摘要：本文針對傳統(tǒng)學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作中存在的問題，對學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作的改革方向和重點作幾點思考。

關(guān)鍵詞：學(xué)生學(xué)籍檔案；管理工作改革

在我國教育體系下，學(xué)籍檔案是高校學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)和生活的原始記載，隨著高等教育的發(fā)展，數(shù)字化學(xué)籍檔案管理技術(shù)的應(yīng)用，高校學(xué)籍檔案管理工作也面臨著改革，傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理工作方式已難以適應(yīng)新形勢發(fā)展和工作的需要。由紙質(zhì)學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訉W(xué)籍檔案管理，運用現(xiàn)代技術(shù)使數(shù)字化學(xué)籍檔案管理工作的目標得以實現(xiàn)。由于目前學(xué)籍檔案管理工作中存在許多不足的地方，在新形勢下，如何更好的對學(xué)籍檔案管理工作進行有效的改革，是學(xué)籍檔案管理工作人員值得研究的一個新課題。

一、學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作存在的問題

學(xué)生學(xué)籍檔案是學(xué)校教學(xué)檔案的重要組成部分，也是學(xué)生管理工作中重要的內(nèi)容之一。一直以來，學(xué)生學(xué)籍檔案都是通過傳統(tǒng)的手工填寫紙質(zhì)文件的形式，進行檔案錄入和管理，這種方法使學(xué)籍檔案管理工作量增大，容易出錯，工作效率低，且給檔案查詢、統(tǒng)計帶來一定的困難。隨著數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，我國高校學(xué)籍檔案已進入了數(shù)字化的管理。學(xué)籍檔案數(shù)字化管理不但能減輕工作量，提高工作效率，而且可以更加方便、快捷的運用大量的檔案信息，同時也符合國家學(xué)歷管理的要求，還可以有效的遏制社會上不法分子制造假學(xué)歷，杜絕和打擊假證書的泛濫。但受傳統(tǒng)學(xué)籍檔案管理工作方法等因素影響，我國高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理在發(fā)展中仍存在很多不足的地方，因此，學(xué)校應(yīng)以科學(xué)的方法和現(xiàn)代數(shù)字化管理理論來提高整個學(xué)生學(xué)籍檔案管理水平，促進學(xué)生學(xué)籍檔案工作的改革和完善。

二、學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作的改革方向和重點

（一）數(shù)字化進程的加快，使學(xué)生學(xué)籍檔案管理目標得以實現(xiàn)

當前，根據(jù)學(xué)籍檔案管理存在的問題，不少高校都加快數(shù)字化學(xué)籍檔案管理改革的步伐。各高校在自主研發(fā)學(xué)籍管理系統(tǒng)或購買軟件公司比較成熟的學(xué)籍管理系統(tǒng)時，都考慮了學(xué)籍檔案信息化管理的問題。但由于各個學(xué)校的辦學(xué)規(guī)模、培養(yǎng)層次、地域的不同，造成了管理軟件應(yīng)用的程度以及收集到的學(xué)生學(xué)籍信息也存在一定差異，在這種情況下，各高校應(yīng)加快數(shù)字化建設(shè)的進程，以統(tǒng)一規(guī)范的管理系統(tǒng)使學(xué)生學(xué)籍檔案收集和歸檔的信息更加規(guī)范和完整，學(xué)籍檔案信息化管理的目標得以實現(xiàn)。

（二）對學(xué)生學(xué)籍檔案管理組織架構(gòu)改革引起重視，實現(xiàn)管理目標

當前，針對數(shù)字化學(xué)生學(xué)籍檔案管理需求，學(xué)生學(xué)籍檔案管理應(yīng)加快組織架構(gòu)改革的步伐。在數(shù)字化檔案管理特點的基礎(chǔ)上，學(xué)校要結(jié)合學(xué)生生源的實際情況、檔案管理的情況進行相應(yīng)的分析，探討學(xué)生學(xué)籍檔案管理數(shù)字化的需求，通過完善的分析和測評，確定學(xué)籍檔案管理的要求，以此優(yōu)化人員配備和組織架構(gòu)的建設(shè)，使管理架構(gòu)的優(yōu)化得以實現(xiàn)，學(xué)生學(xué)籍檔案數(shù)字化管理工作可以有效地開展，逐步實現(xiàn)管理目標。

（三）通過數(shù)字化管理學(xué)生學(xué)籍檔案，改革和完善管理體系

數(shù)字化檔案管理方法與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件檔案管理有很多不同的地方，所以，它們在管理體系和管理內(nèi)容上也存在一定的差異和不同。在數(shù)字化學(xué)生學(xué)籍檔案管理需求的基礎(chǔ)上不斷改革和完善管理體系，結(jié)合學(xué)生學(xué)籍檔案管理的特點，將傳統(tǒng)管理制度中存在不適應(yīng)現(xiàn)時代要求的內(nèi)容進行相應(yīng)的改革和調(diào)整，制定符合數(shù)字化管理的管理制度，完善管理體系，以便加快數(shù)字化檔案管理的進度，使學(xué)籍檔案數(shù)字化管理更具有科學(xué)性和合理性。

（四）根據(jù)學(xué)籍檔案管理需求強化檔案管理人員素質(zhì)

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作應(yīng)進一步加強重視力度，且針對教職工檔案管理意識也要給予全面的強化，有計劃的加強對學(xué)籍檔案人員素質(zhì)的培訓(xùn)。（1）針對學(xué)籍檔案建設(shè)及檔案管理工作的需要，將檔案管理工作人員落實到位，并對管理隊伍進行必要的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，讓他們熟悉檔案工作的特點和工作性質(zhì)。（2）要求學(xué)籍檔案管理人員要相對穩(wěn)定，以免在工作中出現(xiàn)脫節(jié)現(xiàn)象，保證學(xué)生學(xué)籍檔案收集及時、完整，并按時整理入庫，保障檔案的質(zhì)量。（3）檔案管理中所需投入的經(jīng)費和相關(guān)設(shè)備，需要加大投入力度，建設(shè)有效的內(nèi)部檔案信息網(wǎng)絡(luò)，強化信息備份工作，加強管理人員的數(shù)字化管理水平。（4）提高學(xué)籍檔案管理人員的服務(wù)意識，使他們?nèi)娜獾臑樯霞壊块T、學(xué)校其他部門、用人單位和校友提供便利的檔案服務(wù)。全面促進學(xué)籍檔案工作目標的實現(xiàn)。

（五）加強高校學(xué)生畢業(yè)后的轉(zhuǎn)檔管理，保障學(xué)籍檔案材料的安全

學(xué)生經(jīng)過學(xué)習(xí)畢業(yè)之后需要做好轉(zhuǎn)檔工作，然而由于轉(zhuǎn)檔工作的時間較為集中，周期短、工作量大，且涉及的參與人員眾多，導(dǎo)致學(xué)籍檔案出錯、遺失的概率特別高。因此，為了能夠全面有效的保障學(xué)生學(xué)籍檔案管理的質(zhì)量，我們需要設(shè)置合理的轉(zhuǎn)檔方式和轉(zhuǎn)檔環(huán)節(jié)，并在轉(zhuǎn)檔過程中積極開發(fā)利用數(shù)字化檔案管理方法，進而有效的開展畢業(yè)生學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)移工作，保障學(xué)生檔案材料安全及時地轉(zhuǎn)出保存。

總而言之，學(xué)生學(xué)籍檔案管理關(guān)系到學(xué)生檔案安全和學(xué)校教學(xué)活動中學(xué)生學(xué)籍檔案信息的利用，是學(xué)校管理中一項政策性和業(yè)務(wù)性很強的工作，我們應(yīng)通過數(shù)字化管理的方式，從管理體系改革入手，以改革管理方式、強化管理質(zhì)量、提高管理人員素質(zhì)來實現(xiàn)管理目標，全面提高學(xué)籍檔案管理水平，以適應(yīng)教育改革發(fā)展的需要。

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（作者單位：廣東醫(yī)學(xué)院）