摘要：人事檔案管理系統(tǒng)是現(xiàn)代化的企事業(yè)單位人事部門進(jìn)行人員管理的重要工具?，F(xiàn)代化的人事檔案管理系統(tǒng)開發(fā)出了很多的模式，可以根據(jù)企業(yè)自身的實(shí)際情況來進(jìn)行個性化設(shè)置，也可以配合人力資源開發(fā)和管理的需要進(jìn)行更加豐富的信息化建設(shè)和多功能應(yīng)用。本文就人事檔案管理系統(tǒng)實(shí)際應(yīng)用方面的問題進(jìn)行分析，為我殯葬管理所和其他兄弟部門、企事業(yè)單位開展更加現(xiàn)代化的人事檔案管理提供參考。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理系統(tǒng) 淺析 問題

人事檔案管理系統(tǒng)的建立，可以說是當(dāng)前企事業(yè)單位進(jìn)行人力資源管理的重要內(nèi)容，也是將人事管理資料進(jìn)行量化，實(shí)現(xiàn)人力資源的信息化和數(shù)據(jù)化的一種主要途徑。建立健全完善的人事檔案管理系統(tǒng)，對于有效管理單位人力資源，促進(jìn)人力資源開發(fā)，提高人力資源合理管理和利用率有重要輔助作用。不過人事檔案管理系統(tǒng)在目前還沒有達(dá)到有效輔助企事業(yè)單位進(jìn)行人力資源管理和開發(fā)的需要，其功能性和普及實(shí)用性還有待改善。

一、人事檔案管理系統(tǒng)的現(xiàn)狀和開發(fā)前景

人事檔案管理系統(tǒng)從技術(shù)基礎(chǔ)上來區(qū)分，主要有兩種。第一是傳統(tǒng)的檔案管理方式，完全依靠人力進(jìn)行檔案信息錄入、檔案管理和保存、檔案分類和廢舊檔案的處理等。第二種就是現(xiàn)代化的人事檔案管理系統(tǒng)，是基于電腦軟件和現(xiàn)代化數(shù)字技術(shù)應(yīng)用為基礎(chǔ)的一整套人事檔案管理工具。也可以說是傳統(tǒng)的人事檔案管理系統(tǒng)的升級版。

當(dāng)前國內(nèi)眾多企事業(yè)單位中，有效的人事檔案管理系統(tǒng)尚未普遍建立。而且有很多中小企業(yè)覺得人事部門是事業(yè)單位、國有企業(yè)才需要的，這也是觀念上的誤區(qū)。在今天現(xiàn)代化企業(yè)建設(shè)的需求中，進(jìn)行人力資源的有效管理已是必然趨勢，通過現(xiàn)代化的人事檔案管理系統(tǒng)來落實(shí)有效的人力資源開發(fā)和管理，也成為迫切的需要。當(dāng)前很多專業(yè)的程序開發(fā)機(jī)構(gòu)已經(jīng)設(shè)計(jì)推出了幾款新型的人事檔案管理系統(tǒng)，為企業(yè)的現(xiàn)代化人事檔案管理系統(tǒng)建立提供了參考和支持。

二、人事檔案管理系統(tǒng)的功能需求

（一）數(shù)字化

數(shù)字化是指人事檔案管理系統(tǒng)在系統(tǒng)組建、功能模塊設(shè)置、系統(tǒng)信息錄入存儲、內(nèi)容的隨機(jī)調(diào)閱、機(jī)密內(nèi)容的加密和調(diào)閱權(quán)限設(shè)置、信息拷貝和安全性保護(hù)、系統(tǒng)防火墻設(shè)置和漏洞修復(fù)、系統(tǒng)數(shù)據(jù)改動記錄等方面都要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化操控和自動化處理。一方面方便對人事檔案管理進(jìn)行日常操作和隨機(jī)調(diào)閱，一方面確保建立在數(shù)字信息平臺基礎(chǔ)上的系統(tǒng)安全和智能防護(hù)能力經(jīng)得起考驗(yàn)，不會造成數(shù)據(jù)丟失，引發(fā)安全風(fēng)險(xiǎn)。

（二）安全性

對于像我們殯葬管理所這樣的事業(yè)單位來說，從目前全國各地的就業(yè)形勢來說，還是一個很有吸引力的單位，也可以說是眾多人才爭搶的重點(diǎn)。其實(shí)不只是事業(yè)單位，任何企事業(yè)單位的人事管理信息，都需要在一定的程序上有嚴(yán)格的保密措施和安全防護(hù)。如果人事檔案管理系統(tǒng)的內(nèi)容可以隨意更改，不留痕跡，無法修補(bǔ)漏洞，那就會直接影響人力資源管理、崗位升遷調(diào)動、職位刪減和機(jī)構(gòu)組合和工資發(fā)放、福利待遇發(fā)放等很多內(nèi)容。

出于保護(hù)內(nèi)部人員的檔案信息，避免違規(guī)操作、失誤操作和惡意操作引起信息刪減、覆蓋、更改以及系統(tǒng)漏洞、系統(tǒng)升級換代或軟硬件設(shè)施病毒侵害、故障侵害造成檔案系統(tǒng)無法正常工作或數(shù)據(jù)庫損毀，一定要注重人事檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)和保密措施。

（三）現(xiàn)成的模塊化設(shè)計(jì)和先進(jìn)人力資源管理理念的融合

企事業(yè)單位的人力資源調(diào)整和變動有的時候是很頻繁的。就像我們殯葬管理所，也經(jīng)過了一系列的人事變動，在人力資源管理的政策、方案等方面也在逐漸向著現(xiàn)代化的方向發(fā)展。為了迎合單位的這種需要，就要求人事檔案管理系統(tǒng)能顧在秉承當(dāng)前和未來人力資源管理發(fā)展趨勢的前提下，以更加易于操作和功能組合的模塊化設(shè)計(jì)來滿足各項(xiàng)功能的需要。

比如檔案錄入模塊中的個人賬目分類管理、個人信息分類管理，按照時間、特定的崗位、職能、部門或工資水準(zhǔn)、入職時間和學(xué)歷等標(biāo)準(zhǔn)來劃分的信息歸類設(shè)計(jì)，可直接進(jìn)行打印填報(bào)的表單設(shè)計(jì)等，包括符合人力資源管理各項(xiàng)需要的各類型數(shù)據(jù)匯總分析報(bào)表，都應(yīng)該在系統(tǒng)建立的時候就準(zhǔn)備好，方便企事業(yè)單位更快速的開展人力資源開發(fā)管理工作。

換句話說，要將現(xiàn)代企業(yè)人力資源管理需要的人事檔案管理系統(tǒng)功能進(jìn)行靈活、規(guī)范、可操作的模塊組合，讓企業(yè)在現(xiàn)代人力資源管理理論支持下開展個性化的檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)，滿足企業(yè)個性化發(fā)展需求。

三、人事檔案管理系統(tǒng)在實(shí)踐工作中需要注意的問題

（一）落實(shí)人事檔案管理系統(tǒng)的權(quán)限分級制度

在事業(yè)單位內(nèi)，人事調(diào)動和人事資料的調(diào)閱、打印、錄入、存儲、更改等各項(xiàng)內(nèi)容，事關(guān)重大。在一定程度上說，人事檔案管理關(guān)系著單位所有人員的切身利益，因此更應(yīng)該將針對人事檔案管理系統(tǒng)的所有動作納入分級權(quán)限管理和監(jiān)督體系中，避免有以權(quán)謀私、假公濟(jì)私和惡意篡改資料等行為。

（二）進(jìn)行人事檔案管理系統(tǒng)的信息審核

為確保人事檔案管理系統(tǒng)的信息沒有進(jìn)行違規(guī)操作更改，應(yīng)該以領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制和領(lǐng)導(dǎo)帶頭制建立定期和不定期的信息審核制度。通過權(quán)限分級，逐級逐層次開展信息審查，對比操作記錄來查看核對，規(guī)避信息遺漏和違規(guī)操作。

（三）建立人事檔案管理系統(tǒng)和人力資源管理規(guī)劃協(xié)同機(jī)制

人事檔案管理系統(tǒng)除了更加細(xì)化各項(xiàng)信息的錄入存儲和分析之外，要充分利用系統(tǒng)建立的各項(xiàng)數(shù)據(jù)表單來輔助落實(shí)人力資源管理的長期規(guī)劃和近期調(diào)動。切勿將人事檔案管理系統(tǒng)僅當(dāng)作一個數(shù)據(jù)存儲系統(tǒng)來應(yīng)用，而是要憑借其強(qiáng)大的功能和準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)分析能力為長遠(yuǎn)的人力資源開發(fā)和管理服務(wù)。

四、結(jié)語

人事檔案管理系統(tǒng)是現(xiàn)代化人力資源管理的重要輔助工具，企事業(yè)單位要加快落實(shí)人事檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用，盡快實(shí)現(xiàn)內(nèi)部人力資源結(jié)構(gòu)的改良優(yōu)化，為強(qiáng)化人力資源利用率，降低人力資源消耗和浪費(fèi)，對動人才計(jì)劃，解決人才安置問題和離退休人員的勞保問題等提供有力的輔助。

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