摘要：公文是檔案工作和文秘工作的銜接與聯(lián)系，公文是檔案資料的來(lái)源也是文秘工作的必要產(chǎn)品。由于種種原因，在我們的工作當(dāng)中，由于對(duì)檔案和文秘工作的分開(kāi)管理，從而導(dǎo)致了兩者的距離。但是隨著現(xiàn)代化檔案管理和自動(dòng)化辦公的不斷更新，對(duì)企業(yè)的檔案管理工作和文秘工作提出了更為全面的更為新穎的要求。對(duì)現(xiàn)行的工作程序和工作方式的變革是文件著錄、登記以達(dá)到對(duì)檔案管理的要求，這些問(wèn)題是從事檔案管理和文秘工作者面臨的新的挑戰(zhàn)和新的問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：規(guī)范公文；文秘工作；文書(shū)檔案；檔案管理

一、檔案管理的含義

檔案管理工作，是專(zhuān)門(mén)管理單位各個(gè)部門(mén)產(chǎn)生和形成的歷史文件的一個(gè)專(zhuān)業(yè)，在意義上講是管理工作，但是檔案管理工作不是孤立存在的，他在各項(xiàng)工作中有不可取代的地位，也是各項(xiàng)工作中的不能缺少的重要組成部分。檔案管理工作有一個(gè)突出的特點(diǎn)就是為社會(huì)實(shí)踐提供檔案信息，這是它區(qū)別于別的工作的最本質(zhì)的特點(diǎn)。檔案管理與文書(shū)管理之間有著剪不斷的聯(lián)系，質(zhì)量好的并且格式規(guī)范的初期形成的公文是檔案的雛形，但是不能稱(chēng)之為檔案，這時(shí)候的文書(shū)是具備現(xiàn)行效用的，但不是現(xiàn)代意義上的檔案，檔案一般是指完成了，一般的文書(shū)的處理工作的規(guī)范性公文。

二、檔案管理和文秘工作的聯(lián)系

檔案管理工作和文秘工作有密切聯(lián)系。公文是文書(shū)檔案工作和文秘工作的主體。文檔資料的來(lái)源大多是文書(shū)檔案，文書(shū)工作的主要服務(wù)對(duì)象是公文， 這里要闡明的是文書(shū)檔案的前身就是公文。影響文書(shū)檔案的好壞的因素是公文的質(zhì)量問(wèn)題，只有規(guī)范的處理公文才能高質(zhì)量、比較好的文書(shū)檔案管理。他們之間既相互影響又有著密切的聯(lián)系，另外他們之間還有這相互的獨(dú)立性。文書(shū)檔案管理和文秘工作關(guān)系的科學(xué)應(yīng)用和具體表現(xiàn)就表現(xiàn)在“文檔一體化”這種方法就是從文書(shū)檔案和文秘工作的總體考慮，，在公文生成→制發(fā)→歸檔管理的全部過(guò)程中，運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)完成文書(shū)檔案和文秘工作的信息方面的共享和格式方面的統(tǒng)一于規(guī)范。

三、檔案管理工作和文秘工作只見(jiàn)存在的常見(jiàn)問(wèn)題

1.由于所標(biāo)識(shí)的附件文字資料比較混亂，比如有的單位的公文沒(méi)有在規(guī)定的位置備注公文附件，沒(méi)有在對(duì)附件進(jìn)行具體的標(biāo)注，沒(méi)有具體的文字解釋?zhuān)@種原因可能導(dǎo)致公文非常的混亂。

2.由于書(shū)寫(xiě)公文的人員，知識(shí)水平或者特殊情況對(duì)公文的主語(yǔ)和主題的標(biāo)寫(xiě)不是非常正確，這樣一來(lái)就很難在計(jì)算機(jī)中進(jìn)行查找了。

3.由于書(shū)寫(xiě)公文的人員在細(xì)節(jié)方面沒(méi)有非常注意，導(dǎo)致了書(shū)寫(xiě)文體使用不是非常的恰到好處，一般情況下出現(xiàn)最多的錯(cuò)誤就是報(bào)告和請(qǐng)示分的不是很具體。通常會(huì)出現(xiàn)一片文章中出現(xiàn)多個(gè)請(qǐng)示事件，就會(huì)出現(xiàn)編造的文種和紅頭文件使用的不規(guī)范的情況。

4.在某些單位可能由于對(duì)數(shù)字使用的不是很規(guī)范，導(dǎo)致了公文的不規(guī)范，這種情況嚴(yán)重的影響了公文轉(zhuǎn)變成檔案的歸檔和立卷。

5.除上述情況以外還有的就是，由于印制問(wèn)題導(dǎo)致的公文不規(guī)范，比如說(shuō)紙張的不注意，或大或小，這樣一來(lái)就給以后的檔案裝訂與管理增加很大的麻煩。

四、怎樣解決檔案管理工作和文秘工作中出現(xiàn)的常見(jiàn)問(wèn)題

1.檔案管理工作者要有高度的責(zé)任感，認(rèn)真的對(duì)待自己的工作，做為一名檔案管理工作者要有比較好的比較高的對(duì)待職業(yè)的靈性于悟性，要隨時(shí)隨地的把檔案放在自己的大腦里使自己牢牢地記住檔案的內(nèi)容，除此之外檔案工作者還要有對(duì)歷史負(fù)責(zé)的高度使命感，從而使檔案管理工作做到平?；?。所以做為檔案工作管理者必須要按照有關(guān)的規(guī)定來(lái)要求自己，以此來(lái)更為規(guī)范的處理好每一個(gè)文件，對(duì)每一個(gè)文件負(fù)責(zé)的態(tài)度，來(lái)認(rèn)真對(duì)待工作。

2.進(jìn)行管理檔案工作文秘人員必須從點(diǎn)滴做起，從小事做起。要認(rèn)真的對(duì)待工作，對(duì)于上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)來(lái)的文書(shū)首先要做好登記記錄，其次要看看發(fā)來(lái)的文件是否有保存的意義和價(jià)值，如果其中的文字記錄隨著時(shí)間的推移對(duì)還有價(jià)值那么就要保留，如果失去價(jià)值，可以選擇淘汰，不予保留。這樣做的目的就是方便檔案的管理和方便以后的查閱。

3.從事檔案管理工作必須要注意細(xì)小的環(huán)節(jié)，對(duì)于自己?jiǎn)挝坏奈募?，在領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，必須把整合這個(gè)文件用到的所有資料進(jìn)行整理歸納，按照一定的使用順序，初稿、改稿、定稿、簽發(fā)文、正式文件，來(lái)進(jìn)行整合歸納，做好檔案入庫(kù)前的初步工作。

4.從事檔案管理工作的文秘人員，對(duì)于檔案要有高度的認(rèn)識(shí)，只有注意對(duì)公文的規(guī)范化的管理，才能實(shí)現(xiàn)從公文到檔案的比較成功的轉(zhuǎn)變與轉(zhuǎn)化。在工作的同時(shí)要加強(qiáng)對(duì)檔案的管理，避免重復(fù)的立卷，這樣一來(lái)就能更加合理化、科學(xué)化的完成文書(shū)工作流程。

5.不斷地提高文秘工作者的綜合素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)水平，由于工作的特殊性要求了檔案工作者和文秘工作者要有比較強(qiáng)的技術(shù)水平和專(zhuān)業(yè)水平，因此文秘工作者就要重視學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，增強(qiáng)自己對(duì)檔案的管理意識(shí)，不斷提高自己的專(zhuān)業(yè)水平知識(shí)。

雖然隨著現(xiàn)代化檔案管理和自動(dòng)化辦公的不斷更新，對(duì)企業(yè)的檔案管理工作和文秘工作提出了更為全面的更為新穎的要求。從事檔案管理工作的文秘人員、文秘工作者，不斷地提高自己的綜合素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)水平，進(jìn)行管理檔案工作文秘人員必須從點(diǎn)滴做起，從小事做起。認(rèn)真的對(duì)待工作，按照有關(guān)的規(guī)定來(lái)要求自己，以此來(lái)更為規(guī)范的處理好每一個(gè)文件，對(duì)每一個(gè)文件負(fù)責(zé)的態(tài)度，來(lái)認(rèn)真對(duì)待工作。這樣就能避免了在檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題了。

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（作者單位：南昌職業(yè)學(xué)院）