文 彬 邱 丹

醫(yī)療設(shè)備檔案資料系統(tǒng)化及信息化管理

文 彬① 邱 丹①

目的：建立完善的醫(yī)療設(shè)備檔案資料系統(tǒng)化及信息化管理，確保每項(xiàng)資料實(shí)現(xiàn)完整可追溯。方法：分析醫(yī)療設(shè)備管理現(xiàn)狀，針對(duì)存在的問(wèn)題，建立醫(yī)療設(shè)備從購(gòu)置、計(jì)量質(zhì)控、維護(hù)保養(yǎng)至報(bào)廢處理全生命周期檔案管理系統(tǒng)。結(jié)果：針對(duì)醫(yī)療設(shè)備購(gòu)置使用流程中存在的各種紙載體資料管理及電子檔案管理分別做了討論。詳細(xì)闡述了從設(shè)備采購(gòu)計(jì)劃、論證、購(gòu)置、安裝、驗(yàn)收、使用、質(zhì)控、維修、調(diào)撥及報(bào)廢處理等環(huán)節(jié)的檔案資料管理。提出構(gòu)建完整的醫(yī)療設(shè)備檔案資料信息化管理的主要方向。結(jié)論：實(shí)現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備檔案網(wǎng)絡(luò)信息化及動(dòng)態(tài)化管理功能，降低醫(yī)療設(shè)備運(yùn)營(yíng)成本，為醫(yī)療安全提供保證。

醫(yī)療設(shè)備；檔案資料；信息管理

[First-author’s address]Military Institute for Drug and Instrument Control, Joint Logistics Department of The Shenyang Military Region, Shenyang 110026, China.

醫(yī)療設(shè)備檔案資料是醫(yī)療機(jī)構(gòu)在采購(gòu)、使用及維護(hù)醫(yī)療設(shè)備的整個(gè)動(dòng)態(tài)活動(dòng)過(guò)程中形成的各種信息材料，其包括各種文字資料以及圖片、照片、軟件包和光碟等各種非文字資料，是醫(yī)療機(jī)構(gòu)一項(xiàng)重要的日常管理工作。醫(yī)療設(shè)備檔案資料管理是對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案資料收集、整理、統(tǒng)計(jì)分析、存檔與合理利用的全過(guò)程，其核心工作就是對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案資料進(jìn)行科學(xué)、規(guī)范及有效的動(dòng)態(tài)管理，以發(fā)揮醫(yī)療設(shè)備檔案的最大效益。醫(yī)療設(shè)備檔案資料在醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備管理過(guò)程中具有重要的憑證作用和參考作用，為醫(yī)療設(shè)備管理的全過(guò)程提供基礎(chǔ)信息資料。醫(yī)療設(shè)備檔案資料管理從擬定設(shè)備購(gòu)置計(jì)劃開(kāi)始至報(bào)廢需經(jīng)歷申請(qǐng)、論證、批示、合同、安裝、驗(yàn)收、維護(hù)和報(bào)廢8個(gè)階段，每個(gè)階段均需有完整的檔案資料貫穿始終[1]。

醫(yī)療設(shè)備檔案資料管理直接關(guān)系到醫(yī)院的管理水平和醫(yī)療質(zhì)量，同時(shí)也對(duì)醫(yī)院的醫(yī)療收入和社會(huì)效益產(chǎn)生重要影響[2-3]。實(shí)現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備檔案資料網(wǎng)絡(luò)信息化及動(dòng)態(tài)化管理功能，既可降低設(shè)備的運(yùn)行成本，又能達(dá)到為安全醫(yī)療提供必要保障的目的[4]。

1 醫(yī)療設(shè)備檔案資料管理現(xiàn)狀

醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案資料現(xiàn)行管理存在不規(guī)范現(xiàn)象，其表現(xiàn)為：①醫(yī)務(wù)人員缺乏醫(yī)療設(shè)備檔案資料歸檔意識(shí)，重設(shè)備引進(jìn)輕建檔存襠，不了解醫(yī)療設(shè)備檔案資料的歸檔范圍及內(nèi)容；②歸檔的設(shè)備資料不齊全、內(nèi)容不完整和不規(guī)范；③檔案管理方法陳舊，且處于手工操作階段，未建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，未跟上醫(yī)院信息化的步伐；④設(shè)備登記流于形式，存在設(shè)備資料與實(shí)際不相符、新設(shè)備漏填以及報(bào)廢設(shè)備未及時(shí)注銷等現(xiàn)象[5]。

2 醫(yī)療設(shè)備檔案資料分類

按照設(shè)備檔案資料內(nèi)容的不同，醫(yī)療設(shè)備檔案分為合同檔案、技術(shù)檔案和動(dòng)態(tài)管理檔案3類，每類均包括不同的檔案資料[6]。

(1)合同檔案。按照醫(yī)療設(shè)備的采購(gòu)管理流程，合同檔案包括醫(yī)療設(shè)備申請(qǐng)論證、采購(gòu)論證、合同及設(shè)備安裝驗(yàn)收等資料。

(2)技術(shù)檔案。包括設(shè)備的原始技術(shù)參數(shù)資料、維修臺(tái)帳、計(jì)量設(shè)備檔案和設(shè)備質(zhì)量控制等檔案資料。

(3)動(dòng)態(tài)管理檔案。動(dòng)態(tài)管理檔案包括經(jīng)濟(jì)效益分析臺(tái)帳、設(shè)備使用登記以及大型設(shè)備獨(dú)立運(yùn)行等資料[6]。設(shè)備正式投入臨床運(yùn)行后其管理部門應(yīng)加強(qiáng)日常的監(jiān)管，做好設(shè)備的效益分析，提高設(shè)備的使用率。

3 醫(yī)療設(shè)備管理各環(huán)節(jié)的檔案資料管理

根據(jù)醫(yī)療設(shè)備管理流程建好檔案、管好檔案和用好檔案。醫(yī)療設(shè)備從申請(qǐng)購(gòu)買、考察論證、招標(biāo)談判、簽署合同、付款、安裝驗(yàn)收及使用維修到報(bào)廢是一個(gè)動(dòng)態(tài)管理過(guò)程，每個(gè)環(huán)節(jié)均需人員管理，并將其管理內(nèi)容記錄存檔[7]。

(1)采購(gòu)計(jì)劃、論證環(huán)節(jié)的檔案資料。采購(gòu)檔案資料包括：①科室提出的購(gòu)買醫(yī)療設(shè)備申請(qǐng)表；②大型醫(yī)療設(shè)備論證文件；③相關(guān)專家對(duì)購(gòu)置設(shè)備所進(jìn)行的評(píng)審討論記錄及討論通過(guò)的購(gòu)置計(jì)劃；④業(yè)務(wù)主管部門對(duì)所購(gòu)置設(shè)備的立項(xiàng)批復(fù)文件等。

(2)設(shè)備購(gòu)置、安裝和驗(yàn)收環(huán)節(jié)的檔案資料。驗(yàn)收資料包括：①設(shè)備購(gòu)置過(guò)程中的談判記錄、會(huì)議紀(jì)要；②招標(biāo)文件、中標(biāo)單位的投標(biāo)書(shū)、定標(biāo)書(shū)、中標(biāo)通知書(shū)及合同；③進(jìn)口設(shè)備報(bào)關(guān)單及商檢部門的相關(guān)文件；④安裝驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票復(fù)印件以及隨機(jī)所有資料、儀器使用說(shuō)明書(shū)、維修手冊(cè)、合格證、線路圖、機(jī)房土建及電氣圖紙等；⑤供應(yīng)商提供的醫(yī)療器械注冊(cè)證，生產(chǎn)企業(yè)的生產(chǎn)許可證，經(jīng)營(yíng)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)許可證，營(yíng)業(yè)執(zhí)照和稅務(wù)登記證復(fù)印件。

(3)設(shè)備使用、維修環(huán)節(jié)的檔案資料。使用資料指設(shè)備在使用、維修管理過(guò)程中后續(xù)增補(bǔ)資料，包括：①設(shè)備使用操作規(guī)程；②設(shè)備使用登記卡；③維修人員對(duì)設(shè)備的維修記錄及所填寫(xiě)的維修報(bào)告；④計(jì)量檢測(cè)部門發(fā)的合格證書(shū)及校檢計(jì)量紀(jì)錄；⑤醫(yī)院每年對(duì)大型設(shè)備所作的經(jīng)濟(jì)效益評(píng)估報(bào)告、使用效率與完好率統(tǒng)計(jì)分析表等。

(4)醫(yī)療設(shè)備調(diào)撥、報(bào)廢后的檔案資料。醫(yī)療設(shè)備調(diào)撥給其他單位使用時(shí)應(yīng)將設(shè)備檔案一同移交，并作好相應(yīng)的交接手續(xù)。醫(yī)院對(duì)于批準(zhǔn)報(bào)廢的醫(yī)療設(shè)備應(yīng)及時(shí)通知檔案管理人員，根據(jù)檔案資料管理有關(guān)規(guī)定，在相關(guān)科室領(lǐng)導(dǎo)和檔案室工作人員的指導(dǎo)下，啟動(dòng)檔案報(bào)廢程序。按規(guī)定將報(bào)廢儀器設(shè)備的檔案延續(xù)保存1年，之后由醫(yī)院檔案室人員和醫(yī)學(xué)工程科檔案管理員共同進(jìn)行銷毀，并在檔案中注明該設(shè)備“已報(bào)廢”；如認(rèn)為報(bào)廢設(shè)備的資料仍有留存價(jià)值，可繼續(xù)留存檔案，并注明“檔案繼續(xù)留存”字樣及設(shè)備報(bào)廢時(shí)間。同時(shí)，保存設(shè)備調(diào)撥、報(bào)廢申請(qǐng)單及報(bào)廢批復(fù)文件等資料[2]。

加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備在使用過(guò)程中的檔案資料的收集、記錄和存檔工作，實(shí)行計(jì)算機(jī)檔案管理，及時(shí)更新檔案信息，完善設(shè)備檔案資料管理。隨時(shí)記錄設(shè)備在使用過(guò)程中產(chǎn)生的檔案資料[8]。

4 醫(yī)療設(shè)備電子檔案的建立

金鑫等[9]提出，醫(yī)療設(shè)備信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備5個(gè)模塊，即設(shè)備購(gòu)置論證檔案資料模塊、計(jì)量質(zhì)量控制管理模塊、維修養(yǎng)護(hù)模塊、報(bào)損報(bào)廢模塊以及基本信息模塊(如圖1所示)。

5 醫(yī)療設(shè)備檔案資料的利用

充分挖掘檔案的最大效能，是醫(yī)院利用設(shè)備檔案資料提高設(shè)備管理效益的最好途徑，也是衡量醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理水平高低的標(biāo)準(zhǔn)[10]。

(1)醫(yī)療設(shè)備資料在解決醫(yī)療糾紛的過(guò)程中具有重要作用。醫(yī)療設(shè)備使用過(guò)程中難免會(huì)對(duì)患者造成意外傷害，引起醫(yī)療糾紛，這時(shí)設(shè)備檔案能協(xié)助取證分析，分清責(zé)任，解決爭(zhēng)端，維護(hù)醫(yī)院的利益。

(2)醫(yī)院購(gòu)置大中型醫(yī)療設(shè)備時(shí)其檔案資料可為領(lǐng)導(dǎo)最終決策提供依據(jù)，預(yù)測(cè)設(shè)備購(gòu)置后的使用效益。避免重復(fù)購(gòu)置、高成本投入及低效率使用造成的醫(yī)療設(shè)備資源浪費(fèi)。

(3)設(shè)備維修保養(yǎng)記錄具有參考借鑒作用，既可為醫(yī)護(hù)人員操作使用醫(yī)療設(shè)備提供指導(dǎo)，又可為設(shè)備維修、保養(yǎng)工作提供技術(shù)支持。當(dāng)設(shè)備檢修故障時(shí)可通過(guò)調(diào)取其使用、維修、保養(yǎng)記錄及設(shè)備檢測(cè)數(shù)據(jù)，快速找到故障原因并及時(shí)排除故障，從而節(jié)約維修費(fèi)用，提高醫(yī)療設(shè)備的完好率和運(yùn)轉(zhuǎn)效益[11]。

(4)通過(guò)醫(yī)療設(shè)備檔案可找出設(shè)備運(yùn)行規(guī)律和性能特征。通過(guò)分析設(shè)備維修保養(yǎng)記錄，有針對(duì)性地采取預(yù)防性維護(hù)措施，消除醫(yī)療設(shè)備故障的隱患，最大限度地延長(zhǎng)設(shè)備使用壽命[11]。

(5)為醫(yī)院成本核算提供設(shè)備運(yùn)行的各種數(shù)據(jù)。根據(jù)設(shè)備維修的費(fèi)用、維修記錄情況進(jìn)行成本分析，從而降低醫(yī)院設(shè)備運(yùn)營(yíng)成本、提高設(shè)備使用率[11]。

(6)醫(yī)療設(shè)備檔案可為醫(yī)院利益提供法律依據(jù)。醫(yī)院在醫(yī)療設(shè)備購(gòu)置和使用過(guò)程中與生產(chǎn)廠商產(chǎn)生糾紛時(shí)，可依據(jù)設(shè)備檔案資料，通過(guò)法律手段保障醫(yī)院利益[12]。

圖1 醫(yī)療設(shè)備電子檔案信息管理系統(tǒng)模塊

6 結(jié)語(yǔ)

醫(yī)療設(shè)備檔案是醫(yī)院國(guó)有資產(chǎn)核心資源，如檔案資料不完整，將會(huì)給醫(yī)院造成社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益的雙重?fù)p失[7]。電子檔案資料記錄了醫(yī)療設(shè)備全生命周期的狀況，不但能提高醫(yī)療設(shè)備檔案管理質(zhì)量，還能提高醫(yī)學(xué)工程部門的整體工作效率。構(gòu)建完整的電子檔案系統(tǒng)是未來(lái)醫(yī)療設(shè)備檔案資料管理的主要方向[13-15]。

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Systematization and informatization for the management of medical equipment archive/

WEN Bin, QIU Dan// China Medical Equipment,2014,11(6):86-88.

Objective:To establish the Perfect Systematization and Informatization for the Management of Medical Equipment Archive, so as to ensure the integrity and traceability of each data.Methods:Analysis on Present Situation and the Problems of Medical Equipment Management, Establish Medical Equipment archive Management System from purchasing of medical equipment, Measurement Controls, the Maintenance to Scrap processing the wholeprocess of medical devices.Results:In this paper, we discussed all kinds of information and archives network information management in the whole-process of medical devices. To clarify the plan, argument, purchase, installation, acceptance, use, quality control, maintenance, transfers and scrap processing, management at different levels. To establish a complete electronic file system is the main direction of medical equipment information management in the future.Conclusion:Realization of the functions on medical equipment archives network information and dynamic management, that can offer necessary for safe treatment,to can also reduce the operation cost of the equipment.

Equipment and supplies; Archives; Information management

10.3969/J.ISSN.1672-8270.2014.06.028

1672-8270(2014)06-0086-03

R197.324

A

2014-01-20

①沈陽(yáng)軍區(qū)藥品儀器檢驗(yàn)所 遼寧 沈陽(yáng) 110026

文彬，男，(1957- )，本科學(xué)歷，高級(jí)工程師。沈陽(yáng)軍區(qū)藥品儀器檢驗(yàn)所，從事藥品及醫(yī)療器械維修管理的研究。