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        淺談以物資管理信息化推動項(xiàng)目物資管理標(biāo)準(zhǔn)化的工作思路

        2014-02-18 03:50:02袁蓮娣呂松青
        城市建設(shè)理論研究 2014年5期
        關(guān)鍵詞:思路

        袁蓮娣 呂松青

        摘要:標(biāo)準(zhǔn)化管理是一種管理手段或方法,即以標(biāo)準(zhǔn)化原理為指導(dǎo),將標(biāo)準(zhǔn)化貫穿于管理全過程,以增進(jìn)系統(tǒng)整體效能為宗旨、提高工作質(zhì)量與工作效率為根本目的。

        關(guān)鍵詞:物資管理信息化 項(xiàng)目物資管理標(biāo)準(zhǔn)化 思路

        中圖分類號:C36文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A

        引言

        隨著我公司生產(chǎn)規(guī)模的不斷擴(kuò)大,跨行業(yè)、跨地區(qū)的國內(nèi)外工程項(xiàng)目越來越多,公司共有海內(nèi)外施工項(xiàng)目共33個,物資管理作為施工企業(yè)項(xiàng)目管理的重要組成部份,其事務(wù)管理工作中包括物資計(jì)劃管理、物資采購供應(yīng)、物資到貨質(zhì)量和數(shù)量驗(yàn)收、庫存物資的保管保養(yǎng)、物資領(lǐng)料出庫及現(xiàn)場材料的使用管理等等。在業(yè)務(wù)管理流程中它包括物資采購計(jì)劃的控制、物資價(jià)格信息的收集及材料的采購比價(jià)、物資驗(yàn)收信息及供應(yīng)商資料的收集、物資領(lǐng)用的使用用途及庫存狀況的信息、物資出庫及退料憑證記錄、物資的統(tǒng)計(jì)及財(cái)務(wù)核算成本核算等一系列的相關(guān)信息的提供。

        1.項(xiàng)目物資管理信息流:

        2.現(xiàn)有物資管理信息化的應(yīng)用及成效

        2.1應(yīng)用

        系統(tǒng)以采購計(jì)劃為先導(dǎo),重點(diǎn)是對物資從入庫驗(yàn)收開始到領(lǐng)料使用后的全過程的活動進(jìn)行管理,通過幾種原始憑證信息的輸入,形成可按物資、供應(yīng)商、領(lǐng)用單位、用途項(xiàng)目、入庫、出庫、單號、日期、單價(jià)、金額等多渠道的查詢及匯總,并自動生成一系列的報(bào)表,能準(zhǔn)確、及時地提供成本核算分析資料。

        主要功能特點(diǎn):通過填制原始記錄憑證《物資入庫驗(yàn)收單》、《物資領(lǐng)料出庫單》、《物資退料入庫單》、《物資調(diào)撥出庫單》完成各項(xiàng)資料信息的采集錄入。為了減少原始憑證的種類報(bào)廢(損)、盤盈、盤虧物資通過設(shè)置制定的用途項(xiàng)目通過領(lǐng)料出庫單和退料單處理。單據(jù)輸入時,系統(tǒng)增加了自動提示功能,提高了輸入的準(zhǔn)確與速度。根據(jù)原始記錄憑證的任何一輸入項(xiàng)進(jìn)行查詢,對預(yù)點(diǎn)入庫的物資(或輸入有誤的物資)只須點(diǎn)擊原單據(jù)即可進(jìn)行沖單處理,可直接查詢某時段物資的入庫、出庫數(shù)量。結(jié)合施工生產(chǎn)和物資管理各項(xiàng)工作的不同需要,設(shè)置了多方面多層次的查詢功能,對一些常用的報(bào)表制定固定表式,可直接點(diǎn)擊生成報(bào)表。通過物資庫存查詢,可及時反映某一時點(diǎn)的庫存量,直觀地了解庫存結(jié)構(gòu),以保證生產(chǎn)需要和庫存架構(gòu)的合理;月物資收發(fā)存情況可以按各分類物資(或明細(xì))統(tǒng)計(jì)當(dāng)月及累計(jì)收入、領(lǐng)料、退料、調(diào)撥、庫存;物資收發(fā)存明細(xì)帳是對所選定的物資的收發(fā)存來源、去向、庫存進(jìn)行逐一記錄;以用途項(xiàng)目為內(nèi)容的多項(xiàng)查詢,可以滿足對單一項(xiàng)目,單機(jī)核算的統(tǒng)計(jì)需要;對領(lǐng)用單位所領(lǐng)用材料的查詢,可直接監(jiān)督部門用料情況;根據(jù)供應(yīng)商供應(yīng)物資情況匯總,可跟蹤材料價(jià)格和付款等情況。

        《物資采購價(jià)格信息庫》,目的是使公司內(nèi)部的采購價(jià)格信息共享,為了解貨源、選擇供應(yīng)商和“采購比價(jià)”等采購工作提供依據(jù)。物資采購價(jià)格信息庫是建立在公司BS結(jié)構(gòu)物資管理軟件里面的一個功能模塊,它的數(shù)據(jù)來源是各個項(xiàng)目部的入庫驗(yàn)收單據(jù)。全公司的價(jià)格信息庫可以從以下幾個方面查詢統(tǒng)計(jì),物資名稱、價(jià)格信息、采購時間、采購單位、系統(tǒng)也可以通過供應(yīng)商,生產(chǎn)廠家等查詢。在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)時代,通過網(wǎng)絡(luò)充分及時利用價(jià)格信息資源,挖掘價(jià)格信息潛能,進(jìn)一步提高企業(yè)物資管理水平,為企業(yè)管理創(chuàng)造價(jià)值。

        2.2成效

        現(xiàn)在公司全面推行使用網(wǎng)絡(luò)版物資管理系統(tǒng),各項(xiàng)目所有的信息資料按要要求及時輸入系統(tǒng),公司及項(xiàng)目部的各級管理人員按相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)授于的權(quán)限,即可查詢得到經(jīng)管理系統(tǒng)程序開發(fā)的相關(guān)信息,如各項(xiàng)目的材料采購單價(jià)、數(shù)量及供應(yīng)商資料,同一物資各項(xiàng)目的價(jià)格情況,各項(xiàng)目按用途項(xiàng)目分類所反映的材料費(fèi)用情況,庫存物資的詳細(xì)記錄及庫存資金情況等等。因此,本系統(tǒng)能為相關(guān)部門及領(lǐng)導(dǎo)及時掌握公司采購價(jià)格信息、材料成本及庫存資金情況提供資源平臺。

        2.3特點(diǎn)

        本系統(tǒng)按物資帳務(wù)管理的流程編制,每個環(huán)節(jié)的工作都經(jīng)系統(tǒng)嚴(yán)密控制,促進(jìn)了流程管理的執(zhí)行;通過采購價(jià)格信息資源共享,對比價(jià)和控制生產(chǎn)成本提供了方便;提高了核算資料的準(zhǔn)確性,加速了核算速度;系統(tǒng)構(gòu)思完整,結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn),留下了一系列管理程序中的工作接口。系統(tǒng)生成各種相關(guān)原始憑證,既能滿足各項(xiàng)管理需要的同時,著重提高企業(yè)物資管理的信息化,科學(xué)化水平。

        3.項(xiàng)目物資標(biāo)準(zhǔn)化管理

        3.1物資采購計(jì)劃

        物資采購計(jì)劃包括物資總采購計(jì)劃、月度物資采購計(jì)劃、補(bǔ)充物資采購計(jì)劃、零星物資采購計(jì)劃等。項(xiàng)目物資部門接到專業(yè)技術(shù)人員提交的物資需求計(jì)劃時,首先要核對計(jì)劃提交的及時性、內(nèi)容的準(zhǔn)確性、審批手續(xù)的合規(guī)性等內(nèi)容,發(fā)現(xiàn)有不符合采購要求的地方,須及時同專業(yè)技術(shù)人員溝通,直至專業(yè)技術(shù)人員修改完善,書面確認(rèn)后方可接收。同時材料人員接收正式的物資需求計(jì)劃后,要及時登記需求計(jì)劃管理臺帳。在項(xiàng)目的實(shí)際應(yīng)用過程中,物資需求總計(jì)劃不僅給項(xiàng)目總的成本預(yù)測提供了依據(jù),也為物資管理工作的開展提供了總體思路。物資采購計(jì)劃根據(jù)物資需求計(jì)劃編制而成,上報(bào)公司后為公司總體了解項(xiàng)目的實(shí)際情況提供了指導(dǎo)依據(jù),對人力、資金的布局和掌控更為客觀和全面。

        3.2物資采購

        物資標(biāo)準(zhǔn)化采購保證了企業(yè)管理的先進(jìn)性,使物資采購的各個環(huán)節(jié)于可控制的范圍之內(nèi),達(dá)到相互監(jiān)督、相互制約的管理機(jī)制。并求做到資源互補(bǔ),信息共享,節(jié)約人力物力和財(cái)力。公司實(shí)行由公司物資中心和區(qū)域/專業(yè)公司物資部門統(tǒng)一組織實(shí)施(公司集中采購以外的物資由區(qū)域公司集中采購),各相關(guān)部門和項(xiàng)目部配合進(jìn)行的兩級集中采購制度。物資采購采用分級集中制度,優(yōu)勢十分明顯,效益也非常顯著,有效避免了很多常規(guī)物資采購方式的弊端,權(quán)責(zé)明確,在確保經(jīng)濟(jì)效益的同時也保證了物資的質(zhì)量。

        3.3物資驗(yàn)收

        (1)采購產(chǎn)品到貨驗(yàn)收由項(xiàng)目保管員負(fù)責(zé)組織相關(guān)技術(shù)人員及質(zhì)檢員共同驗(yàn)收。特類勞動保護(hù)用品、安全防護(hù)用由項(xiàng)目部安全員負(fù)責(zé)驗(yàn)收。

        (2)供方送貨時,必須提供加蓋物資合同簽訂方(供方)公章的送貨清單。清單中必須標(biāo)明規(guī)格型號、數(shù)量、單價(jià)、合價(jià)。項(xiàng)目材料員應(yīng)及時核對送貨清單與物資采購合同所附清單或批價(jià)單,核對無誤后,方可在送貨清單上簽字。

        (3)進(jìn)貨物資需進(jìn)行見證資料的核查和實(shí)物核查。所購物資必須具備相應(yīng)的能證明其物資質(zhì)量的“產(chǎn)品質(zhì)量證明”資料,如:產(chǎn)品合格證;材質(zhì)化驗(yàn)單;檢驗(yàn)試驗(yàn)數(shù)據(jù)報(bào)告等能證明其產(chǎn)品質(zhì)量的資料。

        (4)對分包方自行采購的物資(主材),項(xiàng)目部材料管理部門負(fù)責(zé)對其實(shí)物進(jìn)行核查并督促其收集保管相關(guān)質(zhì)量證明資料。

        (5)對驗(yàn)證合格的物資,保管員會同專業(yè)技術(shù)人員對物資進(jìn)行見證資料核查和實(shí)物核查后,填寫進(jìn)場材料自檢情況一覽表(工程監(jiān)理有要求時)。保管員在驗(yàn)收時,采用檢斤、檢尺、量方、過磅等方式對物資的外觀、型號、規(guī)格、數(shù)量、包裝等方面進(jìn)行檢查核對確認(rèn)無誤后在驗(yàn)收單上簽字。

        3.4 物資標(biāo)識

        材料標(biāo)識管理是為防止物資使用前或在使用過程中的混用和誤用,達(dá)到對工程物資可追溯的目的。物資標(biāo)識是滿足對工程形成過程具有可追溯性的重要管理環(huán)節(jié),項(xiàng)目保管員應(yīng)負(fù)責(zé)材料驗(yàn)證前存放區(qū)域、驗(yàn)收入庫后及材料發(fā)放前標(biāo)識的移植:在材料標(biāo)識過程中應(yīng)當(dāng)注意:

        (1)倉庫保管員必須經(jīng)常保持標(biāo)記清晰、明顯、正確,發(fā)現(xiàn)標(biāo)記不清時及時恢復(fù)。

        (2)保管員根據(jù)物資的物理性質(zhì)、化學(xué)性質(zhì)、形狀、體積、重量等不同情況分類入庫保管,并按材料標(biāo)識分類和材料標(biāo)識方法標(biāo)識清楚。

        (3)保管員應(yīng)在倉儲設(shè)備材料的種類、規(guī)格型號、數(shù)量等信息變更后的24小時內(nèi)更新標(biāo)識卡中的相關(guān)內(nèi)容,保持“賬、物、卡”相一致。

        4.結(jié)束語

        標(biāo)準(zhǔn)化物資管理是公司打破傳統(tǒng)企業(yè)物資管理模式的局限性,利用管理制度標(biāo)準(zhǔn)化、人員配備標(biāo)準(zhǔn)化、過程控制標(biāo)準(zhǔn)化,充分發(fā)揮企業(yè)管理技術(shù)優(yōu)勢、優(yōu)化資源配置、降低工程成本、全面提升工程項(xiàng)目管理水平,實(shí)現(xiàn)社會效益和經(jīng)濟(jì)效益最大化。

        參考文獻(xiàn):

        [1]李會太.現(xiàn)代物流管理的八大核心思想[J].企業(yè)管理,2007(3).

        [2]劉彬.施工企業(yè)項(xiàng)目物資管理信息化的探討與實(shí)施[J].鐵道建筑技術(shù),2012(2).

        [3]孫廣臣.論建筑工程的物資信息化管理[J].科技博覽,2010(10).

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