●呂朝霞

淺述企業(yè)物資集中采購的利與弊

●呂朝霞

隨著企業(yè)經(jīng)營規(guī)模不斷擴大，傳統(tǒng)的分散采購自身具有的缺陷已經(jīng)遠遠不能滿足企業(yè)的需求,集中采購管理模式，可以規(guī)范采購流程,協(xié)調(diào)集團資源,獲取協(xié)同效應,增強效益。另一方面，企業(yè)之間的競爭愈加激烈，企業(yè)利潤空間受到巨大的擠壓，這就要求公司經(jīng)營的各環(huán)節(jié)不斷改進，物資采購作為完成企業(yè)經(jīng)營目標的上游管理環(huán)節(jié)，是產(chǎn)品質(zhì)量的基礎保證，決定著庫存成本和銷售成本的高低，采購管理已經(jīng)越來越成為了企業(yè)管理的核心。

集中采購 采購管理 優(yōu)化

前言

2013年，在晉煤集團資源整合的號召下，晉城王臺科工貿(mào)有限公司由原來的獨立法人制轉(zhuǎn)變?yōu)闀x煤集團長平公司下屬全子分公司，負責長平公司井下支護產(chǎn)品生產(chǎn)、煤炭資源再利用、電梯安裝維護、職工通勤服務等，企業(yè)經(jīng)營規(guī)模和范圍呈現(xiàn)出多元化，而此時，受煤炭市場疲軟影響，企業(yè)利潤空間受到巨大的擠壓。如果仍然采用傳統(tǒng)的分散采購方式，必會造成大量資源浪費，而物資采購作為完成企業(yè)經(jīng)營目標的上游管理環(huán)節(jié)，決定著庫存成本和銷售成本的高低，所以必須實行物資集中采購管理模式。

一、集中采購的概念

集中采購就是指將采購需求匯總，設立專職部門或單位負責安排所有采購工作，對各種資源進行有效整合，即集中物資需求，集中采購權利，集中供應商信息資源，提高采購交易中的話語權，從而降低采購成本，獲得優(yōu)質(zhì)、全面的供應商服務。在集中采購模式下,王臺科工貿(mào)公司取消了以往各個下屬部門采購機構和人員，新設立了物資供應部，將企業(yè)物資需求整合成一個大的訂單進行采購。

二、集中采購的優(yōu)勢

科工貿(mào)實行集中采購后，將有限的人力資源、采購渠道、供應商等優(yōu)勢資源集合起來，并規(guī)范采購流程,提高企業(yè)經(jīng)營效益。集中采購具有以下優(yōu)勢：

1.集中采購能夠?qū)崿F(xiàn)規(guī)模效益。集中采購整合了整個公司、部門的采購需求，形成規(guī)?；少?，規(guī)模化可以享受供應商較高的商業(yè)折扣，大大降低了采購成本；集中采購因為有規(guī)模，所以能夠挑選一批合適的優(yōu)質(zhì)供應商，作為物資采購戰(zhàn)略供應商，能夠保證采購物資的品質(zhì)；同樣基于規(guī)模優(yōu)勢，集團有較強的主動性和話語權，可以有更大的空間來選擇利于自己的采購方案，降低采購費用。

科工貿(mào)物資供應部目前有5人，部長1名，副部長1名，計劃員3人，保管為一個下屬公司，相比原來10個采購部門和幾十個采購人員來說，精簡了重復設置的采購部門和人力，提高了采購專業(yè)化及規(guī)范化。物資集中采購形成了一定的規(guī)模，實現(xiàn)了規(guī)模效益。

2.集中采購可以有效降低庫存。庫存物資是為以后的生產(chǎn)經(jīng)營做準備的，庫存的消化是一個逐步投入使用的過程，在這個過程中有一部分庫存是閑置的，這些閑置的物資會占用大量的資金，大量的庫存會造成儲存及管理的困難，占用寶貴的資金資源，甚至影響企業(yè)的其他業(yè)務運轉(zhuǎn)。集中采購可以在集團總體層面統(tǒng)籌規(guī)劃內(nèi)部各分、子公司的供需比例，對集團內(nèi)部庫存實行統(tǒng)一調(diào)配，防止一方庫存過多同時一方庫存不足的情況發(fā)生，有效監(jiān)控庫存，有效降低庫存，降低資金占用成本，提高資金使用效率。

3.集中采購能有效防止采購腐敗的發(fā)生。分散采購業(yè)務模式下，采購工作分散于各單位，采購腐敗隱蔽、分散、無從抓起。雖然針對這些情況采取了許多措施，采購業(yè)務操作實行職務分離,采購需求現(xiàn)場部門提出,采購由專門人員采購,收貨后由質(zhì)檢部門進行貨物的驗收等,但是暗箱操作時有發(fā)生,采購中的回扣、送禮問題仍層出不窮,屢禁不止。而集中采購由于采購金額重大，采購制度要求多個相關部門共同審核監(jiān)督，采購制度規(guī)定了采購公司或部門在采購活動中的地位和作用，也明確了其他相關單位或部門的服務與配合，可以最大程度保證采購業(yè)務活動的獨立性和完整性，避免其他因素的過多干涉。通過明確分工，由多個部門協(xié)作完成采購全過程，同時這些部門又分別接受質(zhì)檢、財務檢查和監(jiān)督，有效地預防腐敗發(fā)生。

4.有助于提高供應商管理能力。通過收集整合優(yōu)質(zhì)供應商資源，去除資質(zhì)不好的供應商，構建高效的供應鏈管理運行機制，提高集團企業(yè)的競爭力。集中采購不僅僅要求降低物資成本，更要關注如何從供應商獲得最新產(chǎn)品與技術的信息來源，在集中采購模式下供應商不是被當作對手，而是作為提高企業(yè)整體優(yōu)勢的重要因素之一，供應商的市場競爭力也將體現(xiàn)為企業(yè)核心競爭力的一部分。從戰(zhàn)略層面建立供應商管理體系，提高供應商的忠誠度，謀求從更廣泛的采購市場內(nèi)調(diào)控采購資源，改善企業(yè)的采購管理效益。

5.有效整合采購機構，培養(yǎng)專業(yè)采購人才。隨著行業(yè)細分，企業(yè)物資需求也越來越專業(yè)，采購業(yè)務呈現(xiàn)出專業(yè)化趨勢。實行集中采購，讓采購人員不斷在實際業(yè)務中得到提升和鍛煉，并通過培訓和學習培養(yǎng)出一支業(yè)務水平高、整體素質(zhì)強的采購隊伍,將物資采購、供應與管理融為一體。

6.集中采購有助于實現(xiàn)信息共享。集中采購通過構建信息共享機制和共享平臺，實現(xiàn)信息高效流轉(zhuǎn)，在集團的協(xié)調(diào)及有效管理下，能夠消除各企業(yè)各部門之間溝通障礙，從而使集團內(nèi)部構建一個高效的信息流轉(zhuǎn)通道。通過與信息技術相結合,將信息流、資金流和物流有機的結合到一起，可滿足生產(chǎn)者、采購者、物流配送、資金調(diào)度等不同方面的需求，大大提高供應鏈上每一環(huán)節(jié)的工作效率。

三、集中采購的劣勢

企業(yè)實行物資集中采購可以優(yōu)化企業(yè)資源，大幅降低采購成本和采購費用，提升采購管理水平等，雖然集中采購有著眾多的優(yōu)點，但也有不足的地方：

1.物資采購的真實需求和特殊需求不能被有效反映。在集中采購模式下，采購企業(yè)或部門是綜合了下級單位的需求，匯總主要是書面形式，書面形式無法全面表達需求，所以采購企業(yè)或部門很難完全掌握下級單位采購方面、市場方面的第一手資料，匯總的需求和下級單位的實際需求存在著差異，而下級物資需求方無法與供貨商進行直接聯(lián)系和溝通,物資的真實需求和特殊需求不能被有效反映。

2.采購審批的流程過長,采購靈活性差。采購審批環(huán)節(jié)多，一旦市場有變化，物資需求需要做微調(diào)，但面對如此過多的審批流程，涉及的方方面面比較多，如采購申請要做調(diào)整則需要提供許多解釋說明及相關證明，經(jīng)常存在需求方為了減少復雜的審批程序而放棄采購調(diào)整申請的情況。

3.采購的組織層次架構復雜,內(nèi)部關系繁多,需要花費大量精力來進行內(nèi)部溝通協(xié)調(diào)。在集中采購的環(huán)節(jié)中,各個環(huán)節(jié)都有自己的規(guī)定和訴求，時常因維護各自的利益而引發(fā)諸多矛盾。

[1]孫明貴.采購物流實務[M].機械工業(yè)出版社，2004

[2]管曙榮.供應鏈優(yōu)化的有效手段——電子供應鏈[J].東北大學學報，2004（6）

[3]Arian J Van Weeie著.梅紹組，阮笑雷等譯.采購與供應鏈管理—分析、規(guī)劃及其實踐[M].清華大學出版社，2002

（作者單位：晉城王臺科工貿(mào)有限公司 山西晉城 048006）

（責編：呂尚）

F252.21

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1004-4914（2014）08-293-02