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        談如何加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理

        2013-12-29 00:00:00蔣海英
        檔案天地 2013年11期

        隨著社會的發(fā)展和事業(yè)單位改革的不斷深入,給事業(yè)單位檔案管理提出了新要求。當(dāng)前,事業(yè)單位檔案管理,由于受軟硬件投入、人員素質(zhì)等諸多因素的影響,很多基層單位都沒有專門的檔案室。伴隨著計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)的普及應(yīng)用,無紙化辦公產(chǎn)生的電子圖像、文檔等,給傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。面對新形勢和新要求,做好檔案管理工作,應(yīng)在以下幾方面下功夫:

        一、建立健全檔案管理制度機(jī)制

        檔案管理工作是一項政策性、機(jī)密性、專業(yè)性很強(qiáng)的工作,特別在社會主義市場經(jīng)濟(jì)形勢下,管好用好檔案,對于人才使用、資源開發(fā)起著重要作用。因此,要按照國家《檔案法》的要求,緊密結(jié)合事業(yè)單位的實際,要健全完善文件資料的收集管理、歸檔范圍、歸檔要求、檔案利用、檔案銷毀、檔案管理人員職責(zé)等各項管理制度,使檔案管理工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化。分管這項工作的領(lǐng)導(dǎo)和上級業(yè)務(wù)部門,要定期檢查指導(dǎo)檔案管理工作情況,確保各項制度的落實。

        二、抓好檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)

        檔案管理有其內(nèi)在規(guī)律和特定要求。應(yīng)選用政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的同志從事檔案管理工作,根據(jù)單位檔案管理工作量配備檔案人員數(shù)量。不論專職還是兼職的檔案員,都要定期或不定期地進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn),不斷學(xué)習(xí)和掌握檔案管理的新知識和新技能。可采取參加檔案部門培訓(xùn)班、上級機(jī)關(guān)組織的檔案管理工作交流和平時檔案工作的檢查指導(dǎo)等形式,通過學(xué)習(xí)培訓(xùn)提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)?;鶎邮聵I(yè)單位的檔案工作人員應(yīng)該做到多專多能,只有這樣,才能適應(yīng)收集、分類、編研等工作的需要。

        三、做好檔案管理基礎(chǔ)性工作

        檔案管理基礎(chǔ)性工作的好壞,直接關(guān)系到檔案管理質(zhì)量和使用效率。做好檔案管理基礎(chǔ)性工作,可從四個方面來進(jìn)行。一要注重完整。檔案材料具有穩(wěn)定性、永久性特點(diǎn),因此,要求內(nèi)容真實、項目全面、與結(jié)論相關(guān)的鏈條完整。如有缺失,想法補(bǔ)齊,保持檔案的完整性。二要注重規(guī)程。做好原始檔案的整理工作,及時進(jìn)行分類、編目;建立檔案查閱登記制度,以便準(zhǔn)確快捷地提供服務(wù),充分發(fā)揮檔案的作用。三要注重安全。要優(yōu)化檔案保管條件,增加安全設(shè)施,做好防火、防盜、防霉變、防蟲蛀鼠咬等問題發(fā)生,確保檔案安全。四要注重保密。根據(jù)檔案材料性質(zhì)確定密級與保存期限,涉密檔案材料要在保密環(huán)境下開展檔案利用。涉密檔案銷毀,要符合監(jiān)銷規(guī)定。

        四、加強(qiáng)檔案管理硬件建設(shè)

        檔案管理硬件建設(shè)是必不可少的一個方面,具體講就是要有單獨(dú)存放檔案的檔案室和檔案柜。目前,一些基層事業(yè)單位由于辦公用房比較緊張,辦公室、檔案室合二為一的現(xiàn)象比較普遍,這樣很不利于檔案的安全保存和保密使用。隨著辦公條件的改善,沒設(shè)獨(dú)立檔案室和檔案柜的單位,一定要設(shè)法加以解決,因為很多檔案材料是不可再生的。檔案管理人員應(yīng)積極向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)反映情況,提出建議,爭取得到領(lǐng)導(dǎo)對加強(qiáng)檔案管理硬件建設(shè)的重視和支持。

        五、加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

        檔案管理信息化是檔案工作向現(xiàn)代化邁進(jìn)的必由之路,是以計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)為手段,以現(xiàn)代管理學(xué)為理念,以服務(wù)社會為宗旨而開展的一項多學(xué)科知識交叉應(yīng)用的新型工作模式。基層事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)重點(diǎn)抓好三個方面的工作:一是抓好檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè),形成資源配置合理,特色突出,使用便捷,計算機(jī)檢索系統(tǒng)實用化,以此提高檔案工作的服務(wù)水平和服務(wù)能力。二是抓好檔案管理人員綜合素質(zhì)。思想素質(zhì):要政治堅定,工作熱情,作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn),事業(yè)心強(qiáng);業(yè)務(wù)素質(zhì):熟練運(yùn)用信息工具,能及時捕捉、有效鑒定、加工提煉檔案信息。三是抓好檔案信息規(guī)范化建設(shè)。努力做到檔案信息著錄規(guī)范化,檔案信息儲存規(guī)范化,檔案信息管理軟件開發(fā)技術(shù)規(guī)范化。通過加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè),提高檔案現(xiàn)代化管理水平,實現(xiàn)檔案信息資源共享。

        (作者單位:河北省國土資源廳信息中心)

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