佟娜

(山東省東營市住房與城鄉(xiāng)建設(shè)委,山東東營 257091)

城市建設(shè)檔案數(shù)字化、信息化管理方案研究

佟娜

(山東省東營市住房與城鄉(xiāng)建設(shè)委,山東東營 257091)

城市的飛速發(fā)展,加速了城市建設(shè)檔案的改革進程。為了使得城建檔案工作里的管理效率不斷提高,我們要對城市建設(shè)檔案的信息資源充分利用,為社會城市建設(shè)信息咨詢服務,還有城市宣傳等多元化服務。所以創(chuàng)建一個有效的城建檔案的管理意義重大。本文主要討論了城市建設(shè)檔案數(shù)字化、信息化中的必要性,以及具體的要求。目的是提高我國城市建設(shè)的管理水平。

城市建設(shè)檔案 數(shù)字化 信息化 管理方案

城市建設(shè)檔案被稱為城建檔案。具體指在城市規(guī)劃、建設(shè)和其管理活動中，逐步形成的、應歸檔的、并且具有保存價值的聲像、圖表、文字等不同文件材料。當前，我國某些經(jīng)濟發(fā)展較快的地方，城建檔案信息化已經(jīng)有了初步成效，其他地方因為經(jīng)濟和社會的原因，處于起步階段。不過，我們相信我國的城建檔案管理共組，在相關(guān)工作人員的一起努力下，數(shù)字化、信息化的管理將會盡早實現(xiàn)。

1 城建檔案信息化與數(shù)字化管理的緊迫性

經(jīng)濟發(fā)展的同時促進了城市的進步。在傳統(tǒng)城市中的建設(shè)檔案管理，與社會發(fā)展以及城市建設(shè)中的需求有了較大程度的差異。因此，加快城市建設(shè)的檔案數(shù)字化管理，已成為城市建設(shè)檔案管理中亟待解決的問題，是一項光榮并且艱巨任務，主要有以下兩個方面的必要性和急迫性。

(1)城市建設(shè)檔案數(shù)量增多。隨著我國在城市建設(shè)中的投資幅度加大，城區(qū)面貌不斷提升，以及城市在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)中的速度加快[1]。房地產(chǎn)業(yè)出現(xiàn)強勁發(fā)展的勢頭。因為目前城市中建設(shè)檔案管理中的工作方式比較落后，導致城市建設(shè)檔案中的管理工作暴露出許多問題。主要是工作效率低下以及信息共享困難等。形成大量的城市建設(shè)檔案紙質(zhì)資料的堆積。龐大的檔案庫以及舊管理模式在現(xiàn)代工作發(fā)展下已經(jīng)不能滿足需要。所以，城市建設(shè)中的檔案管理，就需要利用信息化結(jié)合數(shù)字化管理的方式，由此來解決城市建設(shè)檔案中的紙質(zhì)材料積壓等方面的問題。

(2)優(yōu)化信息需求量急迫。有效的開發(fā)信息管理，可以充分發(fā)揮在我國城市建設(shè)檔案中的作用以及價值。信息化、數(shù)字化的管理手段是服務于、服從于整個城市建設(shè)的工作。城市建設(shè)檔案，是城市規(guī)劃和建設(shè)管理中最關(guān)鍵的真實記錄，包含著重要且豐富的信息，對城市規(guī)劃建設(shè)以及管理部門有著重要的作用[1]。但是當前我國城建檔案管理中的存儲介質(zhì)，主要是紙質(zhì)。要滿足城建管理的新需求，就必須在城市建設(shè)檔案的優(yōu)化信息資源上，做好文章、下足功夫，加快把城市建設(shè)中檔案管理工作從舊的方式中解脫出來，把傳統(tǒng)的紙制檔案以及錄音、錄像帶從存儲空間大、維護成本高、并且查閱不便的桎梏中解放出來，從而優(yōu)化城市建設(shè)的檔案信息中的新管理方式，可以實現(xiàn)全方位的標準化以及規(guī)范化，實現(xiàn)城建檔案中的資源的合理配置，使它們得到最大限度的開發(fā)利用。

2 數(shù)字化信息化管理的途徑

2.1 城市建設(shè)檔案管理中信息化、數(shù)字化的原則

(1)安全性。安全性是檔案數(shù)字化進程中，需要注意的關(guān)鍵問題。因為檔案的原真性和一些其它緣由，安全性在檔案數(shù)字化非常關(guān)鍵。最重要要保證的是檔案原件中的安全。

(2)準確性。使用數(shù)字化的信息化，改變的知識是檔案的信息的儲存形式，不能改動檔案信息自身的內(nèi)容。在數(shù)字化過程里，要始確保持數(shù)字化后，復制件和原件內(nèi)容上準確性。

(3)標準性。檔案數(shù)字化的主要目的是，使用計算機網(wǎng)絡這種新型的渠道，向全國乃至全球提供數(shù)字化的檔案信息。所以，檔案數(shù)字化時，需要各方統(tǒng)一，并且認可的規(guī)范。在數(shù)字化過程里，一定考慮例如檔案數(shù)字化后，數(shù)字資料是否能在各種軟硬件的技術(shù)平臺中得到有效的的支持。

2.2 城市建設(shè)檔案管理中信息化、數(shù)字化建設(shè)途徑

(1)建立一個完善網(wǎng)絡的系統(tǒng)。在建立數(shù)字化的綜合應用平臺的時候，需要健全內(nèi)部的服務網(wǎng)，目的是為了充分發(fā)揮網(wǎng)站作用，使檔案網(wǎng)站變成宣傳城建的檔案工作，并且開展城建檔案的信息以及服務重要的窗口[2]。加快現(xiàn)行的文件信息中的標準的建設(shè)，不斷更新系統(tǒng)中硬件設(shè)備。從而城建檔案的管理軟件中的技術(shù)以及應用的水平，實現(xiàn)交流和資源共享創(chuàng)造條件。還要制定相應關(guān)鍵策略，確保檔案資源中的可靠性、安全性、原始性的建設(shè)。

(2)文件數(shù)字化的管理。在檔案部門多年的研究和實踐中，我們發(fā)現(xiàn)對紙質(zhì)檔案控制數(shù)字化的加工，主要是直接的掃描方法?？梢允惯M行掃描儀在紙質(zhì)檔案中的直接掃描，使用圖像的形式存儲下來。不但速度快捷，并且效果比較理想可以改變紙質(zhì)檔案的保存形式。掃描保存是當前實現(xiàn)紙質(zhì)檔案開展數(shù)字化管理的的關(guān)鍵。紙質(zhì)檔案的數(shù)字化進行處理，主要使用流水線的作業(yè)形式。和其他的掃描作業(yè)比較。檔案文件在掃描以及組織工作中，相對比較復雜多。這是由于在掃描的過程中，必須先要將案卷進行拆封，用散張的形式開展掃描，保證保檔案可以安全有序保存[3]。最終建立起一正套的完善紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化管理的工作流程。1)檔案的整理。在開展正式掃描之前，需要按照當天的掃描計劃以及工作的進程。為了防止檔案造文件管理過程中避免丟失以及錯序?？梢栽谧詈笮Φ臅r候裝卷方便。必須把一定的卷數(shù)，作為一個批次。由專門人員的人員安排進入檔案庫房對檔案進行領(lǐng)取。領(lǐng)卷人員需要先將文件的案卷進行完整性的檢查 ，在確認沒有錯誤之后，接著在在領(lǐng)卷登記單上進行簽字，最后移交給相關(guān)的檔案整理人員。檔案的整理人員在接到工作內(nèi)容之后，首要的任務仍再第一的檢查。主要的內(nèi)容是檔案案卷和文件是否完整。在第二進行拆封案卷的時候，一定保證檔案文件是散張形式來存放的。第三，在檢查卷內(nèi)的頁號是否完整的時候，如果有錯誤，需要及時糾正并且正確的添加[4]。2)掃描的準備。在檔案文件正式開始進行掃描之前，需要完成幾項準備工作。第一，是掃描儀連入計算機要準確，需要注意掃描儀在開機時候，開掃描儀電源。避免造成檢測不到掃描儀的問題。如果出現(xiàn)問題，需要重新啟動，并且向整理檔案人員，尋找已經(jīng)整理好的相關(guān)散張檔案。把案卷作為掃描的單位，開展好登記的工作。等待待掃描儀工作的指示在燈亮起之后，就能開始掃描了。3)掃描過程。打開計算機中進行檔案數(shù)字化制作的軟件。依照實際情況，保證各個參數(shù)的正確性。掃描中的參數(shù)一般是，亮度值和分辨率還有顏色。在設(shè)置頁面大小和掃描方式還有存儲格式，需要按照文件的具體情況進行設(shè)置。 如果在掃描的過程中，沒有充足的把握，可以嘗試掃描其中幾頁檔案，然后再次調(diào)整。保證準確文件的存儲路徑填入，還有文件名的正確性。最后把需要再次掃描的檔案文件，置入掃描儀的紙口和稿臺上，摁下啟動掃的描程序按鈕就可以開始正式的掃描了。4)后期的處理。掃描后數(shù)據(jù)也就是圖像文件，需要應再次開展校對。首先是進行紙質(zhì)檔案按照按原有的順序開展整理裝卷。保證檢查沒有誤后放回書庫。再次，檢查文件總量以及文件名的正確性，對每卷檔案中的圖像文件的質(zhì)量開展抽樣檢查。最后刻入光盤進行妥善的保管。

(3)文件保存工作。因為電子文件主要是化學磁性材料是主要的載體。在從理論上說，可以長期的保存。但是因為電子文件的發(fā)展形成中的還比較的短，實際貯存中驗證還比較缺乏，所以光盤讀取過程中被磨損的現(xiàn)象時有發(fā)生，所以，重要資料和一些長久保存重要電子文件，需要開展定期的復制、檢查。

3 結(jié)語

只有使用數(shù)字化和信息化的建設(shè)思想來總攬全局，才能實現(xiàn)城市建設(shè)的檔案管理中的歷史性跨越以及質(zhì)的突破。確保城市建設(shè)的檔案信息化建設(shè)中與社會信息化一起的發(fā)展，不斷促進我國的經(jīng)濟與社會的發(fā)展，促進城市建設(shè)的發(fā)展。不斷發(fā)揮檔案管理在城市建設(shè)中關(guān)鍵性作用。

[1]劉長東,梁振林,任一平.GIS支持下的青島市海域管理信息系統(tǒng).海洋環(huán)境科學,2009,760～763.

[2]李德仁,等.論空間數(shù)據(jù)挖掘和知識發(fā)現(xiàn)的理論與方法.武漢大學學報.信息科學版2002,27(3).

[3]梁軍,等.城市規(guī)劃管理信息系統(tǒng)的集成研究報告.北京超圖地理信息技術(shù)有限公司,2004.

[4]涂建光,邊馥菩.基于設(shè)計模式的組件化GIS軟件開發(fā)方法.武漢大學學報.信息科學版,2005,(l).