摘要：作為北京市重點(diǎn)工程建設(shè)項目的建設(shè)單位，在單位的主管部門內(nèi)建立檔案資料管理室，從文件材料的收集整理到立卷歸檔以及庫房保管，實行全程管控，即形成文檔一體化全程管理。

關(guān)鍵詞：項目檔案檔案管理文檔一體化

《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與整理規(guī)范》從2003年4月實施到現(xiàn)在已經(jīng)有十年的時間，重大建設(shè)項目檔案工作從無到有，正逐步走向成熟和規(guī)范。但是由于各行各業(yè)的建設(shè)項目不同，尤其是建設(shè)單位的規(guī)模、體制等諸多條件不一樣，所以在具體操作起來還是會遇到很多困難。本院作為北京市重點(diǎn)工程建設(shè)項目的建設(shè)單位，在建設(shè)項目前期，根據(jù)本院的具體情況在主管部門即醫(yī)院規(guī)劃建設(shè)辦公室內(nèi)建立了檔案資料管理室，制定了切實可行的檔案工作管理體系和工作流程，做到了文件積累、保管、歸檔與建設(shè)項目同步進(jìn)行，并在各項檢查和多次重點(diǎn)工程建設(shè)項目稽查中得到了領(lǐng)導(dǎo)的肯定。下面以本院為例，芻議在重點(diǎn)工程建設(shè)項目中建設(shè)單位在主管部門內(nèi)建立檔案資料管理室必要性的一點(diǎn)看法。

一、項目建設(shè)背景及現(xiàn)狀

本院創(chuàng)建于1958年，是一所以神經(jīng)病學(xué)、老年醫(yī)學(xué)臨床與研究為特色，擔(dān)任著醫(yī)療、教學(xué)、科研、預(yù)防、保健和康復(fù)任務(wù)的市屬大型三級甲等綜合醫(yī)院，是新中國神經(jīng)病學(xué)的初創(chuàng)基地之一。當(dāng)時占地3.6公頃，設(shè)計的開放病床是500張，日門診量是700人次。經(jīng)過五十多年的發(fā)展，在原有的占地面積條件下，建筑面積達(dá)到8萬平方米，開放床位1000余張，平均日門診量近萬人。尤其是近些年，醫(yī)院人滿為患，就診環(huán)境惡劣，院內(nèi)外擁擠不堪，交通堵塞等問題日顯突出并已發(fā)展到極限。

2004年醫(yī)院經(jīng)過反復(fù)論證向上級部門提出進(jìn)行醫(yī)院改擴(kuò)建工程。2005年醫(yī)院改擴(kuò)建一期工程取得立項批準(zhǔn)并確定為北京市重點(diǎn)工程建設(shè)項目，同年12月醫(yī)院成立“醫(yī)院規(guī)劃建設(shè)辦公室”，主要負(fù)責(zé)醫(yī)院規(guī)劃的編制、醫(yī)院改擴(kuò)建工程的分期實施和全面完成。按照院內(nèi)檔案管理規(guī)定職能部門設(shè)置兼職檔案員一名，在本職工作之外兼職管理文件資料并定期向院綜合檔案室移交檔案。

2011年底改擴(kuò)建一期工程正式開工。醫(yī)院從提出改擴(kuò)建工程到一期工程項目正式開工，前期經(jīng)過7年時間的運(yùn)作。在醫(yī)院規(guī)劃建設(shè)辦公室，不同載體、不同種類的文件資料很多，各種文件的利用也很頻繁，各種批文雖然在程序上辦理完畢，但文文相接、環(huán)環(huán)相扣，根本無法按年度立卷，而且使用頻繁，立卷歸檔到院檔案室，利用起來也非常不方便。這么大量的文件頻繁利用，對兼職檔案員來說也難于管好。兼職檔案員顧名思義就是兼管，兼管就是在把主管工作干好的前提下兼顧管理一下，這種管理方式我們認(rèn)為存在很大的不確定性，不能保證文件資料的有效管理，文件資料不齊全的情況難于避免甚至無法挽回，所以，傳統(tǒng)的兼職方式不能適應(yīng)重點(diǎn)建設(shè)工程的工作需要。

二、在主管部門內(nèi)建立檔案資料管理室的必要性

醫(yī)院以做實現(xiàn)在、著眼未來的科學(xué)管理理念，按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一管理，確保檔案資料完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用為宗旨，于2011年8月在醫(yī)院用房相當(dāng)緊張的情況下，在醫(yī)院規(guī)劃建設(shè)辦公室設(shè)立了規(guī)范的檔案室，建立了檔案分庫，配備專職檔案員一名。在管理體制上由一名副院長負(fù)責(zé)、辦公室主任主管。專職檔案員具體負(fù)責(zé)所有與本院改擴(kuò)建工程相關(guān)的文件資料，從文件資料的收集整理到立卷歸檔以及庫房保管，實行全過程管控。在檔案管理專業(yè)技術(shù)上由院綜合檔案室檔案員按照院綜合檔案室管理規(guī)范具體指導(dǎo)。

經(jīng)過兩年的實踐，我們認(rèn)為在重點(diǎn)工程建設(shè)項目中建設(shè)單位檔案管理責(zé)任日益增強(qiáng)。在主管部門內(nèi)建立檔案資料管理室，我們體會有以下益處：

（一）有利于重點(diǎn)工程建設(shè)項目基建文件和資料的集中統(tǒng)一管理。由于在重點(diǎn)工程建設(shè)項目的主管部門內(nèi)設(shè)立了檔案資料管理室并由檔案專業(yè)人員對基建文件和資料及時收集、整理、編目，能切實做到集中統(tǒng)一管理，確保文件資料齊全完整。

（二）有利于系統(tǒng)地管理文件資料，做到全程管控。檔案資料管理室，從文件管理抓起，按照文件資料的管理規(guī)范結(jié)合本單位的實際情況制定切實可行的操作規(guī)程，從收集、整理、利用等各環(huán)節(jié)系統(tǒng)管理，做到不毀、不丟、不錯、不漏、不亂。為文件資料的積累、利用以及日后立卷歸檔打下良好的基礎(chǔ)。

（三）有利于項目文件和資料收集、整理、編目與工程項目建設(shè)同步進(jìn)行。專職檔案員身處工程項目管理一線，定時到施工現(xiàn)場拍照留取影像資料、參加監(jiān)理會議等，對工程進(jìn)度比較了解。當(dāng)某項工作辦理完畢后可以根據(jù)實際情況馬上立卷歸檔。

（四）有利于項目檔案文件資料的高效利用。檔案文件資料借用都在本部門進(jìn)行，在日常工作中可以隨借隨用隨還，方便查考和利用，提高了檔案文件資料的利用價值。

（五）有利于項目文件資料和檔案的實體安全和信息安全。在部門內(nèi)設(shè)立了檔案資料管理室和檔案專職人員，在管理上按照醫(yī)院綜合檔案室的管理模式嚴(yán)格管理，檔案庫房安置了防盜系統(tǒng)和紅外線監(jiān)控及突發(fā)事件緊急報警器，避免人為因素和自然因素對基建檔案及文件資料的損壞。

（六）有利于合理配備人力資源和人員培養(yǎng)。北京市重點(diǎn)工程建設(shè)項目是造福人民的利民工程，起點(diǎn)很高，工程很復(fù)雜，所以對管理人員的素質(zhì)和專業(yè)技能水平也有很高的要求。在實際工作中，大多數(shù)建設(shè)單位往往在人員配備上達(dá)不到要求，沒有既有檔案管理又有公文管理，信息管理、工程管理等等專業(yè)技能的復(fù)合型人才，從而導(dǎo)致在項目檔案管理上“有心無力”，產(chǎn)生工作嚴(yán)重滯后的情況。選拔責(zé)任心強(qiáng)、認(rèn)真好學(xué)的管理人員進(jìn)行系統(tǒng)化的專業(yè)培養(yǎng)，采取參加檔案局培訓(xùn)、去兄弟單位參觀、科室業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)等多種形式，提高他們的檔案專業(yè)管理技能和工程建設(shè)專業(yè)知識，使其能盡快進(jìn)入角色，迅速培養(yǎng)出適合本院項目檔案管理的專業(yè)人才。同時，減輕了院綜合檔案室的工作壓力。

（七）有利于檔案資料的完整。檔案專業(yè)人員從重點(diǎn)工程項目審批開始全過程跟蹤，親自管理文件資料到工程前期文件的立卷，以及對今后總包單位形成的檔案進(jìn)行接收，全過程負(fù)責(zé)，保證建設(shè)項目檔案工作的連續(xù)性和各種載體檔案資料的完整性。

三、結(jié)論

綜上所述，醫(yī)院重點(diǎn)工程具體論證審批環(huán)節(jié)多，數(shù)量大，要求高，建設(shè)復(fù)雜且周期長，參建單位多，涉及的專業(yè)廣泛、復(fù)雜，所形成不同載體的檔案資料種類也繁多，因此靠建設(shè)單位一個部門的兼職檔案員兼職來完成基建文件的收集、整理，任務(wù)艱巨，的確難以完成。將檔案工作關(guān)口前移，在部門內(nèi)建立檔案資料管理室和設(shè)立專職檔案員，實行文檔全過程管理，從工作源頭開始就嚴(yán)格按照規(guī)范要求展開工作，這種文檔一體化的管理工作模式，經(jīng)過我們在重點(diǎn)工程項目前期的實踐與探索，認(rèn)為非常有必要，同時也為工程完成爭創(chuàng)魯班獎等打下良好基礎(chǔ)，希望對大家有所借鑒。

作者單位：首都醫(yī)科大學(xué)宣武醫(yī)院