易亞蘭+李立銀+張春

摘 要：農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理是農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目管理的重要部分。本文先分析農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)，然后對(duì)農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中存在的一系列問題進(jìn)行探析，并提出相應(yīng)的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目；檔案管理；對(duì)策

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A DOI編碼：10.3969/j.issn.1006-6500.2014.02.011

Several Issues of the Archives Management for Agricultural Capital Construction Project

YI Ya-lan， LI Li-yin， ZHANG Chun

（Yangtze River Fisheries Research Institute， Chinese Academy of Fishery Sciences， Wuhan， Hubei 430223， China）

Abstract： Archives management of agricultural capital construction project is a very important part of the agricultural capital construction project management.This paper first analyzes the feature of archives management for agricultural capital construction project， then provides a series of problems that exist in archives management of agricultural capital construction project， and propose appropriate advices.

Key words： agricultural capital construction project；archives management； countermeasure

“十一五”以來，我國(guó)對(duì)“三農(nóng)”的投資力度不斷加大，農(nóng)業(yè)基本建設(shè)也不斷加強(qiáng)。以農(nóng)業(yè)部歸口管理的農(nóng)業(yè)基本建設(shè)資金為例，“十一五”期間，國(guó)家安排農(nóng)業(yè)基本建設(shè)投資830.97億元，較“十五”增長(zhǎng)了1.77倍，2010年投資總量是2005年的2.9倍。與此同時(shí)，國(guó)家對(duì)農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目的管理力度也在不斷加強(qiáng)，分別于2003年、2004年、2007年頒布了《農(nóng)業(yè)部基本建設(shè)項(xiàng)目財(cái)務(wù)管理辦法》、《農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目管理辦法》、《農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收管理規(guī)定》及《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法》、《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》等一系列管理辦法。但是，農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目的承擔(dān)單位很大部分是科研事業(yè)單位，專業(yè)管理意識(shí)較差，重建設(shè)、輕管理的思想非常嚴(yán)重，尤其是對(duì)檔案的管理缺乏重視，沒有將檔案管理提高到應(yīng)有的層次上。

筆者擬就農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)檔案管理存在的問題進(jìn)行分析，并結(jié)合自身單位在農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理過程中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出相應(yīng)的解決對(duì)策，力爭(zhēng)對(duì)農(nóng)業(yè)基本建設(shè)檔案管理作出一定的貢獻(xiàn)。

1 農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案的概念

農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目，是指全部或部分使用農(nóng)業(yè)部管理的基本建設(shè)投資，以擴(kuò)大生產(chǎn)（業(yè)務(wù)）能力或新增工程效益、增強(qiáng)農(nóng)業(yè)發(fā)展后勁和事業(yè)發(fā)展能力為主要目的而實(shí)施的新建、改擴(kuò)建、續(xù)建工程項(xiàng)目。 農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案即指在整個(gè)農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表及聲像等各種載體的文件材料。農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案在工程建設(shè)階段是農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目的全過程真實(shí)記錄和歷史憑證，在利用中是國(guó)家發(fā)展和支持農(nóng)業(yè)的憑證和依據(jù)，在農(nóng)業(yè)決策中是國(guó)家農(nóng)業(yè)建設(shè)項(xiàng)目投資的重要參考。

2 農(nóng)業(yè)基本項(xiàng)目建設(shè)項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)

2.1 涉及主體多方位性

農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目從提出項(xiàng)目方案到項(xiàng)目竣工驗(yàn)收，涉及主管單位審批、農(nóng)業(yè)部及財(cái)政部審批、地方政府部門及設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、材料及儀器設(shè)備供應(yīng)商等多方位的主體，這決定了農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案材料來源具有廣泛性。

2.2 涉及內(nèi)容的整體性

農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目的檔案應(yīng)是以該項(xiàng)目或者該項(xiàng)目的一個(gè)單項(xiàng)工程為單位形成的一整套資料，從內(nèi)容上看是一個(gè)有機(jī)的整體，從項(xiàng)目方案的提出到項(xiàng)目的批復(fù)到施工到竣工驗(yàn)收，每個(gè)階段是緊密相連、不可或缺的，這些構(gòu)成一個(gè)整體。

2.3 涉及專業(yè)的復(fù)雜性

農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目涉及勘察設(shè)計(jì)、環(huán)保、建安、結(jié)構(gòu)、給排水、配變電、消防、儀器設(shè)備等眾多專業(yè)領(lǐng)域，這些專業(yè)領(lǐng)域在整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)過程中的有機(jī)結(jié)合，決定了項(xiàng)目檔案管理所涉及專業(yè)內(nèi)容的復(fù)雜性。

2.4 保存時(shí)間具有長(zhǎng)久性

根據(jù)國(guó)家建設(shè)部《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T 50328—2001）規(guī)定，建設(shè)項(xiàng)目檔案資料的保管期分為永久、長(zhǎng)期和短期三種，長(zhǎng)期保管的基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料實(shí)際保管期限不得短于建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)際壽命。農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后相當(dāng)長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)仍發(fā)揮作用，仍具有較高的保存價(jià)值，在保存時(shí)間上具有長(zhǎng)久性。

2.5 服務(wù)三農(nóng)效益評(píng)價(jià)的重要性

農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目的宗旨是服務(wù)三農(nóng)，增強(qiáng)農(nóng)業(yè)發(fā)展后勁和事業(yè)發(fā)展能力，因而項(xiàng)目建成之后的效益評(píng)價(jià)就顯得十分重要。應(yīng)從經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益及生態(tài)效益等方面來綜合評(píng)價(jià)該農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目的效益，能讓建設(shè)單位對(duì)該項(xiàng)目公益能力做一個(gè)自我評(píng)估，從長(zhǎng)遠(yuǎn)來看對(duì)建設(shè)單位的總體布局以及發(fā)展方向具有一定的指導(dǎo)意義，也能為上級(jí)主管單位投資決策作為一定的參考。

3 農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理存在的主要問題

3.1 建設(shè)主體對(duì)檔案管理意識(shí)不強(qiáng)

農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料不齊全、整理不規(guī)范的現(xiàn)狀，究其根源是建設(shè)主體對(duì)檔案規(guī)范管理的意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不到位，一味重視工程質(zhì)量、進(jìn)度和資金使用情況，沒有意識(shí)到檔案管理的重要性。由于建設(shè)單位對(duì)檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，從而施工單位、設(shè)計(jì)單位及監(jiān)理單位等各相關(guān)單位都不會(huì)對(duì)規(guī)范化的檔案管理有足夠的重視，未按照建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的要求歸檔資料，或者未設(shè)置專業(yè)人員專門負(fù)責(zé)檔案資料的收集、整理工作，從而造成部門資料缺失，影響檔案的成套性和完整性。

3.2 檔案資料收集整理缺乏規(guī)范性和實(shí)效性

部分農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目的承擔(dān)者是科研事業(yè)單位，這些單位的檔案管理人員對(duì)農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目的建設(shè)過程并不了解，對(duì)檔案資料的來源認(rèn)識(shí)不清，無法準(zhǔn)確、及時(shí)地將搜集到的檔案資料歸類。部分具有法律效力的關(guān)鍵性資料原件丟失，僅留存復(fù)印件，或者重要文件簽字、蓋章不齊全，文件資料存在涂改痕跡等現(xiàn)象普遍存在，文件資料的整理缺乏規(guī)范性，使得歸檔資料的價(jià)值大打折扣，也給日后項(xiàng)目驗(yàn)收帶來一定的隱患。

由于農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案存在上述涉及主體多方位性及涉及專業(yè)復(fù)雜性的特點(diǎn)，從項(xiàng)目立項(xiàng)到竣工驗(yàn)收需要經(jīng)歷很長(zhǎng)的一個(gè)周期，檔案資料不能及時(shí)歸檔的現(xiàn)象非常普遍。往往某一建設(shè)工序完成，相應(yīng)的檔案資料歸集并未到位，而項(xiàng)目建設(shè)卻進(jìn)入下個(gè)環(huán)節(jié)，檔案資料后補(bǔ)的現(xiàn)象普遍存在，而這樣留下的痕跡會(huì)對(duì)日后檔案資料的查閱造成很大的誤差，檔案管理工作不能與建設(shè)工程同步發(fā)展的現(xiàn)象在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)常會(huì)遭到質(zhì)疑，對(duì)建設(shè)單位造成不良影響。

3.3 系統(tǒng)化檔案管理意識(shí)薄弱

鑒于農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理存在涉及內(nèi)容整體性的特點(diǎn)，項(xiàng)目建設(shè)的每個(gè)階段是緊密相連、不可或缺的，是一個(gè)有機(jī)整體。因而項(xiàng)目各個(gè)階段產(chǎn)生的檔案資料也應(yīng)是一個(gè)連續(xù)的、有跡可循的整體，應(yīng)將各個(gè)階段產(chǎn)生的檔案資料進(jìn)行系統(tǒng)化管理，不能只重視施工階段的工程資料，而輕視項(xiàng)目立項(xiàng)、初步設(shè)計(jì)等階段的資料，任何一個(gè)階段的檔案資料缺失或者不規(guī)范都會(huì)造成整體檔案質(zhì)量下降，建設(shè)單位應(yīng)樹立牢固的系統(tǒng)化檔案管理意識(shí)。

3.4 檔案管理的硬件投入不足

國(guó)家住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部于2007年頒布的《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》要求建設(shè)項(xiàng)目在形成紙質(zhì)檔案的同時(shí)，還應(yīng)收集、積累、整理、鑒定、驗(yàn)收、移交電子文件，并加強(qiáng)電子檔案管理。因而，在此基礎(chǔ)上，農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)信息化管理是十分必要的。在項(xiàng)目建設(shè)過程中產(chǎn)生的大量電子文件，須跟紙質(zhì)文件一樣，嚴(yán)格按照國(guó)家相應(yīng)電子文件的歸檔要求，并與紙質(zhì)版的同步錄入。這較之前的管理理念、技術(shù)處理及設(shè)備方面都有了較大變革，而農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目的承擔(dān)單位絕大部分在這方面的投入是明顯不足的。

3.5 檔案管理人員的專業(yè)水平有待提高

建設(shè)項(xiàng)目檔案管理人員的專業(yè)水平也是影響檔案質(zhì)量的關(guān)鍵因素，由于農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案涉及內(nèi)容的廣泛性，大部分建設(shè)單位檔案管理人員并不具備這方面的專業(yè)知識(shí)，甚至存在兼職人員管理檔案的現(xiàn)象，加上基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理方面的培訓(xùn)比較少，他們對(duì)檔案的收集、鑒定、分類、歸檔等工作不熟悉，導(dǎo)致項(xiàng)目檔案資料質(zhì)量不高、流失嚴(yán)重。

4 加強(qiáng)農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的對(duì)策

4.1 增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，完善檔案管理制度

首先應(yīng)加強(qiáng)對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范及農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目管理辦法中相關(guān)檔案管理規(guī)范的宣傳力度，從上到下各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)都要牢固樹立重視檔案管理意識(shí)，使建設(shè)單位及施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)單位等相關(guān)單位都認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，將檔案管理工作放在與工程質(zhì)量同等重要的位置，這是做好基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的有力保證。

4.2 竣工驗(yàn)收檔案資料管理與工程建設(shè)同步進(jìn)行

從項(xiàng)目的提出、方案的設(shè)計(jì)開始，隨著項(xiàng)目建設(shè)的環(huán)環(huán)相扣，農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目的檔案資料的收集、整理，與建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)、勘察設(shè)計(jì)、建設(shè)施工、竣工驗(yàn)收同步進(jìn)行，形成全過程化的管理體系，將檔案管理的理念貫穿整個(gè)項(xiàng)目建成過程，保證檔案資料的齊全、準(zhǔn)確。

由于農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目涉及主體的多方位性，參與建設(shè)的設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、儀器設(shè)備供應(yīng)商等都是該項(xiàng)目檔案管理的范圍，因而對(duì)這個(gè)范圍內(nèi)主體的檔案資料也必須管理到位。例如設(shè)計(jì)單位應(yīng)向建設(shè)單位提交設(shè)計(jì)文件資料，監(jiān)理單位應(yīng)提供監(jiān)理日志等一系列資料，施工單位應(yīng)提供竣工圖等，建設(shè)單位應(yīng)及時(shí)做好這些文件資料的收集工作，也可由上述單位分階段向建設(shè)單位檔案管理人員移交上述資料，并認(rèn)真檢查檔案內(nèi)容是否齊全、質(zhì)量是否符合歸檔要求，如不符合歸檔要求，應(yīng)停止進(jìn)入下一步建設(shè)程序，待該階段的檔案資料規(guī)整到位后方可進(jìn)入下一步建設(shè)，這樣從源頭上對(duì)項(xiàng)目建設(shè)檔案質(zhì)量進(jìn)行把關(guān)，確保檔案資料管理與工程建設(shè)同步進(jìn)行。

4.3 建立系統(tǒng)化、規(guī)范化的檔案管理制度體系

建立系統(tǒng)化、規(guī)范化的檔案管理制度體系是牢固樹立檔案管理意識(shí)的具體表現(xiàn)，只有健全檔案管理制度，才能使農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理有章可循、有法可依。首先，要力爭(zhēng)將建設(shè)項(xiàng)目的一整套檔案資料收集、積累、整理及歸檔落到實(shí)處，明確建設(shè)過程中建設(shè)主體與其他參與主體的職責(zé)，使檔案管理意識(shí)貫穿于項(xiàng)目建設(shè)的每一階段，形成從項(xiàng)目的籌劃、立項(xiàng)、開工直至竣工驗(yàn)收首尾相接、全過程管理的系統(tǒng)化體系。其次，將檔案資料的管理落實(shí)到人，通過制定檔案資料歸檔標(biāo)準(zhǔn)，并將檔案資料管理納入合同管理范圍，通過合同對(duì)檔案資料的質(zhì)量、完整程度、數(shù)量等作出規(guī)范，明確建設(shè)單位對(duì)檔案資料的要求，以便對(duì)各參與主體形成一定的約束，確保檔案資料規(guī)范化。對(duì)于不符合歸檔要求的資料，應(yīng)及時(shí)與參與單位溝通、協(xié)調(diào)，并給予指導(dǎo)解決。

4.4 提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

除了制度上對(duì)檔案管理加以統(tǒng)籌規(guī)范外，檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)也是影響檔案工作的重要因素。電子信息化的應(yīng)用和普及，推動(dòng)了檔案管理的信息化，也給檔案管理人員帶來很大的挑戰(zhàn)。面對(duì)檔案管理新技術(shù)的挑戰(zhàn)，檔案人員應(yīng)不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，積極主動(dòng)參加檔案管理相關(guān)理論培訓(xùn)和講座，及時(shí)學(xué)習(xí)和掌握運(yùn)用現(xiàn)代信息，與時(shí)俱進(jìn)，以適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要。

總之，農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理是一門系統(tǒng)化工程，應(yīng)不斷探究其內(nèi)在規(guī)律，加強(qiáng)對(duì)檔案的系統(tǒng)化、規(guī)范化管理，有效利用檔案管理成果，推進(jìn)農(nóng)業(yè)基本建設(shè)的發(fā)展。

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