徐昇

西安交通大學(xué)醫(yī)學(xué)院第一附屬醫(yī)院財(cái)務(wù)科，陜西西安710061

關(guān)于醫(yī)院物資管理幾個(gè)問題的探討

徐昇

西安交通大學(xué)醫(yī)學(xué)院第一附屬醫(yī)院財(cái)務(wù)科，陜西西安710061

針對(duì)于醫(yī)院而言，在醫(yī)療成本中，物資消耗成本占了很大的比重，而物流成本的控制空間相對(duì)其他醫(yī)療成本而言又較大，因此加強(qiáng)物資消耗成本控制，杜絕流失和浪費(fèi)，是控制醫(yī)療成本的一個(gè)重點(diǎn)。本文針對(duì)醫(yī)院物資管理中的幾個(gè)問題進(jìn)行了必要的探討，以期為改進(jìn)相應(yīng)的管理提供參考。

醫(yī)院；物資管理；物流；庫存

1 醫(yī)院物資管理的現(xiàn)狀及問題

一般醫(yī)院常見的物資管理流程如圖1。

圖1 醫(yī)院物資管理流程圖

根據(jù)以上流程以及現(xiàn)狀分析，目前國內(nèi)大多數(shù)醫(yī)院的物資管理存在以下問題：

①物品的庫存管理較為粗放，經(jīng)常賬實(shí)不符，科室二級(jí)庫房的以領(lǐng)代支現(xiàn)象嚴(yán)重，庫存積壓浪費(fèi)了大量資金，并且造成科室成本核算不符合權(quán)責(zé)發(fā)生制。

②沒有進(jìn)行安全庫存管理，物資的采購策略不科學(xué)，不能進(jìn)行合理采購。

③物品的采購流程，只是部分物資集中采購，采購環(huán)節(jié)控制不嚴(yán)格，存在巨大的漏洞。

④對(duì)于計(jì)費(fèi)的醫(yī)用材料沒有建立起獨(dú)立的全程管理制度，缺乏物資分類管理思路，信息系統(tǒng)不能靈活適應(yīng)不同物資的不同管理。

⑤沒有建立起靈活的物資采購、領(lǐng)用、使用等物資管理流程規(guī)范，或者建立起了流程沒有相應(yīng)的信息系統(tǒng)支持或者信息系統(tǒng)不能夠靈活地配置以適應(yīng)流程的變革。

⑥物資管理與財(cái)務(wù)管理分離，物資的核算與財(cái)務(wù)核算脫節(jié)，不能實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化，運(yùn)行效率低下。

而現(xiàn)行政策對(duì)物資管理要求，主要是新醫(yī)改方案的相關(guān)要求，如“加強(qiáng)醫(yī)用耗材及植（介）入類醫(yī)療器械流通和使用環(huán)節(jié)價(jià)格的控制和管理”。

新醫(yī)院財(cái)務(wù)及會(huì)計(jì)制度要求“建立二級(jí)庫房衛(wèi)生材料管理制度，分別按計(jì)價(jià)收費(fèi)與非計(jì)價(jià)收費(fèi)、可計(jì)量與不可計(jì)量、高值與低值、植入人體與非植入人體、門診與住院、一次性使用與可循環(huán)使用等因素對(duì)衛(wèi)生材料進(jìn)行分類核算，優(yōu)先選擇個(gè)別計(jì)價(jià)法，按單品種衛(wèi)生材料采購成本和二級(jí)庫房實(shí)際用量歸集各科室的衛(wèi)生材料成本，領(lǐng)用而未消耗的材料，視同庫存管理，不計(jì)入成本”；“為使衛(wèi)生材料收入與成本配比，醫(yī)院應(yīng)建立衛(wèi)生材料收費(fèi)項(xiàng)目與物料編碼的對(duì)應(yīng)關(guān)系，以便根據(jù)收益原則核銷不同材料、不同病人(病種)、不同成本核算單元的衛(wèi)生材料成本”。

同時(shí)還要求：醫(yī)院物資按品名、規(guī)格等設(shè)置數(shù)量金額明細(xì)賬核算；所有物資要按照成本價(jià)核算；自制物資、委外加工物資成本核算：按照物資類別或品種進(jìn)行核算單位成本；財(cái)政科教資金形成物資賬務(wù)處理要通過代沖基金核算，體現(xiàn)不同資金來源核算上的差異；發(fā)出成本計(jì)算方法：個(gè)別計(jì)價(jià)法、先進(jìn)先出法或者加權(quán)平均法；低值易耗品核算：一次性攤銷及五五攤銷法等，對(duì)物資管理提出了較高的要求。

2 關(guān)于物資管理的相關(guān)建議

2.1 物品的編碼設(shè)置與管理

物資管理是以物資的計(jì)劃-采購-入庫-調(diào)撥-出庫-使用-收費(fèi)為流程的。物資實(shí)體是這個(gè)流程的關(guān)鍵，首先要進(jìn)行物資實(shí)體的相應(yīng)設(shè)置。一般醫(yī)院對(duì)于物資都實(shí)行了信息化管理，因此通過信息系統(tǒng)對(duì)物品的編碼設(shè)置，使其成為為該類物品在系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)確定唯一的編號(hào)是非常重要的。

物品性質(zhì)用于物品的成本計(jì)算和成本核算，管理上應(yīng)支持先進(jìn)先出、移動(dòng)平均、加權(quán)平均、個(gè)別計(jì)價(jià)等四種成本核算方式。

物品類別用于物品的分類管理。根據(jù)80/20原則，系統(tǒng)支持物品的ABC價(jià)值分類管理，用以實(shí)現(xiàn)對(duì)重點(diǎn)A類物資的分析與管理。

我們?cè)诠芾碇袘?yīng)針對(duì)每一種物品設(shè)置安全庫存，最大最小庫存，防止過度采購、物品過期等為醫(yī)院帶來的損失。在設(shè)置了庫存量控制之后，借助信息系統(tǒng)使物資在出入庫的時(shí)候會(huì)自動(dòng)進(jìn)行報(bào)警控制提示。同時(shí)，也可以根據(jù)庫存的出庫情況自動(dòng)生成采購訂單，并能提供針對(duì)不同貨位分別設(shè)置安全庫存的功能，從而實(shí)現(xiàn)物品管理的精細(xì)化。

2.2 采購管理

物品的采購來源于采購計(jì)劃，首先根據(jù)醫(yī)院業(yè)務(wù)預(yù)測各種物資的需求數(shù)量，綜合市場供需情況和價(jià)格走勢與科室的領(lǐng)用申請(qǐng)等制定合理的采購計(jì)劃。然后進(jìn)入多個(gè)供應(yīng)商的詢價(jià)比價(jià)工作，貨比三家爭取采購到質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的物品。確定了供應(yīng)商后進(jìn)行價(jià)格談判等簽訂合同下訂單，填制物品采購單。如果與某些廠家形成可穩(wěn)定的供應(yīng)關(guān)系可以免去前幾個(gè)環(huán)節(jié)直接進(jìn)行物品采購。物品到貨之后檢驗(yàn)部門驗(yàn)貨，合格后庫管核對(duì)物品數(shù)量簽字入庫，最后財(cái)務(wù)簽字確認(rèn)。

針對(duì)普通材料，通過采購計(jì)劃申報(bào)采購數(shù)量及其推薦（中標(biāo)）供應(yīng)商；針對(duì)特殊材料，由科室提出采購申請(qǐng)。所有的采購需求匯總審批，由采購員執(zhí)行采購。通過采購訂單確認(rèn)之后，供應(yīng)商發(fā)貨，到貨之后驗(yàn)收入庫，完成采購。

請(qǐng)購單是物資需求科室記錄物資請(qǐng)購情況的單據(jù)，它是采購科室進(jìn)行采購的一種依據(jù)。當(dāng)各需求科室需要采購某種物品時(shí)，可以以請(qǐng)購單的形式向采購科室提出購買申請(qǐng)。通過請(qǐng)購流程反映各需求科室對(duì)各物資的需求信息，并且可以保證采購行為是經(jīng)過相關(guān)科室申請(qǐng)并經(jīng)授權(quán)。

2.3 庫房與存貨核算

醫(yī)院物資材料占醫(yī)院運(yùn)營的比重很大，因此降低庫存占用資金，對(duì)醫(yī)院物流和財(cái)務(wù)管理部門都是一個(gè)挑戰(zhàn)；對(duì)采購而言，需要根據(jù)現(xiàn)時(shí)庫存量和最小庫存量來確定采購時(shí)間、采購數(shù)量，保證庫存總成本的最低。

我們可以通過庫存和存貨兩個(gè)信息系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)對(duì)庫存物品和出入變動(dòng)的科學(xué)管理，庫存管理用于處理物品的變動(dòng)、保管情況，通常由庫管人員使用；存貨管理用于處理由于物品的變動(dòng)而引起的金額變化，通常由財(cái)務(wù)人員使用。確保該系統(tǒng)既能進(jìn)行物品出入庫管理也能處理醫(yī)院簡單的原材料、半成品的領(lǐng)用、加工、入庫，自制產(chǎn)品的出入庫，以及各種入庫類型的退貨處理；此外，在庫存/存貨管理系統(tǒng)中應(yīng)該還可以進(jìn)行物品的變價(jià)調(diào)撥、移庫、拆卸組裝、期末庫存物品盤點(diǎn)等業(yè)務(wù)處理。

2.4 高值耗材管理

手術(shù)室、心內(nèi)科等科室的高值耗材一般都為代銷材料，該類材料具有一些特點(diǎn)：價(jià)值高；直接使用于手術(shù)病人身上，大部分為植入性材料；代銷供應(yīng)商提供的材料，使用收費(fèi)之后再通知供應(yīng)商開票，結(jié)算；材料具有嚴(yán)格的消毒、保管等要求。

對(duì)于這類材料，我們通過兩種手段實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理：①建立手術(shù)室代銷材料二級(jí)庫，供應(yīng)商送貨之后直接入到該庫，實(shí)行專人保管；②建立基于唯一序列號(hào)條碼的全程跟蹤機(jī)制，一般高值耗材自身帶有條碼，但是由于該條碼規(guī)則不統(tǒng)一，條碼混亂等原因，一般都采用醫(yī)院自建序列號(hào)條碼方式管理。入庫時(shí)候分配、登記、打印序列號(hào)條碼，并粘貼到高值耗材包裝上，出庫時(shí)候在HIS收費(fèi)系統(tǒng)里面掃描條碼實(shí)現(xiàn)自動(dòng)出庫并登記使用病人與開單醫(yī)生、收費(fèi)價(jià)格等信息。

對(duì)于有些高值耗材，在醫(yī)院并沒有備貨，由于業(yè)務(wù)急需拿到醫(yī)院直接使用到病人身上，對(duì)于這種業(yè)務(wù)需要在事后直接完成出入庫，我們稱之為“對(duì)沖出入庫”，在完成出庫之后直接完成入庫。

2.5 物資條碼管理

根據(jù)我們的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)于醫(yī)院物資的管理，如果不采用二級(jí)庫管理，建議普通物資通過打印條碼標(biāo)簽，將該標(biāo)簽與物品一起存放，出庫、入庫時(shí)候掃描該標(biāo)簽條碼即可實(shí)現(xiàn)快速錄入，為了節(jié)約成本和提高效率，沒有必要為每個(gè)物資貼條碼，而衛(wèi)生材料一般都有自帶包裝條碼，利用該條碼即可快速完成衛(wèi)生材料出入庫操作；而高值耗材采用序列號(hào)管理，為每一個(gè)高值耗材建立序列號(hào)，并將序列號(hào)條碼粘貼在高值耗材上面，需要根據(jù)該高值耗材的收費(fèi)情況、哪個(gè)病人使用的等信息進(jìn)行出庫，并在出庫單上面跟蹤記錄這些信息，以便于追蹤高值耗材的使用、收費(fèi)。這些信息也是衛(wèi)生監(jiān)管部門需要的統(tǒng)計(jì)信息，高值耗材序列號(hào)的采用滿足了醫(yī)院本身對(duì)高值耗材全程跟蹤的要求，也滿足了上級(jí)部門對(duì)于高值耗材使用的監(jiān)管，這也是醫(yī)院評(píng)級(jí)的一個(gè)很重要的標(biāo)準(zhǔn)。

如果采用了二級(jí)庫管理，建議為每個(gè)進(jìn)入二級(jí)庫的材料都粘貼條碼（也可以用衛(wèi)生材料自帶包裝條碼），因?yàn)樵撐镔Y需要多次流轉(zhuǎn)，通過掃描條碼可以提高各個(gè)流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)制單的速度和準(zhǔn)確性?？傊瑮l碼的應(yīng)用一定要結(jié)合醫(yī)院本身的管理要求，遵從簡單、高效、節(jié)約等原則，符合醫(yī)院物流的管理精細(xì)程度來做，這樣才能真正發(fā)揮好條碼在物流管理中的應(yīng)用價(jià)值。

3 結(jié)語

改善管理，借鑒現(xiàn)代化物流配送中心理念，采用物資材料在線申請(qǐng)領(lǐng)用，建立物資配送制度，變物資的領(lǐng)用為物資的配送；建立二級(jí)（多級(jí)）庫房管理體系，實(shí)現(xiàn)對(duì)二級(jí)庫房的精細(xì)化管理，徹底打破以領(lǐng)代支的物資管理模式，實(shí)現(xiàn)實(shí)耗實(shí)銷管理；建立高值耗材與特殊專用材料的全程跟蹤體系，實(shí)現(xiàn)對(duì)高值耗材的領(lǐng)用、調(diào)撥、使用、收費(fèi)全程跟蹤和特殊材料的專人專庫管理；實(shí)現(xiàn)物資條碼管理等，實(shí)現(xiàn)物資管理的全程跟蹤與精細(xì)化控制，為現(xiàn)代醫(yī)院物資管理奠定良好的基礎(chǔ)。

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R197.3

A

1672-5654（2014）10（a）-0063-02

2014-08-12）

徐昇（1969-），女，漢族，陜西省商州市人，本科，職員，研究方向：主要從事醫(yī)院招標(biāo)采購及物流管理工作。