摘要：本文首先從建筑工程文件資料內(nèi)容、特征兩個方面闡述了做好房建工程資料管理的必要性；在此基礎(chǔ)上對我國當(dāng)前房建工程資料管理中存在的問題進行詳細分析，最后提出有效實施工程資料管理的具體策略建議。

關(guān)鍵詞：房建工程；資料管理；策略

引言

隨著建筑行業(yè)的迅速發(fā)展，建筑工程資料在項目建設(shè)中的作用顯得尤為重要。做好建筑工程資料的管理工作不僅是規(guī)范建筑行業(yè)有序發(fā)展的基本要求，同時也集中體現(xiàn)了建筑企業(yè)的綜合實力與管理水平。當(dāng)前我國建筑工程資料管理普遍存在不同程度的執(zhí)行通病，如工程竣工后竣工圖缺乏相應(yīng)修改與繪制、建筑物定位沒有標(biāo)準(zhǔn)確定、隱蔽工程驗收等資料管理問題。建筑工程資料管理不規(guī)范在一定程度上限制了工程資料的可應(yīng)用價值，同時也直接影響著城市建設(shè)檔案的質(zhì)量。

1 做好房建工程資料管理的必要性分析

1.1 建筑工程文件概述

建筑工程資料是指在單位建設(shè)工程施工過程中，依據(jù)國家有關(guān)規(guī)定及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)形成的完整工程資料，包括在工程項目建設(shè)中形成的各種形式的信息記錄，如工程準(zhǔn)備文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工圖等。建筑工程資料是企業(yè)建設(shè)工程項目管理的窗口，反映了項目管理的水平與質(zhì)量。強化建筑工程資料的規(guī)范化管理，能夠切實體現(xiàn)建筑工程標(biāo)準(zhǔn)體制改革發(fā)展方向。同時，建筑工程資料檔案記載方式多種多樣，除了紙質(zhì)材料外，各種電子資料、磁性材料、感光材料等都有可能成為工程文件的技術(shù)性載體，其中較為重要的有聲像載體、縮微載體及電子檔案。

1.2 房建工程資料管理的內(nèi)容及特征

房建工程資料管理主要涉及工程準(zhǔn)備階段資料，工程施工資料、竣工圖、工程監(jiān)理資料等基本內(nèi)容。其中工程準(zhǔn)備階段資料主要包括建筑工程項目實施之前，在建筑項目立項、投招標(biāo)、審批、征地、勘察、設(shè)計等活動過程中形成的文件資料。工程施工材料是施工單位在工程施工過程中形成的基本文件，如建筑工地施工質(zhì)量技術(shù)管理記錄、建筑工地施工質(zhì)量驗收記錄等?？⒐D是建筑工程資料管理的核心內(nèi)容，因為項目設(shè)計質(zhì)量及其施工中的相應(yīng)變化決定工程竣工后的使用價值和功能?？⒐D應(yīng)該是對工程竣工后施工結(jié)果準(zhǔn)確、完整的繪制圖樣，而當(dāng)前很多建筑企業(yè)不按規(guī)定繪制竣工圖，甚至在建筑結(jié)構(gòu)調(diào)整之后依然不對圖紙作出相應(yīng)修改與變更。

建筑工程資料管理的基本特征包括真實性與全面性，按照工程的實際過程如實反映與記錄資料，并能夠保證文件資料本身的真實、完整、可靠，一項質(zhì)量合格的工程必須以內(nèi)容全面具體、原始技術(shù)資料完整、文字記載真實的工程資料為條件。同時，工程資料還具有復(fù)雜性、繼承性與時效性，這就要求在實施工程項目管理時，需要強調(diào)工程文件與施工過程的同步性，并要求有效保留建筑工程施工中的原始資料，設(shè)置專門的管理機構(gòu)與人員實現(xiàn)對工程文件資料的整理立卷、歸檔等復(fù)雜的專業(yè)管理活動。

2 我國房建工程資料管理中存在的基本問題

2.1 工程資料管理制度不健全

當(dāng)前我國很多建筑企業(yè)工程資料管理意識不強，企業(yè)管理層沒有系統(tǒng)的項目管理意識，并不關(guān)注工程資料管理方面的內(nèi)容，也并未在企業(yè)內(nèi)部形成完善的工程資料管理實施規(guī)則。企業(yè)內(nèi)部的工程資料管理人員素質(zhì)不高，在收集信息資料時存在敷衍、拖延、造假等現(xiàn)象，往往在工程竣工后也未能提供相對詳實的文件資料，從而使得工程雙方產(chǎn)生極大的矛盾與糾紛，造成不必要的損失。工程資料的丟失問題是不重視資料管理機制下的又一安全隱患，很多企業(yè)由于缺乏適當(dāng)?shù)墓こ藤Y料管理機制，相關(guān)管理人員經(jīng)常發(fā)生變動，資料缺失率較高。

2.2 資料收集時效性較差

建筑工程資料管理的主要特征是時效性，強調(diào)收集資料的及時性，要求實現(xiàn)工程資料與施工過程的同步性。由于施工單位工程管理意識不強，其專業(yè)從事工程資料管理的人員配置不足，很多資料管理人員被要求兼職從事其他業(yè)務(wù)，將工程資料管理的本職工作放置一邊，或者同一個資料員需要同時負責(zé)多個建筑項目的資料管理。這使資料員很難在施工現(xiàn)場固定下來，建筑施工過程中產(chǎn)生的文件資料很多都是先交由現(xiàn)場施工人員自行保管，在后續(xù)整理與匯收過程中極易發(fā)生資料的遺漏與遺失現(xiàn)象。同時，資料管理人員自身的工作責(zé)任心也決定著資料管理的時效性，很多資料員在收集資料時并不認真、及時，使資料收集與施工過程存在一定的時間差距，一旦資料缺乏有效保存，工程資料管理問題就會出現(xiàn)。

2.3 文件資料失真現(xiàn)象嚴重

工程資料管理文件資料失真現(xiàn)象突出，資料造假問題時有發(fā)生。很多有經(jīng)驗的資料員實際上會同時兼任多個項目的資料管理工作，在分身乏術(shù)或資料缺失的情況下，以“做資料”的形式瞞騙工程驗收行為十分常見。如當(dāng)前很多建筑項目在工程準(zhǔn)備階段并未實際進行相關(guān)技術(shù)性調(diào)查，而是由資料員在工程竣工后，比對合格工程驗收標(biāo)準(zhǔn)做出試驗資料。這種工程文件資料存在造假的可能，并不能如實反映工程實際建設(shè)的過程，也使工程資料建檔與工程質(zhì)量管控失去應(yīng)有的價值。另一方面，工程資料的失真現(xiàn)象也反映在竣工后驗收資料與工程實際的不一致性上，從竣工圖的繪制上看，原有的竣工圖在工程建設(shè)施工中存在一定結(jié)構(gòu)、形式上的變化，但施工單位還是依據(jù)原設(shè)計圖進行資料驗收，甚至只以文字資料作為說明的形式表現(xiàn)圖紙的變動實際，然后蓋上“竣工圖章”直接將竣工圖存檔備查。這種對資料真實性的不負責(zé)任會導(dǎo)致不合格竣工圖被存檔備案，嚴重影響工程資料管理的內(nèi)在價值。

3 有效實施工程資料管理的策略建議

3.1 樹立系統(tǒng)管理意識，規(guī)范資料管理過程

房建工程資料管理是一項系統(tǒng)性的工程，需要在企業(yè)內(nèi)部形成全員參與的管理理念，系統(tǒng)的工程管理意識不僅能夠提升企業(yè)的工程管理質(zhì)量與企業(yè)形象，也可以直接為建筑企業(yè)本身帶來較大經(jīng)濟收益。規(guī)范工程資料管理一方面需要企業(yè)管理者轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理觀念，樹立系統(tǒng)的工程項目管理意識，嚴格規(guī)范企業(yè)內(nèi)部工程資料管理過程；另一方面需要建筑單位工程資料管理人員提高工作責(zé)任心，能夠切實按照建筑行業(yè)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合企業(yè)內(nèi)部工程資料管理規(guī)則認真做好本職工作。

3.2 嚴控竣工驗收環(huán)節(jié)，充分發(fā)揮檔案憑證作用

當(dāng)前我國對建設(shè)工程實施全過程監(jiān)控，在建筑工程項目竣工驗收時，各責(zé)任主體需要對該建設(shè)工程項目中的技術(shù)措施、質(zhì)量控制、工程管理等相關(guān)資料形成驗收結(jié)論。按照國家或建筑行業(yè)相關(guān)規(guī)定形成完整、真實、具體的工程技術(shù)資料，可以為工程的檢查、維護、改造等提供可靠的依據(jù)。

我國為加強建筑施工單位資料管理頒布了一系列相關(guān)政策文件，但實際上如果建筑施工單位本身缺乏系統(tǒng)的管理意識及有效的內(nèi)部控制措施，國家政策規(guī)定難以獲得執(zhí)行成效。建筑企業(yè)內(nèi)部缺乏嚴格的工程資料管理規(guī)范，工程資料管理過程十分混亂，直接限制了資料管理有效性。這就要求各級責(zé)任機構(gòu)在進行竣工驗收時要嚴把質(zhì)量關(guān)，并加強對工程資料真實性、完整性、有效性等方面的監(jiān)察力度，并定期或不定期對施工現(xiàn)場進行抽查檢驗等，使得工程竣工資料能夠切實發(fā)揮質(zhì)量或控制憑證作用。

3.3 加強管理人員培訓(xùn)，做好后期歸檔、組卷工作

工程資料管理人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)也要不斷提升，以滿足現(xiàn)代建筑企業(yè)工程技術(shù)資料管理的復(fù)雜要求。企業(yè)要定期對資料員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，要求他們熟練掌握資料管理的基本技術(shù)與技能，做好工程資料的歸檔、組卷工作。例如在資料歸檔方法上，歸檔建筑工程資料應(yīng)該以實現(xiàn)便于查詢與檢索為目的，建筑單位要注意沿用共同思維進行資料歸檔處理，對工程資料進行分類別歸檔，如可以將工程準(zhǔn)備階段的資料、工程施工階段資料、監(jiān)理資料等單獨組卷，并注意實現(xiàn)資料內(nèi)容的有效銜接等。

4 小結(jié)

房建工程資料管理是一項系統(tǒng)而繁瑣的工作，需要資料管理人員付出極大的工作責(zé)任心，認真、細致地按照有關(guān)規(guī)定完成資料的收集、整理、歸檔工作。有效的建筑工程資料管理能夠保證工程進度及其項目的整體質(zhì)量，能夠提升企業(yè)市場競爭力。