孫會芳,張金耀,胡艷華

（滄州醫(yī)學(xué)高等專科學(xué)校,河北滄州,061000）

辦公自動化系統(tǒng)在學(xué)校管理中的開發(fā)與應(yīng)用

孫會芳,張金耀,胡艷華

（滄州醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校,河北滄州,061000）

隨著經(jīng)濟社會的迅猛發(fā)展，我國高等教育也進入了一個由規(guī)模發(fā)展到內(nèi)涵發(fā)展的黃金時期。在高校辦學(xué)規(guī)模日益擴大的同時，學(xué)校管理工作也不斷出現(xiàn)新情況、新問題，這些情況和問題已越來越成為阻礙學(xué)校提升辦學(xué)層次、拓展辦學(xué)空間、加快內(nèi)涵發(fā)展的重要因素。尤其是近年來，隨著高校間的合并和擴建，許多高校由一個校區(qū)，發(fā)展為兩個，乃至于多個校區(qū)辦學(xué)的格局，且校區(qū)之間地理位置相距較遠，傳統(tǒng)辦公模式已遠遠無法適應(yīng)遠程教學(xué)管理與服務(wù)的需求。因此，辦公自動化建設(shè)逐漸成為高校行政管理工作的迫切要求。

辦公自動化；學(xué)校管理；開發(fā)；應(yīng)用

0 引言

在科技化、網(wǎng)絡(luò)化、無紙化的時代背景下，高校的工作管理方式有有著很的變革，原有的辦公管理模式已經(jīng)漸漸突現(xiàn)出它效率低、耗費人力資源等諸多不便和不利的因素，如何能利用最新的科技，給高校辦公管理帶來更方便、更高效的工作已經(jīng)成為企事業(yè)單位管理中首要考慮、最受關(guān)注、最棘手的問題。目前，辦公自動化技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)十分廣泛，如：人們所熟悉的財務(wù)、人事、銷售管理軟件等，都是辦公技術(shù)的不同應(yīng)用。這樣的系統(tǒng)有一個共同點，那就是很好地滿足了用戶處理單一任務(wù)的需求。如果一項任務(wù)需要負責(zé)人，或相關(guān)人員簽閱、修改、批復(fù)，或多人簽閱、批注，一般的辦公流程所提供的解決方案讓用戶難以操作。新的分析方法必須能將計算機網(wǎng)絡(luò)資源看成一個整體，解決好協(xié)同工作問題，真正提高人們的辦公效率，降低辦公成本，并且在實際組織結(jié)構(gòu)或功能要求發(fā)生變化時，高校辦公自動化系統(tǒng)不經(jīng)過大的修改或較復(fù)雜的調(diào)試就能適應(yīng)新情況。

1 相關(guān)技術(shù)介紹

本系統(tǒng)的程序設(shè)計是采用Microsoft ASP來實現(xiàn)的，ASP（Active Server Pages）是基于Microsoft IIS 的開放式腳本開發(fā)環(huán)境，是一種類似HTML（Hypertext Markup Language 超文本標(biāo)識語言）、Script與CGI（Common Gateway Interface 通用網(wǎng)關(guān)接口）的結(jié)合體，但其運行效率卻比CGI更高，它可以很好的把HTML和腳本開發(fā)融合在一起，提高了編程的靈活性，降低了開發(fā)難度，程序安全性及保密性也比Script更好。

ASP腳本是采用明文（plain text）方式來編寫的。當(dāng)客戶端的最終用戶用Web發(fā)出HTTP請求，Web服務(wù)器分析、判斷出該請求是ASP的腳本應(yīng)用后，自動通過ISAPI接口調(diào)用ASP腳本的解釋運行引擎（ASP.DLL）。ASP.DLL將從文件系統(tǒng)或內(nèi)部緩沖區(qū)獲取指定的ASP腳本文件，接著就進行語法分析并解釋執(zhí)行。最終的處理結(jié)果將形成HTML格式的內(nèi)容，通過Web服務(wù)器原路返回給Web瀏覽器，由Web瀏覽器在客戶端形成最終的結(jié)果呈現(xiàn)。這樣就完成了一次完整的ASP腳本調(diào)回。若干個有機的ASP腳本調(diào)用就組成了一個完整的ASP腳本應(yīng)用。

2 系統(tǒng)需求與功能設(shè)計分析

高校辦公自動化系統(tǒng)是利用網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建的微網(wǎng)辦公系統(tǒng)，它涉及了計算機網(wǎng)絡(luò)，計算機應(yīng)用管理和網(wǎng)絡(luò)的組建等很多知識。一個網(wǎng)站的建設(shè)，首先應(yīng)該從功能出發(fā)，功能是網(wǎng)站的目的所在。通常功能上的需求有：（1）能夠明確的表達一個網(wǎng)站的主題及這個網(wǎng)站主要是做什么用的，本課題設(shè)計的網(wǎng)絡(luò)主要用做辦公。（2）能夠?qū)崿F(xiàn)多種形式的功能。（3）能夠有一個清晰的網(wǎng)站結(jié)構(gòu)。

本系統(tǒng)嚴(yán)格按照以下流程進行，力求開發(fā)一個實用的辦公系統(tǒng)。首先定義設(shè)計辦公系統(tǒng)的目的是設(shè)計一個能滿足一個學(xué)校隨時隨地進行辦公的常用辦公系統(tǒng)；構(gòu)思系統(tǒng)需要實現(xiàn)的功能有行政管理、公共信息、個人郵箱、個人助理、系統(tǒng)管理、交流中心、超級管理；按各功能模塊的功能編寫代碼；接下來進行后臺數(shù)據(jù)庫的設(shè)計；進而對網(wǎng)站的外觀進行設(shè)計；其次進行實際頁面的制作；然后對所制作的網(wǎng)站進行測試，以確保它符合最初設(shè)定的目標(biāo)；最后將系統(tǒng)網(wǎng)站進行發(fā)布。發(fā)布后還需要進行維護工作，內(nèi)容更新。另外，還要確定系統(tǒng)的用戶層次，本系統(tǒng)可以支持三種用戶：一是系統(tǒng)管理員；二是普通會員；三是超級會員（領(lǐng)導(dǎo)）。并設(shè)計各類用戶的管理界面和使用權(quán)限。

3 數(shù)據(jù)庫設(shè)計

本系統(tǒng)采用的是Access數(shù)據(jù)庫，來實現(xiàn)對數(shù)據(jù)庫的設(shè)計和查詢以及調(diào)用等功能。Access是一個數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，被集成在Office中，它比其他數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)更加簡單易學(xué)，而且它的功能足夠強大完全可以滿足一般的數(shù)據(jù)管理及處理需要。在分析和設(shè)計階段需要進一步的細化，將用例模型細化為更詳細的用例圖，以便得到更具體的目標(biāo)。根據(jù)上一節(jié)需求分析得到的頂層用例模型，許多用例都可以細化為若干個小的更詳細的用例。下面只給出其中幾個用例的子用例圖，其它的用例圖不再列舉。在面向?qū)ο蠼＜夹g(shù)中，我們將客觀世界的實體映射為對象，并歸結(jié)成一個個的類。類、對象和它們之問的關(guān)聯(lián)是面向?qū)ο蠹夹g(shù)中最基本的元素。類和對象模型分別用類圖和對象圖表示，類圖顯示了系統(tǒng)從邏輯上看存在的類及它們之間的關(guān)系，揭示系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)。類圖是定義其它圖的基礎(chǔ)。對象是客觀世界的實體，而類是對一類具有相同特征的對象的描述。通過分析問題域和用例圖，我們抽象出領(lǐng)域中的概念，定義其含義及相互關(guān)系，從而分析出系統(tǒng)類，并盡量以應(yīng)用領(lǐng)域的術(shù)語來命名類，使模型更符合客觀事實，方便理解和交流，也便于修改。類一般為名詞。類圖中允許出現(xiàn)的模型元素只有類和它們之間的關(guān)系。類與類的關(guān)系可以用某種表示關(guān)系的連線，把它們連接起來。類與類之間的關(guān)系通常有關(guān)聯(lián)、通用化(繼承)、依賴和精化等四種關(guān)系。

4 系統(tǒng)的實現(xiàn)

本界面需要設(shè)計四個控件：用戶賬號、用戶密碼、登錄、申請帳號。在客戶端，用戶輸入其賬號和密碼，然后建立與服務(wù)器的連接，告訴服務(wù)器我要登錄，服務(wù)器收到后開始讀取數(shù)據(jù)庫，然后與用戶輸入的信息比較，如果客戶收到成功信息就打開主窗口，否則提示出錯。

登錄界面如下圖1所示。

圖1 系統(tǒng)登錄界面

系統(tǒng)的主界面如下圖2所示。

圖2 系統(tǒng)主控界面

修改資料，在該菜單中，用戶可以對自己以前的注冊登錄資料進行修改。進入主頁點擊“個人助理”中的“修改資料”。

個人通訊錄，主要是為了便于學(xué)校中的每一名領(lǐng)導(dǎo)或者老師同學(xué)都可以快速準(zhǔn)確的查找到自己想聯(lián)系的人的詳細信息。

日程安排，主要是用來安排提醒今天以后任何一個時間段將要完成的工作任務(wù)，以便可以及時提醒使用者計劃安排的內(nèi)容，從而可以按時完成。其次，可以讓工作人員每天記錄下今后的工作情況且寫好明日的工作計劃，明日計劃是要求工作人員做好明天的工作計劃，培養(yǎng)他們按計劃行事的良好習(xí)慣，考慮到出差等因素，對于當(dāng)天沒有能及時記日記的工作人員，可在補記中記錄，但補記只能補二天的記錄，以保證日程就是日記的特點，對于日程中有錯誤等情況，可以在修改中及時修改自己的日程安排。

5 結(jié)論

辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用是提高高校行政管理工作的效率和質(zhì)量的重要舉措，對學(xué)校發(fā)展有著非常重大的意義。高校辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計與應(yīng)用，應(yīng)該在充分調(diào)研、縝密分析，結(jié)合自身實際，建設(shè)符合自身實際的系統(tǒng)，并在不斷發(fā)展中逐漸完善系統(tǒng)功能，以保證系統(tǒng)的最大效率的應(yīng)用及其應(yīng)有的作用。另外，系統(tǒng)的設(shè)計與建設(shè)還要實事求是，充分開發(fā)利用現(xiàn)有資源，根據(jù)實際情況循序漸進。高校辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用可以大大提高高校辦公效率，也是適應(yīng)未來辦公發(fā)展的必然趨勢，應(yīng)充分認(rèn)識到普及辦公自動化系統(tǒng)的重要性和必要性，盡早推廣實施，使高校行政管理邁上一個嶄新的臺階。

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Development and application of the office automation system in school management

Sun Huifang,Zhang Jinyao,Hu Yanhua
(Cangzhou Medical College,Hebei Cangzhou,061000)

With the rapid economic and social development,China's higher education has entered a from scale development to connotative development gold time.In the school running scale expanding at the same time,the management of the school has been the emergence of new situations and new problems,these situations and problems has become the important factor to hinder the school enhance school running level,expand school space,accelerate the connotation development.Especially in recent years,with the merger and expansion between colleges and universities,many colleges and universities by a campus,for the development of the two,and even the multi campus school pattern,geographical position and campus far apart,traditional office mode has far cannot adapt to the remote teaching management and service needs.Therefore,gradually building office automation has become a urgent requirement of university administrative work.

office automation;school management;development;application