湯春香

高校合并后，圖書館館藏資源總量增加，人才隊(duì)伍得到了壯大，用戶需求發(fā)生變化，圖書館的檔案管理也隨著這些管理的變化而跟著有所改變。圖書館的檔案管理，是圖書館信息管理的一個(gè)重要內(nèi)容，合并后高校的辦學(xué)水平的提高，對圖書館的檔案管理也提出了新的要求。

1 合并后的高校圖書館檔案管理現(xiàn)狀

圖書館是高校辦學(xué)的基本條件之一，高校合并，圖書館也實(shí)現(xiàn)了合并辦館，其目的在于最有效地利用原有資源。要想合理有效地利用圖書館的館藏資源，首先要以高校圖書館的檔案管理為切入點(diǎn)，需運(yùn)用現(xiàn)代觀念和技術(shù)，搞好高校圖書館的檔案管理，使圖書館的檔案建設(shè)步入一個(gè)新臺階。但合并后的高校圖書館對檔案管理工作并沒有給予足夠的重視，在大多數(shù)人的思想中，并沒有意識到圖書館檔案管理的重要性，在工作中，圖書館的工作人員對檔案管理的思想意識薄弱，致使合并后的高校圖書館的檔案管理工作存在不少問題。

1.1 未能科學(xué)地進(jìn)行管理。從管理模式上來說，許多圖書館還沒有統(tǒng)一的檔案資料室，資料分散在下屬部門或個(gè)人手中，很難體現(xiàn)全面性。從管理制度上來說，檔案收集和管理制度還未全面建立，憑個(gè)人自覺性難以保證收集的完整和質(zhì)量。從管理標(biāo)準(zhǔn)上來說，傳統(tǒng)的“數(shù)字法”、“字母法”難以適應(yīng)將來本科圖書館的更復(fù)雜的工作要求。從管理形式上來說，不是未設(shè)立檔案管理崗位就是崗位職責(zé)不明確，既沒有專業(yè)的背景又缺少專門的培訓(xùn)，一些固有的思想和落后的方法更難以適應(yīng)信息化的趨勢。

1.2 檔案信息服務(wù)模式單一。目前，很多高校雖然或合并，或升本，雖然對圖書館的投入也有了一定的力度，但對檔案信息服務(wù)的模式還是停留在對檔案資料的登記和保存方面，沒有考慮如何多方面地在檔案信息上擴(kuò)大服務(wù)模式，為高校讀者提供的閱覽和咨詢等層次較低，服務(wù)模式單一，不能為合并后的學(xué)校發(fā)展和讀者提供高質(zhì)量的檔案管理服務(wù)。

1.3 缺乏思想上的重視。據(jù)了解，許多學(xué)校檔案室會從圖書館抽取相關(guān)資料進(jìn)行存檔，而圖書館本身卻不做檔案管理的要求。實(shí)際上，學(xué)校抽取的只是圖書館相關(guān)的一些部分，更多反映圖書館工作、變化、活動等內(nèi)容的珍貴資料像普通辦公文件一樣存放。

1.4 存檔內(nèi)容不夠系統(tǒng)。邊建芳認(rèn)為，研究圖書館檔案應(yīng)該包括政文、業(yè)務(wù)、人事、科研、基建設(shè)備、黨總支建設(shè)及其他七個(gè)方面，黃美英則將其分為上級機(jī)關(guān)主管部門的文件材料和本館形成的文件材料兩個(gè)大的方面。盡管看法不同，但其主旨是一致的，即圖書館檔案應(yīng)具備反映工作的全面性、連續(xù)性特點(diǎn)。事實(shí)上，許多圖書館問題在于：第一，收集比例不協(xié)調(diào)，偏重某一類檔案，忽略其他檔案；第二，檔案資料存在斷檔或缺檔情況，連續(xù)性缺失；第三，沒有進(jìn)行案目登記，沒有分類立卷或進(jìn)行檔案加工，管理與利用缺乏體系性規(guī)劃。

2 圖書館檔案員在工作中的作用

2.1 彌補(bǔ)了綜合檔案室檔案員的不足。在高校的日常管理中，存在大量的檔案，其內(nèi)容豐富、數(shù)量種類繁多，工作面廣、量大，任務(wù)艱巨，僅靠專職檔案人員難以完成，圖書館檔案的管理，就必須依靠圖書館檔案員來做好檔案的收集、整理等日常繁雜的工作。

2.2 彌補(bǔ)了綜合檔案室檔案員專業(yè)單一的不足。圖書館檔案員比較透徹地了解和掌握本部門檔案收集的來源、內(nèi)容及其形成規(guī)律，他們對各自在工作中形成文件材料的來龍去脈最為清楚，也最容易收集整理，對這些材料的使用價(jià)值也有較多的了解，有利于資料的完整收集和組合，便于查閱，易于利用。

2.3 圖書館檔案員為高校合并后的檔案整理做了大量的、前期的、基礎(chǔ)性工作。圖書館檔案員把即將合并的高校圖書館工作當(dāng)中積累的不同文件資料，按其問題及其形成特點(diǎn)，進(jìn)行合理的整理、分類；及時(shí)查找缺少的資料，以保證歸檔案卷質(zhì)量的統(tǒng)一和完整，解決了高校檔案室檔案員組卷的準(zhǔn)確性，方便了綜合檔案室檔案員的工作。

3 充分發(fā)揮合并后高校圖書館檔案員的作用

合并后的高校，從檔案員自身來說，應(yīng)當(dāng)注重自身素質(zhì)的提高，這就要求將職業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)深造、終身學(xué)習(xí)貫徹到具體工作中去。一方面，圖書館加強(qiáng)對檔案人員的政治思想和職業(yè)道德方面的教育，以提高政治素質(zhì)和職業(yè)道德；另一方面，還要加強(qiáng)對圖書館檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，鼓勵(lì)他們自主學(xué)習(xí)、參加交流、積累經(jīng)驗(yàn)，從而全面、系統(tǒng)地了解檔案工作的基礎(chǔ)常識和工作方法；再一方面，組織信息技術(shù)技能的學(xué)習(xí)，熟悉檔案工作相關(guān)的軟件、硬件使用，以適應(yīng)信息時(shí)代檔案工作的需要。

3.1 提高圖書館檔案員的綜合素質(zhì)。圖書館檔案工作人員必須不斷學(xué)習(xí)，全面提高職業(yè)道德素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)，并要敬業(yè)、愛崗，熱愛此項(xiàng)工作，加強(qiáng)自我修養(yǎng)的錘煉，不為名，不為利，甘為人梯，自愿奉獻(xiàn)，為自己所從事的事業(yè)貢獻(xiàn)一切。

必須具備良好的道德品質(zhì)和高尚的情操，忠誠于本職工作，對工作極端負(fù)責(zé)，認(rèn)真履行本職工作的社會責(zé)任、經(jīng)濟(jì)責(zé)任、道德責(zé)任以及法律責(zé)任并熱愛自己所從事的專業(yè)，要認(rèn)識并體會其意義所在；要勇于探索、創(chuàng)新、改革，對待本職工作必須實(shí)事求是，作風(fēng)正派、清正廉潔，處事公道；要胸懷寬廣，謙虛謹(jǐn)慎，團(tuán)結(jié)同志，互相尊重，愛崗敬業(yè)，用自己高度的責(zé)任心，在平凡的工作崗位中腳踏實(shí)地、兢兢業(yè)業(yè)、默默無聞地為高校圖書館的建設(shè)貢獻(xiàn)自己的力量。

3.2 提高圖書館檔案員的業(yè)務(wù)和技術(shù)水平。圖書館檔案工作是“養(yǎng)兵千日，用兵一時(shí)”實(shí)踐性很強(qiáng)的工作，基礎(chǔ)工作做得如何，將直接影響學(xué)校綜合檔案室的工作。

合并后，具有較高業(yè)務(wù)素質(zhì)的工作人員總數(shù)將會增加，圖書館對于關(guān)鍵技術(shù)崗位和管理人員的確定將會有更大的選擇余地，圖書館人才短缺的局面得到部分緩解。這種狀況有利于圖書館實(shí)行競爭上崗和優(yōu)化組合，使工作人員自覺提高職業(yè)道德水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)，并且培養(yǎng)了工作人員的競爭意識和心理承受能力，為圖書館向現(xiàn)代化管理方式的轉(zhuǎn)變創(chuàng)造條件。

3.2.1 用全新的理念弘揚(yáng)終身學(xué)習(xí)檔案管理理論知識，加強(qiáng)檔案管理意識，增強(qiáng)專業(yè)能力。檔案工作是一項(xiàng)繁雜而枯燥的工作，它以默默無聞、埋頭苦干為該工作的特點(diǎn)而聞名于世。作為一名高校圖書館檔案工作者，不僅要學(xué)習(xí)相關(guān)的知識和檔案專業(yè)知識，還要掌握現(xiàn)代科技知識和一定的寫作知識，增強(qiáng)交往能力，能適應(yīng)高校圖書館方方面面的需求。了解國際最新信息和檔案管理的最新成果及動態(tài)，尤其是電子技術(shù)在檔案系統(tǒng)中的應(yīng)用，已成為每一個(gè)檔案工作者必需的知識和技能。要發(fā)揚(yáng)敬業(yè)精神，敬業(yè)表現(xiàn)為對本職工作的業(yè)務(wù)熟練、精益求精，很多知識是從工作中積累而來的，檔案專業(yè)人員只有具有較高的業(yè)務(wù)知識，才能夠更好地工作。

3.2.2 加強(qiáng)兼職檔案員的繼續(xù)教育培訓(xùn)，為他們創(chuàng)造條件并有計(jì)劃地選送出去進(jìn)行業(yè)務(wù)深造，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)。舉辦不同類型的培訓(xùn)班，對他們進(jìn)行業(yè)務(wù)知識和技能的不斷培訓(xùn)；組織在職人員到自動化水平高、管理水平先進(jìn)的單位參觀學(xué)習(xí)和交流；用政策和措施激勵(lì)檔案工作人員潛心于專業(yè)研究，自學(xué)成才，以促進(jìn)圖書館檔案事業(yè)的快速發(fā)展。

3.2.3 圖書館檔案員要深入到各部門了解檔案員對檔案工作的要求，征求他們對檔案工作的意見，并有針對性地主動和他們交流檔案管理與方法的學(xué)習(xí)和研究，相互了解彼此檔案管理的方針政策、管理制度，提高業(yè)務(wù)水平，互相輔佐工作，使全校范圍內(nèi)的檔案工作得以順利開展，沒有漏洞。

3.3 建立一支基本穩(wěn)定的圖書館檔案員隊(duì)伍。高校合并后，學(xué)校的教學(xué)和科研力量得到加強(qiáng)。教師的整體素質(zhì)大大提高，國家對合并學(xué)校的教學(xué)科研質(zhì)量有較高的期望和要求。高質(zhì)量的信息自然成為教學(xué)科研人員最迫切的需求，他們對圖書館的依賴性增強(qiáng)，圖書館的地位在無形中提高。形勢迫使教學(xué)科研人員從讀者角度要求學(xué)校加強(qiáng)圖書館的建設(shè)，以保證教學(xué)科研工作的順利開展。另一方面，合并提高了高校的聲譽(yù)，地方政府也會大力扶持合并高校事業(yè)的改革和發(fā)展，因此，合并后的地方高校將更多地得到社會援助和地方政府的投入，其中也包括對圖書館的投入。

高校圖書館檔案管理水平要提高，關(guān)鍵在于有一支穩(wěn)定的、精干的、有較強(qiáng)專業(yè)能力的檔案管理隊(duì)伍。鄧小平同志指出：“任何事情都是人干的，沒有大批的人才，我們的事業(yè)就不能成功。”事業(yè)要發(fā)展，要上檔次，人才是關(guān)鍵。高校必須重視培養(yǎng)和定崗一批穩(wěn)定的圖書館檔案管理隊(duì)伍，從政治思想、業(yè)務(wù)水平和服務(wù)意識諸方面進(jìn)行培訓(xùn)，形成專業(yè)化、知識化的人才梯隊(duì)。

4 結(jié)語

高校圖書館檔案員的工作是圖書館的基礎(chǔ)，這個(gè)基礎(chǔ)性的發(fā)揮，對加強(qiáng)高校圖書館的管理，提高學(xué)校的辦學(xué)質(zhì)量，深化高校教學(xué)改革同樣具有重要意義。

（作者單位：河南牧業(yè)經(jīng)濟(jì)學(xué)院 來稿日期：2013-12-18）