目前高職院校對檔案管理工作和保密工作是比較重視的，并且有意識地采取了一些措施，為做好檔案工作、防止失密現(xiàn)象的發(fā)生提供了保障。但也有一些高職院校沒有認識到檔案管理與保密工作的重要性及其意義，對檔案管理與保密工作不夠重視，認為檔案管理與保密工作是可有可無的事情，缺少進行高質(zhì)量的檔案管理與保密工作的強烈意識。特別是在新的技術條件下，竊密的技術和手段越來越高，電子化的檔案一方面帶來了工作上的便利，另一方面大大增加了檔案保密工作的難度。在這樣的形勢下，加強高職院校檔案管理和保密工作，對促進高職院校改革發(fā)展的順利進行，具有重要作用。在工作實踐中我有以下幾點體會。

一、加強法制建設，進行規(guī)范管理

加強法制建設，依法進行檔案信息化管理，這是信息化建設的重要前提。目前，檔案的信息化已經(jīng)到重要階段，要在建設中不斷地規(guī)范，及時制訂各種相關制度，使之規(guī)范化、法制化。根據(jù)有關部門起草的有關電子文件原數(shù)據(jù)標準、檔案數(shù)字化流程及相關數(shù)據(jù)格式等系列標準規(guī)范。在這一系列制度中，有必要對檔案信息化建設中的保密制度進行規(guī)范。

1.建立系列檔案信息化及相關的保密制度。

檔案信息化建設是個系統(tǒng)工程，既離不開信息管理方面的法律規(guī)定，又離不了有關標準與規(guī)范。為了保證檔案信息平臺的安全，要按照計算機系統(tǒng)建設中的標準規(guī)范來設計開發(fā)，更要參照檔案領域有關的標準規(guī)范。第二，成立檔案信息化建設協(xié)調(diào)領導小組，實行領導責任制，進行宏觀調(diào)控，負責協(xié)調(diào)各個管理層次的工作。要成立專門技術小組，具體負責檔案信息內(nèi)容的安全、技術安全和網(wǎng)絡安全等，注意把好檔案信息內(nèi)容的安全關，確保檔案資料的安全，做到寬進嚴出。

2.增強檔案管理人員保密意識，強化檔案保密教育。

加強檔案保密法制教育是增強教職員工保密法制觀念的重要途徑。檔案工作人員特別是各級檔案領導干部，必須從高度出發(fā)，充分認識保密工作的重要性，充分認識到保密工作的復雜性。加強保密法紀律教育，提高檔案工作人員尤其是年輕同志的保密觀念，要懂得如何依法保守秘密，怎樣履行好憲法和保密法律法規(guī)所規(guī)定的各項保密義務，還要使他們了解違反保密法律法規(guī)，不履行保密義務及泄露國家秘密應當承擔的法律責任。

首先，要繼續(xù)深入開展以普及檔案保密法律常識為主要內(nèi)容的保密法制宣傳教育活動。

其次，要突出檔案保密法制宣傳教育的重點，通過在各級檔案館（室）部門開設保密法制教育課及講座，進一步更新各級領導干部的保密觀念，提高他們的檔案保密法制意識和做好檔案保密上作的自覺性。

同時，要大力宣傳、認真執(zhí)行科研檔案保密法規(guī)，積極宣傳嚴格遵守保密制度的先進典型，表彰他們的先進事跡，推廣他們的先進經(jīng)驗。

二、涉密檔案科學管理是檔案安全保密的基礎

1.硬件設施配套完善是基礎。

依據(jù)中華人民共和國教育部第27號令《高等學校檔案管理辦法》的有關規(guī)定，存放涉密檔案應當設有專門庫房，庫房中的門窗應專門加固，可配備防盜門、門禁、鐵質(zhì)電動窗等設備，庫房中還應有紅外感應器、煙感、密碼檔案柜、滅火器、除濕機、臭氧發(fā)生器、碎紙機等設備，以達到防盜、防火、防潮、防塵、防光、防蟲、防霉和防污染的八防效果，確保涉密檔案的安全性。涉密檔案庫房由專人負責，無關人員禁止入內(nèi)。從檔案保密的角度看，硬件設施是基礎。

2.提高檔案管理人員的素質(zhì)是關鍵。

檔案管理人員的素質(zhì)是關鍵，也是檔案保密工作的基礎和保證。高職院校的檔案管理人員必須努力提高自VGHNmNoKrey5SZJ/vovduHs7XQCHLD/WF7N/UYJmDfA=己三個方面的素質(zhì)：一是政治素質(zhì)，涉密檔案關系到國家的安全、社會的穩(wěn)定與和諧，因此要有高度的政治責任感，要講政治、講原則，熱愛檔案事業(yè)。二是文化素質(zhì)和業(yè)務素質(zhì)，只有具有豐富的檔案管理的專業(yè)知識，才能夠業(yè)務熟練，獨立處理出現(xiàn)的各類問題，防止保密檔案泄密。三是高度的敏銳性，絕密檔案的管理人員必須具備較強的責任心和高度的保密意識，有嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L，經(jīng)手的事情件件有頭有尾，手續(xù)清楚。無論在什么場合，檔案人員都應做到守口如瓶，把保守秘密作為自己的神圣職責和應盡的義務。

3.涉密電子檔案管理是新的挑戰(zhàn)

隨著時代的發(fā)展，越來越多的單位都實行了無紙化辦公，電子文件逐漸成為檔案文件的另一種重要形式。檔案管理工作也從手動管理階段發(fā)展到使用檔案專業(yè)管理軟件管理階段，管理手段上的變革，必然帶來保密工作方式上的變革，是新的挑戰(zhàn)。

第一，要構建檔案管理網(wǎng)絡安全體系。保障網(wǎng)絡安全，一般可以通過隔斷來自互聯(lián)網(wǎng)的各種安全威脅，如防火墻系統(tǒng)防護和物理隔離兩種方式來實現(xiàn)網(wǎng)絡安全；第二要設立電子查閱安全制度，進行科學管理；第三，電子檔案一定要備份。

三、加強高職院校檔案管理，促進體制改革

做好檔案的保密工作，是推進檔案事業(yè)持續(xù)、健康發(fā)展的基本保障，是促進高職院校教育體制改革和教育事業(yè)穩(wěn)定發(fā)展的重要保證。涉密檔案的管理和利用是檔案工作的兩項重要內(nèi)容，檔案保密管理和利用是檔案工作中相輔相成的矛盾的統(tǒng)一體。在傳統(tǒng)保密觀念的影響下，檔案工作作普遍存在輕利用重保密的現(xiàn)象，這使許多檔案束之高閣、禁錮起來，變成了廢紙，造成了檔案資源的浪費。做好高職院校檔案的保密和利用工作，有利于處理好保密與利用的關系，促進人才培養(yǎng)。

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