郭芳

隨著我國市場經(jīng)濟體制的不斷深入發(fā)展，用工形式發(fā)生了很大的變化，組織的人事管理由傳統(tǒng)的人事管理轉向了現(xiàn)代化的人力資源管理?，F(xiàn)代化的人力資源管理是一種較新的人員管理方式，它與人事檔案發(fā)生著密切的聯(lián)系，因此，如何更好地發(fā)揮人事檔案在組織中的重要作用，提升組織的人力資源管理策略，是本文論述的重點。

1 人事檔案與人力資源管理的關系

人事檔案是組織在人事管理活動中形成的，記錄和反映個人經(jīng)歷、工作表現(xiàn)、德能勤績，以個人為單位集中保存起來以備查考的文字、圖表及其他各種形式的歷史記錄。人事檔案是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用員工的重要依據(jù)，是國家檔案的重要組成部分。

人力資源管理，是指運用現(xiàn)代化的科學方法，對與一定物力相結合的人力進行合理的培訓、組織和調(diào)配，使人力、物力經(jīng)常保持最佳比例，同時對人的思想、心理和行為進行恰當?shù)恼T導、控制和協(xié)調(diào)，充分發(fā)揮人的主觀能動性，使人盡其才，事得其人，人事相宜，以實現(xiàn)組織目標。

人力資源管理的核心是以人為中心，強調(diào)對人的管理，尊重人，重視人，采用的是個性化的管理模式。在這樣的模式下，反映個人經(jīng)歷、德才能績、工作表現(xiàn)，真實記錄一個人客觀面貌的人事檔案，變得更加重要。由此可見，人力資源管理與人事檔案互為作用，互相促進，人力資源管理廣泛使用人事檔案，能促進人事檔案工作的發(fā)展，而人事檔案的科學化管理，又會推動人力資源的開發(fā)和管理水平的提高。

2 人事檔案對人力資源管理的重要作用

人力資源管理與人事檔案管理雖然都有各自的管理對象和管理內(nèi)容，但兩者有許多契合點和結合點。在人事管理意義上，兩者都屬于人事管理范圍。兩者之間的密切關系，是由人事檔案在人力資源管理中所起到的各種積極作用決定的。這些作用主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

2.1 人事檔案可以為編制人力資源規(guī)劃提供重要依據(jù)。目前，影響人力資源需求的因素主要來自組織內(nèi)部，有效的人事檔案管理不僅對于科學合理的人力資源工作規(guī)劃的制定發(fā)揮著重要作用，而且還是分析組織內(nèi)人力資源狀況是否適應單位的改革與發(fā)展要求的重要參考依據(jù)。因此，一方面，要通過分析人事檔案信息，進而總結組織整體的人才儲備狀況；另一方面，要結合人事流動的檔案信息，預測組織人力資源的需求狀況，從而有效科學地制定人力資源規(guī)劃，為組織領導的決策提供可靠的依據(jù)。

2.2 人事檔案可以為制定人才招聘政策提供參考依據(jù)。人事檔案所提供的組織成員數(shù)據(jù)和組織成員流動方面的信息，可以為制定合理的人才招聘政策、合理的選聘標準和編制職位說明書提供參考依據(jù)。

2.3 人事檔案可以促進人力資源的合理配置。人力資源配置是實現(xiàn)人與物相結合，提高人力資源使用效率和使用價值的重要途徑。依據(jù)人事檔案所提供的組織成員的信息，組織能夠進一步了解人力資源的數(shù)量、專業(yè)素質(zhì)、文化程度等方面的數(shù)據(jù)，從而對其進行科學管理，根據(jù)不同人力資源的能力和各類人才的不同特點，在組織內(nèi)部進行合理的配置，因事?lián)袢耍蛉酥问?，充分發(fā)揮人才的特長，促進部門之間、行業(yè)之間、組織與組織之間人才合理有序地流動，避免人才擠壓和用非所學的現(xiàn)象產(chǎn)生，從而更好地進行人力資源管理。

2.4 人事檔案可以為績效考核提供重要信息。人事檔案中的組織成員績效考評信息記錄，是了解和比較組織成員工作效果的重要信息源?？冃Э己?，又稱人事考核、績效評估、員工考核等，是收集、分析、評價和傳遞有關某一個在某工作崗位上的工作行為表現(xiàn)和工作結果方面信息情況的過程?？冃Э己耸侨肆Y源管理的重要環(huán)節(jié)，關系著員工的晉升和獎懲。而績效考核需要有大量的考核記錄作為依據(jù)，人力資源管理部門可以充分利用人事檔案，對員工的素質(zhì)、能力、績效、表現(xiàn)等進行綜合分析，作出相應的決策，從而保證組織決策的科學化、合理化。

3 人力資源管理中利用人事檔案的現(xiàn)狀和困境

通過上面幾個方面的論述，可以看出人事檔案在人力資源管理中發(fā)揮著舉足輕重的作用，然而在現(xiàn)代人力資源管理中的應用情況卻并不盡如人意。主要表現(xiàn)為人事檔案在逐漸被淡化，企業(yè)在選才、用才、育才、激才、留才等方面不再看重人事檔案，究其原因，可歸納為以下幾點：

3.1 檔案收集渠道過窄，造成人事檔案的內(nèi)容不夠全面。資料的收集是人事檔案管理工作的基礎，因此，人事檔案材料的收集必須及時，內(nèi)容必須完整?，F(xiàn)在國內(nèi)組織的人事檔案，普遍存在檔案材料內(nèi)容不夠全面的現(xiàn)象。

3.2 人事檔案內(nèi)容缺少真實性。近年來，就業(yè)壓力不斷增大，越來越多的人找不到滿意的工作，為了更好地就業(yè)，個人信息內(nèi)容失真現(xiàn)象屢屢出現(xiàn)，假年齡、假工齡、假學歷之風愈演愈烈，甚至出現(xiàn)同一個人卻有幾套不同的戶口、不同的學歷和專業(yè)。這些信息給人力資源管理部門制定崗位配置計劃、各種培訓進修計劃及退休解聘計劃等造成誤導，使人力資源管理在組織中的作用發(fā)揮受到了阻礙。

3.3 缺乏高素質(zhì)復合型管理人才。企業(yè)人力資源管理信息化對人事檔案人員提出了更高的要求。目前，許多組織的人事檔案隊伍整體素質(zhì)普遍較低，檔案管理專業(yè)人才少，既熟悉計算機技術，又掌握人力資源管理和人事檔案工作的復合型人才更是嚴重缺乏，不能適應人力資源管理信息化建設和發(fā)展的需要。

4 提升人事檔案在人力資源管理中發(fā)揮作用的策略

隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的建立，市場競爭的日益激烈，企業(yè)人事檔案管理工作必須轉變觀念，轉變服務模式，把檔案工作延伸到經(jīng)濟建設的最前沿。

4.1 人事檔案收集多元化，使內(nèi)容不斷豐富和凸顯專業(yè)特點。人事檔案應為人力資源管理提供更有價值的信息和數(shù)據(jù)，比如，我們對于人事檔案的功能定位不能僅停留在收集基本信息材料，如，姓名、民族、出生日期、家庭成員、政治面貌、學習經(jīng)歷和工作經(jīng)歷，而是要將人事檔案放在為組織開發(fā)和管理人力資源上提供更多的信息支持，其收集內(nèi)容要體現(xiàn)出人才個性、個人專長、個人信用記錄等，為組織按需設崗、公開招聘、競爭上崗、擇優(yōu)錄用等提供依據(jù)。以高校人事檔案管理為例，除收集人事檔案規(guī)定的十大類外，還應收集教職工的知識構成、思想和心理素質(zhì)等方面的相關信息，這樣有助于高校制定適宜的培訓、招聘和人才安置計劃。我們應根據(jù)高校發(fā)展的需求，針對高校內(nèi)專職教學人員、教學管理人員、學生管理人員及行政管理人員的不同特征進行歸納總結，就不同崗位職責及特點確定檔案材料收集范圍及重點， 如，專職教學人員，應在收集檔案材料時著重收集教學成果方面的材料；教學管理和學生管理人員，應著重收集反映其管理水平、師生滿意度的材料；行政管理人員，應著重收集反映其行政管理水平和應急能力的材料。

4.2 堅持客觀公正原則，確保人事檔案的真實性。真實性是人事檔案最基本的特性，失去了真實性，人事檔案也就失去了其存在的價值。人事檔案要做到客觀公正，必須保證歸檔材料的真實可靠，做到實事求是，完全符合當事人的實際。人事檔案歸檔材料做到客觀公正，是目前杜絕假文憑、假年齡、假工齡的有效措施。

4.3 加快人事檔案的現(xiàn)代化管理步伐，為人力資源管理提供便捷高效的服務。人事檔案管理工作應大力引入現(xiàn)代科技手段，實現(xiàn)自動化、網(wǎng)絡化和文檔一體化管理，充分利用網(wǎng)絡平臺，將個人的檔案材料輸入計算機形成數(shù)字化的檔案，在企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)上建立平臺形成資源共享，不斷提高人力資源管理工作效率和水平。

（作者單位：河南經(jīng)貿(mào)職業(yè)學院工商管理系 來稿日期：2013-10-15）