人事檔案是指在人事管理活動(dòng)中形成的，記述了個(gè)人在國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織中的活動(dòng)情況包括個(gè)人學(xué)習(xí)歷程、工作經(jīng)歷、家庭背景情況、品德才能業(yè)績(jī)等方面，同時(shí)以個(gè)人為單位集中保存起來(lái)以備查證的資料，傳統(tǒng)上存在文字、表格、照片、錄音及其他等形式。當(dāng)下，我國(guó)正不斷深入事業(yè)單位改革，在事業(yè)單位轉(zhuǎn)制、重構(gòu)、重組以及轉(zhuǎn)型等新的變革中，經(jīng)常存在大量的人員調(diào)整，而人事檔案資料就是保證此項(xiàng)工作高效、有序以及協(xié)調(diào)運(yùn)行的重要的基礎(chǔ)。因此，進(jìn)一步規(guī)范事業(yè)單位檔案管理工作，加強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)和業(yè)務(wù)培養(yǎng)，吸納現(xiàn)代化管理技術(shù)，對(duì)于推動(dòng)我國(guó)事業(yè)單位建設(shè)和發(fā)展具有十分重要的作用。

一、人事檔案管理工作的重要意義

人事檔案是匯集單位員工各方面信息的一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)，它為國(guó)家單位人力資源的管理工作奠定了重要的信息基礎(chǔ)。而做好人事檔案的管理工作，即圍繞輸入或輸出人事檔案信息開(kāi)展的業(yè)務(wù)，同樣為該單位的發(fā)展提供了重要保障。換句話說(shuō)，做好單位人事檔案相關(guān)工作，可以極大的促進(jìn)人力資源管理工作，進(jìn)而提高國(guó)家相關(guān)單位的核心競(jìng)爭(zhēng)力。具體來(lái)講，人事檔案管理工作具有以下重要作用：

1.在現(xiàn)代勞動(dòng)用工管理工作中的重要作用

對(duì)事業(yè)單位職工個(gè)人而言，人事檔案管理部門可以根據(jù)個(gè)人人事檔案，為單位員工辦理和繳納養(yǎng)老保險(xiǎn)金、失業(yè)保險(xiǎn)金；辦理大病醫(yī)療統(tǒng)籌，進(jìn)行工資調(diào)整；辦理職稱申報(bào)工作；計(jì)算退休年限；為員工出具相應(yīng)的證明材料等。如遇到從事有毒、有害工作的員工，可根據(jù)其檔案中的工作年限推算其提前退休的年齡。

2.在選拔和任用干部人員時(shí)的重要作用

人事檔案中可以較為詳細(xì)的反映每個(gè)人的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、思想品德、業(yè)績(jī)表現(xiàn)、專長(zhǎng)愛(ài)好等情況，是一個(gè)單位人事管理活動(dòng)的主要對(duì)象和內(nèi)容，是處理完畢的具有使用價(jià)值和保存價(jià)值的文件材料，是體現(xiàn)個(gè)人全面信息的具有現(xiàn)實(shí)性、真實(shí)性、動(dòng)態(tài)性、機(jī)密性等特點(diǎn)的卷冊(cè)。在考察任用干部時(shí)，是十分重要的參考資料，直接關(guān)系到有關(guān)干部選拔的正確性，國(guó)家相關(guān)單位的發(fā)展。

二、計(jì)算機(jī)技術(shù)在人事檔案管理中的合理高效利用

從前傳統(tǒng)的手填式紙質(zhì)檔案資料的管理，已經(jīng)跟不上現(xiàn)代化社會(huì)信息資料的更新速度。而單位人員的不斷增加和流動(dòng)，也導(dǎo)致了紙質(zhì)檔案資料錄入工作量的日趨繁重。除此以外，由于紙質(zhì)檔案容易破損和變質(zhì)，還提高了檔案管理的成本。因此，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及和應(yīng)用，檔案管理工作的形勢(shì)也在發(fā)生著日益變化，檔案信息化建設(shè)正不斷的融入到人們的工作中。

1.計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用減少了人事檔案管理人員的工作量

計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用與發(fā)展使人事檔案的建立從信息采集、確認(rèn)、生成、歸檔、管理和利用的整個(gè)過(guò)程，實(shí)現(xiàn)了智能化、系統(tǒng)化與自動(dòng)化，極大程度的縮減了人力資源管理部門以及相關(guān)工作人員的勞動(dòng)負(fù)荷量，提高了單位人力部門的工作效率?？梢?jiàn)，計(jì)算機(jī)技術(shù)與人事檔案管理工作相結(jié)合，是體現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化、科技化和信息化的重要標(biāo)志。

2.計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用簡(jiǎn)化了人事信息檢索的難度

在我國(guó)，人事檔案管理工作長(zhǎng)期實(shí)行封閉式管理，加之傳統(tǒng)的檔案管理方法繁瑣，操作復(fù)雜，導(dǎo)致檔案信息不能很好的被用于發(fā)現(xiàn)人才和舉薦人才的實(shí)際工作中。而信息檢索卻是計(jì)算機(jī)技術(shù)最基本的功能之一，檢索人可以迅速的從人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中查詢相關(guān)內(nèi)容，僅是依據(jù)不同的檔案管理系統(tǒng)需要輸入不同的檢索關(guān)鍵詞，有的以姓名檢索，有的以時(shí)間來(lái)檢索，有的則以檔案編號(hào)來(lái)檢索等。這樣的操作，可以大大節(jié)約從頭到尾找信息的時(shí)間。同時(shí)，檔案所查閱的大部分內(nèi)容更有利于發(fā)現(xiàn)人才，推薦人才，為人事決策工作提供重要依據(jù)。

3.計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用提高了檔案信息化管理的水平

由于工作單位幾乎每天都會(huì)有新的人事變動(dòng)，及時(shí)收集新的檔案信息，及時(shí)跟上信息變動(dòng)腳步，及時(shí)錄入人事變更內(nèi)容，不斷充實(shí)檔案信息庫(kù)，完善檔案信息庫(kù)，這就對(duì)人事檔案管理部門及工作人員提出了更高的要求。由于計(jì)算機(jī)技術(shù)和軟件的應(yīng)用，減少了人事檔案管理人員的工作量，為人事檔案管理人員提供了更為充分的搜集人事信息的時(shí)間。此外，計(jì)算機(jī)技術(shù)的操作簡(jiǎn)便，更提高了相關(guān)信息的錄入效率。

三、人事檔案管理工作中存在的不足

1.缺少專業(yè)的人事檔案管理人才

首先，由于新老工作人員更替、機(jī)構(gòu)科室重組等原因，難免造成人事檔案管理人員的崗位變動(dòng)。而接任的管理人員往往沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，僅能將相應(yīng)材料裝入檔案盒，缺乏對(duì)檔案重要性的專業(yè)認(rèn)識(shí)，不具備檔案學(xué)、檔案管理學(xué)以及檔案著錄、標(biāo)引、檢索、修裱等有關(guān)檔案管理的專業(yè)知識(shí)和基本技能，對(duì)檔案材料的收集、管理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)也不了解，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的水平。而在這些管理人員中，更有相當(dāng)一部分人員缺乏對(duì)檔案管理工作的系統(tǒng)規(guī)劃，深深制約著本單位檔案管理工作的開(kāi)展。其次，由于檔案管理信息化技術(shù)的發(fā)展，相關(guān)工作人員必須掌握現(xiàn)代化管理技術(shù)包括計(jì)算機(jī)操作、軟件應(yīng)用等，才能成為一名合格的檔案管理人員并進(jìn)行科學(xué)的檔案管理工作。

2.缺少完善的人事檔案管理制度

就目前情況來(lái)看，大部分單位并沒(méi)有建立專門的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，并定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和督促，及時(shí)做好檔案核查和修復(fù)工作。此外，也少有單位專門建立人事檔案管理的專門制度，針對(duì)人事檔案的收集整理、鑒別歸檔、查閱更新等方面進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)定，有的管檔部門建立了制度也存在不執(zhí)行或不嚴(yán)格現(xiàn)象，導(dǎo)致常常出現(xiàn)檔案混亂，裝訂不完善，不能真實(shí)詳盡的反映個(gè)人信息的現(xiàn)象。

3.缺少人事檔案信息化管理下的保護(hù)保密意識(shí)

由于現(xiàn)代化技術(shù)的發(fā)展，針對(duì)檔案管理所設(shè)計(jì)的軟件也越來(lái)越全面和智能化，部分檔案管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)產(chǎn)生了依賴性，而忽視了紙質(zhì)檔案材料的重要性，降低了對(duì)檔案信息的保護(hù)意識(shí)。需要強(qiáng)調(diào)的是，屬于格外機(jī)密和重要的檔案信息，相關(guān)單位仍應(yīng)同時(shí)采用紙質(zhì)檔案管理的方式進(jìn)行備案，以防止電子檔案不慎丟失或損壞而造成的信息無(wú)法恢復(fù)。此外，由于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，進(jìn)行檔案管理工作的人員更要樹(shù)立和加強(qiáng)保密和防范意識(shí)，以防一些機(jī)密檔案內(nèi)容從網(wǎng)絡(luò)途徑被竊取。

四、對(duì)人事檔案管理工作的展望

人事檔案管理是一項(xiàng)政策性兼具系統(tǒng)性、科學(xué)性、專業(yè)性的工作，在每一個(gè)相關(guān)單位中，都需要領(lǐng)導(dǎo)與其他同事們的重視、支持和配合，這是人事檔案管理工作更好的服務(wù)于本單位的重要前提。同時(shí)，給予人事管理部門相應(yīng)的人力、物力、財(cái)力等方面的支持，也是加強(qiáng)人事檔案的管理，推動(dòng)人事檔案管理工作順利開(kāi)展的重要保證。隨著人事改革制度的不斷深入，單位內(nèi)部、單位之間、地區(qū)之間的人員流動(dòng)也會(huì)越來(lái)越頻繁，這就對(duì)人事檔案管理工作提出了更高的要求。此外，如何將記錄單位人員重要信息的檔案資料合理的保存與利用，也更值得我們檔案管理人員深思。但是，只要我們富于創(chuàng)新意識(shí)，勇于探索，敢于開(kāi)拓，努力實(shí)踐，就一定會(huì)把人事檔案管理工作開(kāi)展的更好。

（作者單位：張家口市宣化區(qū)人力資源和社會(huì)保障局）