姚雨露，戴建榮

中國(guó)醫(yī)學(xué)科學(xué)院腫瘤醫(yī)院 設(shè)備處，北京 100021

PDCA理論在我院醫(yī)學(xué)裝備管理中的應(yīng)用

姚雨露，戴建榮

中國(guó)醫(yī)學(xué)科學(xué)院腫瘤醫(yī)院 設(shè)備處，北京 100021

改革的深入和醫(yī)院的發(fā)展對(duì)設(shè)備處的要求逐步提高，設(shè)備處工作的持續(xù)改進(jìn)在現(xiàn)代醫(yī)院管理中尤其重要。本文從對(duì)PDCA理論（戴明環(huán)）的認(rèn)識(shí)出發(fā)，結(jié)合2013年我院設(shè)備采購(gòu)和迎接三甲復(fù)審兩方面工作，探討如何持續(xù)改進(jìn)設(shè)備處工作。

PDCA循環(huán)；設(shè)備采購(gòu)；三甲醫(yī)院復(fù)審；醫(yī)療設(shè)備管理

先進(jìn)的醫(yī)學(xué)裝備是醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展的物質(zhì)基礎(chǔ)。隨著醫(yī)學(xué)科技的飛速發(fā)展和醫(yī)療改革的不斷深入，對(duì)醫(yī)學(xué)裝備的系統(tǒng)化、規(guī)范化管理要求越來(lái)越高。我院設(shè)備處負(fù)責(zé)醫(yī)院醫(yī)學(xué)裝備的采購(gòu)、運(yùn)行維護(hù)和質(zhì)量監(jiān)管等工作[1-2]，其工作好壞將直接影響醫(yī)院的診療水平和服務(wù)質(zhì)量。本文探討如何持續(xù)改進(jìn)設(shè)備處的工作。

1 對(duì)持續(xù)改進(jìn)方法的認(rèn)識(shí)

現(xiàn)代企業(yè)管理理論將企業(yè)管理視為是一個(gè)過(guò)程。企業(yè)在不同時(shí)間內(nèi)，應(yīng)完成不同的工作任務(wù)。企業(yè)的每項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，都有一個(gè)產(chǎn)生、形成、實(shí)施和驗(yàn)證的過(guò)程[3]。美國(guó)戴明博士將這個(gè)過(guò)程形象地總結(jié)為4階段的循環(huán)，即“計(jì)劃（Plan）-執(zhí)行（Do)-檢查（Check）-處理（Act）”。① 計(jì)劃階段：分析現(xiàn)狀，找出存在的質(zhì)量問(wèn)題，分析產(chǎn)生質(zhì)量問(wèn)題的各種原因或影響因素，找出主要因素，針對(duì)主要因素，提出計(jì)劃，制定措施；② 執(zhí)行階段：執(zhí)行計(jì)劃，落實(shí)措施；③ 檢查階段：檢查計(jì)劃的實(shí)施情況；④ 處理階段：總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，鞏固成績(jī)，工作結(jié)果標(biāo)準(zhǔn)化，提出尚未解決的問(wèn)題，轉(zhuǎn)入下一個(gè)循環(huán)[4]。

PDCA方法最早應(yīng)用于大型工業(yè)企業(yè)，并取得了巨大的成功。雖然醫(yī)療行業(yè)面臨的工作任務(wù)更復(fù)雜，更難定量化、標(biāo)準(zhǔn)化，PDCA仍可應(yīng)用于醫(yī)院的設(shè)備管理工作[5]，三甲醫(yī)院評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)就是依據(jù)PDCA方法制定的。標(biāo)準(zhǔn)中有關(guān)醫(yī)療裝備管理的條款共有16條，條款數(shù)量在各職能部門(mén)中名列前茅，體現(xiàn)了醫(yī)學(xué)裝備方面的管理在整個(gè)檢查和醫(yī)院各部門(mén)工作中的重要性。

2 PDCA理論運(yùn)用案例

2.1 設(shè)備采購(gòu)中的應(yīng)用

設(shè)備采購(gòu)是設(shè)備處的一項(xiàng)主要工作任務(wù)，其工作特點(diǎn)是涉及面廣、政策性強(qiáng)、流程復(fù)雜、風(fēng)險(xiǎn)高。長(zhǎng)期以來(lái)，使用科室抱怨采購(gòu)周期長(zhǎng)，需要的東西不能及時(shí)采購(gòu)進(jìn)來(lái)。為了盡力解決這個(gè)問(wèn)題，我院設(shè)備處在2013年初與各個(gè)使用科室協(xié)商，做出計(jì)劃，制訂每個(gè)預(yù)算項(xiàng)目的執(zhí)行進(jìn)度表，明確每個(gè)項(xiàng)目的采購(gòu)小組人員及分工、項(xiàng)目執(zhí)行方式和每個(gè)執(zhí)行步驟的截止日期。2013年2月份，各采購(gòu)員根據(jù)項(xiàng)目執(zhí)行進(jìn)度表，按照時(shí)間順序開(kāi)始分工執(zhí)行各自管轄的預(yù)算項(xiàng)目。

2013年6月底設(shè)備處要求每個(gè)采購(gòu)員檢查所負(fù)責(zé)的項(xiàng)目，對(duì)于進(jìn)度慢的項(xiàng)目查找原因。主要原因有以下幾點(diǎn)：

① 項(xiàng)目主體不明確。使用科室申報(bào)項(xiàng)目過(guò)程中，對(duì)項(xiàng)目的需求并不明確，不能確切提出相關(guān)技術(shù)參數(shù)，設(shè)備處采購(gòu)員需要花費(fèi)一定時(shí)間與使用科室項(xiàng)目負(fù)責(zé)人溝通了解其需求，并查找資料，完善技術(shù)參數(shù)；② 項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中預(yù)算資金短缺。使用科室在申請(qǐng)項(xiàng)目預(yù)算過(guò)程中，由于缺乏實(shí)際調(diào)查或沒(méi)有根據(jù)使用需要制定詳細(xì)的實(shí)施方案，在申報(bào)專項(xiàng)資金時(shí)倉(cāng)促填報(bào)，使得預(yù)算不符合項(xiàng)目實(shí)際用款需求，設(shè)備處采購(gòu)員在執(zhí)行過(guò)程中難以實(shí)施或由于資金不足問(wèn)題被迫中止，只能頻繁調(diào)整預(yù)算資金，造成項(xiàng)目執(zhí)行時(shí)間的拖延；③ 部分項(xiàng)目招標(biāo)公示后供應(yīng)商響應(yīng)不積極。使用科室提出的部分特殊、個(gè)性化定制類項(xiàng)目或標(biāo)的額不大、技術(shù)要求簡(jiǎn)單的采購(gòu)項(xiàng)目，往往對(duì)供應(yīng)商有較高的要求或因?yàn)閷?duì)項(xiàng)目熟悉度不夠，致使經(jīng)營(yíng)規(guī)模不大的供應(yīng)商無(wú)法參與競(jìng)爭(zhēng)，而經(jīng)營(yíng)規(guī)模稍大的供應(yīng)商又由于項(xiàng)目標(biāo)的額不大而對(duì)投標(biāo)不感興趣，結(jié)果做出響應(yīng)的供應(yīng)商不足3家，招標(biāo)過(guò)程無(wú)法繼續(xù)進(jìn)行。找出原因后，設(shè)備處采購(gòu)員逐一提出整改措施，通過(guò)及時(shí)與使用科室溝通、咨詢、改變采購(gòu)方式等方法，加快采購(gòu)進(jìn)度，并由處長(zhǎng)督促落實(shí)。其中比較典型的一個(gè)項(xiàng)目是我院xx科室申請(qǐng)定制特殊防護(hù)用具，在此之前科室沒(méi)有使用過(guò)類似產(chǎn)品，提出預(yù)算申請(qǐng)時(shí)，對(duì)于其使用的具體要求并不清楚，而且預(yù)算金額較少，約2萬(wàn)元左右。招標(biāo)信息公示后，做出響應(yīng)公司較少，4～6月，該項(xiàng)目無(wú)任何進(jìn)展。6月份檢查階段，采購(gòu)員向領(lǐng)導(dǎo)反應(yīng)了該問(wèn)題。設(shè)備處處長(zhǎng)和使用科室領(lǐng)導(dǎo)溝通，決定去其他醫(yī)院相應(yīng)科室進(jìn)行考察，借鑒其經(jīng)驗(yàn)，最終明確了該防護(hù)用具的具體設(shè)計(jì)方案和要求，并對(duì)該項(xiàng)目重新招標(biāo)公示。另一方面，采購(gòu)員通過(guò)網(wǎng)上、兄弟醫(yī)院咨詢等途徑尋找廠商信息，使其做出響應(yīng)，到11月份該項(xiàng)目順利結(jié)束。

2.2 三甲醫(yī)院復(fù)審中的應(yīng)用

迎接三甲復(fù)審是2013年醫(yī)院工作的重中之重，在醫(yī)院的統(tǒng)一部署下，設(shè)備處從4月初開(kāi)始進(jìn)行三甲復(fù)審的準(zhǔn)備工作。首先是成立了處長(zhǎng)牽頭的工作小組，形成以工作小組為主、全員參與為輔的工作模式。整個(gè)復(fù)審工作可分為以下幾個(gè)階段。

2.2.1 制定整改計(jì)劃

2013年4月份，我們對(duì)評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)中設(shè)備處牽頭負(fù)責(zé)的16項(xiàng)條款和6項(xiàng)配合條款，逐條核對(duì)找差距，提出整改措施。缺管理制度的條款，補(bǔ)制度；缺記錄的補(bǔ)記錄；未開(kāi)展的工作如果具備條件的就要盡快開(kāi)展。并對(duì)每一項(xiàng)措施，明確落實(shí)期限。

2.2.2 落實(shí)整改計(jì)劃

2013年5～6月，為迎接三甲復(fù)審，也為完善管理制度體系，設(shè)備處新發(fā)布《關(guān)于調(diào)整醫(yī)學(xué)裝備委員會(huì)職責(zé)和人員的通知》、《院所計(jì)量工作管理辦法》、《醫(yī)學(xué)裝備驗(yàn)收工作制度》、《醫(yī)學(xué)裝備質(zhì)量保障制度》《醫(yī)學(xué)裝備檔案管理制度》、《醫(yī)療器械臨床使用的安全控制與風(fēng)險(xiǎn)管理》、《醫(yī)學(xué)裝備使用人員培訓(xùn)和考核制度》、《院所醫(yī)用設(shè)備績(jī)效評(píng)價(jià)制度》共8個(gè)制度，健全了從醫(yī)用裝備購(gòu)置申請(qǐng)、準(zhǔn)入論證、審批到驗(yàn)收、臨床使用及使用評(píng)價(jià)等各個(gè)環(huán)節(jié)的管理，節(jié)節(jié)相連，環(huán)環(huán)相扣，責(zé)任明確，程序規(guī)范，便于操作。準(zhǔn)備現(xiàn)場(chǎng)檢查資料14盒，數(shù)量?jī)H次于財(cái)務(wù)處、院辦和檔案室。協(xié)助臨床各使用科室成立由科主任、工程師與具備資質(zhì)的質(zhì)量控制人員組成的醫(yī)學(xué)裝備質(zhì)量與安全管理小組，負(fù)責(zé)科室醫(yī)療裝備的質(zhì)量與安全管理，并完善小組所需的包括崗位職責(zé)，繼續(xù)教育，醫(yī)學(xué)裝備的管理、使用、維修，安全防護(hù)管理等相關(guān)制度。積極準(zhǔn)備各科室檢查所需物資。檢查準(zhǔn)備期間，設(shè)備處各崗位工作人員堅(jiān)守崗位，對(duì)各科室三甲檢查所需的大量物資能夠做到及時(shí)采購(gòu)和配送，主要包括洗手液、擦手紙、檔案盒、文件夾等辦公用品和部分醫(yī)療耗材。

2.2.3 接受檢查

2013年7～8月，接受院領(lǐng)導(dǎo)和專家組的檢查。

（1）7月份，接受了醫(yī)院內(nèi)部檢查，并實(shí)施第二輪整改。院領(lǐng)導(dǎo)分組檢查各部門(mén)的準(zhǔn)備情況，黨委副書(shū)記帶隊(duì)檢查設(shè)備處，指出的問(wèn)題有：① 對(duì)個(gè)別條款理解有誤，導(dǎo)致準(zhǔn)備失當(dāng)；② 與其他部門(mén)分工不明確，導(dǎo)致個(gè)別條款無(wú)部門(mén)去落實(shí)；③ 準(zhǔn)備的材料沒(méi)有很好地整理，不方便檢查。針對(duì)以上問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行了整改。

（2）8月份，接受了衛(wèi)計(jì)委專家組的檢查。專家組花了2個(gè)半天的時(shí)間，嚴(yán)格檢查了設(shè)備處的工作。專家組對(duì)我們的工作給予了較高的評(píng)價(jià)，同時(shí)也指出了存在的一些的問(wèn)題。主要問(wèn)題為：① 化學(xué)試劑庫(kù)管理不當(dāng)，硫酸、酒精、氯化鈉等危險(xiǎn)化學(xué)試劑和物品混放，存儲(chǔ)處門(mén)口及周圍沒(méi)有危險(xiǎn)品標(biāo)識(shí)，危險(xiǎn)品倉(cāng)庫(kù)沒(méi)有供水、供電，沒(méi)有監(jiān)控、領(lǐng)用手續(xù)不嚴(yán)格；② 常規(guī)醫(yī)療設(shè)備沒(méi)有預(yù)防性維護(hù)，設(shè)備處未對(duì)設(shè)備進(jìn)行登記、狀態(tài)標(biāo)識(shí)和維護(hù)記錄。

（3）9月份至今，針對(duì)問(wèn)題，制定并落實(shí)第3輪整改計(jì)劃。針對(duì)危險(xiǎn)化學(xué)品管理問(wèn)題，修訂了《設(shè)備處危險(xiǎn)化學(xué)品管理辦法》，對(duì)危險(xiǎn)化學(xué)品的安全保管，庫(kù)存量、領(lǐng)用量及入出庫(kù)登記等做出了明確規(guī)定，并向醫(yī)院提交了化學(xué)危險(xiǎn)品庫(kù)房改造方案；針對(duì)常規(guī)設(shè)備維護(hù)問(wèn)題，設(shè)備處向醫(yī)院遞交了配置工程師的申請(qǐng)，并得到批準(zhǔn)，提出了采用我院大型設(shè)備管理模式，為常規(guī)設(shè)備購(gòu)買(mǎi)維保服務(wù)，專職工程師配合、監(jiān)督廠家執(zhí)行維保的方案。除此以外，設(shè)備處還調(diào)研了各種狀態(tài)標(biāo)識(shí)，結(jié)合各種標(biāo)識(shí)優(yōu)點(diǎn)，自行設(shè)計(jì)磁力狀態(tài)標(biāo)識(shí)牌，發(fā)放到臨床科室，解決了設(shè)備無(wú)狀態(tài)標(biāo)識(shí)的問(wèn)題。

3 討論

本文設(shè)備采購(gòu)的案例說(shuō)明了經(jīng)過(guò)PDCA循環(huán)的一次改進(jìn)，2013年11月份再次對(duì)預(yù)算項(xiàng)目進(jìn)行檢查，情況得到大幅度改善[6]：① 預(yù)算執(zhí)行率比去年同期提高15.9%；②完成了前2年積壓的100萬(wàn)元以上的所有預(yù)算項(xiàng)目。

三甲復(fù)審的案例則說(shuō)明PDCA多次循環(huán)持續(xù)改進(jìn)具有重要作用，通過(guò)對(duì)成功的經(jīng)驗(yàn)及時(shí)總結(jié)，對(duì)存在的問(wèn)題及時(shí)修改，每一循環(huán)都使管理有改革、有更新，最終促進(jìn)管理不斷完善，質(zhì)量不斷提高[7]。2013年的三甲復(fù)審，我院順利通過(guò)，并得到了評(píng)審專家的一致好評(píng)，對(duì)于醫(yī)學(xué)裝備方面的管理也逐漸完善[8]，今后將在此基礎(chǔ)上，推廣運(yùn)用PDCA方法，持續(xù)改進(jìn)各項(xiàng)工作，進(jìn)一步提高醫(yī)學(xué)裝備管理水平。

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Application of PDCA Theory in Management of Medical Equipment in Our Hospital

YAO Yu-lu, DAI Jian-rong
Department of Equipment, Cancer Hospital, Chinese Academy of Medical Sciences, Beijing 100021, China

With the deepening of reforms and the development of hospitals, the requirement to equipment department has raised gradually. Continuously improvement of equipment department is important for the management of hospital. This paper begins from the recognition of PDCA theory, explores the measures to improve the eff i ciency of equipment department combined with the equipment procurement and preparation for rechecking of our hospital in 2013.

PDCA cycle; equipment procurement; recheck of 3A grade hospitals; medical equipment management

R197.39

C

10.3969/j.issn.1674-1633.2014.09.038

1674-1633(2014)09-0105-02

2014-01-24

2014-08-05

戴建榮，中國(guó)醫(yī)學(xué)科學(xué)院腫瘤醫(yī)院設(shè)備處處長(zhǎng)，高級(jí)工程師。

作者郵箱：yaoyulu2008@126.com