近年來，科學技術(shù)不斷進步和發(fā)展，計算機與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在日常的管理工作中逐漸得到應用和青睞。將計算機信息技術(shù)引入到檔案管理中來，用計算機來儲存企業(yè)的人才檔案、業(yè)務(wù)檔案和行政檔案，不僅方便查找，而且快捷迅速，同時也提高了檔案管理和相關(guān)工作的效率。針對目前企業(yè)中的信息化檔案管理工作，要不斷更新技術(shù)手段和工作方式，利用好信息技術(shù)在檔案管理中的優(yōu)勢和作用，令企業(yè)檔案管理信息化、科學化和系統(tǒng)化，為企業(yè)健康發(fā)展注入活力。

1.信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的優(yōu)勢和特點

1.1工作效率高，覆蓋范圍廣

信息技術(shù)的應用使得企業(yè)所有數(shù)據(jù)和檔案都可以進行高效率的儲存和管理，覆蓋到所有管理范圍，尤其是對企業(yè)中那些有保存和利用價值的檔案。但是，一旦企業(yè)檔案信息系統(tǒng)失效也就意味著企業(yè)信息流的中斷、停止和缺失，必然會對企業(yè)效益造成損害。因為，即使是信息化的檔案管理，也還是具備檔案特有的“孤本性”的特點。

1.2檔案記錄載體便攜簡單，易操作

目前企業(yè)中的信息載體比較多，除了一般的紙質(zhì)檔案載體，還有磁帶、照片、膠片、光盤、電腦的軟硬磁盤、優(yōu)盤等，這些也都可以作為企業(yè)檔案存儲的載體[1]。每種載體的安全保存和使用都有特定的要求，不能受到損毀。

1.3信息技術(shù)更加靈活、時間跨度更大

利用信息技術(shù)可以隨時更新企業(yè)最新動態(tài)變化，對一些需要隨時變更的數(shù)據(jù)和圖像等信息可以及時快速的更新。而且，可以保存的檔案時間跨度是非常大的，任何年代的檔案都可以進行保存，它所能查找和提供的信息是比較系統(tǒng)和完整的。

2.信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的作用

2.1信息技術(shù)拓寬了企業(yè)檔案資源的范圍

在傳統(tǒng)的檔案資源管理中，受信息傳送技術(shù)的限制，檔案資源的開發(fā)對象主要是企業(yè)已經(jīng)具備的資源，能夠拓展的空間非常有限。信息技術(shù)后可以突破時間與空間限制，并且可以隨時開展檔案管理工作，不受工作地點和時間的限制。

2.2使企業(yè)檔案管理更加系統(tǒng)化

信息技術(shù)能夠有效提高數(shù)據(jù)存儲的容量與可靠性。信息技術(shù)能夠涉及到的所有檔案資源的內(nèi)容和信息，還可以與財務(wù)和生產(chǎn)等系統(tǒng)進行高度的結(jié)合和集成，保證企業(yè)數(shù)據(jù)的統(tǒng)一和高效管理，對企業(yè)長久發(fā)展和提高競爭力非常有益。

2.3企業(yè)檔案管理更加精細

當前企業(yè)的發(fā)展和日常管理更加現(xiàn)代化和人性化，在工作的各個環(huán)節(jié)都逐漸引入了計算機信息技術(shù)。尤其是在檔案管理中融入信息技術(shù)可以滿足企業(yè)對精細化管理的要求。信息技術(shù)幫助企業(yè)將檔案信息以電子數(shù)據(jù)的形式保存起來，可隨時查閱。一改過去耗時長、環(huán)節(jié)繁瑣、易犯錯誤和檔案易出現(xiàn)破損等的紙質(zhì)化檔案管理，檔案管理更加快捷化、科技化和精細化。只要一次投入就可以多次產(chǎn)出，擺脫信息管理受經(jīng)費束縛的局面。

3.信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的具體應用

3.1初步應用

信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的初步應用主要表現(xiàn)在對企業(yè)檔案的借閱、檢索、統(tǒng)計以及整編等方面。首先是利用計算機技術(shù)對檔案檢索工具的編制。用著錄項目將機讀檔案目錄編制成數(shù)據(jù)庫，再根據(jù)要求對數(shù)據(jù)進行自動編制，分為目錄、專題目錄及案卷目錄等；其次是利用計算機技術(shù)檢索檔案，根據(jù)檢索者的要求，將符合檔案原件或檔案目錄的信息檢索出來，可以用檔案的形式特征或內(nèi)容特征來檢索[2]；再次是利用計算機技術(shù)對已經(jīng)生成的檔案進行定期的管理和更新，主要內(nèi)容包括：庫存空間占有率、出入庫數(shù)量、檔案借閱時間或歸還時間、檔案內(nèi)容更新或更改等，要及時進行登記和統(tǒng)計。

3.2綜合應用

即使現(xiàn)在很多企業(yè)都普遍采用信息技術(shù)管理檔案，但檔案文件管理的形式還是必不可少，而現(xiàn)階段的信息技術(shù)應用必然會影響到文件階段的工作，為了使檔案管理和文件管理實現(xiàn)文獻信息資源的共享，從而減少重復數(shù)據(jù)輸入及規(guī)范系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，綜合利用信息技術(shù)就勢在必行。對檔案管理和文件管理進行綜合化的管理既能夠提高手工管理的效率又能將計算機技術(shù)充分發(fā)揮。

3.3信息技術(shù)對企業(yè)檔案的周期性和數(shù)字性管理

信息技術(shù)使得企業(yè)對檔案信息主動管理，使檔案的整理和編輯周期都極大的縮短，整理后的檔案信息更加系統(tǒng)和優(yōu)化，信息速度和傳遞速度都極大提高了。利用計算機對檔案進行整理和儲存，減少了檔案的占用空間，增加了保密程度。目前企業(yè)通過對應用軟件設(shè)計和網(wǎng)絡(luò)化自動辦公，實現(xiàn)了檔案的數(shù)字化和現(xiàn)代化管理。

3.4強化信息在檔案管理中的應用力度，提高管理人員的素質(zhì)

企業(yè)檔案通常是企業(yè)在生產(chǎn)和經(jīng)營過程中所形成的文件、錄像、圖表、薄冊、照片、錄音等各種類型的記錄。加強對這些檔案信息的管理就必須應用信息技術(shù)，對大量檔案信息進行系統(tǒng)化和科學化的儲存與編制。強化計算機技術(shù)的應用力度，可以為企業(yè)快速搜索到要查找的信息，為企業(yè)的正常運轉(zhuǎn)提供保障[3]。

在現(xiàn)階段的檔案管理信息化工作中，檔案管理人員的檔案意識和信息技術(shù)掌握非常重要。企業(yè)要充分認識到檔案管理作為企業(yè)管理組成部分的重要性，要努力提高檔案管理人員的工作技能。

結(jié)語

企業(yè)檔案管理在企業(yè)的發(fā)展過程中非常重要，提高企業(yè)檔案管理的水平和質(zhì)量是企業(yè)日常管理工作中的一個重點。將信息技術(shù)引入到企業(yè)檔案管理中來，不僅提高了檔案資源的覆蓋范圍，而且使工作方式更加簡便和快捷。在實際應用中，企業(yè)要善于引用先進的信息技術(shù)，對檔案管理員工的技能進行嚴格規(guī)范和培訓，充分發(fā)揮信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的系統(tǒng)化、精細化和科學化的作用。

參考文獻

[1]楊建寧.淺談信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應用[J].現(xiàn)代商業(yè)，2012（12）.

[2]張影，劉天龍.淺談信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應用[J].管理從橫，2013，6.

[3]鄭晶.淺談信息技術(shù)在檔案管理中的應用[J].公司與產(chǎn)業(yè)，2010（20）.