1 利用服務(wù)宣傳工作，取得領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視和投入

首先，檔案部門必須把搞好對(duì)外服務(wù)放在檔案工作的首要地位，緊緊圍繞學(xué)校中心工作，變被動(dòng)為主動(dòng)地為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策、為各部門工作、為全校師生員工提供最全面、及時(shí)、有效的服務(wù)。將檔案工作在平凡的崗位上創(chuàng)造出不平凡的業(yè)績，在學(xué)校發(fā)揮出不平凡的作用，做到以貢獻(xiàn)獲支持，以效益得發(fā)展的目的。

其次，檔案部門也要善于將檔案工作的成績在適當(dāng)?shù)臋C(jī)會(huì)和場合中作出適當(dāng)?shù)男麄鳎屓熒鷨T工明白檔案工作的地位和作用，從而不斷擴(kuò)大檔案部門在學(xué)校的知名度，贏得學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和師生的認(rèn)同，并且，得到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心、重視和支持。

最后，做好各方面指標(biāo)，利用上級(jí)主管部門對(duì)學(xué)校檔案工作的檢查、評(píng)估、評(píng)級(jí)及驗(yàn)收等措施，從而引起學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的關(guān)注度和重視度，爭取學(xué)校對(duì)檔案部門的更多投入，積極改善檔案部門的軟硬件條件，從而推動(dòng)檔案工作的發(fā)展。

2 加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高隊(duì)伍素質(zhì)

我國檔案人員隊(duì)伍現(xiàn)狀：首先，檔案人員隊(duì)伍整體文化素質(zhì)偏低，知識(shí)面窄，知識(shí)老化現(xiàn)象嚴(yán)重，缺乏現(xiàn)代檔案工作具備的決策、協(xié)調(diào)、控制能力與素質(zhì)。至2002年底，在我國列入統(tǒng)計(jì)范圍的檔案部門專職檔案人員中，受過正規(guī)檔案專業(yè)教育的不多（大專學(xué)歷的人員，僅占總?cè)藬?shù)的18.4%，具有中高級(jí)專業(yè)技術(shù)職務(wù)的人員占已評(píng)定專業(yè)技術(shù)職務(wù)總數(shù)的12.61%）。其次，專業(yè)結(jié)構(gòu)不合理，尤其缺乏計(jì)算機(jī)專業(yè)人才。目前，檔案人員中、高層的專業(yè)人才偏少，存在斷層現(xiàn)象，人員流動(dòng)頻繁，流向不合理，人員結(jié)構(gòu)比較單一，缺少復(fù)合型、專家型人才，這點(diǎn)尤其在兼職檔案人員身上表現(xiàn)更為突出。要改變檔案人員隊(duì)伍現(xiàn)狀，除了要有領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持，還必須具備以下幾種素養(yǎng)：

2.1 敬業(yè)素養(yǎng)。檔案人員首先要有“干一行，愛一行”的工作態(tài)度，愛崗敬業(yè)，這是做好檔案工作的基本思想。在增強(qiáng)敬業(yè)精神的同時(shí)，積極增強(qiáng)從事檔案工作的責(zé)任感、使命感，并時(shí)刻注意自身修養(yǎng)的加強(qiáng)，增強(qiáng)檔案工作意識(shí)和保密法制觀念。一方面，積極開展檔案工作，爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持；另一方面，檔案人員必須具備良好的職業(yè)道德，以及樂于奉獻(xiàn)、甘當(dāng)人梯的奉獻(xiàn)精神，更要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)目茖W(xué)態(tài)度和吃苦耐勞的精神，用不服輸?shù)木衩鎸?duì)種種困難，憑著自身的力量解決檔案整理中復(fù)雜和疑難問題。

2.2 業(yè)務(wù)素養(yǎng)。高校檔案工作是一項(xiàng)保密性、政策性、專業(yè)性、安全性和服務(wù)性極強(qiáng)的工作，要想適應(yīng)新時(shí)期“文檔一體化”檔案工作的需要，檔案工作人員必須認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)，并與實(shí)際操作相結(jié)合，努力提高自身的工作能力。多花時(shí)間認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握有關(guān)政策法規(guī)及輔助軟件工具，不斷提高檔案工作水平。加強(qiáng)專業(yè)技能的掌握，確保檔案的質(zhì)量。在業(yè)務(wù)水平提高的同時(shí)，增強(qiáng)保密意識(shí)及服務(wù)意識(shí)是做好新時(shí)期檔案工作的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

2.3 信息素養(yǎng)。檔案工作者要更新觀念，提高素養(yǎng)。面對(duì)數(shù)字化時(shí)代帶來的沖擊，檔案工作者首先應(yīng)樹立明確的“應(yīng)戰(zhàn)”姿態(tài)，理清思路，勇于開拓進(jìn)取，同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，更新觀念，不斷接受新思想，學(xué)習(xí)新技術(shù)、新方法，努力掌握現(xiàn)代化技術(shù)，提高業(yè)務(wù)能力，以拓展的職能、開放的工作方式、先進(jìn)的技術(shù)手段塑造檔案事業(yè)的今天和未來。同時(shí)，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)關(guān)心和愛護(hù)檔案人員，理解他們的苦衷，積極解決他們的困難。例如，在人員配備和職務(wù)、津貼發(fā)放、評(píng)定專業(yè)技術(shù)職務(wù)等方面多給予支持，以提高他們工作的積極性和主動(dòng)性。

3 建立健全制度，實(shí)行統(tǒng)一管理

把檔案工作制度建設(shè)作為完成檔案工作任務(wù)的前提，建立健全學(xué)校檔案管理各項(xiàng)工作制度，包括《檔案預(yù)立卷制度》、《檔案立卷歸檔制度》、《檔案保密制度》、《檔案保管制度》、《檔案利用制度》、《檔案統(tǒng)計(jì)制度》、《檔案鑒定銷毀制度》、《檔案庫房管理制度》、《重大活動(dòng)建檔制度》、《電子公文歸檔管理制度》、《各類檔案歸檔范圍及保管期限表》等，并且，要匯編成冊、歸檔、上墻，嚴(yán)格遵守、定期檢查。

4 加快檔案信息化建設(shè)步伐，提高檔案現(xiàn)代化管理水平

學(xué)校檔案信息化建設(shè)的總體目標(biāo)是：最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化，為此，需要做到：

4.1 嚴(yán)格考核制度，根據(jù)《高校檔案工作規(guī)范》制定考核細(xì)則，對(duì)檔案人員進(jìn)行定期考核評(píng)比。

4.2 建立健全高校檔案人員崗位責(zé)任制，對(duì)于基層領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員，將完整系統(tǒng)收集整理檔案工作納入崗位責(zé)任制，并與考核、獎(jiǎng)懲、定職掛鉤。

4.3 各中層領(lǐng)導(dǎo)要責(zé)成檔案管理人員做好本部門檔案的收集、整理、歸檔工作，定期移交給本單位的檔案管理部門，集中實(shí)行統(tǒng)一管理。2012年，學(xué)校為綜合檔案室引進(jìn)了南京大學(xué)研發(fā)的“南大之星”檔案管理軟件，同時(shí)，配備了網(wǎng)絡(luò)版的服務(wù)器及檔案管理信息自動(dòng)化其他設(shè)備，服務(wù)器同時(shí)可開40余個(gè)端口，基本滿足專兼職檔案員使用。學(xué)校計(jì)劃用兩年左右的時(shí)間，初步實(shí)現(xiàn)檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施現(xiàn)代化，室藏檔案資源數(shù)字化，檔案信息網(wǎng)絡(luò)化，電子文件管理規(guī)范化，加快檔案信息資源數(shù)字化的進(jìn)程，用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行文件制作、信息處理、檔案編目與檢索、文檔一體化管理手段，等等，建立網(wǎng)絡(luò)目錄數(shù)據(jù)庫和電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)室藏檔案目錄計(jì)算機(jī)檢索，重要的、利用率高的逐步實(shí)現(xiàn)文件及全文檢索，使高校檔案工作從紙質(zhì)檔案管理實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)與電子并存管理。

有利于檔案信息化的傳播，實(shí)現(xiàn)檔案信息社會(huì)化。《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》中要求各地區(qū)各部門充分發(fā)揮檔案網(wǎng)站的作用，使檔案網(wǎng)站成為宣傳檔案服務(wù)社會(huì)的窗口，從封閉的服務(wù)轉(zhuǎn)向開放服務(wù)，從單純?yōu)閷W(xué)校服務(wù)擴(kuò)展到為社會(huì)服務(wù)。

有利于提高檔案工作管理水平和服務(wù)效率。用電子檢索工具檢索學(xué)籍檔案及學(xué)生各類信息，既快捷又無誤，比傳統(tǒng)的人工查閱紙質(zhì)檔案節(jié)省了大量的時(shí)間，歷年招生審批表通過電子掃描處理，實(shí)現(xiàn)了檢索調(diào)閱、隨機(jī)打印，改變了過去頻繁調(diào)卷復(fù)印的方式，有效地保護(hù)了檔案原件。

做好檔案工作，“功在當(dāng)代，利在千秋”，我們要以對(duì)歷史負(fù)責(zé)和對(duì)未來負(fù)責(zé)的態(tài)度做好高校檔案管理工作，不僅是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任，更是每個(gè)檔案工作者的責(zé)任。全力做好檔案管理這項(xiàng)工作，我們將無愧于歷史，無愧于后人。

（作者單位：中州大學(xué) 來稿日期：2012-12-20）