張歡歡

【摘 要】高校二級學院行政秘書的工作繁雜而關鍵，是保證二級學院正常運轉的不可或缺的重要力量，因此行政秘書要立足本職，不斷提高業(yè)務水平，同時要具備相應的職業(yè)素養(yǎng)，以便更好地為學院教學科研工作服務，為學院師生服務，為學院發(fā)展貢獻力量。

【關鍵詞】行政秘書 工作職責 工作特點 素質

在目前高等院校實行兩級管理的形勢下，高等院校的二級學院就成了一個集教學、科研、管理于一身的單位，二級學院辦公室則成了學院工作的窗口，行政秘書的工作在學校日常工作的各方面起著承上啟下的重要作用，因此行政秘書要充分認識工作的意義，理清思路、明確自身工作職責，做到上傳下達、溝通內外、協(xié)調各部，充分發(fā)揮參謀、助手的作用，做好二級學院辦公室的工作。

一、高校行政秘書的工作職責

（一）日常行政工作

行政秘書的工作繁雜，涉及學院各種事務，如整個二級學院教職工的考勤、季度和年度考核工作；二級學院的財務預算、經(jīng)費的審批和報銷工作；資產(chǎn)的管理、辦公室內部文印事務辦理、辦公室文銷用品、辦公設備耗材的申購和發(fā)放等工作；內部信息收集整理和反饋工作、人事工作、檔案管理、公章保管和使用、辦理學院對外介紹信和證明信；上級來文、來電、來函的收發(fā)，處理及各類文件的存檔管理工作，做好保密工作；二級學院相關會議的籌備，做好會議通知的起草、發(fā)放，會議資料的準備，會場確認及布置，并做好會議記錄等工作；組織、安排、協(xié)調學院的綜合性工作；學院大型文體活動組織、宣傳報道工作；協(xié)調安排學院行政領導的重要工作日程并協(xié)助學院領道處理日常工作；對外聯(lián)系和接待工作；處理其他一些突發(fā)事件和臨時性事務，并及時向院領導匯報請示等等。

（二）教改、科研項目的組織申報工作

及時傳達教務處、科研處發(fā)布的教改和科研項目申報信息，協(xié)助各教研室完成教改、科研項目的申報工作；協(xié)助各項目主持人完成支撐材料的收集、匯總工作；協(xié)助領導做好各項評估工作的準備、完善和匯報工作等。

二、高校行政秘書的工作特點

（一）繁雜性

高校行政秘書的工作頭緒眾多、事務繁雜、范圍廣泛，小到會議的通知、文件的整理、辦公用品的分發(fā)等，大到學院各項政策的參與制定、教職工人員定編和配置、年終考核和業(yè)務考評等等的事情，同時還要兼任學院黨務、工會等工作，通常是包羅萬象，沒有定性，經(jīng)常要在有限且規(guī)定的時間內完成幾項工作，每項工作都要認真仔細，確保高質量的完成。因此行政秘書必須要有高度的責任心，心思細膩，統(tǒng)籌安排，運用科學的工作方法，提高工作效率，保證工作質量。

（二）協(xié)調性

高校行政秘書的工作范圍廣，涉及部門多，行政關系縱橫交錯，不僅要協(xié)調二級學院內部各部門之間的工作，還要協(xié)調二級學院與學校其他各職能處室間的工作，甚至還要協(xié)調二級學院與校外實習單位之間的工作，這就需要行政秘書具備較強的溝通和組織協(xié)調能力，善于處理上下左右、校內校外、各部門之間的關系，確保學院工作與內外部門間的良好溝通、及時銜接、合理有序。

（三）參謀性

高校行政秘書不僅要做好平時的事務性工作，還要當好領導的參謀、助手。在工作中行政秘書要利用各種渠道和途徑深入到輔導員隊伍、教研室、各行政管理部門中去，了解各個部門的工作環(huán)節(jié)，熟悉師資建設、設備配備等情況，熟悉任課教師、行政管理人員的秉性，為領導決策提供最原始和準確的資料。但行政秘書只能參謀，不能擅權越權，不能摻雜私人觀念，辦事要公道正派，這就要求行政秘書要有極強的工作熱情，具備較好的觀察和分析能力，從客觀出發(fā)，實事求是，全方位多角度的考慮問題。

（四）服務性

雖然行政秘書的工作瑣碎、繁重、辛苦，但就是因為工作的不可忽視性才賦予了它更深的意義。行政秘書的工作是各院部、師生間聯(lián)系的重要紐帶，是學院全部教職工日常工作能正常有序運轉的重要保證，因此高校行政秘書要充分認識工作的意義，牢固樹立服務意識。行政秘書接觸的部門通常涉及院辦、人事處、教務處、科研處、學生處、資產(chǎn)處、財務處、宣傳統(tǒng)戰(zhàn)部、工會、黨委組織部、后勤集團、圖書館、各二級學院等相關行政部門，在工作中要做到及時溝通，相互理解，積極配合，注重全局，更好地為學院服務、為領導服務、為師生服務。

三、高校行政秘書應具備的素質

（一）具備堅定的政治思想素質

高校行政管理工作具有明確的政治方向性，作為直接為高校教學、科研工作和全院師生服務的行政秘書必須要貫徹黨的路線、方針、政策，具有堅定的信念和政治方向；遵守高校的各項規(guī)章制度；嚴格恪守職業(yè)道德，嚴守工作機密。

（二）具備行政管理工作的綜合能力素質

行政秘書的工作屬于管理工作的范疇，綜合性很強。行政秘書需要在工作的各方面加強理論學習，不斷提高專業(yè)業(yè)務水平，包括學習管理科學知識、信息科學知識、教育學、心理學、行政管理學、秘書學等知識，提高自身理論素質、紀律素質、道德素質、文化素質、心理素質；通過工作中的實踐鍛煉不斷提高自身文字水平、語言表達能力、溝通協(xié)調能力、觀察分析能力、組織執(zhí)行能力等等。

總之，高校二級學院的行政秘書工作繁雜而又關鍵，行政秘書必須要正確定位，明確職責，勤奮好學，端正態(tài)度，樹立服務意識，兢兢業(yè)業(yè)，踏踏實實，認認真真的完成每項工作，更好地為學院師生服務，為學院的發(fā)展貢獻自己的力量。

【參考文獻】

[1]褚愛霞.高校行政秘書工作探究.管理觀察，2008（18）.

[2]劉愛敏.論高校院系行政秘書的素質要求[J].湖南科技學院學報，2008（10）.