鄧玉芳

【摘 要】本文主要闡述了企業(yè)開發(fā)和利用檔案管理的主要性。對(duì)其進(jìn)行合理的開發(fā)、利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息化，對(duì)各類信息資源進(jìn)行分類、分析，加以提取并利用，既能提高檔案的利用效率，又能降低檔案管理的成本，還能為企業(yè)和社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，可謂一舉多得。

【關(guān)鍵詞】信息化；檔案管理；重要性

當(dāng)今世界已步入了信息時(shí)代，信息化革命的浪潮以不可阻擋之勢(shì)席卷全球，信息資源開發(fā)利用水平的高低已成為衡量一個(gè)國(guó)家強(qiáng)盛程度的重要標(biāo)志。作為國(guó)家信息資源的組成部分——檔案信息資源順應(yīng)歷史潮流，積極置身于社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)主戰(zhàn)場(chǎng)。因此，檔案信息資源日益受到國(guó)家的高度重視，大力開發(fā)利用檔案信息資源勢(shì)在必行，前途光明。

1.檔案信息資源開發(fā)利用的必要性

開發(fā)利用檔案信息資源是檔案工作為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)的重要途徑，是檔案工作自我完善的主要內(nèi)容。檔案工作的最終目的是有效地開發(fā)檔案信息資源，最大限度地服務(wù)大局、服務(wù)社會(huì)、服務(wù)人民。只有這樣，才能真正創(chuàng)造出最佳的效益。

（1）開發(fā)利用檔案信息資源是充分發(fā)揮其價(jià)值和作用的重要手段。檔案信息是整個(gè)社會(huì)信息資源的一部分，它潛在的價(jià)值只有通過(guò)開發(fā)利用才能顯現(xiàn)出來(lái)。通過(guò)快速的信息交流，滿足社會(huì)各界日益增長(zhǎng)的對(duì)檔案信息的需求，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源在全社會(huì)范圍內(nèi)的充分共享，已經(jīng)成為當(dāng)前信息環(huán)境下檔案信息資源開發(fā)利用的發(fā)展趨勢(shì)。檔案信息資源的合理開發(fā)利用，對(duì)于推動(dòng)全社會(huì)的管理和建設(shè)、社會(huì)政治和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益的提高，無(wú)疑具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

（2）開發(fā)利用檔案信息資源有利于社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的可持續(xù)發(fā)展。檔案信息資源開發(fā)利用是檔案工作向信息化產(chǎn)業(yè)邁進(jìn)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是國(guó)家信息化建設(shè)過(guò)程中不可或缺的重要組成部分。檔案信息資源的有效開發(fā)利用，可以極大地提高現(xiàn)有各種資源的社會(huì)利用效益，促進(jìn)資源的可持續(xù)利用；有助于提高社會(huì)管理活動(dòng)的針對(duì)性、時(shí)效性，避免或減少因管理失誤而造成的資源浪費(fèi)，提高資源的利用效率。尤其是在經(jīng)濟(jì)全球化的今天，只有不斷提高檔案信息的占有率、開發(fā)利用率，才能在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)中占領(lǐng)制高點(diǎn)，掌握主動(dòng)權(quán)，永遠(yuǎn)立于不敗之地，從而提高我國(guó)在國(guó)際上的經(jīng)濟(jì)實(shí)力和競(jìng)爭(zhēng)能力。

（3）開發(fā)利用檔案信息資源是促進(jìn)社會(huì)主義精神文明建設(shè)的需要。大力開發(fā)檔案信息資源，提供豐富的檔案史料，是社會(huì)主義精神文明建設(shè)的重要步驟。檔案作為各項(xiàng)歷史活動(dòng)的記錄，是開展政治教育的重要內(nèi)容，利用檔案中的生動(dòng)素材進(jìn)行各項(xiàng)專題教育可以收到預(yù)想不到的效果。

（4）開發(fā)利用檔案信息資源可以縮小與發(fā)達(dá)國(guó)家信息產(chǎn)業(yè)的差距。我國(guó)信息資源利用效益落后于發(fā)達(dá)國(guó)家，與檔案信息資源開發(fā)利用程度不夠有關(guān)，檔案信息資源作為國(guó)家信息資源鏈條中的重要一環(huán)，其開發(fā)利用必須提到重要的議事日程。

（5）開發(fā)利用檔案信息資源能夠推動(dòng)檔案館服務(wù)功能的拓展。面對(duì)信息化社會(huì)，檔案館傳統(tǒng)的服務(wù)方式已經(jīng)無(wú)法滿足更多更廣的社會(huì)服務(wù)需求，傳統(tǒng)服務(wù)項(xiàng)目的局限性已經(jīng)隨著社會(huì)的發(fā)展表現(xiàn)得更加突出。當(dāng)前，多數(shù)檔案館的檔案信息資源遠(yuǎn)遠(yuǎn)未能有效地挖掘出來(lái)。因此，要迅速扭轉(zhuǎn)落后現(xiàn)狀，增強(qiáng)檔案館服務(wù)功能、大力推進(jìn)檔案信息資源開發(fā)利用就成了檔案界的共同選擇。

2.檔案信息資源開發(fā)利用存在的問(wèn)題與成因

盡管開發(fā)檔案信息資源的重要性得到了普遍認(rèn)可，但我國(guó)目前在檔案信息資源開發(fā)利用方面仍然存在著不可忽視的問(wèn)題，主要表現(xiàn)在：

2.1基礎(chǔ)工作薄弱，影響了檔案信息資源的質(zhì)量

（1）檔案館服務(wù)功能不完善。檔案現(xiàn)代化管理水平低，服務(wù)設(shè)施設(shè)備簡(jiǎn)陋，保管條件惡劣，加上主動(dòng)宣傳不夠，社會(huì)認(rèn)知程度不高，檔案館自然難以成為社會(huì)利用檔案資料的中心。（2）館藏檔案結(jié)構(gòu)單一。據(jù)有關(guān)資料介紹，現(xiàn)在許多檔案館館藏結(jié)構(gòu)單調(diào)，門類不全，文書檔案所占比例偏大，科技、專業(yè)、聲像檔案所占比例偏??；建國(guó)后建立的檔案占大多數(shù)，歷史檔案數(shù)量較少。這樣的館藏結(jié)構(gòu)，使檔案內(nèi)容相對(duì)貧乏，對(duì)利用者缺乏吸引力，開發(fā)利用的范圍變窄。（3）檔案特色不明顯。與當(dāng)前中心任務(wù)相關(guān)的科學(xué)技術(shù)、經(jīng)濟(jì)建設(shè)方面的檔案資料欠缺，反映地方歷史、文化、風(fēng)土人情的檔案資料稀少，致使服務(wù)缺乏針對(duì)性。（4）案卷質(zhì)量不高。長(zhǎng)期以來(lái)，檔案利用服務(wù)以提供原件為主，本身就損壞了檔案。檔案庫(kù)房達(dá)不到“九防”標(biāo)準(zhǔn)，檔案受潮霉變、蟲蛀損壞等現(xiàn)象在所難免，嚴(yán)重威脅著檔案資料的安全。

2.2編研工作滯后，限制了檔案信息資源開發(fā)的層次

（1）編研材料內(nèi)容單一，存在著重文書、輕科技的現(xiàn)象。（2）編研材料檔次低。一次性編研成果多，適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的深層次編研成果少。就目前而言，有些編研材料仍停留在模仿別人、片面追求編研材料數(shù)量和速度的水平上，造成編研工作與現(xiàn)實(shí)脫節(jié)，導(dǎo)致編研成果利用率下降。（3）重歷史事件、輕經(jīng)濟(jì)現(xiàn)象的編研成果普遍存在。（4）編研人員素質(zhì)差。在檔案編研實(shí)踐工作中，造成編研成果檔次低的主要原因是檔案編研人員缺乏業(yè)務(wù)素質(zhì)，當(dāng)然編研人員數(shù)量少也給檔案編研工作帶來(lái)了困難。

2.3利用工作水平低下，制約了檔案信息資源價(jià)值的發(fā)揮

（1）提供利用方式單調(diào)?，F(xiàn)有的服務(wù)方式落后，提供檔案信息的手段被動(dòng)，按時(shí)開館、等客上門等陳舊的利用方法，限制了利用者接觸并獲取利用檔案信息的時(shí)間和空間，挫傷了利用者主動(dòng)利用檔案信息的積極性。（2）檔案利用率下降。有些檔案館對(duì)館藏檔案資料宣傳不夠，人們不了解檔案館究竟保存了哪些方面的檔案，致使相當(dāng)一部分接收的檔案至今無(wú)人問(wèn)津，其結(jié)果必然導(dǎo)致檔案館門庭冷落，檔案資源閑置浪費(fèi)，當(dāng)然也就創(chuàng)造不出更多更好的效益。

上述問(wèn)題的存在，造成了現(xiàn)有檔案信息資源得不到充分的開發(fā)利用，無(wú)法取得良好效果。究其原因，主要有以下三點(diǎn)：

（1）思想觀念陳舊。因受檔案系統(tǒng)長(zhǎng)期形成的封閉和半封閉環(huán)境的影響，有些檔案工作者對(duì)新形勢(shì)的發(fā)展缺乏清醒的認(rèn)識(shí)，不同程度地缺乏市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)意識(shí)，思想觀念仍然停留在“重管輕用”上，依舊把管好檔案作為檔案工作的重點(diǎn)，認(rèn)為只要按時(shí)接收，按時(shí)開放，提供憑據(jù)就行了。對(duì)于如何開發(fā)檔案信息資源，提高檔案利用率想得少。沒有充分認(rèn)識(shí)到檔案信息的潛在作用，致使檔案工作與政治、物質(zhì)和精神文明建設(shè)不相協(xié)調(diào)。認(rèn)識(shí)上的狹隘、落后，必然導(dǎo)致工作進(jìn)展的遲緩，在有些地方檔案信息資源開發(fā)利用幾乎仍為零。

（2）基礎(chǔ)建設(shè)落后。一些檔案館用于開發(fā)利用的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求。一是人、財(cái)、物難解決，主要表現(xiàn)為機(jī)構(gòu)不健全，人員不到位，經(jīng)費(fèi)不保障。二是教育培訓(xùn)制度不完善，致使檔案人員專業(yè)知識(shí)匱乏，開發(fā)能力低下。不思進(jìn)取，缺乏責(zé)任心、使命感和奉獻(xiàn)實(shí)干精神。三是檔案信息收集的渠道不暢通。四是歸檔的文件材料不完整等。從檔案信息資源開發(fā)利用的實(shí)踐看，沒有完善的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)，檔案信息資源開發(fā)利用工作舉步維艱，勢(shì)必成為無(wú)源之水，無(wú)本之木。

（3）檔案需求者素質(zhì)偏低。由于受多種因素的影響，許多檔案需求者的檔案意識(shí)、利用檔案信息的技能和基礎(chǔ)知識(shí)等嚴(yán)重缺乏，不僅不能形成較高層次的檔案信息需求，有的甚至連最基本的檔案信息利用都不懂或不會(huì)。

總之，企業(yè)檔案信息開發(fā)與利用工作是現(xiàn)代化管理企業(yè)的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，為此要在工作的實(shí)踐過(guò)程中，不斷修正管理工作標(biāo)準(zhǔn)，提高管理質(zhì)量。因?yàn)檫@是檔案管理現(xiàn)代化的一個(gè)顯著標(biāo)志，也是提高企業(yè)管理效益和經(jīng)濟(jì)效益的重要手段。所以企業(yè)檔案管理人員要認(rèn)真圍繞管理，生產(chǎn)和效益這三個(gè)基準(zhǔn)點(diǎn)，審時(shí)度勢(shì)地進(jìn)行檔案信息開發(fā)與利用，以此推動(dòng)企業(yè)管理在質(zhì)與量上有一定的提升，進(jìn)而使企業(yè)管理效益和經(jīng)濟(jì)效益得到顯著的提高。 [科]