摘要：數(shù)字時代，檔案編研環(huán)境發(fā)生整體變遷：編研選材由內(nèi)部挖潛到全社會存取，編研平臺由手工作坊式到半自動化生成，編研成品由紙質(zhì)展示到多載體呈現(xiàn)。它啟示我們應在繼承中變革，不斷賦予編研人員新的能力素養(yǎng)，同時優(yōu)化編者與用戶互動模式，實現(xiàn)編研工作全面升級。

關鍵詞：數(shù)字時代檔案工作檔案編研

從檔案工作業(yè)務流程看，編研是檔案收集、整理等基礎工作的延續(xù)和再加工，或者說檔案工作前期活動直接影響后續(xù)編研。數(shù)字時代，電子文件或數(shù)字檔案的廣泛生成，直接導致檔案編研對象發(fā)生根本性變化，由主要面向紙質(zhì)文件向電子紙質(zhì)并重過渡。檔案管理活動中各類信息技術的廣泛應用，也使檔案編研由手工作坊式向半自動化生成轉(zhuǎn)型，并伴隨新環(huán)境下編者與用戶互動關系的變遷。正確認識檔案編研在數(shù)字化浪潮中的變革及啟示，有益于引導我們更好開展該項工作。

一、檔案編研選材由內(nèi)部挖潛到全社會存取

這是檔案工作對象及工作手段變遷產(chǎn)生的深遠影響。

在確定選題后，選材是編研工作的重中之重。因為，選材是否適用和齊全，是否容易獲得，直接關系編研成品能否最終成型。傳統(tǒng)環(huán)境下，受檔案管理體制條塊分割限制，加之紙質(zhì)文件流通的相對不順暢，使編研選材局限于某一館藏，只能內(nèi)部挖潛。具體看來，就是在條塊分割體制下，各檔案館（室）有自己的歸檔范圍及主要服務對象，相當程度阻止了檔案信息在更大范圍共享。這樣條件下，檔案編研工作只能是根據(jù)館藏確定選題和選材，偏離了根據(jù)需求再選題選材的正常程序。正如實踐工作者指出的那樣：“目前絕大多檔案館（室）館藏結(jié)構由于眾所周知的歷史原因，檔案門類單一，政治化傾向較濃，經(jīng)濟類、文化類檔案較少”①。這樣的狀況，直接影響檔案編研選材的自由度和靈活度，直接影響檔案編研工作。

數(shù)字時代，檔案實存形態(tài)的電子化或網(wǎng)絡化，同時伴隨文獻開放存取運動的興起，為檔案編研選材的全社會存取創(chuàng)造了條件，并成為一種現(xiàn)實。

一方面，電子文件或數(shù)字檔案的廣泛生成，實現(xiàn)了檔案傳播媒介的革新。借助網(wǎng)絡、聯(lián)機數(shù)據(jù)庫、無線通訊，檔案編研選材可以實現(xiàn)跨時空搜集和獲取，實現(xiàn)全社會存取。目前，我國縣市級以上檔案局（館）均建有自己的檔案網(wǎng)站，并對外披露數(shù)量不等的可公開檔案目錄甚至全文信息，供社會共享。

另一方面，數(shù)字技術推動下的文獻開放存取運動，為檔案編研選材全社會存取創(chuàng)造了另一環(huán)境。該項運動是國際科技界、學術界、出版界、信息傳播界為推動科研成果利用網(wǎng)絡自由傳播而發(fā)起的運動，目標是實現(xiàn)文獻信息的共享與最大程度的交流。檔案即是文獻信息的一種。在檔案領域，各檔案機構在文獻開放運動推動下，均不同程度擴大檔案開放范圍，并積極借助數(shù)字手段實現(xiàn)信息共享，如各類檔案網(wǎng)站的出現(xiàn)，電子文件中心的建立，數(shù)字檔案館的涌現(xiàn)等。通過這些新媒介，檔案信息不斷向外公布，有益于檔案編研選材的全社會存取。

可以說，數(shù)字時代，檔案編研選材一定程度實現(xiàn)了全社會存取，改變了過去可利用檔案信息的相對缺乏和內(nèi)部挖潛的局面，為編研選材提供了更多來源。

二、檔案編研平臺由手工作坊式到半自動化生成

完整的檔案編研工作包含多個環(huán)節(jié)，如對選材進行甄別、篩選、排列、組合、摘編和匯集等。以紙質(zhì)文件為主的匯編時代，這些活動類似于在手工作坊式環(huán)境下完成，表現(xiàn)為：檔案機構設置專門的檔案編研科（處），或集中一部分人，在一個固定的場合對選取來的檔案材料進行人工處理，進行人工挑選，人工校對，人工翻閱資料考訂，人工謄錄信息等。作坊式手工操作是這一時期檔案編研顯著特征。這種工作方式，效率低，周期長，耗費較多人力、物力和財力，且多適用于單一或小型資料編研，到了必須改革的時候。

數(shù)字時代的來臨，為檔案編研迎來改革機遇。

由于使用數(shù)字技術，檔案編研可以在計算機強大功能面前零散存放，按需聯(lián)機檢索同一主題的大量相關信息。這樣，在國家檔案信息化工程已啟動十多年，檔案信息數(shù)據(jù)庫日益增多，網(wǎng)絡觸角遍布各級各類檔案機構背景下，檔案編研只需確定合適選題，即可進行相關素材的聯(lián)機或網(wǎng)絡檢索，從全區(qū)、全國，甚至全世界范圍內(nèi)得到相關信息。可以講，數(shù)字時代的檔案編研，其工作平臺“不再局限為某個館（室）藏，而是整個社會公開的聯(lián)機檔案數(shù)據(jù)庫或虛擬檔案館中的電子信息及其他相關信息。”②如通過網(wǎng)絡螞蟻、登錄聯(lián)機數(shù)據(jù)庫，或萬維網(wǎng)以超文本鏈接的方式存取互聯(lián)網(wǎng)的信息文檔，并支持圖形、聲音、視頻以及文本，使檔案編研做到文字、聲音、影像、圖片等多種形式的并用。

但這種因數(shù)字技術帶來的變革，也只能說是一種半自動化，而非全自動化。理由在于：編研工作是一項高智力活動，諸多環(huán)節(jié)，如考訂、注釋等，需人工把關。是一種借助數(shù)字技術，同時伴以部分手工的半自動化操作模式。

檔案編研過程的半自動化生成，就是依靠數(shù)字技術實現(xiàn)數(shù)字檔案信息的快速獲取、整合和輸出，縮短了傳統(tǒng)編研中選材、校對、匯編及傳播等的周期，提高了工作效率。

三、檔案編研成品由紙質(zhì)展示到多載體呈現(xiàn)

以紙質(zhì)文件為主的手工管理模式下，檔案編研成品自然主要以紙質(zhì)形式展示，表現(xiàn)為公開出版或內(nèi)部印制紙質(zhì)文獻匯編或內(nèi)部參考。類型大致包括大事記、年鑒、組織沿革、統(tǒng)計數(shù)字匯集、會議簡介、專題概要、名錄、全宗或者檔案館指南等。它們呈現(xiàn)的都是一種實實在在的實體，摸得著，看得見，展示效果平面化，但缺乏對諸如聲音、動畫等多媒體信息的組織能力。

數(shù)字時代，檔案編研成品發(fā)生巨大變化，載體呈現(xiàn)多樣化發(fā)展態(tài)勢。突出特征就是：利用數(shù)字技術能把多媒體信息組織成一個集文、圖、聲、像于一體的組合，增加了立體化效果。

具體說來，數(shù)字時代的檔案編研成品，其載體既包括傳統(tǒng)樣式，又推陳出新，呈多載體并存局面，大概包括：一是傳統(tǒng)紙質(zhì)形式。這種類別時間最長，具備較成熟的編研理論和技巧，有著強大的歷史慣性，許多經(jīng)驗至今仍適用數(shù)字環(huán)境。二是電子產(chǎn)品形式。它代表著數(shù)字時代檔案編研成品新的呈現(xiàn)方式，是與傳統(tǒng)形式相對的，如以拷貝形式獨立儲存于光盤的電子介質(zhì)，或利用多媒體技術集圖、文、聲并茂音像制品等，具體包括CD-ROM、磁盤、磁帶等。三是網(wǎng)絡出版物形式，如檔案目錄數(shù)據(jù)庫、檔案全文數(shù)據(jù)庫等，因為“從某種意義上講，一個檔案網(wǎng)站所有網(wǎng)頁的集合就是一部編研成品?！雹廴绲谝粴v史檔案館已經(jīng)建成“全文數(shù)字化清代檔案文獻數(shù)據(jù)庫”，并向社會開放。④

相較傳統(tǒng)，數(shù)字時代的檔案編研成品載體多樣化，最大程度還原了信息本來面目，如動態(tài)畫面的展示。并實現(xiàn)了除紙質(zhì)閱讀外的網(wǎng)絡獲取或電子閱讀，同時“省去印刷、裝訂、儲運等紙質(zhì)檔案匯編的必需生產(chǎn)環(huán)節(jié)，從而降低成本，縮短出版周期，加速信息的傳遞速度。”⑤

四、檔案編研在數(shù)字時代變革給我們的啟示

數(shù)字時代，檔案編研相較傳統(tǒng)，發(fā)生了許多新變化，展示了許多新趨勢，給我們諸多啟示。

編者與用戶互動更加頻繁。互動是溝通編者與用戶的橋梁?；有栽綇?，編者才能更清楚知曉用戶的需求，用戶也才能更明白編研工作的概況及利用可能性。如前所述，傳統(tǒng)檔案編研工作由于館藏及手段的局限，編研選題和選材主要面向內(nèi)部挖潛，缺乏與社會的充分互動。

數(shù)字時代，特別是網(wǎng)絡環(huán)境下，檔案編研開創(chuàng)了互動新模式，充分激發(fā)了編研工作的活力和針對性。主要表現(xiàn)在：檔案編研者可以靈活借助如網(wǎng)站、論壇、博客等媒介公布編研計劃、方案、選材目錄、加工進程、選題征選及編研成果等，用戶可以通過留言板、Email或電話等提出相關建議，或提供線索及材料，做到編者與用戶全程互動參與。這樣的方式，編者可以最大限度地及時搜集社會需求信息，并利用數(shù)字技術呈現(xiàn)多樣化、個性化的編研成品。用戶也可以全程參與檔案編研，改變了過去一貫的被動局面，集思廣益，與編者共同推動檔案編研工作的開展。

檔案編研人才培養(yǎng)需要注入新內(nèi)容。通過比較紙質(zhì)檔案編研與數(shù)字時代檔案編研的異同，會發(fā)現(xiàn)新時期檔案編研工作發(fā)生了許多新變化，有許多新要求，對編研人員提出了新的素養(yǎng)需求。

在堅持檔案編研工作優(yōu)良傳統(tǒng)基礎上，編研人員需注入的新素養(yǎng)至少應包括：一是基本的計算機和網(wǎng)絡操作能力。如前所述，數(shù)字時代，檔案編研工作的平臺已經(jīng)發(fā)現(xiàn)根本變化，是在計算機或網(wǎng)絡化環(huán)境下開展工作。這就需要對編研人員提出相關能力素養(yǎng)，要求掌握包括電子信息的查找、檢索、錄入、自動整理、分發(fā)、匯總、查錯，到分發(fā)等基本信息能力，掌握當代電子信息組織的基本技巧。在編研多媒體檔案信息時，甚至需要掌握一定的音頻視頻編輯、剪切和整理技能。二是網(wǎng)絡社交能力。由于檔案編研環(huán)境的變化，編研工作中編者與用戶的互動平臺已轉(zhuǎn)移至網(wǎng)絡或電子環(huán)境中。需要編者掌握一定的網(wǎng)絡社交能力，能基本掌握包括社交網(wǎng)站、微博、微信、博客、論壇、播客等的使用。通過網(wǎng)絡社交，實現(xiàn)與用戶良性互動，滿足檔案編研從選題到成果展示均能符合社會需求。三是一定的外語閱讀能力。數(shù)字時代的檔案編研選材，已超越單個機構的館藏，甚至跨越國界，這就需要編研人員掌握一定的外語閱讀能力，特別是英語閱讀能力。

檔案編研在繼承中創(chuàng)新。從春秋戰(zhàn)國孔子編纂“六經(jīng)”到現(xiàn)在，我國檔案編研已走過幾千年的歷史，積累了豐富的編研經(jīng)驗，許多內(nèi)容至今仍具有繼承意義。當中，主要包括對檔案編研工作性質(zhì)及基本原則的總結(jié)。要求強調(diào)檔案編研是一項服務性、研究性的工作，把為社會服務作為它永恒的主題，同時要求在編纂工作中加大研究的成分。同時要求“編研工作堅持實事求是的科學態(tài)度，尊重歷史、尊重事實、尊重科學、存真求實，維護歷史的真實面貌?！雹?/p>

時代發(fā)展給檔案編研工作注入的新元素，促使我們也要在繼承中積極創(chuàng)新。筆者以為，創(chuàng)新的主要內(nèi)容是編研手段及編研成品的輸出方式。如前所述，數(shù)字時代的檔案編研工作，需要充分運用計算機、網(wǎng)絡，及相關信息手段，需要掌握當代信息組織技能，同時積極探索借助當代新媒介、新載體有效輸出編研成果。在保證檔案基本屬性及檔案編研工作基本原則前提下，需要積極探索檔案編研新的手法和工具。

注釋：

①趙霞.淺談檔案編研工作[J].山西檔案，2012（4）：77.

②麻新純，徐辛酉.基于理性思維的電子文件管理[M].北京：北京理工大學出版社，2013年6月第1版，第248頁.

③馮惠玲主編.電子文件管理教程[M].北京：中國人民大學出版社，2001年8月第1版，第107頁.

④中國第一歷史檔案館主頁：http：//www.lsdag.com/ indexc.asp.

⑤劉敏.網(wǎng)絡環(huán)境下檔案編研工作研究[J].河北企業(yè)，2011（5）：28.

⑥徐紹敏主編.檔案文獻編纂學[M].浙江：浙江大學出版社，2001年3月第2版，第17頁.