(shí)、檔案編研工作、公文與新聞寫作等培訓(xùn),人人參加,個(gè)個(gè)學(xué)習(xí),統(tǒng)一考核,使基礎(chǔ)性的起步培養(yǎng)達(dá)到100%,確保每個(gè)人都能掌握兩門以上專業(yè)技能,適應(yīng)檔案工作基本要求。二是選拔式培養(yǎng)。定期開展技術(shù)比武、勞動(dòng)競賽、知識(shí)比賽、演講比賽、制度宣讀等活動(dòng),多視角、全方位地進(jìn)行各類人才選拔,制定人才分類培養(yǎng)計(jì)劃,將管理型、技術(shù)型、專業(yè)型、學(xué)術(shù)型人才進(jìn)行針對(duì)性培養(yǎng),打造“業(yè)務(wù)技能尖兵”、“技術(shù)應(yīng)用高手”、“檔案管理能手”等,確定后續(xù)目標(biāo)。三是提升式培養(yǎng)。派出綜合素質(zhì)較高且有一定潛力的員工外出參加專項(xiàng)學(xué)習(xí),進(jìn)行高層次的提升培訓(xùn),再次選拔、篩選,逐步培養(yǎng)出一批懂專業(yè)、善管理的檔案復(fù)合型人才,形成隊(duì)伍建設(shè)的中流砥柱。

        2.4 建立獎(jiǎng)勤罰懶的長效機(jī)制。廣泛調(diào)動(dòng)員工工作積極性,促進(jìn)人才培養(yǎng),最有效的手段是建立必要的獎(jiǎng)懲機(jī)制,鼓勵(lì)為主,批評(píng)為輔,起到獎(jiǎng)勤罰懶的作用。一是績效考核。開展工作指標(biāo)量化考核,建立有效競爭和激勵(lì)約束機(jī)制,制定崗位責(zé)任制,規(guī)范工作流程,細(xì)化考核標(biāo)準(zhǔn),出臺(tái)獎(jiǎng)懲辦法,每月核定工作數(shù)量、質(zhì)量,多勞多得,要在薪酬中加以體現(xiàn),激發(fā)員工的工作積極性。二是定期評(píng)價(jià)。半年或全年進(jìn)行一次員工綜合評(píng)價(jià),評(píng)價(jià)內(nèi)容包括獲得榮譽(yù)、獲獎(jiǎng)成果、論文論著、宣傳稿件、參加活動(dòng)、技術(shù)比武、解決本專業(yè)的能力等多個(gè)方面進(jìn)行量化打分,考核結(jié)果分為“優(yōu)秀”、“稱職”、“基本稱職”和“不稱職”四個(gè)格次,對(duì)考核不稱職的降級(jí)使用,連續(xù)三年以上考核為優(yōu)秀的可以晉升一個(gè)崗位級(jí)次。三是創(chuàng)新獎(jiǎng)勵(lì)。為了防止工作的程式化、陳舊化,無功即是過,對(duì)工作中有貢獻(xiàn)的人一定要進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì),一事一獎(jiǎng),以保護(hù)和鼓勵(lì)員工的創(chuàng)造性。諸如上級(jí)表彰、學(xué)術(shù)研究、應(yīng)急工作,等等,只要作出一定貢獻(xiàn)者,可給予一次性獎(jiǎng)勵(lì)。金額不必太多,但作用不可小視,有助于員工在專業(yè)理論、技術(shù)能力、綜合素質(zhì)等方面的全面提升。

        2.5 樹立品牌效應(yīng)意識(shí)。檔案人員的素質(zhì)決定著檔案管理的質(zhì)量,檔案管理的質(zhì)量決定著檔案館(室)的生存與發(fā)展。尤其是在企業(yè)改革重組的關(guān)鍵時(shí)期,面對(duì)機(jī)構(gòu)變動(dòng)中檔案隊(duì)伍歸屬的敏感話題,以及現(xiàn)今各種私營、民營體制的檔案隊(duì)伍并存的復(fù)雜形勢(shì),檔案委托保管將成為一種趨勢(shì),檔案收費(fèi)服務(wù)也將變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)。它像一把“雙刃劍”,在提高檔案部門收入的同時(shí),又在檢驗(yàn)著檔案管理的質(zhì)量,對(duì)檔案服務(wù)提出了更高的要求,檔案工作也將暴露在公眾的監(jiān)督之下。過去那種企業(yè)只移交檔案,不過問保管質(zhì)量的情況將一去不復(fù)返。所以說,一個(gè)檔案館(室)的信譽(yù)、形象、實(shí)力的優(yōu)劣,未來將決定自己的命運(yùn),樹立品牌意識(shí),獲得最佳效應(yīng),將成為今后企業(yè)檔案隊(duì)伍建設(shè)的一個(gè)重要課題。

        總之,國有企業(yè)檔案隊(duì)伍建設(shè)是一項(xiàng)長期而持久的工作,它不僅是提高企業(yè)檔案管理水平的先決條件,更是企業(yè)檔案長足發(fā)展重要保障,只有創(chuàng)造好的環(huán)境、提供好的平臺(tái)、樹立好的形象,才能建設(shè)一支高水平、高素質(zhì)、高效率檔案隊(duì)伍,才能更好地推動(dòng)企業(yè)檔案事業(yè)的健康、科學(xué)、有效發(fā)展。

        (作者單位:中原油田檔案管理處 來稿日期:2013-12-20)

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