孫 凱，劉人懷

（1.珠海城市職業(yè)技術(shù)學(xué)院經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院，廣東珠海519090；2.暨南大學(xué)戰(zhàn)略管理研究中心，廣州510632）

1 前言

工程管理信息化的規(guī)劃與實(shí)施過程涉及業(yè)主、施工、監(jiān)理、設(shè)計(jì)、運(yùn)營(yíng)、供應(yīng)商、客戶等各利益相關(guān)者之間，以及工程相關(guān)組織與社會(huì)公眾和政府部門之間的信息溝通、信息共享、信息發(fā)布與信息反饋等一系列相關(guān)問題[1]。規(guī)劃與實(shí)施過程涵蓋了組織的兩個(gè)管理層面：戰(zhàn)略管理和項(xiàng)目管理。在從論證、設(shè)計(jì)、施工、運(yùn)行直至報(bào)廢的工程全生命周期之中，不同階段的信息采集、信息處理、信息存儲(chǔ)和信息交互等工作的側(cè)重點(diǎn)則有所不同[2]。

在戰(zhàn)略管理層面，信息系統(tǒng)規(guī)劃應(yīng)該充分考慮工程全生命周期之中的各類信息處理需求，對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施、網(wǎng)絡(luò)安全、信息資源和人力資源等方面進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，以實(shí)現(xiàn)組織中各類信息資源的共享。如采用通用的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、建立單一的數(shù)據(jù)交換平臺(tái)，以及柔性的組織結(jié)構(gòu)等，對(duì)組織中的各類項(xiàng)目進(jìn)行統(tǒng)一管理[3]。

在項(xiàng)目管理層面，應(yīng)圍繞項(xiàng)目的生命周期進(jìn)行管理。在此過程中，需要與合作伙伴確定相應(yīng)的應(yīng)用模式，如項(xiàng)目由誰主導(dǎo)，投資如何進(jìn)行，資源如何分配等。在不同的組織合作關(guān)系中，由于各合作伙伴投入的資源不同，以及對(duì)各組織的影響不同而導(dǎo)致每個(gè)項(xiàng)目的溝通機(jī)制、協(xié)調(diào)機(jī)制和激勵(lì)機(jī)制等都有所不同，與之對(duì)應(yīng)的實(shí)施內(nèi)容和重點(diǎn)也有所不同[4]。

在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，各種技術(shù)解決方案日趨成熟，當(dāng)前成熟技術(shù)的信息處理能力已經(jīng)可以在相當(dāng)程度上滿足工程各方面的需求，信息技術(shù)應(yīng)用產(chǎn)生的問題大都是非技術(shù)原因?qū)е碌墓芾韱栴}。信息系統(tǒng)匹配問題是在工程全生命周期中長(zhǎng)期存在的問題，這是一個(gè)由匹配到不匹配，再由新的不匹配到新的匹配的周而復(fù)始、波浪式前進(jìn)的過程；是組織對(duì)信息技術(shù)應(yīng)用所造成影響的積極關(guān)注和持續(xù)應(yīng)對(duì)的過程；所產(chǎn)生的影響涉及組織的外部環(huán)境、內(nèi)部結(jié)構(gòu)、運(yùn)作流程及管理模式等各個(gè)方面。

2 匹配問題及其研究概述

在工程全生命周期之中，不同階段的參與方不盡相同，信息化所面對(duì)的主要矛盾也有較大的區(qū)別。由于工程各利益相關(guān)者的組織戰(zhàn)略不徑相同，利益訴求有所區(qū)別，因而導(dǎo)致對(duì)相關(guān)問題的定義和理解也有著很大的差異；從而導(dǎo)致在工程管理中出現(xiàn)大量的信息溝通不暢與信息共享不完善等方面問題，這些問題都可以歸結(jié)為信息處理能力與信息處理需求不相匹配的問題。

匹配是一個(gè)涉及廣泛而又比較抽象的問題，在管理學(xué)、物理學(xué)、生物學(xué)、計(jì)算機(jī)科學(xué)與數(shù)學(xué)等學(xué)科都有對(duì)其的專門研究。在日常生活中，匹配觀念也被人們普遍接受，例如，相輔相成、相得益彰、相安無事等。

在管理學(xué)領(lǐng)域，匹配概念最早出現(xiàn)在戰(zhàn)略管理研究中，通常指環(huán)境、戰(zhàn)略、結(jié)構(gòu)之間的配合關(guān)系，即組織需要制訂與環(huán)境相適應(yīng)的戰(zhàn)略，并力爭(zhēng)使得組織的結(jié)構(gòu)、流程、人事、文化等與戰(zhàn)略相適應(yīng)。匹配問題往往與組織績(jī)效聯(lián)系在一起，當(dāng)組織的兩個(gè)或兩個(gè)以上的要素之間達(dá)成匹配就有助于提高組織的績(jī)效，如果無法達(dá)成匹配，則會(huì)對(duì)組織績(jī)效產(chǎn)生負(fù)面影響，甚至導(dǎo)致組織發(fā)展停滯。這些都可以概括為通過戰(zhàn)略規(guī)劃過程，設(shè)計(jì)與環(huán)境相適應(yīng)的組織結(jié)構(gòu)，并根據(jù)環(huán)境變化動(dòng)態(tài)調(diào)整的過程。

隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，匹配概念擴(kuò)展到了信息技術(shù)如何有效支持業(yè)務(wù)運(yùn)作等方面。信息技術(shù)應(yīng)用是否完善受到諸多因素的制約，涉及組織的環(huán)境、戰(zhàn)略與結(jié)構(gòu)等各個(gè)方面；進(jìn)而，隨著組織合作關(guān)系的廣泛建立，信息技術(shù)對(duì)業(yè)務(wù)的支持也擴(kuò)展到了多個(gè)組織的戰(zhàn)略與結(jié)構(gòu)等要素的配合問題。

匹配是一種動(dòng)態(tài)的平衡，信息系統(tǒng)與組織的匹配不僅是信息系統(tǒng)如何支持業(yè)務(wù)運(yùn)作的問題，也是業(yè)務(wù)自身不斷調(diào)整和完善的問題。業(yè)務(wù)運(yùn)作效率的提高既包括組織內(nèi)部流程優(yōu)化，也包括與合作伙伴的共同優(yōu)化。隨著外部環(huán)境和內(nèi)部資源的變化，組織的戰(zhàn)略和結(jié)構(gòu)是一個(gè)持續(xù)調(diào)整的過程，信息系統(tǒng)亦然。匹配是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過程，當(dāng)業(yè)務(wù)與信息系統(tǒng)的匹配關(guān)系達(dá)到一定程度時(shí)，可能引發(fā)組織業(yè)務(wù)的轉(zhuǎn)型或結(jié)構(gòu)的變革，一輪新的匹配過程又會(huì)開始，周而復(fù)始、循環(huán)往復(fù)。

在研究信息系統(tǒng)匹配問題的諸多理論之中，信息處理理論（IPT）可以較好地解釋工程管理信息化過程中出現(xiàn)的問題。該理論通過分析不確定性來描述組織的信息處理需求，通過設(shè)計(jì)組織的流程及信息技術(shù)應(yīng)用等來確定信息處理能力，通過尋求能力與需求的匹配以達(dá)到組織績(jī)效的提高。

Galbraith表明信息處理理論來自于Simon的觀點(diǎn)：即把組織看成一個(gè)決策制訂和信息處理系統(tǒng)，而不是簡(jiǎn)單的人員集合[5]。該理論認(rèn)為：對(duì)于為實(shí)現(xiàn)給定的績(jī)效水平所進(jìn)行的決策，任務(wù)的不確定性越強(qiáng)，則決策者所需要處理的信息總量就越多[6]。

Tushman認(rèn)為環(huán)境的不確定性來自于其復(fù)雜性和動(dòng)態(tài)性，以及使其發(fā)生變化的各種環(huán)境變量；組織需要高質(zhì)量的信息來應(yīng)對(duì)環(huán)境的不確定性和提高決策的水平。Tushman將不確定性定義為信息處理需求與信息處理能力之間的差別，并建立了用于組織設(shè)計(jì)的信息處理模型（IPM），以說明組織結(jié)構(gòu)與環(huán)境之間的聯(lián)系[7]。

Bensaou 等[8]以及 Premkumar等[9]對(duì) IPM在跨組織合作方面進(jìn)行了擴(kuò)展?；贗PT，Gattiker[10]研究了企業(yè)資源計(jì)劃（ERP）對(duì)制造與市場(chǎng)之間關(guān)系的影響。Leonardi[11]研究了信息技術(shù)對(duì)組織變革的影響。Mani等[12]研究了信息技術(shù)對(duì)商業(yè)外包流程的影響。

匹配問題的產(chǎn)生是信息技術(shù)有效應(yīng)用于工程管理并趨于成熟的標(biāo)志。回顧工程信息技術(shù)應(yīng)用的初期，相關(guān)的信息系統(tǒng)大都是按具體需求搭建的局部應(yīng)用，大都是對(duì)人工操作流程的簡(jiǎn)單模擬，此時(shí)的不匹配現(xiàn)象并不突出且都易于解決。但隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用和不斷深化，以及工程各利益相關(guān)組織自身的不斷調(diào)整與變革，就產(chǎn)生了信息技術(shù)應(yīng)用與工程管理模式不匹配的狀況。為了應(yīng)對(duì)這一現(xiàn)象，就需要對(duì)工程管理信息化模式進(jìn)行動(dòng)態(tài)的調(diào)整和完善，以保持信息處理能力與信息處理需求的較高匹配程度。

3 工程管理信息化規(guī)劃流程

在工程全生命周期中，工程運(yùn)營(yíng)組織是貫穿始終的信息化主體，而工程建設(shè)組織（設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等）以及運(yùn)營(yíng)服務(wù)外包商等是信息化的重要參與者。工程運(yùn)營(yíng)組織側(cè)重于外部資源的協(xié)調(diào)，工程建設(shè)組織偏重于內(nèi)部資源的配置[13]。適用于工程管理信息化的規(guī)劃流程如圖1所示。

圖1 工程管理信息化規(guī)劃流程圖Fig.1 Planning flow chart for engineering management in for matization

工程管理信息化規(guī)劃流程簡(jiǎn)述如下：a.分析工程整體戰(zhàn)略，明確工程的定位（Where）；b.依據(jù)有關(guān)的時(shí)間進(jìn)度（When）和各參與方（Who）的情況，明確工程信息化目標(biāo)；c.分析工程的業(yè)務(wù)戰(zhàn)略，明晰信息處理需求，即特定工程的信息化目標(biāo)（Why）；d.通過外部環(huán)境與內(nèi)部資源分析，明確信息處理能力（What）；e.根據(jù)所設(shè)定的系統(tǒng)目標(biāo)，將工程各參與方的信息資源與當(dāng)前可采用的信息技術(shù)產(chǎn)品相結(jié)合，最終形成工程信息化規(guī)劃（How）。

匹配問題是工程管理信息化過程中的關(guān)鍵問題，在開展相應(yīng)的信息系統(tǒng)規(guī)劃時(shí)要充分明晰工程的信息處理需求，根據(jù)需求確立信息系統(tǒng)規(guī)劃的目標(biāo)。在此基礎(chǔ)上，充分評(píng)估工程不同階段各相關(guān)方的信息處理能力，設(shè)計(jì)工程的信息管理模式。在實(shí)施過程中，對(duì)規(guī)劃進(jìn)行動(dòng)態(tài)的調(diào)整和修訂，使得工程的信息處理能力處于合理的水平，工程信息處理能力的實(shí)現(xiàn)不是工程參與各方能力的簡(jiǎn)單疊加，而是各方能力相互匹配的結(jié)果，匹配程度的高低決定了工程信息處理能力的高低；更進(jìn)一步，工程信息處理能力與工程信息處理需求的匹配程度決定了工程管理信息化水平的高低[14]。

4 工程管理信息化實(shí)施分析

工程管理信息化中的匹配問題是信息技術(shù)應(yīng)用過程中所涉及的各利益相關(guān)者的內(nèi)外架構(gòu)的調(diào)整，工程溝通協(xié)調(diào)機(jī)制的形成與完善等組織管理問題。信息系統(tǒng)與工程組織架構(gòu)的不匹配程度越大，跨組織協(xié)調(diào)與協(xié)作的成本就越高，對(duì)工程進(jìn)度的負(fù)面影響就越大，進(jìn)而也會(huì)影響到工程目標(biāo)的整體實(shí)現(xiàn)以及工程參與各方的組織績(jī)效[15]。綜合信息處理理論的各相關(guān)研究，并從概念上對(duì)其進(jìn)行拓展，可以將信息處理需求與信息處理能力之間的匹配關(guān)系描述如圖2所示。

圖2 信息處理需求與信息處理能力的匹配關(guān)系Fig.2 Alignment of information processing capabilities&information processing requirements

在信息處理能力與信息處理需求匹配的邏輯關(guān)系中，低能力與低需求可以匹配，高能力與高需求可以匹配；而低能力與高需求、高能力與低需求都無法達(dá)成有效匹配，且都只能等價(jià)于低能力與低需求的匹配（圖2中箭頭C）。同理，如果要達(dá)成更高的匹配狀態(tài)，信息處理能力要隨著信息處理需求同步提升（圖2中箭頭D）。

按照信息處理理論的觀點(diǎn)，可以采用兩種策略來應(yīng)對(duì)不確定性對(duì)組織的影響：一是減少信息處理需求，通過建立相應(yīng)的緩沖區(qū)來降低不確定性的影響（圖2中箭頭A）；二是提高信息處理能力，通過建立結(jié)構(gòu)化的機(jī)制以提高溝通效率，通過加強(qiáng)信息流動(dòng)來降低不確定性的影響（圖2中箭頭B）。

前一種策略通過降低信息處理需求及組織績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)來減少不確定性的影響程度，傳統(tǒng)的做法如：建立或增加庫存以降低采購和銷售風(fēng)險(xiǎn)；收購相關(guān)業(yè)務(wù)來降低競(jìng)爭(zhēng)風(fēng)險(xiǎn)等。盡管這些做法在較大程度上增加了組織運(yùn)營(yíng)的成本和投入，但是在信息技術(shù)應(yīng)用不完善的情況下，在提高信息處理能力的成本遠(yuǎn)高于降低信息需求所耗費(fèi)的成本；由于組織的信息處理效率較低，只能采用此方式。

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，提高信息處理能力的手段變得十分有效，其投入遠(yuǎn)低于降低信息處理需求所耗費(fèi)的成本。特別是在需要大幅提高組織績(jī)效的情況下，采用后一種策略就體現(xiàn)出明顯的優(yōu)勢(shì)。對(duì)于后一種策略，可采用的做法包括：對(duì)業(yè)務(wù)流程和組織結(jié)構(gòu)重新設(shè)計(jì)以提高信息傳遞的效率來降低不確定性的影響；采用集成化程度更高的信息系統(tǒng)以提高組織信息處理的效率來降低不確定性的影響；建立跨組織的信息共享機(jī)制來降低供應(yīng)鏈的不確定性等。

但是，信息處理能力的提升是有限度的，提升的幅度越大，成本的增長(zhǎng)也就越快。因而，在工程管理信息化建設(shè)中應(yīng)進(jìn)行通盤考慮，在能力提高和需求降低兩者之間建立一個(gè)動(dòng)態(tài)的平衡關(guān)系，也就是使二者得以匹配，以達(dá)到最佳的績(jī)效水平。信息處理能力與信息處理需求相互調(diào)整和相互配合的匹配過程貫穿于工程的全生命周期。

5 結(jié)語

工程管理信息化不僅是單純的技術(shù)進(jìn)步，更是對(duì)組織的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化，對(duì)現(xiàn)有資源進(jìn)行的合理配置的過程；資源整合是信息化的主要作用之一，即包括工程所擁有的內(nèi)部資源，也包括可通過信息化手段實(shí)現(xiàn)共享的外部資源。資源整合與優(yōu)化可以有幾種途徑：一是提高單一資源的使用效率；二是提高相關(guān)資源中“短板”的能力；三是對(duì)相關(guān)資源組合進(jìn)行優(yōu)化配置。工程管理架構(gòu)不應(yīng)只是一個(gè)利益相關(guān)者的松散組合，而應(yīng)通過合理的配置實(shí)現(xiàn)多組織、多項(xiàng)目的資源共享，體現(xiàn)協(xié)同優(yōu)勢(shì)。

在工程全生命周期中，項(xiàng)目管理如何與各工程利益相關(guān)者的組織目標(biāo)相匹配，是信息化過程中所需要面對(duì)的重要問題。在信息化過程中，需要充分明晰、尋找和挖掘可被利用的組織內(nèi)部及外部的各種有效資源，使得工程管理信息化與各組織自身的信息化有效結(jié)合。通過建立合理的系統(tǒng)集成模式，形成高效的信息處理能力，從而提高工程建設(shè)和運(yùn)營(yíng)的效率和效能，提升工程的綜合效益。

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