【摘 要】計(jì)算機(jī)技術(shù)的蓬勃發(fā)展，給辦公環(huán)境帶來(lái)了一場(chǎng)深刻的革命，現(xiàn)代計(jì)算機(jī)信息傳輸技術(shù)的發(fā)展，又使辦公環(huán)境向著現(xiàn)代化辦公大樓的目標(biāo)—智能大廈，邁進(jìn)了一步，無(wú)紙化辦公時(shí)代已經(jīng)來(lái)臨。因此，辦公自動(dòng)化是信息傳輸技術(shù)自身建設(shè)、改革和發(fā)展的必然要求，實(shí)現(xiàn)和推進(jìn)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是高校管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化的必然趨勢(shì)。

【關(guān)鍵詞】辦公自動(dòng)化；信息傳輸；應(yīng)用

一、辦公自動(dòng)化的內(nèi)涵

辦公室自動(dòng)化是近年隨著計(jì)算機(jī)科學(xué)發(fā)展而提出來(lái)的新概念。辦公室自動(dòng)化英文原稱Office Automation，縮寫為OA。（大廈內(nèi)有：辦公自動(dòng)化系統(tǒng)OA；通信自動(dòng)化系統(tǒng)CA；大樓自動(dòng)化管理系統(tǒng)BA。計(jì)算機(jī)的誕生和發(fā)展促進(jìn)了人類社會(huì)的進(jìn)步和繁榮，OA辦公系統(tǒng)登錄界面展示。作為信息科學(xué)的載體和核心，計(jì)算機(jī)科學(xué)在知識(shí)時(shí)代扮了重要的角色。在行政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位工作中，是采用Internet/Intranet技術(shù)，基于工作流的概念，以計(jì)算機(jī)為中心，采用一系列現(xiàn)代化的辦公設(shè)備和先進(jìn)的通信技術(shù)，廣泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存儲(chǔ)和使用信息，使企業(yè)內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作具有這三種功能的大樓，統(tǒng)稱為3A智能大廈。）目前關(guān)于辦公自動(dòng)化還沒(méi)有一個(gè)嚴(yán)格統(tǒng)一的定義，其內(nèi)涵通常是以電子計(jì)算機(jī)技術(shù)為核心，采用一系列現(xiàn)代化的辦公設(shè)備和先進(jìn)的通信技術(shù)，由辦公室人員與設(shè)備共同構(gòu)成服務(wù)于某種目標(biāo)的人機(jī)信息處理系統(tǒng)。其目的是盡可能充分利用現(xiàn)代技術(shù)資源與信息資源，提高工作效率和工作質(zhì)量，為科學(xué)管理和決策服務(wù)，從而達(dá)到無(wú)紙化、自動(dòng)化、智能化的效果。

通過(guò)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，或者說(shuō)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公，可以優(yōu)化現(xiàn)有的管理組織結(jié)構(gòu)，調(diào)整管理體制，在提高效率的基礎(chǔ)上，增加協(xié)同辦公能力，強(qiáng)化決策的一致性，最后實(shí)現(xiàn)提高決策效能的目的。協(xié)達(dá)CTOP軟件以其工作流BPM功能強(qiáng)大、知識(shí)管理KM應(yīng)用深入、信息門戶靈活便捷，成為中國(guó)產(chǎn)品競(jìng)爭(zhēng)力第一的OA軟件。創(chuàng)立于復(fù)旦大學(xué)的協(xié)達(dá)軟件，是我國(guó)辦公自動(dòng)化領(lǐng)域產(chǎn)品競(jìng)爭(zhēng)力第一的廠商，是國(guó)內(nèi)唯一被用友、金蝶官方同時(shí)OEM代理的軟件，市場(chǎng)覆蓋率已超過(guò)70%。

二、遠(yuǎn)距離信息傳輸?shù)暮x

信息傳輸?shù)暮x，主要是指一臺(tái)計(jì)算機(jī)向遠(yuǎn)程的另一臺(tái)計(jì)算機(jī)或傳真機(jī)發(fā)送傳真、一臺(tái)計(jì)算機(jī)接收遠(yuǎn)程計(jì)算機(jī)或傳真機(jī)發(fā)送的傳真、兩臺(tái)計(jì)算機(jī)之間屏幕對(duì)話及兩臺(tái)計(jì)算機(jī)之間實(shí)現(xiàn)文件傳輸即EDI（Electronic Data Interchange 電子數(shù)據(jù)交換）技術(shù)。

現(xiàn)代社會(huì)正在進(jìn)入信息時(shí)代，人們對(duì)信息的需求日益增強(qiáng)，特別是計(jì)算機(jī)技術(shù)和通訊技術(shù)的有機(jī)結(jié)合，促進(jìn)了現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，從而對(duì)社會(huì)的信息需求又起到了支持和推動(dòng)作用。Internet 就是這種技術(shù)的典型代表，它從根本上解決了分散數(shù)據(jù)庫(kù)的集中檢索。辦公自動(dòng)化是一個(gè)不斷成長(zhǎng)的概念，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)從最初的漢字輸入、文字處理、排版編輯、查詢檢索等單機(jī)應(yīng)用軟件逐漸發(fā)展成為現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)，通過(guò)聯(lián)網(wǎng)將單項(xiàng)辦公業(yè)務(wù)系統(tǒng)聯(lián)成一個(gè)多功能的辦公系統(tǒng)，再通過(guò)遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)將多個(gè)系統(tǒng)聯(lián)結(jié)成更大范圍的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。多媒體技術(shù)、電子商務(wù)是辦公自動(dòng)化發(fā)展的又一趨勢(shì)。在國(guó)外，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)提供信息服務(wù)的市場(chǎng)發(fā)展十分迅速，尤其近幾年，以HTML語(yǔ)言為基礎(chǔ)的WWW技術(shù)的廣泛應(yīng)用，使信息服務(wù)進(jìn)入前所未有的發(fā)展熱潮，并朝著多媒體方向發(fā)展。

Internet在中國(guó)的發(fā)展雖然迅速，但仍屬剛剛起步，與發(fā)達(dá)國(guó)家相比仍有較大差距。國(guó)內(nèi)面向公眾服務(wù)的ISP多集中在大中城市，網(wǎng)絡(luò)覆蓋面受到限制，而水利行業(yè)的特點(diǎn)是廣大水利工作者都在中小城鎮(zhèn)，甚至窮鄉(xiāng)僻壤，短期內(nèi)根本不可能享受到Internet服務(wù)。另外，有的地方即使有ISP，面對(duì)其高昂的費(fèi)用、繁瑣的入網(wǎng)和繳費(fèi)手續(xù)、不良的服務(wù)質(zhì)量，全行業(yè)貧困的水利工作者，非凡是處于基層的廣大地質(zhì)勘測(cè)人員，也只能是望而卻步。在這種情況下，能否實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)距離信息傳輸呢？通過(guò)實(shí)踐回答是：在安裝了FAX/MODEM的計(jì)算機(jī)上應(yīng)用必要的通訊軟件，可以進(jìn)行遠(yuǎn)距離信息傳輸，而且可以做到傳輸速度快、操作方法簡(jiǎn)便。

三、辦公自動(dòng)化建設(shè)和使用中存在的問(wèn)題分析

當(dāng)前，隨著辦公自動(dòng)化建設(shè)快速發(fā)展、規(guī)模日益擴(kuò)大，存在地理位置相距甚遠(yuǎn)的幾個(gè)辦公區(qū)，如何保障管理信息的公開與暢通，管理關(guān)系的協(xié)調(diào)與統(tǒng)一，傳統(tǒng)辦公方式明顯不能適應(yīng)遠(yuǎn)程辦公的需求，這就要求辦公區(qū)間的新型的網(wǎng)絡(luò)化辦公方式出現(xiàn)。隨著數(shù)字化辦公的建設(shè)的推進(jìn)，辦公自動(dòng)化技術(shù)越來(lái)越趨于成熟和完善。

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)有許多的優(yōu)點(diǎn)：第一，它能夠創(chuàng)造一個(gè)集成化的工作環(huán)境，為辦公區(qū)的工作人員提供多功能的桌面辦公環(huán)境，從而解決不同人員處理不同事務(wù)需要使用不同工作環(huán)境的問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)辦公資源共享；其次，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)能提供集成處理及發(fā)布信息的工作平臺(tái)，解決以往信息收集、處理和發(fā)布過(guò)程相分割的問(wèn)題，減少許多不必要的交接環(huán)節(jié)，并通過(guò)替代傳統(tǒng)的人工紙介質(zhì)或磁介質(zhì)信息傳遞，提高信息傳遞效率和可靠性；第三，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)還能提供具有工作流程性質(zhì)的處理過(guò)程和監(jiān)督功能，解決多部門協(xié)作問(wèn)題，推動(dòng)部門間的高效率協(xié)作。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用可以大大提高辦公效率，也是適應(yīng)未來(lái)辦公發(fā)展的必然趨勢(shì)，我們應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的重要性，大力推進(jìn)辦公自動(dòng)化，使辦公管理水平上一個(gè)新層次。

在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)和使用中，存在以下幾方面的問(wèn)題：

1、思想認(rèn)識(shí)亟待提高。辦公自動(dòng)化建設(shè)最大的障礙在于某些管理人員陳舊的思想觀念和固有的思維定勢(shì)。表現(xiàn)在對(duì)建設(shè)目的認(rèn)識(shí)不清，對(duì)建設(shè)的重要性認(rèn)識(shí)不夠。部分管理人員習(xí)慣于傳統(tǒng)手工的辦公方式，不遵守辦公自動(dòng)化的要求，給系統(tǒng)的運(yùn)行造成了阻礙，不但沒(méi)有提高效率，反而加重工作人員的負(fù)擔(dān)。在系統(tǒng)里發(fā)布了通知還要用電話通知一遍確實(shí)很麻煩。

2、重建設(shè)輕應(yīng)用。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)公自動(dòng)化系統(tǒng)的搭建比較重視，花錢買設(shè)備、軟件，但對(duì)于應(yīng)用推廣重視不夠，對(duì)使用系統(tǒng)的教育管理人員培訓(xùn)不足，導(dǎo)致辦公自動(dòng)化系統(tǒng)得不到應(yīng)用，沒(méi)有發(fā)揮應(yīng)有的效益。

四、提高辦公自動(dòng)化系統(tǒng)水平的措施

1、更新觀念，強(qiáng)化意識(shí)。公自動(dòng)化涉及到每個(gè)部門單位的工作人員，尤其辦公自動(dòng)化是需要各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的帶頭作用。如果各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)能夠自覺地利用和強(qiáng)化這種辦公自動(dòng)化系統(tǒng)意識(shí)，那么這個(gè)工作的推廣將大大的前進(jìn)一步。

2、加強(qiáng)系統(tǒng)開發(fā)，增強(qiáng)系統(tǒng)功能，不斷完善信息化管理系統(tǒng)。真正發(fā)揮其在教學(xué)、科研、管理中的作用，實(shí)現(xiàn)管理規(guī)范化和信息化。在辦公自動(dòng)化信息平臺(tái)的建設(shè)中，各部門的信息管理系統(tǒng)必須遵循統(tǒng)一的信息標(biāo)準(zhǔn)和應(yīng)用系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)，采用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)、開發(fā)環(huán)境和運(yùn)行環(huán)境，實(shí)現(xiàn)應(yīng)用系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)相互流通共享。為了使信息化建設(shè)跟上當(dāng)前信息化的發(fā)展步伐，需要對(duì)現(xiàn)有的信息系統(tǒng)進(jìn)行完善與整合，構(gòu)造一個(gè)全新的綜合信息平臺(tái)。

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