俞宏彬，黃璐穎

南京軍區(qū)福州總醫(yī)院476臨床部 a.質(zhì)管辦；b.財經(jīng)中心，福建 福州 350002

辦公自動化系統(tǒng)在我院的應用

俞宏彬a，黃璐穎b

南京軍區(qū)福州總醫(yī)院476臨床部 a.質(zhì)管辦；b.財經(jīng)中心，福建 福州 350002

本文以我院辦公自動化系統(tǒng)（OAS）的實際應用為例，統(tǒng)計2011～2013年院內(nèi)各部門對系統(tǒng)的利用率，在此基礎上分析評價OAS對醫(yī)院管理的作用，并進一步提出OAS的優(yōu)化措施。

辦公自動化系統(tǒng)；醫(yī)院信息系統(tǒng)；內(nèi)網(wǎng)建設；協(xié)同操作

0 前言

辦公自動化系統(tǒng)（Office Automation System，OAS）是運用先進的科學技術(shù)，將辦公業(yè)務活動轉(zhuǎn)向由各種設備和信息集成協(xié)助的完成模式[1]。OAS以通訊和協(xié)同操作、協(xié)調(diào)運行為技術(shù)基礎，以內(nèi)網(wǎng)建設為核心，以非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的辦公工作流為主要存儲和處理對象，每種辦公事項都有相應的工作流程，同時對各種文檔進行規(guī)范化登記和處理。在這種機制下，日常行政事務，如會議管理、日程、通知、查詢、統(tǒng)計等功能都在網(wǎng)絡環(huán)境下實現(xiàn)，收發(fā)文也從傳統(tǒng)的方式轉(zhuǎn)向工作流自動化方式。

1 開發(fā)背景

1.1 人員構(gòu)成復雜

我院作為一家軍區(qū)綜合性三甲醫(yī)院，現(xiàn)有29個科室，工作人員800余名，人員成分多種多樣，行政機關(guān)層級分明，醫(yī)護人員流動性大。各種信息的上傳下達、報表的報送、情況的溝通都存在障礙，統(tǒng)一的培訓工作也不易開展，各種的審批請示流程未制度化、規(guī)范化[2]。

1.2 地域分布離散

營區(qū)占地面積189畝，醫(yī)療用房占建筑用地的近七成，但門診樓、5個獨立的住院部各自為營，4個?？圃\療中心離散分布，在福州市醫(yī)療機構(gòu)中較為罕見。醫(yī)療基礎設施的地理位置阻礙著信息傳播的速度，掛號、就診、住院在空間上的距離也削弱著“一站式服務”的效力。

2 功能結(jié)構(gòu)及使用現(xiàn)狀

2.1 功能設計

2.1.1 公共信息

主要包括:① 信息管理。一般性的文件、通知、任務等都是通過“信息即時發(fā)布系統(tǒng)”即時發(fā)布，能實現(xiàn)信息的及時、快速、準確發(fā)布，是最常用的功能；② 最新消息。信息發(fā)布后能自動彈出窗口并提示用戶閱讀。未閱讀的信息在下次登錄系統(tǒng)后，也會在頁面上自動彈出，從而讓用戶在第一時間了解到院內(nèi)最新資訊，關(guān)注醫(yī)院的發(fā)展；③院內(nèi)公告。系統(tǒng)3日內(nèi)的最新消息會在頁面上循環(huán)滾動播出。使用戶了解機關(guān)或各職能科室的最新管理動態(tài)。

2.1.2 個人事務

主要包括:① 我的工作。用戶進入系統(tǒng)后，系統(tǒng)自動識別其身份和所在部門，用戶只需辦理和自己相關(guān)的日常事務；② 待辦事宜。以日程表的形式提示用戶待辦的工作，如該辦理的公文、需審批的申請，體現(xiàn)工作在時間安排上的合理性，以便對突發(fā)和應急事務及時作出調(diào)整；③ 郵件管理。即網(wǎng)絡辦公郵件系統(tǒng)，用戶可以按部門、職位選擇或自定義添加內(nèi)部收件人，實現(xiàn)電子文件一對一或一對多的發(fā)送，拒絕過多的人工干預或物理干擾。

2.1.3 行政事務

主要包括:① 工作計劃。員工可以在此根據(jù)自己的工作職責和權(quán)限，快速而準確地規(guī)劃自己的工作安排和任務，明確工作范圍；② 文檔管理?；仡櫺缘夭樵兏鞣N成形文件、歸檔公文和資料匯編，對運行文檔進行技術(shù)指導和規(guī)范分類；③ 會議管理。包括會議名稱、通知情況及會議紀要，明確應參加的會議；④ 常用鏈接。提供學術(shù)交流平臺，用戶能實時登陸科研網(wǎng)站，檢索自己所需的教研資料。

2.2 使用現(xiàn)狀

我院自2011年1月29日啟用OAS以來，截止至2013年12月31日，3年來，通過“網(wǎng)絡信息即時發(fā)布系統(tǒng)”已累計發(fā)布各類辦公消息1849條。其中2011年457條、2012年620條、2013年772條。具體數(shù)據(jù)，見表1。由表1可見，我院各部門對辦公管理系統(tǒng)的依賴程度逐年增加。

3 作用分析

3.1 明確職責分工

在辦公自動化中，僅有31%的工作是個人完成的，其它2/3的工作都與交往有關(guān)[3]。實際應用中，OAS主要扮演的是信息通道的角色，它是各個部門信息溝通和共享的橋梁，為醫(yī)院內(nèi)部的信息傳遞建立聯(lián)系，實現(xiàn)了協(xié)同辦公。員工能快速而準確地規(guī)劃自己的工作安排和任務，明確業(yè)務分工，辨別上級交代的事情、需要獨立完成的事情、需要和別人協(xié)同完成的事情或需交付他人完成的任務，減少了扯皮和內(nèi)耗。同樣，可以就工作中所遇到的問題進行提問或?qū)で髱椭?，充分發(fā)揮了工作人員的智慧和積極性，提高科室內(nèi)部凝聚力。

3.2 便于科學決策

OAS動態(tài)窗口，直截了當?shù)貫獒t(yī)院領導提供醫(yī)院的日常運行概況，同時，系統(tǒng)提供的工作追蹤功能，可以監(jiān)控工作實施情況，實時了解工作的進度[4]，為管理者及時調(diào)整各種人員和物資的安排提供可靠的依據(jù)，方便其對可能出現(xiàn)的問題及時發(fā)現(xiàn)、調(diào)控，避免和有效減少問題的發(fā)生。

3.3 提高工作效率

信息發(fā)布過程快捷、動作迅速、傳達到位，無任何中間環(huán)節(jié)，大大提高了信息傳遞效率，節(jié)約時間。無紙化的電子文書大大降低了辦公成本，提升了醫(yī)院信息化的綜合管理水平。同時，醫(yī)務管理人員可以將OAS與醫(yī)療診療程序有機結(jié)合，使醫(yī)療管理活動通過該系統(tǒng)深入到醫(yī)療質(zhì)量控制的各個環(huán)節(jié)，及時發(fā)現(xiàn)醫(yī)療、護理過程中存在的問題，并采取相應的管理措施，將事后管理變成事前管理[5]。

3.4 和諧辦公環(huán)境

OAS中的郵件管理系統(tǒng)是實現(xiàn)政務公開和黨內(nèi)民主的有效途徑，它搭建了除見面會談和辦公電話以外的交流平臺，為員工建言獻策提供機會，保證院領導能廣泛地聽取各方意見，實現(xiàn)對隱秘信息的反饋和控制。同時，OAS基于工作流約束的機制，引入了規(guī)范化、制度化的管理理念，可以減少工作中人為的錯誤，讓用戶真正體驗信息化辦公的方便與快捷，不斷增強管理者主動使用系統(tǒng)的意識，在潛移默化中對醫(yī)院行政管理、工作調(diào)度等發(fā)揮作用。

4 出臺規(guī)范使用管理規(guī)定

目前我院處于OAS使用的初級階段，有些老員工要改變他們傳統(tǒng)的工作模式，難免會產(chǎn)生抵觸情緒[6]。因此，OAS的應用是一個循序漸進的過程。未來OAS的改造升級應更注重方便和易用性，縮短培訓教育和系統(tǒng)實施的周期。然而，作為姓軍為兵的、為部隊服務的醫(yī)療單位，也鑒于部隊醫(yī)院信息化建設的特殊性，OAS對外網(wǎng)連接和公文的密級存在嚴格的限制。因此，明確OAS的使用須知和信息發(fā)布要求，實現(xiàn)有級別的公開，保護核心資料安全[7]，勢在必行。

（1）嚴格用戶準入制度。嚴格新用戶登記和審批制度和OAS管理者的授權(quán)制度。要求OAS管理者按照不同的等級，如在院工作年限、管理層次，來設定相應的經(jīng)驗值，使不同的用戶根據(jù)自身不同的職位權(quán)限進行信息發(fā)布，最后通過經(jīng)驗值的管理來實現(xiàn)信息傳遞的層次性。

（2）遵守信息發(fā)布流程。發(fā)布信息須嚴格按照政府機關(guān)公文寫作的要求規(guī)范書寫，力求簡練；在信息編輯者發(fā)布通知之前，須經(jīng)過預發(fā)布部門負責人審核、修改，再經(jīng)第三方復核，確認無錯別字后，才能完成“發(fā)送”動作。

（3）嚴格信息撤銷制度。在實踐中，各部門錄入錯誤或重復發(fā)送同一條信息的現(xiàn)象屢見不鮮。有的對撤銷“錯誤”信息途徑一無所知，任其在院內(nèi)公告上循環(huán)反復；有的也只是通過電話告知后臺系統(tǒng)管理者處理。建議此類信息必須填寫“信息修改或撤銷”申請單，并由業(yè)務口和信息口負責人審核確認后，才能執(zhí)行信息“撤銷”動作。嚴格的信息糾錯制度，定能大大降低此類差錯的發(fā)生頻率。

5 結(jié)語

目前系統(tǒng)基本能滿足機關(guān)、領導與臨床應用的常規(guī)要求，但還存在種種不足和缺陷。只有管理部門共同參與，才能設計出高質(zhì)量的滿足實際需要的信息系統(tǒng)，才能保證OAS的推廣[8]。當管理者不僅僅滿足于一般醫(yī)療指標的獲得，必然會對信息系統(tǒng)提出更高要求，屆時信息化工作會轉(zhuǎn)向“大型醫(yī)療設備管理”、“醫(yī)療質(zhì)量建設”、“臨床路徑”等研究領域，而這些方面的研究成果能夠極大地推動管理和醫(yī)療水平的提升，提高醫(yī)院的整體競爭力，這也是OAS對醫(yī)院管理的最終意義所在。

[1] 楊慧安.淺談辦公自動化在醫(yī)院信息化管理中的應用[J].電子技術(shù)與軟件工程,2013,(7):34.

[2] 高超.醫(yī)院OA辦公自動化系統(tǒng)的應用[J].現(xiàn)代醫(yī)院管理,2008, 5(26):68-70.

[3] 李長樹.辦公自動化系統(tǒng)的設計方法與實施策略[J].計算機應用究,2000,(7):47-50.

[4] 李凱,王慧,劉睿.醫(yī)療機構(gòu)無紙化信息辦公系統(tǒng)[J].醫(yī)學信息學雜志,2008,(5):50-51.

[5] 史麗波,楊愛榮,李瑩.信息化建設對提升醫(yī)院管理水平的作用分析[J].中國管理信息化,2011,12(14):48.

[6] 黃守文,譚俊君,黃慧玲.淺談醫(yī)院推行辦公自動化的必要性和措施[J].臨床醫(yī)學工程,2010,17(8):140-141.

[7] 王非.辦公自動化系統(tǒng)在醫(yī)院信息化中的應用[J].中國醫(yī)療設備,2012,27(8):111-112.

[8] 曾艷梅,劉宏生,李新波.醫(yī)療辦公自動化系統(tǒng)在設計開發(fā)中的問題[J].中國數(shù)字醫(yī)學,2008,3(8):40-41.

Application of Off i ce Automation System in Our Hospital

YU Hong-bina, HUANG Lu-yingb
1.Department of Quality Control;
2.Financial Center, Fuzhou General Hospital of Nanjing Military Command, Fuzhou Fujian 350002, China

This paper calculated the utilization factor of office automation system (OAS) in each department in our hospital from 2011 to 2013. Based on above data, this paper analyzed and evaluated the function of OAS in hospital management, fi nally put forward measures to optimize the OAS.

off i ce automation system; hospital information system; intranet development; concurrent operation

TP317.1

C

10.3969/j.issn.1674-1633.2014.09.037

1674-1633(2014)09-0103-02

2014-03-27

2014-05-05

作者郵箱：441784198@qq.com