【摘要】辦公自動化系統(tǒng)可以大幅提高揚州電視臺內(nèi)部信息共享、人員協(xié)作與業(yè)務(wù)監(jiān)控的效率，是揚州電視臺信息化建設(shè)的核心部分。對個人進行辦公管理、公告管理、文檔管理、常用工具管理和系統(tǒng)維護管理，以達(dá)到對揚州電視臺日常辦公的全面管理的目的，提高企業(yè)的管理水平、提升辦公效率，全面提升辦公效率。

【關(guān)鍵詞】揚州電視臺 辦公自動化OA

一.辦公自動化系統(tǒng)研究背景及意義

OA辦公自動化系統(tǒng)是以計算機網(wǎng)絡(luò)為平臺，在這個平臺上實現(xiàn)人和人之間，業(yè)務(wù)與業(yè)務(wù)之間的信息的傳達(dá)以及充分共享，可以節(jié)省大量的人力物力，提高工作效率，促進生產(chǎn)力的提高。信息技術(shù)自動化發(fā)展至今已有近二十年的歷史，最初是在二十世紀(jì)80年代前后在我國提出的。近年來，辦公自動化的產(chǎn)品不斷地被開發(fā)出來，產(chǎn)品功能也越來越豐富、同時產(chǎn)品也越來越人性化，便于使用，這和信息自動化技術(shù)的快速發(fā)展是分不開的。

計算機被引入到辦公領(lǐng)域中來給予職場人員帶來了極大的方便，對于揚州電視臺，有針對性地設(shè)計出一套辦公自動化系統(tǒng)可以讓員工從瑣碎的事務(wù)性工作中解脫出來，節(jié)省出更多的精力做更重要的事情，從而減輕了員工的工作量，最終提高了揚州電視臺的工作效率和核心競爭力。辦公自動化系統(tǒng)可以讓企業(yè)內(nèi)部更加詳細(xì)的明確分工，使得各個員工之間能夠更好的團結(jié)協(xié)作，領(lǐng)導(dǎo)們可以更加全面的掌握全局，及時掌握企業(yè)當(dāng)前的各種情況，為企業(yè)更好的發(fā)展打下基礎(chǔ)?？偠灾k公自動化系統(tǒng)對于揚州電視臺來說已經(jīng)是勢在必行，可以說對揚州電視臺今后的發(fā)展能夠起著重要的作用。

由于缺乏企業(yè)各部門之間的信息傳遞和工作流程，傳統(tǒng)的辦公模式無法實現(xiàn)信息共享和信息集成，使其難以實現(xiàn)各部門之間配合容易出現(xiàn)差錯，影響日常的把弄效率。差錯具體有一下幾點：

（1） 在人工來傳遞部門間的信息和事務(wù)交接的時候，極有可能犯錯；

（2） 部門之間以及上下級的員工之間很難做到及時溝通，不能實現(xiàn)協(xié)同工作；

（3） 不能做到對于工作流程的及時的記錄，使得對于工作流程的監(jiān)控和評估產(chǎn)生困難。

對于現(xiàn)在需要高效的現(xiàn)代化辦公模式，是肯定不能夠有大量的人工過程加在里面的，不符合現(xiàn)代化的工作效率。

由于傳統(tǒng)辦公模式效率低下的軟肋，在信息技術(shù)發(fā)展和應(yīng)用發(fā)展的情況下，辦公自動化的辦公模式已經(jīng)大行其道，成為各個企業(yè)辦公模式的首選改革方向。

辦公自動化系統(tǒng)的優(yōu)點有：

（1）通暢的溝通信息

排除各個方面的原因造成的通訊不暢來帶來的對企業(yè)發(fā)展的阻礙，建立內(nèi)部的通訊以及信息傳播和交流的平臺，使得溝通與接觸更加的多元化，簡化了手續(xù)，縮短了時間。使得企業(yè)上下級之間的溝通比以往更加容易，使各個部門間更容易團結(jié)協(xié)作。

（2）提高的工作效率

可以讓由于部門以及員工之間的溝通問題所產(chǎn)生的工作上的失誤盡可能地減少，對于職責(zé)劃分不到位、消極對待工作等現(xiàn)象可以盡量避免。最終讓整個企業(yè)同心協(xié)力，極大提升企業(yè)的戰(zhàn)斗力。還加強了領(lǐng)導(dǎo)對事務(wù)、工作進度的實時掌控能力，加強了工作的監(jiān)督與管理。

（3） 有序的信息管理

使得企業(yè)內(nèi)文件信息能夠統(tǒng)一的管理起來，方便查找。最大限度改變因人事變動導(dǎo)致經(jīng)驗流失等問題，通過信息管理，有效整理和積累各種資源，隨時供人調(diào)用。

（4） 增強的員工熱情

與促進企業(yè)管理降低企業(yè)成本同時帶來的是，信息的公開透明話會增強全體員工的參與意識，提高他們掌握和運用先進技術(shù)的熱情，提高員工自身素質(zhì)，使企業(yè)面貌煥然一新。

作為一種新型的辦公方式，辦公自動化是以計算機網(wǎng)絡(luò)為平臺、計算機軟件為操作方式的。隨著信息技術(shù)地不斷發(fā)展，辦公自動化在機關(guān)企事業(yè)企業(yè)里發(fā)揮的先進作用越來越明顯。在網(wǎng)絡(luò)平臺上，員工們可以在任意時間空間里協(xié)作工作。通過辦公自動化軟件更快地傳遞辦公信息，提升企業(yè)的工作效率已及管理水平。

二.系統(tǒng)的總體需求

當(dāng)今社會，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用越來越熱，辦公自動化被越來越多的人所關(guān)注。越來越多的國內(nèi)各大企事業(yè)企業(yè)正在把實現(xiàn)辦公自動化作為努力方向，這將為這些單位節(jié)省大量的人力成本，同時也能省下大量的辦公經(jīng)費。

揚州電視臺希望建成自己的辦公自動化系統(tǒng)來加強員工間的信息交流，以用來提高整體的工作效率；還希望能為領(lǐng)導(dǎo)提供便利，方便領(lǐng)導(dǎo)對總臺的情況進行及時的了解并提供決策支持；還能提供工作記錄備查。

系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)圖如圖1所示：

該辦公自動化系統(tǒng)是針對揚州電視臺的實際情況進行開發(fā)的，系統(tǒng)通過用戶登錄來進入操作界面。系統(tǒng)又包括用戶管理、部門管理、員工管理、月度考核、質(zhì)控管理、員工文檔管理、內(nèi)部信息管理、總臺內(nèi)部公告等幾大模塊。其中用戶管理又分為用戶注冊和用戶登錄；部門管理用來進行部門信息的瀏覽、添加、刪除及修改；員工管理用來進行員工信息的瀏覽、添加、刪除及修改；員工文檔管理用來進行員工文檔的添加、上載及下載；內(nèi)部郵件管理用來進行內(nèi)部郵件的查看、發(fā)送、接收及刪除。

三.系統(tǒng)模塊設(shè)計

（1）登陸模塊

系統(tǒng)的用戶權(quán)限有三種：超級系統(tǒng)管理員、普通系統(tǒng)管理員以及普通用戶。用戶在登陸界面輸入賬號密碼進行登陸，系統(tǒng)根據(jù)用戶輸入的賬號密碼對用戶進行分析，如合法，則用戶登陸成功進入主界面。用戶還可以注銷登陸重新進入登陸界面來選擇是否填寫賬號密碼再次進行登陸或者離開。

（2）部門管理模塊

部門管理模塊為所有用戶提供總臺各個部門的查詢，但只有系統(tǒng)管理員可以對其進行管理，包括添加、修改和刪除部門的操作。

（3）員工管理模塊

員工管理模塊為用戶提供了員工信息查看及管理的功能，系統(tǒng)管理員可以添加、修改以及刪除員工信息，而普通用戶只可以查看員工信息。

（4）月度考核模塊

月度考核模塊為用戶提供了填寫及查看月度考核信息的功能，普通員工可以填寫、修改個人月度考核信息，而管理員可以查看到所有用戶的信息

（5） 質(zhì)控管理模塊

質(zhì)控管理模塊為用戶提供了每日質(zhì)控管理報表的填寫及查看功能，系統(tǒng)管理員可以查看所有質(zhì)控報表，而普通用戶只可以填寫自己部門當(dāng)日的質(zhì)控報表。

（6）文檔管理模塊

文檔管理模塊為用戶提供了檢索、上傳、下載以及查看文檔的功能，在用戶登錄后系統(tǒng)會對用戶身份進行驗證，用戶只可以修改和刪除自己上傳的文檔，對于其它用戶上傳的文檔只能瀏覽和下載。

（7）內(nèi)部郵件管理模塊

內(nèi)部郵件管理模塊為用戶間提供了相互溝通的渠道，用戶在登錄帳號后可以查看之前接收和發(fā)送過的郵件并可以將不需要的郵件刪除，用戶還可以在查看后回復(fù)所接收到的郵件。

（8）內(nèi)部公告管理模塊

內(nèi)部公告管理模塊是總臺向全體員工公布總臺的最新通知及決定的模塊，所有用戶在登錄以后都可以查看公告，系統(tǒng)管理員則有權(quán)限可以發(fā)布新公告以及修改、刪除已有的公告。

四.辦公自動化系統(tǒng)關(guān)系型數(shù)據(jù)庫的實現(xiàn)

Microsoft SQL Server 2000是一個高性能的客戶端/服務(wù)器結(jié)構(gòu)的關(guān)系數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)（RDBMS），它運行在Microsoft Windows NT4或Microsoft Windows 2000 Server上—基于使用Intel處理器的網(wǎng)絡(luò)，也能夠為其他的Microsoft操作系統(tǒng)提供很多客戶端工具和網(wǎng)絡(luò)接口，由于SQL Server的開放結(jié)構(gòu)，其他系統(tǒng)也能和它交互操作，使用它可以完成事務(wù)處理、存儲和分析數(shù)據(jù)以及創(chuàng)建新的應(yīng)用程序，其中SQL Server的RDBMS負(fù)責(zé)維護數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)之間的關(guān)系，確保正確的存儲數(shù)據(jù)和不違反定義數(shù)據(jù)之間的規(guī)則，而且在系統(tǒng)發(fā)生錯誤時將所有數(shù)據(jù)恢復(fù)到某個已知的、具備一致性的檢查點上。

針對一般辦公自動化系統(tǒng)的需求通過對辦公工作過程的內(nèi)容和數(shù)據(jù)流程分析，設(shè)計如下面所示的數(shù)據(jù)項和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)。

1.部門信息：包括的數(shù)據(jù)項有：部門編號、部門名稱、部門描述、部門電話、上級部門名稱、備注等。

2.文檔信息：包括的數(shù)據(jù)項有：文檔編號、文檔描述、文檔內(nèi)容、創(chuàng)建日期、更新日期、最后瀏覽日期、最后瀏覽人、瀏覽次數(shù)、作者、來源、用戶編號、備注等。

3.員工信息：包括的數(shù)據(jù)項有：自動編號、員工姓名、員工編號、性別、民族、出生年月、政治面貌、文化程度、婚姻狀況、家庭住址、身份證號、電話、雇傭日期、職位、職工狀態(tài)、銀行名稱、銀行卡號、填表用戶、填表日期、部門編號。

4.短信信息：包括的數(shù)據(jù)項有：短信編號、短信發(fā)送者、短信接收者、發(fā)送日期、短信內(nèi)容、是否已讀、是否已發(fā)送。

5.用戶信息：包括的數(shù)據(jù)項有：用戶編號、用戶名、用戶真實、密碼、家庭住址、聯(lián)系電話、電子郵箱、用戶權(quán)限。

6.員工編號：包括的數(shù)據(jù)項有員工編號和員工姓名。

根據(jù)上面的設(shè)計規(guī)劃出的實體有：部門信息實體、文檔信息實體、員工信息實體、論壇信息實體、短信信息實體、新聞信息實體和登錄信息實體。創(chuàng)建如下表結(jié)構(gòu)和存儲過程。

表和表的關(guān)系圖如圖2所示：

五.總結(jié)與展望

本系統(tǒng)采用三層結(jié)構(gòu)模式（Model-（數(shù)據(jù)模型層）、DAL-Data Access Layer（數(shù)據(jù)訪問層）、BLL- Business Logic Layer（業(yè)務(wù)邏輯層）），系統(tǒng)開發(fā)采用微軟目前最成熟先進的.net技術(shù)，數(shù)據(jù)庫采用微軟的SQL SERVER 2000既保證當(dāng)前系統(tǒng)的高可靠運行，又使系統(tǒng)能夠適應(yīng)未來技術(shù)的發(fā)展，滿足業(yè)務(wù)不斷變化的需要。

本系統(tǒng)的特點是采用B/S，客戶端通過IE瀏覽器訪問，功能設(shè)計直觀，操作簡便，復(fù)雜的功能模塊內(nèi)即有使用說明，用戶使用基本無需培訓(xùn)。

本系統(tǒng)的實現(xiàn)實際意義在于提高了揚州電視臺管理工作的效率，減少了工作的失誤率。由于本系統(tǒng)在應(yīng)運方面現(xiàn)在還存在一定的領(lǐng)域局限性，但是通過在一定領(lǐng)域內(nèi)的實際運行的經(jīng)驗的積累，可以總結(jié)出一定的規(guī)律而使其在經(jīng)過修改之后可以運行在別的商業(yè)領(lǐng)域。值得一提的是本系統(tǒng)現(xiàn)在已經(jīng)投入使用開始正常工作了。

對于該系統(tǒng)將來的發(fā)展，在技術(shù)方面要實現(xiàn)更加的集成化、多媒體化與智能化。為了有效地進行決策、合作和及時實現(xiàn)信息共享，提高辦公效率，在最大程度上發(fā)揮辦公自動化系統(tǒng)的作用，使資源共享更便利，利用方式更自由，辦公自動化勢必向集成化、多媒體化和智能化方面發(fā)展。在功能方面我們要更加增加完善其功能，希望能與我臺的文稿系統(tǒng)以及新聞采編系統(tǒng)能夠融合在一起，使得公文以及業(yè)務(wù)實現(xiàn)在統(tǒng)一的平臺上運作，從而提高我臺整體的辦公效率。在性能方面，還要對系統(tǒng)進行優(yōu)化，在今后的開發(fā)工作中系統(tǒng)的性能結(jié)合新技術(shù)的使用不僅可以使系統(tǒng)具有時代性也可以提高系統(tǒng)的運行效率，在計算機世界中還有很多方面值得我們深入研究，希望今后可以有所突破。