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        對縣級社保檔案管理的思考

        2014-02-17 11:18:38陳樹江
        檔案天地 2014年2期
        關(guān)鍵詞:檔案室經(jīng)辦社會保險

        陳樹江

        社會保險是社會保障的核心內(nèi)容,隨著我國社會保障制度改革的深入,社會保險覆蓋范圍逐漸擴(kuò)大。社保檔案是參保者參保繳費(fèi)和享受待遇的重要憑證,直接關(guān)系到參保人的切身利益。用科學(xué)的方法管理和利用好這些社保檔案,是實(shí)現(xiàn)社會保險事業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展的重要基礎(chǔ),也是實(shí)現(xiàn)為參保職工“記錄一生、跟蹤一生、服務(wù)一生、保障一生”目標(biāo)的必要條件。

        一、縣級社保檔案管理存在的問題

        1、檔案管理意識薄弱。一些社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)只注重社保業(yè)務(wù),對社保檔案缺乏足夠認(rèn)識,社保檔案工作處于無序狀態(tài)。雖然有的也設(shè)立了檔案機(jī)構(gòu),明確了分管領(lǐng)導(dǎo),但是在工作中履職根本不到位。一些領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作了解很少,將檔案工作簡單地曲解為把文件材料收集一下、裝訂一下,正因?yàn)槿绱耍麄兗词棺ヒ仓皇菓?yīng)付一下,很少從檔案工作的整體管理、長遠(yuǎn)規(guī)劃和提高檔案現(xiàn)代化管理水平上去考慮問題。檔案管理人員多是兼職,對檔案工作缺乏責(zé)任心,干好、干壞一個樣??h級檔案主管部門,多年來只注重文書檔案,對產(chǎn)生于業(yè)務(wù)部門的社保檔案,沒有引起足夠的重視,缺乏指導(dǎo)和監(jiān)管。

        2、檔案管理制度不健全。很多社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)檔案的收集、整理、保管、利用、移交等制度不夠健全,雖建立了一些管理制度,卻流于形式執(zhí)行不嚴(yán)。比如收集移交難問題普遍存在,一些社保經(jīng)辦人員為了工作查詢方便,業(yè)務(wù)檔案留在個人手里,只為自己暫時考慮,忽視了全局。尤其是新農(nóng)保檔案面臨的突出問題就是資料收集不齊全。鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村是新農(nóng)保檔案管理的主要平臺,由于沒有歸檔意識,造成大量檔案積壓。本應(yīng)送縣農(nóng)保中心存檔一份,卻遲遲不交。由于不及時移交資料,造成了一些非常重要檔案的空缺或丟失,致使一些有價值的必須歸檔的資料被遺漏,影響到今后的利用。

        3、檔案案卷規(guī)范化程度不高。有的裝訂,有的不裝訂,沒有案卷題名,即使有擬寫也不合乎規(guī)范。編號隨意,沒有目錄,沒有劃分保管期限,分類不科學(xué)。由于沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),檔案裝具也五花八門,甚至不用裝具。沒有利用登記以及相關(guān)的統(tǒng)計表冊,家底不清,未達(dá)到最基本的規(guī)范化。

        4、檔案利用效率低?,F(xiàn)在養(yǎng)老保險費(fèi)由縣社會保險事業(yè)管理局征繳,醫(yī)療、工傷、生育保險由縣醫(yī)療保險基金管理中心征繳,而失業(yè)保險費(fèi)由縣就業(yè)局失業(yè)保險管理所征繳。參保單位和個人,參加五險就要到這三個機(jī)構(gòu)分別辦理參保登記,申報繳費(fèi)。這種現(xiàn)狀就造成了參保多個機(jī)構(gòu)經(jīng)辦,重復(fù)登記,業(yè)務(wù)交叉,造成了人力物力財力浪費(fèi)。而與之相應(yīng),不同險種的社保檔案分別歸屬不一樣的機(jī)構(gòu)管理,形成了多頭管理問題。一個人的保險檔案分別保存在不一樣的機(jī)構(gòu),沒有一個完整的檔案中心能夠查詢到一個人的全部社保檔案。正是由于管理機(jī)構(gòu)分散,造成了人們在利用社保檔案時,存在著諸多不便,檔案分散管理與群眾集中利用間的矛盾比較突出。管理手段落后,社保檔案基本未信息化。

        5、硬件建設(shè)亟待加強(qiáng)。由于縣財政緊張,在社保硬件設(shè)施上投入不足現(xiàn)象普遍存在。再加上社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)場地限制,大多數(shù)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)至今還沒有存放檔案的固定場所,歷年積累的社保檔案只能由經(jīng)辦人員分別保管。有的雖有檔案室,但保管設(shè)備簡陋,條件達(dá)不到要求,保護(hù)措施不到位。

        二、加強(qiáng)縣級社保檔案管理的思考

        1.提高收集水平,打牢工作基礎(chǔ)。巧婦難為無米之炊,如果沒有材料的收集,就形成不了系統(tǒng)完整的檔案。特別是在簡化整理,強(qiáng)化檔案利用的今天,收集工作已變得越來越重要了。收集工作要有計劃、有目標(biāo)地進(jìn)行,才能保證材料的齊全完整。本著“誰經(jīng)辦、誰收集”的原則,各級社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)科室經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)檔案收集工作,具體收集社保業(yè)務(wù)經(jīng)辦過程中參保登記、關(guān)系轉(zhuǎn)移、保費(fèi)征繳、待遇核定發(fā)放、稽核監(jiān)察、統(tǒng)計報表等資料,按照類別存放,并按辦理時間排序。歸檔材料還要確保真實(shí)有效,做到字跡工整、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確,簽字蓋章、日期等具有法律效用的標(biāo)識完整齊全,然后向檔案室移交。

        2.及時規(guī)范整理,防止材料積壓。材料收集上來,檔案人員要嚴(yán)格按照《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定》中明確的歸檔項目及內(nèi)容,定保管期限、編號后歸檔,編制檢索目錄??h級社會保險制度開始于1986年,積累了大量的紙質(zhì)資料,分散地存在各業(yè)務(wù)科室。對于這些歷年社保歷史資料,要全部收集歸檔整理,確保社保檔案歷史資料的完整性。做到一月一收集,一月一立卷,使檔案收集整理經(jīng)?;?、制度化,防止材料積壓。

        3.成立社保檔案管理中心,由分散管理向集中管理轉(zhuǎn)變。雖然養(yǎng)老、醫(yī)療、工傷、生育、失業(yè)保險由不同社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)辦理,但都隸屬于縣人力資源和社會保障局,因此可以在縣人力資源和社會保障局內(nèi)部成立社保檔案管理中心,將文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、會計檔案以及其他載體的檔案集中統(tǒng)一管理。這樣檔案就由原來的多頭分散管理轉(zhuǎn)化為集中管理,避免單獨(dú)設(shè)立檔案室造成的資金、人力、庫房上的浪費(fèi),而且提高了庫房的利用率,保證檔案的安全。由于各檔案室變分散為集中,還順應(yīng)民生需求,做到了資源整合,解決了群眾為一件事跑多個檔案室的情況,提高了檔案信息的利用率。另外,單獨(dú)成立的社保檔案管理中心,還可以負(fù)責(zé)全縣社保檔案工作的指導(dǎo)和檢查。

        4.強(qiáng)化檔案開發(fā)利用,推進(jìn)檔案信息化管理??煞秩浇鉀Q:第一階段是完成條目錄入,實(shí)現(xiàn)計算機(jī)檢索;第二階段是實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案原文掃描;第三階段是實(shí)現(xiàn)檔案管理軟件與社會保險業(yè)務(wù)經(jīng)辦系統(tǒng)的連接,實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案在前臺經(jīng)辦業(yè)務(wù)完成后自動生成和歸檔管理。在縣里資金投入不足的情況下,社保檔案還可以移交到縣檔案館,充分發(fā)揮其在條件技術(shù)上的優(yōu)勢,對社保檔案進(jìn)行數(shù)字化方便參保單位和群眾利用。

        (作者單位:盧龍縣檔案局)endprint

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