隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)和遠(yuǎn)程傳輸?shù)痊F(xiàn)代信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，推進(jìn)了辦公自動(dòng)化和信息資源利用網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程，同時(shí)也為實(shí)行文檔一體化管理奠定了基礎(chǔ)。檔案管理者必須轉(zhuǎn)變觀念，適應(yīng)新形勢(shì)和新技術(shù)發(fā)展的需要，充分利用局域網(wǎng)絡(luò)，科學(xué)有序的推進(jìn)文檔一體化管理進(jìn)程，發(fā)揮檔案工作的服務(wù)功能。

一、實(shí)行文檔一體化管理的意義

文檔一體化管理是指以文件生命周期理論為指導(dǎo)，借助計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對(duì)文書工作和檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃和科學(xué)管理，從而發(fā)揮各自以及總體的最大效能，確保從機(jī)關(guān)現(xiàn)行文件直至館藏檔案管理的高效和優(yōu)化。實(shí)施文檔一體化管理有以下現(xiàn)實(shí)意義：

1.有利于發(fā)揮文檔工作的整體優(yōu)勢(shì)。實(shí)行文檔一體化管理，把原來各自獨(dú)立的文件管理和檔案管理納入統(tǒng)一的系統(tǒng)之中，在同一個(gè)控制中心的組織指導(dǎo)下開展工作，可根據(jù)檔案工作的要求安排文書工作，有效地協(xié)調(diào)文書人員與檔案人員的配合與協(xié)作，科學(xué)地調(diào)節(jié)和組織勞動(dòng)投入，減少了不必要的工作環(huán)節(jié)，避免了重復(fù)勞動(dòng)，提高了辦公效率。

2.有利于檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)。實(shí)行文檔一體化管理，從文件的形成開始直到立卷歸檔，按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一的格式、統(tǒng)一的術(shù)語，進(jìn)行文件處理、文件立卷和檔案管理工作，保證了歸檔質(zhì)量，為檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3.有利于檔案資源的數(shù)字化建設(shè)。實(shí)行文檔一體化管理，將電子文件歸檔為電子檔案，減少了將來對(duì)紙質(zhì)文件掃描、處理、壓縮存貯的煩瑣步驟，加快了檔案資源數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。

4.有利于提高檢索查詢效率。實(shí)行文檔一體化管理，無論是對(duì)現(xiàn)行文件還是歸檔文件，均可進(jìn)行有效的檢索查詢，且網(wǎng)絡(luò)化的檢索系統(tǒng)可在幾秒鐘內(nèi)從數(shù)以萬計(jì)的數(shù)據(jù)庫中檢索到查詢的目錄數(shù)據(jù)。即使用戶無法提供準(zhǔn)確的文號(hào)和題名，也可通過模糊查詢的方式，找到符合條件的記錄。

5.有利于用戶下載利用。實(shí)行文檔一體化管理，用戶通過檢索查到目錄數(shù)據(jù)后，可方便地瀏覽文件或圖樣、照片。如需對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行編輯加工，可進(jìn)行下載。為文件起草、論文寫作、編寫史料等工作提供了便利，用戶只要在眾多檔案資源的全文庫中找到自己需要的素材，再通過下載編輯，即可快速得到電子版稿件，極大地提高了寫作效率。

二、實(shí)行文檔一體化管理的原則

文檔一體化管理是基于計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)對(duì)電子文件、檔案的管理實(shí)現(xiàn)的，涉及到管理技術(shù)、流程、體制、原則、方法等各個(gè)層面，每個(gè)層面之間相輔相成，相互關(guān)聯(lián)，相互作用。因此，必須從本單位實(shí)際出發(fā)，協(xié)調(diào)相關(guān)部門，共同采取科學(xué)的管理原則，推進(jìn)一體化建設(shè)進(jìn)程。

1.集成管理原則。文件和檔案管理是前后銜接、互相影響、不可分割的兩個(gè)部分。過去在系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)，把文件管理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)為兩個(gè)獨(dú)立的應(yīng)用系統(tǒng)，分別完成公文處理和檔案管理業(yè)務(wù)。實(shí)行文檔一體化管理就是要將這兩個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)通過總體設(shè)計(jì)整合到一起，成為一體化的完整閉環(huán)系統(tǒng)，同時(shí)要將電子文件的捕獲、鑒定與歸檔、檢索與存儲(chǔ)、保管和利用等全過程集成為一體，將文字、圖形、圖像、影像、聲音等各種信息形式組合集成在一起，達(dá)到圖、文、聲、像并茂的效果，更加真實(shí)地再現(xiàn)當(dāng)時(shí)的活動(dòng)情況，從而強(qiáng)化文件對(duì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的記憶和再現(xiàn)功能。

2.全程管理原則。“全程管理”是指對(duì)電子文件從產(chǎn)生到最終銷毀或永久保存進(jìn)行全過程的監(jiān)控和管理。電子文件從產(chǎn)生到最終銷毀或永久保存是一個(gè)完整的運(yùn)動(dòng)過程，涉及電子文件的流程、管理規(guī)則、管理方法及質(zhì)量要求，而且，各個(gè)運(yùn)動(dòng)階段之間的界限不再像紙質(zhì)文件那樣明顯、容易區(qū)分，這就要求對(duì)電子文件生成、流轉(zhuǎn)、利用、保管等每一環(huán)節(jié)的實(shí)施過程進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正失誤，不斷調(diào)整管理策略，以確保電子文件的完整性、真實(shí)性、可靠性、安全性和可讀性。

3.前端控制原則。“前端控制”是指檔案工作者必須在電子文件形成之時(shí)甚至生成之前，即在電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)就積極介入其中，把電子文件（包括電子文件歸檔）的管理要求融入系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)中。前端控制包括統(tǒng)一編碼體系，統(tǒng)一文件形成要求（如文件描述信息的記載），統(tǒng)一數(shù)據(jù)存貯結(jié)構(gòu)，統(tǒng)一文件格式，統(tǒng)一訪問控制機(jī)制，統(tǒng)一文件查詢利用規(guī)則等。前端控制原則是確保電子公文、檔案完整安全、真實(shí)可靠、長(zhǎng)期可讀的有效政策，是實(shí)現(xiàn)電子文件全程管理的重要保障。

4.動(dòng)態(tài)管理原則。由于電子公文、檔案本身具有很多“動(dòng)態(tài)”因素，使電子文件管理處于變化之中。如：電子公文生成過程中，其版本、狀態(tài)、數(shù)量都在動(dòng)態(tài)變化；電子公文與載體可以相互分離；電子公文載體性能的不穩(wěn)定性；信息化的發(fā)展帶來新的信息編碼方式、新的存儲(chǔ)格式和新的系統(tǒng)軟件等。因此，要實(shí)現(xiàn)前端控制和全程管理，就必須實(shí)行動(dòng)態(tài)管理。

5.安全保密原則。由于一些電子公文、檔案涉及國(guó)家秘密和敏感信息，為了確保安全，國(guó)家保密局針對(duì)信息安全保密管理提出了分類管理、分級(jí)防護(hù)原則；涉密范圍最小化原則；綜合防范、全過程監(jiān)管原則。實(shí)行文檔一體化管理必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行安全保密原則，根據(jù)電子公文、檔案的重要程度劃分安全保密等級(jí)，并采用相應(yīng)的安全防范技術(shù)和手段，確保辦公局域網(wǎng)和檔案信息的安全。

三、實(shí)行文檔一體化管理的方法

1.制定總體規(guī)劃，加強(qiáng)宏觀管理。要實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理，就必須打破文件、檔案各自為政、獨(dú)立發(fā)展的狹隘觀念，樹立整體與局部、宏觀與微觀相結(jié)合的一體化思想，把檔案工作重心轉(zhuǎn)移到文件信息的整個(gè)生命周期，統(tǒng)一制度、統(tǒng)一管理，確保文件、檔案信息的完整、準(zhǔn)確，充分發(fā)揮文件、檔案信息的利用價(jià)值。檔案工作者要主動(dòng)參與到文件形成過程的管理中去，文件工作也要融入到檔案管理和開發(fā)利用之中。

2.整合系統(tǒng)資源，實(shí)現(xiàn)資源共享。實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理必須把文件管理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)整合在一起，組成一個(gè)綜合的文件管理系統(tǒng)，而文件和檔案作為兩個(gè)前后銜接、互相影響的子系統(tǒng)。整合后要保證使用者在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的各節(jié)點(diǎn)上，都可實(shí)現(xiàn)文件數(shù)據(jù)的自由存儲(chǔ)和檔案資源的共享，使整個(gè)系統(tǒng)達(dá)到最優(yōu)化。由于文件、檔案是前后相承的關(guān)系，文件管理是檔案管理的基礎(chǔ)，只有文件管理科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，檔案管理才能達(dá)到規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。

3.統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，提高歸檔質(zhì)量。文檔一體化管理覆蓋了各個(gè)職能部門產(chǎn)生的各種不同門類、不同載體的文件檔案，為了提高歸檔質(zhì)量，充分發(fā)揮各個(gè)部門文件、檔案的整體效果，必須制定綜合管理文件、檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)每一個(gè)單位的文件、檔案類目的劃分和設(shè)置進(jìn)行規(guī)范，運(yùn)用計(jì)算機(jī)對(duì)文件、檔案實(shí)行文檔一體化綜合管理。

4.進(jìn)行實(shí)時(shí)歸檔，確保文檔完整。文檔一體化管理系統(tǒng)，是以網(wǎng)絡(luò)為起點(diǎn)，將文書與檔案工作統(tǒng)籌規(guī)劃、相互協(xié)調(diào)，兩者在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)內(nèi)銜接，從而實(shí)現(xiàn)文件的一次性輸入，多口、多途徑的輸出和全網(wǎng)絡(luò)信息共享，使檔案的資源能夠達(dá)到最大限度的開發(fā)和利用。在線實(shí)時(shí)歸檔就是從電子文件形成的源頭抓起，以提高檔案質(zhì)量、保證檔案完整為出發(fā)點(diǎn)，使檔案的形成到利用的整個(gè)過程成為一個(gè)協(xié)調(diào)有序的系統(tǒng)工程。具體來講，就是在電子文件開始起草時(shí)，規(guī)定由文件的起草人進(jìn)行內(nèi)容價(jià)值的鑒定和檔號(hào)標(biāo)引，并且接受檔案部門的監(jiān)督和指導(dǎo)；一旦文件正式簽署形成，就要同時(shí)通過網(wǎng)絡(luò)傳輸進(jìn)入檔案部門的數(shù)據(jù)庫或計(jì)算機(jī)服務(wù)器系統(tǒng)內(nèi)；在網(wǎng)上仍然有上述文件的前提下，檔案部門再進(jìn)行第二次鑒定，并且將認(rèn)為需要保持相當(dāng)時(shí)間的文件下載到移動(dòng)載體中保存。由此可見，在文檔一體化管理中，檔案管理的職能，已經(jīng)前移到文件的形成時(shí)期，這其中包括對(duì)文件價(jià)值的鑒定以及檔案分類等工作的實(shí)施，這樣做既是保證文件原始性、真實(shí)性、完整性、系統(tǒng)性的最優(yōu)方法，也是檔案部門對(duì)電子文件整個(gè)運(yùn)動(dòng)過程監(jiān)控的必要措施。