【摘要】各行各業(yè)都有自己生產(chǎn)或服務的流程及相應的支持系統(tǒng),如果對流程進行仔細的梳理,會發(fā)現(xiàn)很多可以優(yōu)化和改進的機會。本文通過在企業(yè)中對流程和系統(tǒng)的優(yōu)化,能夠有效地縮短需要改進的周期時間,為企業(yè)縮短周期、提高效率提供借鑒的思路。
【關(guān)鍵詞】流程優(yōu)化;縮短周期;新產(chǎn)品備料
一、引言
隨著社會的不斷發(fā)展,各行各業(yè)的競爭越加激烈。如何能在短時間內(nèi)完成新產(chǎn)品的設(shè)計、驗證、制造、推向市場這一系列的活動,是每個企業(yè)都非常關(guān)注的問題。誠然,產(chǎn)品越早上市也就越有可能獲得更多的市場份額,獲取更大的利潤。所以縮短新產(chǎn)品從開發(fā)到量產(chǎn)的周期也就成了各個企業(yè)在制定戰(zhàn)略目標時需要考慮的一個重要方面。如果將新產(chǎn)品開發(fā)到上市這一過程細化,又能找到很多關(guān)鍵的節(jié)點,比如新產(chǎn)品制造(指從圖紙變?yōu)閷嵨锏倪^程)周期的長短又會決定新產(chǎn)品開發(fā)周期的長短,而新產(chǎn)品備料周期的長短又會決定新產(chǎn)品制造周期的長短。本文以C公司為例,介紹在原有環(huán)境下如何通過優(yōu)化流程及系統(tǒng)來縮短新產(chǎn)品備料的周期,為新產(chǎn)品及早上市打下基礎(chǔ)。
二、研究范圍的確定
C公司為國內(nèi)某知名通信行業(yè)公司,是集設(shè)計、制造、安裝、服務為一體的大型企業(yè),與多家通信運營商保持合作關(guān)系。在通信行業(yè)競爭白熱化的今天,如何能讓自己公司設(shè)計出的產(chǎn)品快速上市已成為各公司領(lǐng)導們關(guān)注的重中之重。另一方面,來自客戶的聲音也顯示出加快新產(chǎn)品投放市場的速度是非常必要的,如果新產(chǎn)品晚于競爭對手,則很有可能會失去相應的市場份額,為企業(yè)帶來非常大的的損失。
通過收集2012年1月至2013年4月份的數(shù)據(jù)并分析,新產(chǎn)品制造周期平均為70天。而占據(jù)整個制造周期80%的時間為新產(chǎn)品備料周期,因此縮短備料周期就能有效地縮短新產(chǎn)品制造周期。
三、詳細流程分析
通過16個月的數(shù)據(jù)分析,平均的物料準備周期在55天。這里物料準備周期是指從研發(fā)提供出物料清單(BOM)到所需材料全部入庫完成的周期時間。
首先,要將物料準備周期這一階段的所有活動加以描述和匯總,整理出較為詳細的關(guān)鍵環(huán)節(jié)流程圖,如圖1所示。在物料準備的流程中總共有16個環(huán)節(jié),其中*表示該環(huán)節(jié)有重復確認動作。
圖1 物料準備周期關(guān)鍵活動流程
其次,在了解每一活動的詳細信息后,可以使用精益生產(chǎn)中流程改善的工具—價值流圖(VSM)對流程進行進一步分析。價值流圖中包含每一環(huán)節(jié)的周期時間,過程處理時間,完整準確率等相關(guān)信息,更便于分析出每一關(guān)鍵活動中存在的問題。
最后,結(jié)合流程圖及價值流圖將物料準備周期這一過程的流程進行細化,這樣更容易找到過程中的問題,并與過程相關(guān)方一起制定改進的措施,有效的降低整個流程的周期時間,避免全流程一起改進而出現(xiàn)的胡子眉毛一把抓的現(xiàn)象。
在詳細的分析了這兩個流程圖后,可以將物料準備周期全流程分為三個階段:
1.BOM分析階段,指研發(fā)提供BOM到檢查大倉庫物料轉(zhuǎn)庫;
2.物料采購及獲得樣品階段,指向物料管理部門提供采購清單到采購或樣品物料入庫;
3.物料轉(zhuǎn)庫階段,指從大倉庫獲得所需物料并完成轉(zhuǎn)庫物料入庫。
以上三個環(huán)節(jié)中,每一產(chǎn)品都會經(jīng)歷第一個BOM分析階段。而根據(jù)產(chǎn)品的不同,后續(xù)可能只有采購或只有轉(zhuǎn)庫,就是說二、三兩個階段并不一定都要經(jīng)歷。
四、流程中現(xiàn)存問題的確認
將流程分段以后,可以將之前收集的數(shù)據(jù)根據(jù)流程分段的節(jié)點進行統(tǒng)計。數(shù)據(jù)顯示第一階段的平均周期時間為18.4天,第二階段的平均時間為36.9天,第三階段的平均時間為7天,因第三階段可與第二階段并行,故可以忽略。
通過價值流圖分析出第一階段存在的問題有:
1.設(shè)計或是使用新物料時,研發(fā)部門的前期采購團隊獲得的物料相關(guān)信息未能及時傳遞到新產(chǎn)品物料采購團隊,致使新產(chǎn)品物料采購團隊要與供應商重復溝通已確定好的一些信息;
2.一些新物料的損耗率需由計劃人員與每個項目經(jīng)理逐一確認,這種重復的溝通和等待增加了不必要的時間;
3.所有新產(chǎn)品涉及的物料狀態(tài)及需求數(shù)量均由計劃人員手工維護,同時,計劃人員還需根據(jù)維護的數(shù)據(jù)核算出每一產(chǎn)品詳細的缺料表,工作量巨大,且效率低下。
第二階段存在的問題包括:
1.項目經(jīng)理填寫并提交的采購清單不能符合采購團隊的需求,有時對每一物料需要多次確認所填信息。
2.獲得的免費樣品未能實行有效統(tǒng)一的管理,造成樣品不能被充分利用。同時,樣品共享信息不暢通,就會出現(xiàn)雖有樣品但仍會采購的現(xiàn)象,不同項目間樣品未能充分的共享。
第三階段存在的問題包括:
物料進入公司大倉庫后,分送至新產(chǎn)品物料倉庫時無明確的規(guī)范及作業(yè)流程予以指導,致使有的物料會無故在大倉庫停留幾天后才被送出,這樣就增加了物料準備的周期,推遲了產(chǎn)品生產(chǎn)的時間。
五、溝通合作,確立解決方案
尋找到的這些影響物料準備周期的問題,根據(jù)各項問題所涉及的相關(guān)部門的不同,逐一開會討論、反復溝通最有效的解決方案,以縮短這些原因造成的時間浪費。
針對第一階段的問題,確定的解決方案如下:
1.與研發(fā)團隊溝通,爭取盡早獲得新物料的前期信息
a.由項目經(jīng)理提供固定的BOM模板,模板中包含物料的前期信息欄位。研發(fā)人員在提供BOM時,可針對新物料填寫相關(guān)的已確認信息,如物料屬性、前期采購意見等,使新產(chǎn)品物料采購團隊能及時獲得已有信息,方便與供應商溝通及協(xié)商。
b.將新模板推廣至各個產(chǎn)品的研發(fā)人員處,統(tǒng)一按照規(guī)范操作。
2.與文檔中心溝通,解決新物料損耗率逐一確認
當BOM中有新物料時,需要文檔中心在系統(tǒng)中建立這顆物料后才可使用。在建立新物料時,由文檔中心人員收集新物料損耗率并維護在公共服務器上,計劃人員根據(jù)需要定期查看服務器上的信息,避免多次確認的情況。
3.與物料管理部門溝通,解決線下手工維護缺料表問題
由物料管理部門基于公司現(xiàn)有的物料管理系統(tǒng)開發(fā)一套適合新產(chǎn)品物料準備需求的運算系統(tǒng),由物料管理部門每周提供缺料數(shù)據(jù)給計劃人員,提高效率減少差錯。
(1)針對第二階段的問題,確定的解決方案
與新產(chǎn)品物料采購團隊溝通,確立采購申請表的填寫規(guī)則及方法:
a.針對新物料由項目經(jīng)理填寫全部信息;
b.針對已采購物料由項目經(jīng)理填寫所需物料名稱及數(shù)量,其余信息以系統(tǒng)為準;
c.增加物料管理系統(tǒng)功能,即一鍵式查找并輸出物料全部信息,方便采購團隊操作。
(2)與IT團隊溝通,增強物料管理系統(tǒng)功能
在物料管理系統(tǒng)中建立樣品庫位,實施系統(tǒng)統(tǒng)一管理樣品,實現(xiàn)物料信息與實物的共享,這樣可以避免重復買料,提高樣品的利用率。
針對第三階段的問題,確定的解決方案如下:
與物料管理部門、質(zhì)量部門溝通,解決物料轉(zhuǎn)入新產(chǎn)品物料庫時間過長問題:
與物料管理及質(zhì)量部門確定并規(guī)范物料由大倉庫轉(zhuǎn)入新產(chǎn)品物料倉庫的流程,按規(guī)范操作,縮短入庫時間,避免物料入庫的無故停頓。
圖2 物料準備周期對比控制圖
六、解決方案效果的評估
為了確保方案的有效實施,將確立的方案落實到人,使各部門相關(guān)成員都積極地行動起來。經(jīng)過近四個月的分析、討論、解決、追蹤,物料準備周期已有了明顯的縮短。第一階段由原來的18.4天縮短到了11.6天。第二階段有原來的36.9天縮短到了23.3天。整個新產(chǎn)品物料準備周期由原來的55.3天縮短到了34.9天,降低了將近37%。經(jīng)過后續(xù)的23個項目跟蹤,這一周期的平均時間基本控制在35天??梢哉f通過流程的優(yōu)化和系統(tǒng)的改進能夠縮短新產(chǎn)品物料準備的周期時間。物料準備周期對比控制圖如圖2所示。
七、結(jié)束語
縮短周期、提高效率一直是企業(yè)不斷追求與跨越的目標。通過本文的分析,可以看出在實際操作中有很多細微之處都存在改進的機會,只要用心去發(fā)現(xiàn)并堅持不懈的去改進,就會實現(xiàn)由量變到質(zhì)變的飛躍。流程優(yōu)化、系統(tǒng)改進將是幫助我們實現(xiàn)目標的兩把有力武器。
參考文獻
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作者簡介:翟欣娟(1982—),女,天津人,工程師,研究方向:信息系統(tǒng)與流程優(yōu)化。