檔案管理在企業(yè)的經濟發(fā)展等工作中發(fā)揮著重大作用。管好、用好檔案是企業(yè)必須履行的重要職責。然而，隨著企業(yè)的建設發(fā)展，特別是經過重組改制，多數(shù)企業(yè)檔案管理人員更換頻繁，在管理上存在漏洞，現(xiàn)就企業(yè)在檔案管理工作中存在的不足，提出一些建議。

一、企業(yè)檔案管理工作中存在的問題

1、檔案管理意識淡薄。少數(shù)單位和部門沒有把檔案管理工作放到夯實生產的戰(zhàn)略高度上來，認為生產是生產，檔案是檔案，除了上級部門來檢查外，主管領導及有關部門對檔案的工作檢查指導的少；有關領導并沒有認識到檔案在生產建設中的價值，而且認為檔案管理工作只是收集過時的文件材料，投入人力、物力、財力去管理，出不了政績，存在“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的現(xiàn)象。

2、檔案管理人員素質參差不齊。企業(yè)檔案專業(yè)人員隊伍在文化程度、專業(yè)素質、理論水平等方面良莠不齊，與油田發(fā)展的要求懸殊較大。突出表現(xiàn)為檔案專業(yè)出身的人員較少，知識結構不合理，學歷層次偏低，現(xiàn)代檔案管理知識貧乏，高層次的檔案專業(yè)人才稀缺。這些情況已不適應新形勢下企業(yè)發(fā)展形勢。一些新進入檔案系統(tǒng)的人員，業(yè)務不熟悉，基本技能差，造成檔案管理不規(guī)范；一些“元老級”的管理人員，不思進取，存在混日子、等退休這些老舊的思想，固步自封、停滯不前，嚴重影響檔案事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展。

3、檔案管理不規(guī)范。一是檔案分類不夠合理，保管期限劃分不準確；有的單位存在有應歸檔未歸檔的現(xiàn)象；個別單位存在同一門類檔案由不同的人進行管理的不合理現(xiàn)象。二是檔案整理不規(guī)范。如機構劃分不準、分類不對、檔號不規(guī)范、案卷標題不規(guī)范、組卷混亂現(xiàn)象等。三是檔案硬件設施跟不上。如有的檔案室沒有干濕溫度計、防盜門窗、除濕器等。檔案室的“七防”（防火、防盜、防光、防潮、防塵、防有害物質和生物）達不到標準要求。四是管理方式陳舊。檔案的收集、整理、編目、查閱大多沿襲傳統(tǒng)的手工模式，查找速度慢，利用效率低。

4、檔案管理與服務存在脫節(jié)現(xiàn)象。一是檔案資源不夠豐富。有的單位只注重基建、科研設備等檔案的收集，而忽視聲像、實物檔案以及與業(yè)務有關的資料的收集整理，影響了企業(yè)檔案的系統(tǒng)性和完整性。二是檔案資源個別流失。由于歷史的或保管不善等原因，個別檔案存在斷代或者缺失現(xiàn)象；部分檔案管理人員認為自己保管檔案材料能夠方便工作，不愿上交集中管理，導致一些重要的檔案資料損毀、丟失。三是許多基層單位重“藏”輕“用”。一些單位在工作中，忽視了檔案的作用，檔案信息資源開發(fā)不足，造成大量信息資源閑置。

二、加強企業(yè)檔案管理的對策

1、增強檔案管理意識。一要提高對檔案工作重要性和必要性的認識。要把檔案管理工作作為一項經常性、基礎性的工作常抓不懈，做到定期研究、定期分析、定期檢查。二要增強責任感。檔案主管部門要積極主動地向領導匯報檔案管理工作情況及工作中遇到的困難，增加必要的投入，創(chuàng)造良好的環(huán)境，要經常組織檔案管理人員學習檔案法律法規(guī)，樹立檔案工作的責任感，提高做好檔案工作的自覺性。三要廣泛宣傳。要善于抓住利用檔案產生較好社會效益和經濟效益的典型事例，大力開展宣傳工作。要通過對檔案利用效益的宣傳，拉近檔案工作與各單位各部門的距離，讓職工群眾都了解和認識檔案工作，支持檔案工作，優(yōu)化檔案事業(yè)健康發(fā)展的社會環(huán)境。

2、拓寬領域，加強檔案信息資源建設。一要健全收集制度、創(chuàng)新收集手段。嚴格按照文件材料分類方案、歸檔范圍、保管期限的規(guī)定收集；運用事前監(jiān)控收發(fā)文件、登門收集等形式，做到廣泛收集和重點收集相結合；要把握時間要求，遵循各類檔案的形成規(guī)律，適時收集；二是不斷拓寬、加深檔案工作領域。在現(xiàn)有檔案的基礎上，要廣泛征集一切對企業(yè)有保存和利用價值的檔案資料，不斷豐富館藏，豐富收集范圍。加強對與企業(yè)有關研究院、所等單位的科學研究、技術分析等材料的收集整理，為企業(yè)科學開發(fā)和建設保存珍貴的資料。同時既要收集紙質載體，又要收集照片、錄音帶、錄像帶等磁介質載體以及各種具有保存價值的如獎杯、獎牌能反映企業(yè)發(fā)展歷程的各種實物，使檔案室（館）真正成為保存檔案資料的基地和利用檔案信息的中心。

3、科學管理，提高檔案現(xiàn)代化管理水平。首先要規(guī)范檔案整理工作。嚴格執(zhí)行相關檔案工作管理標準、技術標準，按照新的檔案分類和管理標準進行分類、編目。做到組卷合理、案卷（件）內文件排列有序、案卷標題簡明、保管期限準確、案卷（件）封面、卷內文件目錄、案卷（件）裝訂結實美觀。其次是要實行各種門類、載體檔案集中統(tǒng)一管理，方便檔案的保管和利用；要積極改善檔案保管環(huán)境和物質條件，落實檔案庫房、辦公用房和閱檔室“三分開”，全面配置“七防”安全保管和保護設備；定期檢查和經常性檢查相結合。三是提高檔案的信息化水平。為更好地為企業(yè)生產建設提供方便、快捷的服務，提高工作效率，檔案部門要堅持電子文件歸檔和館藏檔案數(shù)字化相結合的工作思路，盡快實現(xiàn)檔案信息化存儲和處理的數(shù)字化，收集與傳遞的網絡化，不斷提高檔案管理的現(xiàn)代化、信息化水平。

4、注重培訓，提高檔案管理人員綜合素質。檔案管理人員既要有高度的工作責任感，又要有扎實的檔案管理的專業(yè)知識，尤其是運用現(xiàn)代化科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能。要根據企業(yè)檔案工作發(fā)展的需要，適時舉辦檔案基礎知識和業(yè)務技能培訓，培養(yǎng)適應新時期檔案工作發(fā)展要求的人才。采取集中培訓和專項培訓相結合、業(yè)務培訓和作風培訓相結合、定期培訓和不定期培訓相結合，充分利用媒體、網絡等介質，做好管理人員的培訓工作。在此基礎上采取“請進來、走出去”的辦法，一方面請業(yè)務專家上門指導，另一方面，組織檔案管理人員到先進單位學習檔案管理先進經驗和操作技能，以促進檔案工作健康、平衡發(fā)展。

（作者單位：遼河油田公司沈陽采油廠檔案室）