李瑞平

隨著信息化的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應(yīng)信息化檔案管理的需要，電子檔案已在檔案管理工作中得到了廣泛的應(yīng)用，隨著計算機在企事業(yè)會計核算系統(tǒng)中應(yīng)用的普及，會計檔案信息化已成為會計系統(tǒng)工作的一種重要手段，也是重要的會計基礎(chǔ)工作。

一、會計檔案信息化的重要性

1.轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的會計檔案管理模式和介質(zhì)，把實體管理變?yōu)樾畔⒐芾?/p>

當前，會計檔案管理工作的重點也應(yīng)適應(yīng)數(shù)字化管理的需要，從實體檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷π畔①Y源的管理，以信息為管理對象，對形成的各種門類的檔案進行數(shù)字化加工，利用現(xiàn)代化技術(shù)手段對檔案信息資源進行管理。

2.建立有效的會計檔案管理信息系統(tǒng)，充分、合理、安全、方便地使用電子檔案

要實現(xiàn)會計檔案信息化，就必須建立有效的會計檔案管理計算機信息系統(tǒng)，改進和規(guī)范在應(yīng)用計算機條件下文件檔案管理工作流程，使之適應(yīng)檔案信息管理的需要；依據(jù)文件處理流程來進行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設(shè)計；在信息系統(tǒng)中建立完善的內(nèi)部控制制度，確保檔案的安全。

3.會計檔案信息化建設(shè)是為了提高會計系統(tǒng)檔案管理和服務(wù)的質(zhì)量

會計檔案信息化建設(shè)是一個過程，伴隨著信息技術(shù)水平的提高及其在檔案管理中應(yīng)用程度的變化，會計檔案信息化建設(shè)的階段性目標也要及時做出相應(yīng)調(diào)整，檔案管理理論所面臨的創(chuàng)新與發(fā)展要求也會表現(xiàn)出一定差異。

二、事業(yè)單位會計檔案信息化的特點及需要改進的問題

1.會計檔案信息化的特點

會計檔案信息化具有更高的安全性、完整性要求。會計檔案主要對財務(wù)收支進行價值量的記錄和描述，反映經(jīng)濟活動的質(zhì)的變化，要求極準確的資料。而在電算化條件下，會計數(shù)據(jù)高度集中在磁盤、光盤等磁性介質(zhì)上，會計數(shù)據(jù)、會計信息的完整性、安全性受到挑戰(zhàn)。而電算化會計檔案又受載體的質(zhì)量、存放環(huán)境等條件的影響。所以要求電算化會計檔案的保密性和安全性比傳統(tǒng)的會計檔案高。

2.會計檔案信息化管理存在的問題

（1）單位領(lǐng)導(dǎo)對會計系統(tǒng)重要性認識不夠，理解偏差；

（2）會計檔案信息化管理制度不完善；

（3）會計系統(tǒng)缺乏計算機維護、網(wǎng)絡(luò)安全的相關(guān)人才。

三、實現(xiàn)事業(yè)單位會計檔案信息化應(yīng)遵循的原則

1.提高思想重視。單位領(lǐng)導(dǎo)和會計人員應(yīng)提高對會計檔案信息化的重視程度。特別是主管會計財務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當充分認識到科學化管理電算化會計檔案資料的重要性，并督促建立健全的管理制度

2.采用適當?shù)目刂萍夹g(shù)，實行專人專崗，對不同的崗位根據(jù)責、權(quán)、利、效相結(jié)合的原則。設(shè)立不同的崗位，如系統(tǒng)主管、管理員、操作員等，同時賦予不同的權(quán)限，承擔不同的責任。崗位的職責應(yīng)明確，不能出現(xiàn)盲點、交叉和重復(fù)，相同崗位間可相互牽制和監(jiān)督，嚴格崗位責任制。用密鑰技術(shù)、用戶身份驗證技術(shù)等方法對需要控制使用的電算化會計檔案進行加密管理，使無關(guān)人員無法進入該文件，利用者和利用權(quán)限只能靠系統(tǒng)來鑒別、控制，另外，對建立的規(guī)章制度應(yīng)注意有效性與可行性。

3.實現(xiàn)會計電子檔案多備份管理的規(guī)范化和制度化。

會計電子檔案管理人員應(yīng)養(yǎng)成數(shù)據(jù)備份的習慣。應(yīng)用質(zhì)地優(yōu)良的光盤刻錄所有的會計電子檔案，以保證數(shù)據(jù)的安全，定期的采用等距抽樣或隨機抽樣的方式，對會計電子檔案進行檢測，以便及時做好數(shù)據(jù)維護工作。

四、切實加強會計檔案信息化管理的主要措施

1.完善會計軟件，鞏固會計制度

（1）建立電算化會計檔案的歸檔制度。會計電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應(yīng)視同會計檔案保管；會計數(shù)據(jù)在未打印成書面形式輸出之前，應(yīng)妥善保管并保留副本，記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬應(yīng)打印輸出，并按照有關(guān)稅務(wù)、審計等管理部門的要求，及時打印輸出有關(guān)賬簿、報表。

（2）建立電算化會計檔案的保管制度。根據(jù)國家檔案局的標準，建立電算化會計檔案保管制度，選擇優(yōu)質(zhì)的磁盤介質(zhì)進行會計檔案數(shù)據(jù)備份，備用盤與儲存盤分離存放；做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作，按分類和一定順序?qū)?shù)據(jù)磁盤、光盤的著錄等電子會計檔案進行編號，標明時間和文件內(nèi)容，制作檔案管理文件卡片。

（3）建立嚴格的借用手續(xù)制度。查閱會計檔案，需經(jīng)財務(wù)部門負責人批準，按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，辦理借閱手續(xù)，外單位查閱本部門會計檔案，要有單位介紹信，并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)部門負責人批準。

（4）建立電算化檔案定期備份制度。電算會計檔案應(yīng)定期將會計數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì)，并設(shè)立備查登記簿，提供備份時間、數(shù)量、保管方式等備份細節(jié)信息；同時由于磁性介質(zhì)的特殊性，管理人員必須對這些會計電算檔案進行定期檢查、復(fù)制，以防止會計信息損壞。

2.提高會計部門人員素質(zhì)，完善人員配置結(jié)構(gòu)

會計系統(tǒng)是由人來操作的，一個系統(tǒng)是否安全，不但取決于系統(tǒng)本身，更應(yīng)該注意操作使用人員的素質(zhì)，未經(jīng)有效的業(yè)務(wù)訓練和不具備良好職業(yè)道德的員工，對系統(tǒng)的安全是一種威脅。要提高會計人員計算機業(yè)務(wù)素質(zhì)，必須大力加強人才培訓的力度。各單位應(yīng)積極支持及組織會計人員學習和提高會計電算化知識，培養(yǎng)復(fù)合型人才，為本單位盡快建立高效的會計信息系統(tǒng)創(chuàng)造條件。

3.建立檔案利用制度，整合各類檔案資源

要建立檔案利用審批制度，相關(guān)人員需要查閱和利用檔案時，必須獲得檔案主管領(lǐng)導(dǎo)的審批；要建立檔案利用管理制度，檔案收藏部門可利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進行檔案收集管理活動，使檔案收集更為及時，保證電子檔案的及時更新，更好的滿足電子檔案利用者的需求，并做到電子檔案利用和紙質(zhì)檔案利用互補，整合檔案資源來創(chuàng)新檔案管理模式，實現(xiàn)電子檔案需求利用質(zhì)的飛躍。

現(xiàn)代社會正在跨入“信息時代”，會計系統(tǒng)電子檔案的歸檔、保管與利用，是一項極其重要而復(fù)雜的工作。會計檔案信息化的獨特個性代表著未來會計現(xiàn)代化和規(guī)范化的發(fā)展方向。為了適應(yīng)電子檔案工作需要和檔案事業(yè)發(fā)展，會計檔案信息化的管理與利用要符合本單位的客觀實際，順應(yīng)其規(guī)律，加強科學管理，確保電子檔案能夠安全可靠地處于可準確提供利用的狀態(tài)，使其在正常工作中發(fā)揮更大的作用。

（作者單位：河北省木蘭圍場國有林場管理局）endprint