摘要：在大規(guī)模開展館藏檔案數(shù)字化工作的同時，應該加強館藏檔案數(shù)字化的科學規(guī)劃，充分利用有限資金，提高檔案資源利用效率；同時加強對數(shù)字化檔案信息的安全管理。在此基礎之上，加快館室檔案數(shù)字化工作同步開展步伐，保證數(shù)字化目標的基本實現(xiàn)。

關鍵詞：區(qū)縣檔案館檔案數(shù)字化數(shù)字化工作

隨著信息技術的快速發(fā)展，檔案信息化建設也進入了一個嶄新的發(fā)展階段，檔案數(shù)字化工作是檔案信息化建設的基礎和重要組成部分。所謂檔案數(shù)字化是應用計算機技術、數(shù)據(jù)庫技術、掃描技術等現(xiàn)代技術手段，將原有的紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，并將其納入到數(shù)字檔案信息庫的過程。根據(jù)北京市檔案局提出的“十二五”期間各區(qū)縣檔案館館藏檔案數(shù)字化率達到50%的目標要求，各區(qū)縣檔案館館藏檔案數(shù)字化工作正在積極穩(wěn)步推進中，在大規(guī)模開展館藏檔案數(shù)字化工作的同時，我們應注意思考以下問題。

一、加強館藏檔案數(shù)字化的科學規(guī)劃

館藏檔案數(shù)字化是新時期各級各類檔案館的主要工作之一，是延長檔案壽命，方便檔案利用的重要舉措，并為檔案信息的深度開發(fā)、廣泛利用、信息資源共享打下了堅實的基礎。

楊冬權局長2012年底在全國檔案局長館長會議上的講話中指出：“到2020年全國各級綜合檔案館紙質(zhì)檔案數(shù)字化的數(shù)量比2010年翻兩番”，將大量館藏檔案進行數(shù)字化是一個復雜而浩大的系統(tǒng)工程。針對館藏“浩瀚”的檔案資源數(shù)字化工程，不要盲目，要合理規(guī)劃，要根據(jù)館藏檔案情況科學的制定規(guī)劃，確定檔案數(shù)字化范圍，有所選擇。北京市檔案局從2002年提出實施“全面數(shù)字化”戰(zhàn)略以來，取得了顯著成績?！笆濉逼陂g北京市檔案局提出了區(qū)縣檔案館館藏檔案數(shù)字化率要達到50%以上的要求，我館在區(qū)委區(qū)政府的大力支持下，制定了“十二五”期間完成館藏檔案數(shù)字化率80%的目標，我們本著利用優(yōu)先的原則，選擇性地開展數(shù)字化工作，目前我館館藏婚姻、知青、招工及向社會開放的檔案等利用率非常高的檔案已經(jīng)全部完成了數(shù)字化工作，為服務區(qū)域各項工作，服務民生，豐富數(shù)字檔案信息資源，提高檔案的利用率，有效保護檔案原件起到了積極的作用。同時我們認為館藏利用范圍窄、利用對象比較單一的會計檔案、審計檔案等在當今檔案數(shù)字化任務重、資金緊張的情況下可暫不進行數(shù)字化，這樣既能合理利用數(shù)字化的有限資金，又能使利用率高的檔案充分發(fā)揮作用，滿足社會各界對檔案利用的需求。

二、加強對數(shù)字化檔案信息的安全管理

隨著檔案館館藏檔案數(shù)字化工作的大規(guī)模開展，大批量的數(shù)字檔案信息不斷增加，應用范圍不斷擴大，在新的信息技術環(huán)境下，如何科學管理數(shù)字檔案信息，保證其安全、完整、長期有效，是我們區(qū)縣檔案館面臨的新的課題。

為貫徹落實國家檔案局“安全第一”戰(zhàn)略目標，檔案館采取了多種應對措施加強對數(shù)字檔案信息的安全管理。一是多套多介質(zhì)備份，主要采用光盤、移動硬盤、磁盤陣列等多種介質(zhì)進行備份；二是異地異質(zhì)備份，開展檔案異地異質(zhì)備份工作是確保檔案信息安全的重要手段。2009年全國檔案館工作會議上提出，為確保國家檔案安全，各級國家檔案館要通過建立異地備份庫等形式，對本館重要檔案及電子文件實行異地備份，對重要的電子文件還要實行異質(zhì)備份，確保電子文件的長期可讀，確保檔案信息資源的絕對安全。國家檔案局局長楊冬權在會議上提出，國家檔案局提倡和支持省級和副省級城市檔案館自愿結(jié)對，互為對方建立檔案備份庫。北京市檔案館和各區(qū)縣檔案館于2012年完成首批重要檔案數(shù)字資源在陜西省檔案館的異地備份工作。三是采取數(shù)字檔案信息縮微品輸出技術，對數(shù)字化檔案信息提供永久保存。2009年國家檔案局制定出臺了《數(shù)字檔案信息輸出到縮微膠片上的技術規(guī)范》（DA/T 44—2009）檔案行業(yè)標準，將數(shù)字檔案信息輸出到縮微膠片上，是解決數(shù)字檔案信息長期安全保存的一種切實可行的方法。

三、加快館和室檔案數(shù)字化工作的同步開展

近年來，檔案館館藏檔案數(shù)字化工作已經(jīng)全部有序展開，并在檔案提供利用、服務民生、資源共享等方面取得了顯著成效，但各立檔單位檔案室的檔案數(shù)字化工作開展的參差不齊，落后于檔案信息化建設的步伐。

檔案數(shù)字化工作范圍應包括各級各類檔案館與機關企事業(yè)單位檔案室的檔案數(shù)字化。在實際工作中，檔案室檔案大多在進館后由檔案館統(tǒng)一進行數(shù)字化，加大了檔案館數(shù)字化工作負擔；部分檔案室在進館前開展了數(shù)字化工作，但由于與檔案館數(shù)字化工作標準不統(tǒng)一，造成檔案室數(shù)字化成果難以與檔案館有效對接，使數(shù)字化工作重復進行造成資源浪費。引導和規(guī)范檔案室檔案數(shù)字化工作，使之科學系統(tǒng)、安全有效的開展，是加快館室檔案數(shù)字化工作同步開展的有效途徑。

形成統(tǒng)一、可操作性強的業(yè)務規(guī)范，從而使檔案室在數(shù)字化工作開展中有章可循；集中統(tǒng)一管理，確保檔案室數(shù)字化工作質(zhì)量及檔案安全，實現(xiàn)館室間數(shù)字化成果的有效銜接與共享；這是紹興市檔案局在實施“數(shù)字檔案館室一體化”建設中的成功經(jīng)驗。江蘇省太倉市檔案局形成了民生紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案同步建檔、同步檢查、同步進館、同步管理、同步利用的“五同步”現(xiàn)代化檔案管理方式。在借鑒這些兄弟檔案館數(shù)字化經(jīng)驗基礎之上，朝陽區(qū)檔案局制定了“十二五”期間全面實施檔案室室藏檔案數(shù)字化工作的目標，要求區(qū)屬各單位完成“十二五”期間形成的全部檔案的原文數(shù)字化，并且在向檔案館移交檔案的同時移交齊全配套的數(shù)字化副本，以解決區(qū)屬各單位檔案室檔案數(shù)字化進程相對遲緩問題，實現(xiàn)全區(qū)數(shù)字化檔案信息資源的有效整合。檔案數(shù)字化館室統(tǒng)一標準，協(xié)調(diào)一致，這樣既能節(jié)約成本，又能大大提高工作效率，有利于館室檔案信息資源的有效利用。

區(qū)縣檔案館在館藏檔案數(shù)字化工作中要不斷探索，加強科學規(guī)劃，增加安全管理意識，加強檔案信息的開發(fā)和有效利用，從而提升檔案館對檔案信息資源的服務能力和服務水平。

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作者單位：北京市西城區(qū)檔案館