韓雪濤

1 “戴明環(huán)”理論

“戴明環(huán)”又叫“質(zhì)量環(huán)”，是由美國管理學(xué)家戴明博士于1950年提出。最早應(yīng)用于質(zhì)量管理領(lǐng)域，但逐漸被實(shí)踐證明是一種可以促進(jìn)管理活動(dòng)有效進(jìn)行的合乎邏輯的工作程序，成為管理學(xué)中通用的模型，是全面質(zhì)量管理所遵循的科學(xué)程序?！按髅鳝h(huán)”理論主張對管理活動(dòng)實(shí)施“計(jì)劃、實(shí)施、確認(rèn)、處置”的系統(tǒng)程序，而且隨著新的管理理念、方法的注入又會(huì)不斷賦予新的內(nèi)容，實(shí)際上是一種永不停頓周而復(fù)始的持續(xù)過程，其實(shí)施的基本原理就在于通過嚴(yán)密的過程控制借以實(shí)現(xiàn)預(yù)定的目標(biāo)。（見圖1）

“戴明環(huán)”最顯著特點(diǎn)是通過大循環(huán)帶動(dòng)若干個(gè)小循環(huán)。如果將新疆油田公司看做一個(gè)大的戴明環(huán)，那公司內(nèi)部人事部、勘探事業(yè)部、宣傳部、財(cái)務(wù)部、檔案科等就是一個(gè)個(gè)小循環(huán)，通過每一次循環(huán)后會(huì)產(chǎn)生階梯式上升效果；通過每一次循環(huán)，解決好各個(gè)小循環(huán)中暴露出的問題，并將業(yè)已形成好的經(jīng)驗(yàn)繼續(xù)保留，總結(jié)設(shè)置出一定標(biāo)準(zhǔn)，再進(jìn)入下一個(gè)循環(huán)周期，如此反復(fù)循環(huán)、不斷提升就會(huì)讓公司檔案管理不斷得到完善、規(guī)范。（見圖2）

在每一個(gè)循環(huán)中，A始終是核心，只有通過“行動(dòng)”才能提煉出標(biāo)準(zhǔn)，起著總結(jié)過往成功經(jīng)驗(yàn)、布置下輪工作重點(diǎn)的“橋梁”作用。整個(gè)循環(huán)分為4個(gè)階段、8個(gè)步驟（見表1）

2 “戴明環(huán)”理論的可行性

檔案管理作為企業(yè)管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，既要繼承前人先進(jìn)的管理方法，也要與時(shí)俱進(jìn)，把握新時(shí)期賦予石油企業(yè)檔案管理工作提出的新要求。石油企業(yè)檔案管理應(yīng)該與整個(gè)企業(yè)管理總的發(fā)展基調(diào)保持一致，引入先進(jìn)的管理理念和方法，在變中求不變，在不變中求變地持續(xù)改進(jìn)。它包含了檔案管理工作計(jì)劃（Plan）、實(shí)施（Do）、確認(rèn)（Check）和處置（Action）四個(gè)階段，其本身就是一個(gè)不斷更新、不斷完善的過程，完全可以通過P、D、C、A四個(gè)循環(huán)來實(shí)現(xiàn)。其工作流程：如圖3。

3 “戴明環(huán)”理論在新疆油田公司檔案管理工作中的應(yīng)用分析

按照“戴明環(huán)”理論的理念，可將石油企業(yè)檔案管理分為計(jì)劃（Plan）、實(shí)施（Do）、確認(rèn)（Check）和處置（Action）四個(gè)方面，共同構(gòu)成了石油企業(yè)檔案管理一個(gè)完整管理體系。但相對于整個(gè)檔案管理體系來說，其中四個(gè)部分又是相對獨(dú)立的。每一部分依據(jù)PDCA循環(huán)理論中的4個(gè)階段和8個(gè)步驟（見表1）經(jīng)過不斷的“計(jì)劃——實(shí)施——確認(rèn)——處置”循環(huán)提升（見圖2），最終實(shí)現(xiàn)石油企業(yè)檔案管理的近、中、遠(yuǎn)期目標(biāo)，促進(jìn)石油企業(yè)管理水平提升（如圖4）。

3.1 P（Plan）階段——計(jì)劃。P階段是明確某一階段（一般以1年、3年或5年為一個(gè)階段周期）石油企業(yè)檔案管理所要實(shí)現(xiàn)的階段性目標(biāo)，以及為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)所制定的具體措施。首先是組建企業(yè)建檔工作領(lǐng)導(dǎo)小組，抽調(diào)企業(yè)人事、辦公室、檔案科等部門人員組成；其次，是預(yù)先設(shè)計(jì)和印刷好本次檔案工作中所需要的各種表格或者宣傳品；再次是對參與本次檔案工作的人員進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，使其盡快熟悉工作內(nèi)容；最后是在集團(tuán)上下進(jìn)行全員動(dòng)員部署。

新疆油田公司在對上一年歸檔的檔案自查后發(fā)現(xiàn)許多新招錄的員工（尤其是剛剛?cè)肼毜拇髮W(xué)生）檔案不完整，諸如他們的在職學(xué)習(xí)經(jīng)歷、入職培訓(xùn)考核、社會(huì)實(shí)踐等能夠反映新員工綜合素質(zhì)的檔案沒有及時(shí)被收集。還有相當(dāng)一部分檔案材料記錄或者書寫不規(guī)范，如用鉛筆填寫、缺少印鑒章，等等（見表2）。

表2：某石油企業(yè)新招錄人員檔案質(zhì)量影響因素頻數(shù)頻率統(tǒng)計(jì)表

針對以上出現(xiàn)問題，公司及時(shí)成立了新招錄人員檔案質(zhì)量評查小組，由分管檔案工作的副經(jīng)理和辦公室、檔案科以及各部門的負(fù)責(zé)人共同組成，協(xié)調(diào)評查公司招錄新進(jìn)人員的檔案情況，明確小組組成人員的評查職責(zé)，做到分工明確，各司其職，并以公司內(nèi)部相關(guān)的評查要求為依據(jù)，再制定具體的評查措施。

3.2 D（Do）階段——實(shí)施。D階段，也就實(shí)施階段，就是對第一階段——P階段所制定規(guī)劃方案付諸具體實(shí)踐，一般是通過把公司里面從事檔案及檔案管理人員、涉及檔案用的器材物資等可有效整合利用的資源合理配置，確保計(jì)劃階段所設(shè)置各項(xiàng)目標(biāo)任務(wù)。D階段是“戴明環(huán)”理論核心。首先，要提高公司人事部門以及檔案管理人員對新招錄人員相關(guān)檔案資料收集重要性認(rèn)識(shí)。其次，要培育一支高素質(zhì)檔案管理人才隊(duì)伍。與公司業(yè)務(wù)部門相比，檔案管理較為枯燥，需要檔案管理人員耐得住寂寞、耐得住清貧，是更多講求奉獻(xiàn)的一個(gè)崗位，公司要制定給予檔案管理人員相對傾斜的激勵(lì)措施以穩(wěn)定這支隊(duì)伍。再次，要與時(shí)俱進(jìn)，不斷拓寬公司檔案歸檔范圍。緊密結(jié)合新時(shí)期市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展對于員工的誠信檔案、員工階段性培訓(xùn)檔案、地質(zhì)勘探資料以及人才立體評價(jià)的多方位參考的現(xiàn)實(shí)需要，圍繞新時(shí)期石油公司經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)形象評判標(biāo)準(zhǔn)不斷拓寬公司檔案范圍。最后，落實(shí)檔案管理方面的相關(guān)獎(jiǎng)懲制度，把定期巡查結(jié)果作為檔案管理人員考核、評先評優(yōu)、晉升的重要依據(jù)。

3.3 C（Check）階段——確認(rèn)。C階段，即確認(rèn)階段，其主要工作重心就是對照第一階段（P階段）所確定的目標(biāo)，確認(rèn)第二階段（D階段）的落實(shí)效果，及時(shí)將檔案管理制度在實(shí)際執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行匯總確認(rèn)。對于確認(rèn)的結(jié)果不外乎兩種，一種是實(shí)現(xiàn)了預(yù)期目標(biāo)，還有一種就是尚未完成預(yù)期目標(biāo)。對于達(dá)到了預(yù)期設(shè)定目標(biāo)的，便可以將精力投入到下一階段工作中。對于沒有實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的，則要再從先前制定的計(jì)劃措施是否超過了檔案人員的實(shí)際操作技能或者是受公司客觀情況所限制等進(jìn)行分析。

新疆油田公司將公司的檔案進(jìn)行細(xì)致分類，把鉆井工程、測繪、測井技術(shù)、地球物理（化學(xué)）勘探等紙質(zhì)檔案，巖心巖屑實(shí)物檔案等采取精細(xì)化管理，并全部實(shí)現(xiàn)信息化管理，查閱利用方便，探索模塊化管理模式，即根據(jù)不同檔案管理特點(diǎn)，組建石油業(yè)務(wù)檔案管理小組，抽調(diào)一線業(yè)務(wù)人員擔(dān)當(dāng)兼職管理人員，實(shí)現(xiàn)檔案管理專業(yè)化，專業(yè)檔案管理模塊化，并把所有檔案最終統(tǒng)一納入企業(yè)檔案科管理。但也存在業(yè)務(wù)檔案“發(fā)現(xiàn)難、出口難”，即業(yè)務(wù)檔案重利用輕保護(hù)，信息化程度較低等問題。要求管理部門從源頭查找原因，并提出針對性措施加以應(yīng)對。

3.4 A（Action）階段——處置。處置階段主要是對第三階段（C階段）兩種確認(rèn)結(jié)果進(jìn)行細(xì)致處理，對于檔案管理經(jīng)驗(yàn)較好的及時(shí)提煉和推廣，并對存在的問題及時(shí)總結(jié)，提出整改措施和方案，做到持續(xù)改進(jìn)。在處置階段仍然沒有解決的問題，則可放入下一個(gè)“戴明環(huán)”繼續(xù)循環(huán)加以解決。從某種意義上說，處置階段也是為下一輪新的循環(huán)做好準(zhǔn)備工作（見表3）。

表3：××石油企業(yè)解決鉆井工程檔案管理中存在問題一覽表

首先，將在處置階段發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)予以公布，讓公司尤其是業(yè)務(wù)部門及工作人員及時(shí)了解在資料整理或者使用過程中存在的問題；此外，檔案科及其管理人員要承擔(dān)起“監(jiān)督員”角色，及時(shí)與公司內(nèi)部各部門保持溝通渠道暢通，督促其認(rèn)真整改；其次，做好“協(xié)調(diào)員”角色，發(fā)現(xiàn)問題后要及時(shí)與公司各個(gè)部門，尤其是檔案中存在問題的部門進(jìn)行充分溝通，修正不規(guī)范行為，通過不斷總結(jié)將發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)糾正。對于在這一階段沒有解決的問題不能束之高閣，應(yīng)將其納入下一輪持續(xù)改進(jìn)，最終目的是推動(dòng)企業(yè)檔案管理質(zhì)量不斷提升，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理乃至整個(gè)企業(yè)管理制度化、科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。如在表3中，對于上一階段檢查出來的“庫房濕度較大”問題，要及時(shí)協(xié)調(diào)有關(guān)部門和人員采取措施整改，對于如“鉆井檔案歸類不準(zhǔn)確”等不能馬上解決的問題，應(yīng)將其納入下一輪循環(huán)中，從計(jì)劃開始，直至問題得到解決為止。

（作者單位：新疆油田公司檔案中心 來稿日期：2013-12-02）