關(guān)麗輝

【摘 要】針對(duì)企業(yè)檔案網(wǎng)絡(luò)信息化開(kāi)發(fā)利用的重要性，本文從企業(yè)檔案管理之所以要實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息化的原因入手，對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息化下企業(yè)檔案的開(kāi)發(fā)利用方法進(jìn)行論述，并結(jié)合當(dāng)前實(shí)際，探討了網(wǎng)絡(luò)信息化下企業(yè)檔案管理所存在的問(wèn)題，并得出相關(guān)結(jié)論，以供同行參考借鑒。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案；網(wǎng)絡(luò)信息化；檔案開(kāi)發(fā)；檔案利用

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理事業(yè)已經(jīng)初步實(shí)現(xiàn)了檔案管理信息化，基本上轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式。但從總體上來(lái)說(shuō)，由于檔案網(wǎng)絡(luò)信息化的目標(biāo)要求很高，除了要實(shí)現(xiàn)檔案資源的網(wǎng)絡(luò)信息化以外，還要實(shí)現(xiàn)檔案保護(hù)的現(xiàn)代化，實(shí)現(xiàn)檔案管理手段的信息化，實(shí)現(xiàn)檔案管理要求的標(biāo)準(zhǔn)化……為了切實(shí)實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)，我們對(duì)于企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化的探索還將繼續(xù)深入，采用各種先進(jìn)、有效的措施來(lái)加強(qiáng)管理，拓展檔案信息化業(yè)務(wù)的覆蓋面，全面提升企業(yè)檔案的網(wǎng)絡(luò)信息化管理水平，使企業(yè)能夠更好的為社會(huì)、為人民提供服務(wù)。

1.企業(yè)檔案管理實(shí)行網(wǎng)絡(luò)信息化的原因

檔案是企業(yè)生存與發(fā)展中的產(chǎn)物，是其必不可少的活動(dòng)依據(jù)，做好企業(yè)檔案管理對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)尤為重要。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理以手工管理模式為主，而隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，現(xiàn)代企業(yè)開(kāi)始采用互聯(lián)網(wǎng)信息化技術(shù)來(lái)對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行管理，既給企業(yè)帶來(lái)了管理工作上的便利，又從根本上實(shí)現(xiàn)了檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息化。下面就企業(yè)檔案管理實(shí)行網(wǎng)絡(luò)信息化的原因及作用進(jìn)行分析介紹。

1.1可提高檔案管理工作效率

傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理以手工管理模式為主，既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力。而在引進(jìn)信息化技術(shù)之后，當(dāng)前的企業(yè)檔案管理實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)信息化，這不僅讓原來(lái)的檔案管理工作變得簡(jiǎn)單，還在很大程度上提高了檔案管理效率。詳細(xì)的說(shuō)，企業(yè)檔案實(shí)行網(wǎng)絡(luò)信息化管理以后，并沒(méi)有沿用以前的集中立卷管理，而是利用網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)將檔案處理方式轉(zhuǎn)變成了單純的信息文件處理，這樣便可實(shí)現(xiàn)檔案文件的隨時(shí)改動(dòng)與補(bǔ)充，具有極強(qiáng)的靈活性，并且還不容易造成文件遺漏與堆積。此外，網(wǎng)絡(luò)信息化以后，檔案資料的檢索效率也變得更好，信息使用者對(duì)檔案信息的獲取途徑也變得更加便捷、快速?？偠灾?，企業(yè)檔案實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息化管理以后，檔案管理的工作效率有了明顯的提升，資料保存、管理、利用也更加方便，檔案價(jià)值也能得到更大程度上的開(kāi)發(fā)。

1.2能夠更好的保存檔案原貌

網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)下的檔案管理是可以克服很多手工管理所不能克服的難題，比如保持檔案資料的原始風(fēng)貌。企業(yè)檔案管理實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息化以后，完全可以利用信息化技術(shù)產(chǎn)品，如掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等對(duì)檔案資料原文進(jìn)行掃描或拍攝，然后將掃描得到的圖片以及信息數(shù)據(jù)保存在相應(yīng)的是檔案管理系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期，甚至是永久保存。而經(jīng)過(guò)電子產(chǎn)品掃描后得到的檔案圖片可以通過(guò)相應(yīng)的輸出設(shè)備顯示出來(lái)，便于直觀查看。但如果是傳統(tǒng)模式下的紙質(zhì)檔案管理，就很容易在檔案查看過(guò)程中發(fā)生損壞，或者因保存時(shí)間過(guò)長(zhǎng)而被化學(xué)物質(zhì)腐蝕、被蟲(chóng)蛀等問(wèn)題，損壞檔案質(zhì)量，使其不能保持原貌。

1.3方便檔案的檢索

網(wǎng)絡(luò)信息化下的企業(yè)檔案檢索方式可分為多種，主要包括模糊檢索、高級(jí)檢索、專業(yè)檢索等。正是因?yàn)橛辛硕喾N不同的檔案檢索方式，所以人們?cè)诓樵兒屠脵n案資料時(shí)才能通過(guò)不同的檢索方式，更加快速、全面的查詢到自己想要的檔案資料。并且，由于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的介入，檢索檔案時(shí)還可以利用互聯(lián)網(wǎng)來(lái)建立一個(gè)專門存儲(chǔ)檔案信息的資料庫(kù)，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)其進(jìn)行遠(yuǎn)程查詢，實(shí)現(xiàn)檔案信息資料的異地查詢和遠(yuǎn)程查詢。

2.網(wǎng)絡(luò)信息化下企業(yè)檔案的開(kāi)發(fā)與利用

網(wǎng)絡(luò)信息化下的檔案管理、開(kāi)發(fā)和利用工作的開(kāi)展必須要借助相關(guān)的設(shè)備設(shè)施，所以在此處，為了保證企業(yè)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息化開(kāi)發(fā)利用工作質(zhì)量，我們有必要對(duì)與檔案管理工作相配套的管理設(shè)施進(jìn)行分析，詳細(xì)了解企業(yè)檔案管理的信息化開(kāi)發(fā)利用方法。

2.1做好信息化系統(tǒng)軟硬件設(shè)施的管理

計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)施是檔案信息化管理中必須要配備的設(shè)施設(shè)備，只有配備了完善的軟硬件設(shè)施，檔案的網(wǎng)絡(luò)信息化管理工作才能得到正常的開(kāi)展。企業(yè)檔案信息化管理中，常見(jiàn)的計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)施包括：計(jì)算機(jī)基本構(gòu)成部件以及各種配套輔助設(shè)施，如寬帶、路由器、計(jì)算機(jī)安全保護(hù)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)、可移動(dòng)磁盤等等。對(duì)于管理過(guò)程中可能會(huì)用到的檔案管理軟件，企業(yè)可以根據(jù)自己的行業(yè)和部門等開(kāi)發(fā)適合于自己企業(yè)使用的檔案利用軟件。管理系統(tǒng)的軟硬件設(shè)施是整個(gè)網(wǎng)絡(luò)信息化管理的基礎(chǔ)，因此必須將各種所需設(shè)備配置完善。

2.2培養(yǎng)高素質(zhì)的管理人才

由于網(wǎng)絡(luò)信息化檔案管理的難度比較大，因此造成了檔案管理人員的欠缺。而對(duì)于現(xiàn)代的網(wǎng)絡(luò)信息化檔案管理而言，單一的人員結(jié)構(gòu)已經(jīng)不能滿足檔案網(wǎng)絡(luò)信息化管理的需求。網(wǎng)絡(luò)信息化的檔案管理需要大量的信息處理、分析和研究人員，還需要數(shù)據(jù)庫(kù)生產(chǎn)與維護(hù)人員和計(jì)算機(jī)軟硬件人才。

3.企業(yè)檔案網(wǎng)絡(luò)信息化開(kāi)發(fā)利用中的安全問(wèn)題

在對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)信息化管理時(shí)，為企業(yè)和社會(huì)提供高質(zhì)量、高效率檔案信息是檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化的根本目的。但實(shí)行網(wǎng)絡(luò)管理信息化也存在著一些問(wèn)題。下面對(duì)其中存在的問(wèn)題進(jìn)行討論。

采用網(wǎng)絡(luò)信息化對(duì)檔案進(jìn)行管理是將文件數(shù)據(jù)存儲(chǔ)于光——磁介質(zhì)中，而且是以一種數(shù)字代碼的形式存在，它必須完全依賴于存儲(chǔ)介質(zhì)和相關(guān)的電腦軟硬件系統(tǒng)才具有生命力。因此，檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息化的管理方式受到自然因素和人為操作的影響較大。除此之外，采用電子數(shù)據(jù)對(duì)資料進(jìn)行保存，而電子數(shù)據(jù)對(duì)設(shè)備以及操作環(huán)境的依賴度很高。于是，在利用電子文件對(duì)資料進(jìn)行保存時(shí)就必須注意資料的安全性。利用網(wǎng)絡(luò)信息化對(duì)檔案進(jìn)行管理相對(duì)于利用紙質(zhì)檔案管理而言，紙質(zhì)檔案管理一般都是受到自然損耗和管理人員或是使用人員的不當(dāng)保護(hù)而損壞。而利用網(wǎng)絡(luò)信息化對(duì)檔案進(jìn)行管理除了會(huì)受到自然損壞和管理人員保護(hù)不當(dāng)而造成損壞之外，還存在著一些特有的安全隱患。第一，利用網(wǎng)絡(luò)信息化對(duì)檔案進(jìn)行管理就一定會(huì)用到計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)，而電腦病毒和網(wǎng)絡(luò)“黑客”的侵入都會(huì)給電子文件帶來(lái)災(zāi)難性的后果，而且其侵?jǐn)_所帶來(lái)的突發(fā)性和隱蔽性是防不勝防的。第二，任何的數(shù)據(jù)載體或是設(shè)備出現(xiàn)的物理故障和技術(shù)故障都會(huì)為電子文件帶來(lái)災(zāi)難，危及到資料文件的安全性和正常運(yùn)行。因此，利用網(wǎng)絡(luò)信息化對(duì)檔案進(jìn)行管理相對(duì)于紙質(zhì)檔案管理就更加特殊，而且管理起來(lái)的難度也更加的大。

為了避免這樣的問(wèn)題出現(xiàn)，在管理的時(shí)候要做好殺毒軟件的安裝以及一些防火墻的安裝與維護(hù)。利用殺毒軟件和防火墻定期對(duì)電腦進(jìn)行安全檢查，盡量防止病毒的入侵。而對(duì)于數(shù)據(jù)載體的物理故障和設(shè)備的技術(shù)故障，就必須要管理人員在管理的過(guò)程中定期對(duì)數(shù)據(jù)載體和設(shè)備進(jìn)行檢查，從而避免發(fā)生故障后造成不可挽回的局面。

4.結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，檔案是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)開(kāi)展過(guò)程中的必備資料，對(duì)企業(yè)的生存與發(fā)展有著重要作用。所以在企業(yè)管理工作中，檔案管理是其中一項(xiàng)最為重要的工作。本篇文章基于網(wǎng)絡(luò)信息化角度，對(duì)企業(yè)檔案管理實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息化的原因作了淺要論述， 并著重探討了企業(yè)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息化開(kāi)發(fā)與利用方法，得出了相關(guān)結(jié)論，希望對(duì)同行工作有所幫助。 [科]

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